comunicare de afaceri scrisă - studopediya

2.1.1. Numirea de comunicare de afaceri scrise

Prin comunicare scrisă, de obicei, recurge, dacă este necesar:

- să păstreze o înregistrare a mesajului;

- oferă o bază scrisă pentru discuții sau o dovadă;

- să clarifice o problemă complexă;

- pentru a transmite informații importante sau oficiale;

- trimite același mesaj către mai multe persoane.

În primul rând, un mesaj scris - o înregistrare documentar de informații. document scris servește ca un instrument de relații de afaceri. Dar el are alte caracteristici: selectarea și prezentarea informației, comunicare la distanță, acumularea și stocarea de informații, dovada (dacă este necesar, poate servi drept probe în cadrul unei proceduri judiciare), contabilitate (rechizitele care să permită identificarea informațiilor), planificarea (în gestionarea complexe și consumatoare de timp afaceri).

Avantajele rapoartelor scrise sunt destul de evidente și sunt strâns legate de scopul lor tradiționale:

- să le folosească pentru a înregistra informațiile la care se poate face trimitere ulterior;

- acestea vă permit să planificați, selectați și să execute gândurile drepte;

- să joace un rol de lider în transmiterea de informații importante și oficiale;

- permit să articuleze și să convină asupra condițiilor contractuale;

- să furnizeze un permanent mesaje „amprenta de informații“, în calitate de destinatar pot fi stocate și le-au văzut în mod repetat.

Comparativ cu canalele moderne de comunicare, mesajele scrise au o serie de deficiențe care trebuie luate în considerare:

- incapacitatea de corecții și ajustări după pregătirea și finalizarea comunicării scrise.

2.1.2. Tipuri, instrumente și canale de comunicare scrise

Principalul tip de comunicări scrise sunt cu siguranță scrisori de afaceri. În plus față de scrisori de afaceri, publicații în mass-media direct mail, în mod constant întâmplă de compilare

memo-uri, rapoarte, instrucțiuni, comenzi, instrucțiuni, contracte, și pregătirea materialelor de prezentare conțin, de obicei, textuale și informații grafice.

Există două moduri de bază pentru a spori impactul mesajului scris destinatarului:

- trimite mesajul folosind tot felul de canale
(De exemplu, o combinație de mailing tradiționale cu corespondență
prin e-mail).

2.1.3. Scris bariere de comunicare și cum să le depășească

Principalele tipuri de bariere de comunicare

1. Bariere semantice: probleme în înțelegerea sensului sau semnificația mesajului.

3. interpersonală, bariere individuale: probleme de climat psihologic, valori și atitudini negative ale participanților la comunicare.

5. economice, geografice și de timp barierele: problema timpului și a resurselor financiare, diferite locații din organizații, birouri, etc. iar diferența de potențial de a trimite mesajul a fost primit (diferenta de timp din cauza fusuri orare).

6. Bariere tehnologice: probleme de utilizare a tehnologiilor de recepție și de transmitere a informațiilor.

Odată cu excluderea eșec tehnologic persistă factorul uman, care poate cauza o funcționare defectuoasă sau comunicare eșec. De fapt, tehnologiile de comunicare furnizează numai utilizatorilor cu unul sau alte canale, dar calitatea este realizată cu ajutorul lor, comunicarea continuă să fie conduse de oameni.

luând în considerare în mod corespunzător punctele forte și punctele slabe ale oricărui destinatar, în mod deliberat, folosind diferite canale, bariere de comunicare pot fi depășite.

De exemplu, trebuie să acceptați să participe la conferința internațională. În această situație, factorii care pot cauza erori de comunicare, ar trebui să includă:

Incapacitatea de a trimite în timp util confirmarea participării, ca urmare a eșecului hardware

măsuri practice pentru depășirea obstacolelor întâlnite în comunicările scrise

Logistica - o parte a științei economice și domeniul de activitate, de pre-Meth, care este organizarea unui proces rațional bunuri Adv-zheniya de la producători la consumatori, funcționarea tratamentului sferei-turii de produse, bunuri, servicii, managementul stocurilor, crearea infrastructurii de distribuție de produs.

În sensul cel mai larg, acești pași pot fi rezumate în trei recomandări: Reckon cu beneficiarul, să se gândească în mod clar, pentru a oferi pricepere.

Există mai multe modalități de a minimiza riscul de eșec de comunicație expeditor. Definirea domeniului de aplicare al mesajului, destinatarul ar trebui să ia în considerare și să ia în considerare relația sa cu postul, interes de așteptare.

Mesajele trebuie să fie luate în considerare cu atenție înainte de a putea continua. Metodele cele mai utile de formare și organizarea informațiilor în comunicările scrise este de a structura textului și utilizarea de diagrame.

Este necesar să se utilizeze mai mult de un mediu sau un canal pentru a consolida mesajul dvs., să caute un feedback.

Am trimis un cec prin poștă. Noi oferim clienților noștri o reducere de 5%. Vreau să-mi exprim recunoștința pentru.

Vei primi cecurilor noastre în e-mail. Vei primi o reducere de 5%. Mulțumesc pentru ajutor.

Utilizarea corectă a cuvintelor „tu“ și mesajul „dvs.“ duce la centrul atenției utilizatorului.

Există câteva sugestii generale cu privire la modul de a scrie scurt: evita cuvinte lungi, fraze mai multe cuvinte, repetiții inutile, fraze și clișee tocit.

2.1.4. scrisori de afaceri și clearance-ul lor

A face sub forma unei scrisori de afaceri

Scrisoare de afaceri -otnositsya pentru domeniul comunicării de afaceri oficială este o formă comună de aspect și de prezentare.

Înregistrarea de scrisori de afaceri trebuie să respecte cerințele generale de unificare și standardizare. În practică internă, înregistrează scrisori de înregistrare de management trebuie să respecte GOST R6.30-97. În conformitate cu cerințele GOST, corespondență oficială efectuată cu utilizarea de formulare speciale la e-mailuri.

antet (orizontală sau unghi) trebuie să conțină următoarele cerințe 33:

- emblema (logo-ul) a organizației;

- numărul de înregistrare al documentului;

- o referire la numărul și data documentului de intrare.

Prezența acestor detalii ar trebui să faciliteze funcționarea

Înregistrarea și prelucrarea de scrisori societății beneficiare.

Indiferent de obiectul și conținutul, mesajele trimise de o anumită organizație, împărțite în două grupe: proactive și receptiv.

Dacă scrisoarea proactivă în scris (vă rugăm, cerere, sugestii, reclamații), pentru comoditatea scrisorii este atribuit un număr de referință, a pus data. Opțiunea preferată de cazare numere de ieșire și datele pe o singură linie, în colțul din stânga sus al literei formă „capac“, cum ar fi:

33 Elemente esențiale - elemente ale documentului, care trebuie în mod necesar prisugstvovat în ea, în caz contrar documentul va fi considerat invalid.

Când scrieți o scrisoare de răspuns la aceasta, în plus față de numărul apelat, trebuie să furnizați o trimitere la data și numărul documentului proactive care urmează să fie elaborat un răspuns. Numărul de referință și data scrisorile de inițiativă rescrise.

În plus față de detaliile expeditorului, scrisori, proiectantul trebuie să specifice:

- poziția, prenumele și inițialele semnatarului (la finalul literei sub semnătura);

- o listă de aplicații (dacă este cazul).

De exemplu, la sfârșitul scrisorii ar putea arăta astfel:

Anexa: Formularul de comandă pentru 2 litri. 1 exemplar. Cu stimă, VI Petrov, director general Vers. NM Mihailov tel. (495) 232-55-66

Detalii obligatorii ale beneficiarului, care urmează să fie specificate în scrisoarea:

- numele organizației (în nominativ);

- denumirea unității structurale (nominativ);

- poziția beneficiarului (în dativ);

- numele și inițialele destinatarului (în dativ);

Elaborarea de revendicări și plângeri scrise

Elaborarea revendicărilor standard de

Revendicarea - o scrisoare de afaceri care conține reclamația uneia dintre părțile la contract a contrapartidei sale nu își îndeplinește angajamentele cu termenii obligațiilor contractuale. Afirmația este de obicei însoțită de o cerință pentru a compensa eventualele pierderi rezultate din nerespectarea acestor obligații.

Unele recomandări: în prezentarea standard a textului revendicării redactat în formă de rezumat; cerere de acțiuni specifice este situat în primele rânduri ale e-mail; necesare pentru a explica ce a cauzat cererea; în modul cel mai politicos și-a exprimat încrederea în rezolvarea situației și aprecierea pentru efectuarea acțiunii solicitate. O posibilă variantă a scrisorii-plângere:

Stimate Sales Manager! Ați putea trimite „ilustrat Dicționar de Mine și Geologie“, pentru a înlocui pe cel care mă întorc în parcelă închise? Așa cum am emis la 25 mai multe ilustrații de carte nu sunt formate în mod corespunzător, în special la paginile 200 la 256. O copie a chitanței de plată, care este însoțită de o carte atașată. Dacă nu există nici o copie a nealterate, mă va satisface rambursare. Data semnării

. Kov, reducerea prețurilor, daune-interese (a prejudiciului este, de asemenea, numit timbre (engleza de cerere. - cerința).

1) baza cererii;

2) probe (act examen medical, un raport de încercare, etc.);

3) cerințele specifice ale părții vătămate.

Se prepară o plângere în scris mai în serios

Plângere - o declarație oficială de solicitare neplăcerii de a aproba sau de a elimina cauzele de nemulțumire.

În cazul în care problemele nu pot fi rezolvate cu o cerere standard este necesară pentru a pregăti o plângere scrisă. Plângerea trebuie să fie clare și convingătoare: plângerea trebuie să fie formulate în mod clar; conține paragrafe scurte; toate legate de ar trebui să fie menționate detaliile de caz; trebuie să atașați copii (nu originale) ale tuturor documentelor referitoare la cazul; furnizează detalii cu privire la modul în care să contacteze inițiatorul plângerii; fie la fel de valabile în expresii.

Mai jos este un model al unei plângeri scrise: