Start de păstrare a documentelor la facilitatea de sănătate

Elena ZAGORETSKY,
Cand. ist. Științe, cercetător științific superior un cercetator principal la Departamentul de Records ucrainean Institutul de Cercetare al Afacerilor archive și înregistrărilor

La începutul Grefierii an responsabil pentru organizarea de birou, va trebui să efectueze o cantitate mare de lucru foarte important pe care va depinde de ordinea de stat și conservarea ulterioară a documentelor instituțiilor de sănătate. Acest lucru se explică în detaliu în specialistul articol pe birou și o arhivă de afaceri.

Pentru persoana responsabilă de organizarea serviciilor de sănătate de birou, an de birou. Această perioadă de timp, pe parcursul căreia crearea, adoptarea, înregistrarea și contabilizarea documentelor administrative și medicale, alte hârtie și materiale electronice (în special, forme de securitate, licențe, permise, etc.) și de a efectua alte procese și operații (de exemplu, documentarea întâlniri operaționale și organismele colegiale, monitorizarea punerii în aplicare a documentelor reuniuni, emiterea de sigilii și ștampile, și alți pacienți care au primit instituții de vizitatori care dețin cop irovalnyh muncă), care sunt, de asemenea, nevoie de înregistrare și de contabilitate.

Începând cu anul clerical, responsabil pentru persoana birou de administrare trebuie:

- actualizarea de numerotare în toată evidența și înregistrarea formularelor contabile (jurnale de înregistrare, cărți, contabilitate, fișiere, baze de date);

- grupate în documente de afaceri complete (făcut) în ultimul an, evidență, în conformitate cu nomenclatura anul trecut facilitatea de asistenta medicala pentru afaceri;

- gama de anul trecut de cazuri, pentru a închide dosarul de sinteză;

- informații cu privire la disponibilitatea reală a instituțiilor în instalația de asistență medicală de anul trecut afaceri de a transmite angajatului responsabil pentru arhivele instituției;

- aspecte tranzitorii (inclusiv cu personalul) să fie separat de complet în ultimul an;

- documente complet în cazul, pe termen lung permanent (peste 10 ani) Problemă de stocare în mod corespunzător și să depună o instituție medicală;

- pentru a selecta documente (fapte) pentru a distruge;

- pentru a începe noi afaceri, nomenclatura prevăzută pentru cazurile aprobate de șeful instituției medicale pentru anul în curs;

- verificarea detaliată a mecanismului existent în evidență manuală și, dacă este necesar, modificați-l, pentru a completa, supliment, sau de a elabora o nouă instrucțiune.

Reia numerotarea în formularele de înregistrare

Înregistrarea tuturor documentelor de intrare, ieșire și interne ale instituțiilor de sănătate se desfășoară într-un an de redactare. Prin urmare, de la începutul noului an de redactare astfel de înregistrare necesară actualizarea.

Există trei forme principale de înregistrare a documentelor: jurnal, carte și automate cu utilizarea de programe de calculator adecvate. Având în vedere că forma tradițională și cea mai comună a documentelor de înregistrare este o revistă, se propune să se concentreze pe ea.

În ultima zi an clericală, care se încheie, sau în primele zile ale noului an de redactare ar trebui să facă intrările finale în toate instituțiile reviste, și anume, în fiecare revista să dețină o linie continuă după ultima intrare jurnal, sub informațiile de înregistrare cu privire la numărul de înregistrate în aceste documente de jurnal pentru anul, pentru a pune în jos o semnătură și dată. De exemplu:

documentele de înregistrare în noul an clericală ar trebui să înceapă pe o pagină nouă.

Este cunoscut a fi, sau chiar un singur element al înregistrării documentului de serviciu de index într-o revistă sau o altă formă de înregistrare (cabinet de fișiere, baze de date, etc) este un număr de serie termen de un an de redactare. Deci, este clar că din prima zi de lucru nou record de înregistrare an pentru fiecare formular de înregistrare, în special, în revista, ar trebui să înceapă cu numărul 1. De exemplu:

În cazul în care încorporat anul trecut registrul numai anumite documente câteva pagini goale, care, evident, nu vor fi suficiente pentru înregistrarea acestor documente pe parcursul întregului an clericale, atunci ar trebui să înceapă o nouă revistă, și vechi la dosar.

Forma documentelor, în cazul

Lucrătorul responsabil pentru munca de birou, trebuie să respecte ordinea gruparea documentelor în cauză, și anume:

- grup în cazul documentelor într-un singur an, cu excepția documentelor plasate în lucrurile juridice, personale și tranzitorii;

- pentru a pune numai în cazul documentelor originale, sau în lipsa acestora, o copie certificată în mod corespunzător de documente, întocmite în conformitate cu cerințele legilor și reglementărilor în vigoare;

- să nu includă, în cazul proiectelor de depozitare permanente, documente personale ale angajaților, multiplicat copii ale documentelor precum și documentele care urmează să fie returnate (cu o ștampilă care aparține autorității de nivel superior).

Un caz (acea parte) nu trebuie să depășească 250 de coli (30-40 mm).

De asemenea, este responsabil de ținerea ar trebui să fie conștienți de faptul că:

- minute ale organelor colegiale și întâlniri operaționale Ședințele sunt grupate în cazul în ordine cronologică, și numerele. Documente (rapoarte, certificate, proiectele de decizii și altele asemenea), care sunt anexate la procesul-verbal, grupate împreună cu ei într-un singur caz. În plus, aceste documente sunt clasificate în funcție de datele și numerele de protocol, iar în mijlocul unui grup de documente referitoare la un protocol de pe ordinea de zi a reuniunii. Documente (ordinea de zi, lista de invitație, aranjarea locurilor, o listă de persoane care acționează, și așa mai departe) pentru organizarea și desfășurarea reuniunilor organelor colegiale sunt formate în cazul în afară de protocoalele;

- a aprobat planurile, rapoartele, estimările sunt grupate în afaceri separat de proiectele acestor documente;

- scrisori grupate în treburile conținutul și motivele corespondentului și organizarea, în ordine cronologică: o inițiativă scrisoare-răspuns vine după scrisoarea.

Close Range afaceri de anul trecut

cazuri de intrare finală Informații Bill face pe ultima pagină a acestui document sub forma unui tabel, care este umplut pe baza responsabilității de transfer de date de evidență în instituția de sănătate, angajații responsabili pentru actele în unitățile structurale ale instituției.

După colectarea de informații de la toate departamentele, un lucrător responsabil pentru munca de birou, să pregătească și să semneze procesul-verbal final al nomenclaturii afacerilor, iar apoi prezintă persoana responsabilă pentru instituția arhivă, un raport privind disponibilitatea reală a cazurilor, instituția în instituție pentru anul, de exemplu: