Texte special de redactare și de proiectare
La elaborarea textului documentului trebuie să se înțeleagă că, în practica de documentare a modelelor de text formate, în conformitate cu textele care alcătuiesc speciile individuale și soiuri de documente. În multe cazuri, pregătirea corectă a textului documentului este necesar să se cunoască ce model este textul documentului de tipul sau soiului.
document de model de text definește nu numai structura compozițională a textului, care este în mod comunicativ-secvență de localizare piese semantice textului, ci și funcțiile lingvistice și stilul textului principal al documentului.
Organizarea-evidență a documentelor text pot fi elaborate:
pe baza unor formulare standardizate aprobate de documente;
ținând cont de cerințele actelor normative care reglementează crearea anumitor tipuri de documente;
într-o formă care să reflecte o documentație practică stabilă.
Textul bazat pe forma unificată
Textele documentelor elaborate pe baza unor formulare standardizate, pot fi prezentate sub forma unui șablon text, tabele, sau profiluri.
șablon de text - textul unui document care conține informații statice, și trece informația la o variabilă, care caracterizează situația specifică de management. Textul documentului, elaborat pe baza formei stereotipe, își păstrează coerența gramaticale inerente în text simplu.
Tabel - mod de prezentare a informației, sistematizate de anumite caracteristici. Informațiile din tabel se află în celulele formate prin intersecția liniilor orizontale și verticale.
Chestionar - un mod de reprezentare a textului ca o succesiune de propuneri tematice legate între ele, construit pe principiul „întrebare - răspuns“.
Textele documentelor întocmite fără utilizarea unor formulare standardizate ale documentelor emise în formă de text coerent punct de vedere gramatical, corespunzătoare în structura sa compozițională a documentelor de text de un anumit tip.
Metodele textului
Textele sunt stabilite:
de la prima persoana singular: Vă rugăm să ia în considerare stabilirea de beneficii ...; Am să pregătească și să prezinte spre examinare ...;
Treia persoană singular: Guvernul român a decis să ...; Ministerul nu poate fi de acord cu propunerea ta ...;
Persoana 1 plural: Vă rugăm să furnizați informații cu privire la ...; Pentru examinare și aprobare ...; Ascultă ...; Made ...; Rezolvat ... (în minute); Se comandă ...; A decis să ... (într-un document comun);
Persoana a treia plural: management, Comitetul Sindical al „Cristal“ a încurajat puternic.
În textele actelor normative legislative și a altor propozițiilor utilizate în mod obișnuit în care predicatul este exprimat de verbul la timpul prezent, care dă textul-konstatiruyusche prescriptiv, de exemplu:
Visa, include un titlu pentru post de șef al Ministerului (departamentul) sau adjunctul acestuia, semnătura personală a reperarea, numele complet și data.
Reglementarile sunt emise sub formă de puncte, care sunt numerotate cu cifre arabe, cu un punct și titluri nu sunt.
Rubricile în textul documentului
Categorizarea - împărțirea textului în părțile sale componente, separarea unei părți a graficii din celălalt prin titluri, subtitluri, numerotare, cratimă (liniuțe) sau indentare.
În discursul de zi cu zi a existat un tip special de oferte - transfer de complex Rubritsirovannyy, care să permită mijloace lingvistice să oficializeze transferul de același tip de informații, cum ar fi:
Informații despre deținătorul atunci când își exercită drepturile lor trebuie:
- să respecte drepturile și interesele legale ale altor persoane;
- să ia măsuri pentru a proteja informațiile;
- să restricționeze accesul la informații, în cazul în care o astfel de cerință este stabilită prin lege federală.
Pentru a izola coloanele pot fi folosite marca cratimă, liniuță sau numerație cifre arabe. Alte caractere nu sunt luate în proiectarea de documente de tip text.
Categorizarea poate fi stratificat (dar nu mai mult de patru niveluri). În acest caz, numărul de coloane din a doua și următoarele niveluri includ număr mai mare de poziții. Camerele sunt foarte mari coloane de text constau din același semn, titlurile de nivelul doi - de la două semne, etc. Acest sistem de numerotare elimină necesitatea de a utiliza cuvântul „secțiunea“, „capitolul“, „secțiunea“, etc.
Aici este un exemplu de instrucțiuni de text categorizare:
13. Procedura de transfer al documentelor la arhive
13.1. Organizarea de documente de arhivă
13.1.1. documentele ministerului sunt proprietatea federale, și după examinarea valorii lor în ordinea stabilită de către organul executiv federal autorizat în domeniul arhivelor, sub rezerva transferului obligatoriu în custodia statului în arhiva federală ca stat a Fondului Arhivistic al România.
13.1.2. Depunerea Fondului de Stat al Arhivistic România și documente temporare (peste 10 ani), termenul de valabilitate de importanță practică, precum și documentele privind personalul, contabilitatea acestora, utilizarea, selectarea și pregătirea pentru transferul în custodia statului Ministerul face arhiva.
13.2.3. Pregătirea documentelor pentru transferul către lucrătorii de birou arhivele efectuate serviciului și personalul unității responsabile pentru ținerea evidenței, și include valoarea de examinare a documentelor, formarea și înregistrarea cazurilor de stocuri de cazuri și acționează asupra alocării pentru distrugerea documentelor și fișierelor.
Atunci când este utilizat în textele Clasarea documentelor ar trebui să fie luate în considerare că:
categorie poate fi eliberat numai în cazul în care transferul de cel puțin două elemente;
cu numerotarea digitală de la pozițiile nu este recomandat să se utilizeze mai mult de patru niveluri de clasificare;
mijloace de numerotare de același tip poate fi aplicat doar la același tip de piese de încercare (în mod intenționat, în locul în structura textului);
Fiecare componentă a textului ce corespunde secțiunii, subsecțiunea, paragraful al doilea paragraf, primește un număr cu cifre arabe, cu un punct;
la sfârșitul poziției unui punct și virgulă (cu excepția ultimei coloane, trailing punct).
La înregistrarea actelor normative ale organelor executive federale trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvern.
Reguli de pregătire a actelor normative
Autoritățile executive federale
și înregistrarea lor de stat
(Aprobat de Guvern RF
6. [...] prescriptii de reglementare sunt emise sub formă de puncte, care sunt numerotate cu cifre arabe * cu punct și titlurile nu sunt. Elementele pot fi împărțite în sub-elemente, care pot fi de numerotare alfabetice sau numerice.
Semnificative în ceea ce privește reglementările pot fi împărțite în capitole, care sunt numerotate cu cifre romane și au titluri.
Dacă titlurile capitolelor se alocă un singur nivel (fără izolare, de exemplu, paragrafe și paragrafe), ele numerotate cu cifre arabe în mod brut, începând cu primul în întregul text, de exemplu:
II. Înregistrarea de stat a actelor normative
Autoritățile executive federale
10. Înregistrare de stat sub rezerva actelor juridice de reglementare în ceea ce privește drepturile, libertățile și îndatoririle omului și cetățeanului, care stabilesc statutul juridic al organizațiilor cu caracter interdepartamental, indiferent de perioada de valabilitate, inclusiv acte care conțin informații ce constituie secret de stat, sau informații confidențiale .
11. Înregistrarea de stat a actelor normative efectuate de către Ministerul Justiției din România, care este registrul de stat al actelor juridice de reglementare ale organelor executive federale.
[...] 20. În cazul nerespectării actului normativ existent, și să acționeze cu norme legale și nu înregistrarea de stat a trecut ... Ministerul Justiției din România Guvernul România este într-o propunere de a elimina sau de a suspenda o astfel de act cu justificare și proiect comanda corespunzătoare.
Atunci când numerele de capitol din cifre romane în titluri pot fi alocate articole și sub-elemente, care sunt numerotate cu cifre arabe, precum și sub-rubrici suplimentare în care sunt desemnate prin litere, cum ar fi:
2.12. directori de departamente (șefii de departamente), în timp util sunt, în special, șeful organului executiv federal, o unitate structurală elaborată pe baza legilor federale, decrete, ordine și președintelui ordinelor României, decrete, regulamente, programe guvernamentale și planuri de acțiune, Guvernul ordinelor și Guvernul vicepreședinților propuneri de luat în considerare la ședința Guvernului, care conține:
a) problema numelui și o scurtă justificare a necesității de examinare, la o reuniune a Guvernului;
b) caracteristicile generale și dispozițiile principale ale problemei;
c) forma soluțiilor propuse;
g) o listă de colaboratori;
e) data examinării în ședința Guvernului.
Când ne referim la coloanele de cifre sunt separate de textul punctului, iar literele - o paranteză de închidere.
Limba cifră de afaceri stabilă
Una dintre particularitățile de comunicare de afaceri - utilizarea pe scară largă a (șabloane) revoluții lingvistice durabile, utilizate în formă nemodificată, de exemplu:
· Va informam ca in perioada. pe. ;
· S-a stabilit că, în perioada. pe. ;
· Vă rugăm să rețineți că, în calitate de. ;
· Va trimitem spre examinare și aprobare ...;
· Fi prezentat spre examinare și aprobare. ;
· În conformitate cu acordul încheiat. ;
· În timpul discuțiilor, părțile au discutat posibilitățile. ;
· Pentru a oferi asistență tehnică. ;
Întrucât acest lucru. și colab.
O astfel de viteză se numește modele lingvistice, clișee, formule lingvistice. Prezența spire lingvistice stabile în documente de tip text - o consecință a repetabilității situațiilor de management și limitări tematice, rezultatul unificării limbajului mijloacelor utilizate în același tip de recurente situații de gestionare și de producție. În plus față de conținutul de exprimare tipic limbaj impuls constant acționează adesea componente text, relevante din punct de vedere, fără de care documentul este lipsit de valorile legale necesare, sau sunt elementele care determină speciile unui document, cum ar fi:
în scrisoarea de garanție: Vă garantăm rambursarea împrumutului în valoare de. ; garanția de plată; Contul nostru. ; Asigurarea de viață de garantare spațiu ...; Pretențiile de garanție trebuie să fie prezentate. ;
scrisoarea plângere:. în caz contrar sancțiunile vor fi aduse la tine;. în caz contrar caz va fi supus unui tribunal arbitral;
Comanda: Controlul asupra ordinului de execuție este atribuit. ; Controlul asupra executării rezervei ordine.
Apropo. Din punct de vedere lingvistic, fraze set sunt stabilite fraze (frazeologie), non-free sau expresii conexe. Ele sunt asemănătoare cu expresii cum ar fi: lupta ca un pește pe gheață, a lovit un rever, construi castele în aer, pentru a obține mâinile lor, și altele.
La utilizarea de rotații lingvistice stabile nu sunt permise:
substituție lexicală, adică înlocuirea cuvintelor, la rândul său, sinonimele lor. Incorect: Departamentul de propuneri a fost sub orice critică (este necesară: critica nizhevsyakoy);
amestecare similară în sensul de viteză stabilă. Greșit: Bolshoeznachenie economia de piață sygralimetody (este necesar să: ... au metode ale economiei de piață, în acest caz, viteza de amestecare se observă să joace un rol și să facă o diferență);
modificarea formei gramaticale a cuvintelor în limba susținută redresare. Greșit: vedere Ispolniteliupustili, chtoneobhodimo informează periodic clientul cu privire la stadiul lucrărilor (ar trebui să fie: trecute cu vederea).
Link-uri către documente
În cazul în care elaborarea de orientări iau în considerare prevederile următoarelor acte normative legislative și de altă natură în domeniul informării, documentare, arhive:
În conformitate cu n. 5, 8 art. 15 din Regulamentul privind ordinea crescătoare (descrescătoare) capitalul social al companiei ...
Textele legilor și altor acte normative, aceste cuvinte sunt scrise complet.
Utilizați în textul boldface
Documentele normative de ținere a evidenței, în special instrucțiuni privind organizarea de birou, pot furniza selectarea de fragmente individuale de text cu litere aldine, vrazryadku scris cursiv sau cu majuscule.
De exemplu, la fabricarea legilor românești tipărite, actele normative ale Guvernului român, ordinele organelor federale ale puterii executive din titlu în text cu caractere aldine și este centrată:
cu privire la modificările
acte legislative din România
privind încălcările administrative în legătură cu adoptarea
Codul Funciar al România
privind aprobarea
reguli de flux de lucru în agențiile federale
Dispoziții generale I. Subsecțiunea privind obligațiile
Capitolul 5. Drepturile, îndatoririle și responsabilitățile
Bold și vrazryadku cuvântul tipărit „Decide“ (în regulamentele), și „comandă“ (în ordine de), de exemplu:
În conformitate cu articolul 11 din Legea federală „Cu privire la informare, tehnologia informației și protecția informației“ Guvernul România
1. Se aprobă regulile anexate de procedură în organele federale ale puterii executive.
Scrierea de cuvinte din text cu majuscule este utilizat în principal în înregistrările în care cuvântul „ascultă“, „a făcut“, „să decidă“ sau „convenit“, de regulă, sunt tipărite cu litere majuscule.
Deoarece normele uniforme ale documentelor standard de imprimare de texte de fabricație nu este stabilit, organizația are dreptul de a înregistrărilor instrucțiuni de gestionare a stabilit politicile corporative.
VF Yankov,
Adjunct. Directorul VNIIDAD, dr. ist. Stiinte, profesor asociat
Informațiile furnizate în format electronic. Puteți obține ajutor într-un cont personal în termen de 20 de zile lucrătoare.