Managementul riscului arhivarea e-mail - articole despre arhive, de management al documentelor,

În lumea de astăzi de informații trimise prin e-mail, de multe ori este o parte importantă a documentației, care este capabil de a salva compania de la mai multe riscuri nedorite care decurg din pierderea de informații.

Sunt atât de multe reguli care reglementează tipurile și metodele de e-mailuri de arhivare. În acest articol, specialiștii germani în domeniul arhivelor Patrick Prestel și Max Keller Lyon se gândească la modul de a arhiva de e-mail în mod corespunzător.

În momentul de față, în Germania, nu există nici o lege care să reunească toate dispozițiile existente privind arhivarea mesajelor e-mail. Mai mult decât atât, cu mare dificultate pot fi puse împreună întrebări referitoare la această poziție a numeroase proiecte de lege.

Acesta este un alt factor important care interferează cu faptul că arhivarea mesajelor e-mail a devenit o practică comună în companiile germane: prea mult rămâne neclară în partea juridică a acestei probleme. Pe de altă parte, legea le obligă să organizeze un mod eficient și mai presus de toate de arhivare de încredere de e-mail. Astfel, singurul care cunoaște legile și reglementările, care aderă la conceptul general acceptat de fiabilitate, tine și organizația de la consecințele nedorite pot avertiza.

În legătură cu reglementările cu caracter obligatoriu pentru arhivarea mesajelor e-mail, este important să se identifice următoarele surse juridice:

codul comercial
Legea federală privind protecția datelor (BDSG)
Din Legea privind telecomunicațiile (TKG)
Act Equity (AktG)
Act Societies, Limited Liability (GmbHG)
Legea privind controlul și transparența companiilor (KonTraG)
Codul fiscal german (AO)
Principalele prevederi ale colectării și controlul documentelor electronice de date (GDPdU)
Sarbanes-Oxley (la nivel mondial, normele de conformitate)

În conformitate cu Legea, fiecare companie publică ar trebui să fie stabilite de către Comitetul de Audit.

Conform Legii pentru societățile cotate la bursă:

Crearea unui nou control și reglementare a activităților financiare;
schimbări semnificative în cerințele de management și de prezentare a informațiilor

În § 238 legislatorul obligă organizația să lase o copie a mesajelor trimise de comerciale și în siguranță, să le salvați, indiferent dacă este un fișier versiune de hârtie, grafică sau text. În conformitate cu scrisoarea de vânzare este înțeleasă de către toate literele, care sunt implicate în procesul de „pregătire, comportamentul și încetarea activității“ (Manual de contabilitate Bonn, § 257, linia 34). Aceasta este, de asemenea, corespondenta de afaceri a companiei, efectuate prin e-mail. Și anume:

Cu toate acestea, scrisori de vânzări nu sunt recunoscute:

Responsabilitatea pentru e-mail de arhivare este atribuit fiecărui agent de vânzări (în conformitate cu §§ 1, 2 și 3 din Codul comercial), companii, cooperative înregistrate, și persoane juridice (§ 33 din Codul comercial) de tranzacționare. Această lege nu se aplică în cazul persoanelor care nu sunt antreprenori, de exemplu, micii întreprinzători și lucrători nenaemnyh.

Potrivit § 147 din Codul fiscal al Republicii Federale Germania, e-mailurile care se încadrează în definiția comerciale sau de afaceri, trebuie să fie păstrate timp de 6 ani. Cu toate acestea, alte legi nu permit un timp de stocare mai mică. După această perioadă, documentele se păstrează pentru un timp, deoarece acestea pot fi necesare pentru organismele de verificare.

În conformitate cu § 165 din Codul fiscal, este necesar de a salva documente de importanță pentru cauzele aflate pe rol în instanță la colectarea de amenzi fiscale sau penalități pentru viitoarea sau în procesul de examinare a încălcărilor legale, precum și pentru revendicări.

Acest aspect de control § 257 HGB și § 147 Codul fiscal, ceea ce indică faptul că fiecare agent de vânzări se angajează comandat magazin de scrisori comerciale primite în format electronic (§ 257 HGB). În al 4-lea paragraf din aceeași secțiune, legea cere să păstreze scrisoarea timp de 6 ani.

Numărarea de la sfârșitul anului calendaristic, care au fost trimise sau primite scrisori comerciale (§ 257, punctul 5 HGB). În conformitate cu normele de la sfârșitul de 6 ani de scriere pot fi distruse.

§ 147 din Codul fiscal prevede regulile conform cărora e-mail-uri din sfera fiscală trebuie să fie păstrate pentru o perioadă mai lungă de timp. În acest caz, ar trebui să acorde o atenție la secțiunile 1 și 2 din prezentul articol.

Notă: Toate e-mail-uri, care au o semnificație fiscală, ar trebui să fie stocate în format electronic și în deplină conformitate cu legea. După adoptarea Ministerului Federal de Finanțe al „Principiile de bază pentru colectarea și monitorizarea documentelor electronice de date“ nu mai sunt permise:

stocarea email-uri numai în formă tipărită și depusă;
e-mailuri de arhivare în greu de citit format (de exemplu, fișiere, pdf).

Contabile și fiscale înregistrări: cum să fie e-mailuri arhivate

Cu excepția soldului pentru trimestrul I și bilanțul anual, §147 din Codul Fiscal nu interzice arhivarea alte e-mail de pe fascia (de exemplu, prin fotocopiere, microfilm) sau alte mijloace media (cum ar fi benzi magnetice, discuri sau dischete). Cu condiția ca aceasta să respecte normele contabile și îndeplinește toate cerințele de siguranță, iar imaginile și datele de pe suport în formă și conținut corespund cu cele originale să rămână ușor de citit pe parcursul perioadei de depozitare și menținute principalele programe de citire.

Principiile cheie care guvernează desfășurarea contabilității, să includă principiile stabilite în Codul comercial: principiile inteligibilității (§ 238), pentru a menține integritatea (§ 239), fiabilitatea (§ 239), relevanța (§ 239), ordinul (§ 239) și imutabilitatea ( § 239).

În plus, persoana care pastreaza importanta pentru e-mailurile de serviciu impozitul pe friza și alte informații transportatorii, în conformitate cu § 147 din Codul fiscal, pe propria cheltuială pentru a furniza documentele necesare pentru citirea SIDA. De asemenea, la cererea autorității financiare, aceasta, pe propria cheltuială pentru a face imprimarea parțială sau completă sau să furnizeze versiuni umane ușor de citit, care nu necesită fonduri suplimentare.

stocarea email-uri numai în formă tipărită și depusă;
e-mailuri de arhivare în greu de citit format (de exemplu, fișiere, pdf).

Potrivit § 147 din Codul fiscal, următoarele ar trebui să fie arhivate de natură fiscală prin email: Împreună cu litere comerciale sau de afaceri să fie arhivate acele emailuri trimise, care sunt semnificative din punct de vedere fiscal (§ 147 din Codul fiscal). În special, acestea includ următoarea literă:

cărți și înregistrări
lista de inventar
bilanțurile anuale
rapoarte operaționale
soldul pentru primul trimestru, precum și atașat la instrucțiunile pe care le și documentele de organizare
scrisori comerciale sau de afaceri trimise și primite
înregistrări
Alte scrisori sunt importante pentru impozitare

E-mail Arhiva: Intrebari frecvente

Având în vedere complexitatea e-mailurilor subiect, prezentăm mai jos cele mai frecvente întrebări puse.

Întrebarea numărul 1: Este necesar arhivarea cererilor de scrisori comerciale sau de afaceri?

De multe ori, nu este clar dacă legea cere, prevăzută în § 238 din Codul comercial, cererile de arhivă la scrisori comerciale sau de afaceri. De obicei, atunci când este necesar un atașament este utilizat ca o explicație, fără de care scrisoarea ar fi lipsită de sens specific.

Întrebarea numărul 2: Nu am nevoie pentru a arhiva scrisori de afaceri legate de caz, situate pe performanță?

În acest caz, în cazul în care organizația nu a finalizat nici o activitate sau operațiune, corespondența asociată nu este supusă de arhivare.

Întrebarea numărul 3: Indică dacă legea anumitor tipuri și metode de arhivare e-mail-uri?

Nu, legea nu stabilește tehnologii specifice de conservare. Tot ce trebuie este o protecție împotriva fraudei și pentru a asigura stocarea pe termen lung a informațiilor electronice. În acest sens, de asemenea, să acorde o atenție la „dispozițiile de bază pentru DV-sistem de contabilitate» (șarjelor). (DV - Digital Video)

Întrebarea numărul 4: Efectuați stocarea email-uri în formă codificată este acceptabilă?

Da, este acceptabil în cazul în care citirea ulterioară a literelor conținutul său poate fi decodat fără probleme. Cu toate acestea, legea nu permite transferul criptate de e-mail-uri către autoritățile financiare, chiar și în prezența unui software special de decriptare.

Întrebarea numărul 5: Care este securitatea de audit atunci când arhivarea email-uri?

Asociația pentru crearea de sisteme de organizare și de informare elaborate 10 reguli privind securitatea revizuire a comunicațiilor și arhive electronice:

fiecare e-mail ar trebui să fie arhivate într-o formă neschimbată;
pierderi inacceptabile de e-mail calea către arhiva, precum și din interiorul arhivei;
Orice literă ar trebui să fie ușor de găsit folosind tehnologii de căutare generale (cum ar fi indicele bazat pe metadate); Ar trebui să fie cu exactitate exact ceea ce scrisoarea pe care o căutați;
nici un e-mail nu pot fi distruse până la expirarea perioadei de depozitare;
Fiecare literă trebuie să fie păstrate în forma lor originală, este ușor de afișat și imprimate;
Fiecare e-mail ar trebui să fie rapid din nou, după o perioadă scurtă de timp;
toate procesele din arhivă, care implică schimbări organizaționale și structurale necesare pentru logare. În acest caz, acesta trebuie să fie certificată prin faptul că restaurarea backup starea inițială fezabilă;
arhiva electronică ar trebui să fie plasate în așa fel încât să continue tranziția la o nouă platformă, mass-media, software și alte software-uri fără pierderi de informații.

Întrebarea numărul 6: Trebuie să fac plăți către fondul de rezervă de arhivare?

Bazat pe materiale www.computerwoche.de