Trunchiul documentelor de intrare în forma și caracteristicile de umplere
Înregistrate și documentele neinregistrate
Ce documente trebuie să se înregistreze, și ceea ce - nu, fiecare întreprindere este determinată de propria sa instruire cu privire la munca de birou. Privind normele comune în registrul de corespondență primite nu se face:
În organizarea evidenței contabile separate pentru corespondență pot fi luate: în cazul în care documentele pentru unele unități sunt trimise direct, ocolind jurnalul principal.
Câteva cuvinte despre regulile de înregistrare a documentelor de intrare
Atunci când prelucrarea corespondenței primite trebuie să respecte următoarele reguli în mod clar:
Structura jurnalului documentelor de intrare
Care este cartea de înregistrare a corespondenței? Formele Aliniate un jurnal al documentelor de intrare nu există. În cazul în care fiecare organizație este permis să se dezvolte în mod independent, sub forma optimă pentru ei înșiși, oferind în coloanele ei pentru toate informațiile.
Structura aproximativă a revistei, pentru a permite o corespondență minim al contului include:
Prezența executării sistemului de control al cererilor externe impune introducerea numelui persoanei responsabile pentru procesarea documentului, specificând perioada de muncă și nivelul de finalizarea acestuia. câmpuri suplimentare includ, de asemenea, o listă de aplicații, numărul de pagini, note, etc.
Efectuarea de jurnal
Principalele cerințe pentru gestionarea jurnalului sunt după cum urmează:
- Pentru toate documentele de intrare să fie luate în considerare în organizație se pune o singură carte, pentru finalizarea care corespund angajaților specifice. persoanele responsabile sunt numiți prin decret al capului sau pentru a obține acces individual la sistemul de înregistrare, în cazul în care documentul este efectuată de către software-ul.
- Numerele de înregistrare sunt alocate în ordinea primirii corespondenței, numerotare continuă de la începutul anului calendaristic. În fiecare an, numerotarea începe din nou, dar înregistrările pot continua să conducă în același jurnal - pur de plante nu este necesară.
Restul - contul de e-mail de intrare poate fi ușor adaptat la particularitățile biroului organizației. Compania se decide forma în care va fi jurnal - „fizic“ sau electronic. Și el și cealaltă opțiune este la fel de legitim, singura întrebare în comoditatea utilizării lor.
Sărbătoriți scrisori primite ca posibil și în caiete, dar această formă de înregistrare se potrivesc mai degrabă o companie privată mică, mai degrabă decât o companie serioasa, cu o masă de comunicații externe. Căutați documentul dorit și ține evidența a destinului său în multipage „registrul“ este destul de dificil, astfel încât cele mai multe companii refuza acest „arhaism“ și trece la contul computerului.
Nu este greu și în mod independent, pentru a crea un fișier special în programele Office (Word, Excel). ca un jurnal de masă de calculator vă permite să căutați rapid, sortare, introduceți hyperlink-uri în mesajele de e-mail pentru a plasa copiile scanate ale scrisorilor, etc. Un astfel de fișier poate fi protejat împotriva accesului neautorizat și modificări, oferind astfel păstrarea registrelor doar persoanelor autorizate.
Cu toate acestea, pentru a abandona complet jurnalul de urmărire normal nu este recomandată: acesta poate fi lăsat să înregistreze problemă critică, sub rezerva de stocare pe termen lung. carte de birou ca un depozit pe termen lung a documentelor adoptate în acest caz, de preferat în mijloacele electronice.