Alocarea documentelor contabile pentru metodele de distrugere și eliminare
documente de contabilitate sunt documente justificative privind veniturile și cheltuielile organizației, astfel încât entitatea de afaceri este obligat să organizeze depozitarea corespunzătoare a acestora, precum și distrugerea, ulterior, în timp util. Acest lucru este posibil numai în cazul în care termenul de valabilitate și ordinul de distrugere a documentelor. Pentru a înțelege caracteristicile legislației și a studia alocarea procedura în trepte a cazurilor la distrugerea.
Cum de a determina durata de depozitare a documentelor contabile
Documentele contabile sunt de până la 80 la sută din documentul total al organizației. de stocare, precum și distrugerea în timp util a documentelor contabile - o sarcină urgentă pentru mulți contabili. Baza de cunoștințe corecte este distrugerea documentelor cu cerințele legale referitoare la procedura și condițiile de depozitare a documentației contabile.
Procedura generală pentru depunerea reglementată de următoarele documente principale:
Această listă include documente standard de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, autoritățile locale și organizațiile în implementarea de același tip (comune pentru toate sau cele mai multe) funcții de conducere, indiferent de proprietate, cu indicarea termenului de valabilitate. Lista conține grupate pe secțiuni de documente care pot fi în proiectarea faptelor economice ale organizațiilor de viață și a instrucțiunilor de aplicare a acesteia. Printre secțiunile alocate în listă, în special, există secțiunea 4 „Contabilitatea și raportarea“, care conține sub-4.1. „Contabilitatea și raportarea“ și 4.2. „Contabilitatea și raportarea statistică.“
contribuabilii kodeksRumyniyaobyazyvaet Brut de peste patru ani pentru a asigura siguranța contabile, înregistrările fiscale și alte documente necesare pentru calcularea și plata taxelor. Acest lucru se aplică documentelor care confirmă primirea de venituri, suportă cheltuieli și de plată (reținerea) taxe. întreprinzători individuali, care aplică sistemul simplificat de impozitare, trebuie să respecte această dispoziție, cu excepția cazului în alți termeni care nu sunt prevăzute de legislație.
Noi nu a menționat întâmplător faptul că patru ani - o perioadă de depozitare comune. Ca și în ceea ce privește anumite tipuri de documente legislația fiscală stabilește anumite perioade de depozitare. De exemplu, se referă la documentele ce confirmă valoarea pierderii suportate de către contribuabil. Codul de venituri a constatat că astfel de documente sunt stocate contribuabil pe parcursul întregii perioade, când se reduce baza de impozitare perioadei fiscale curente la suma daunelor obținute anterior.
Să ne amintim că NKRumyniyapredostavlyaet contribuabil dreptul de a efectua o pierdere pentru viitor timp de zece ani după perioada fiscală în care se obține pierderea, prin care documentele ce confirmă valoarea pierderii se păstrează de către contribuabil în termen de zece ani.
Înregistrările contabile ale anului fiscal curent este stocat în serviciul contabil al organizației, iar stocarea se poate face fie într-o cameră separată, sau închiderea dulapuri în cele mai multe conturi. Această măsură are ca scop protejarea împotriva documentelor patch-uri neautorizate. Responsabilitatea pentru siguranța documentelor sunt persoane numite de către contabilul-șef.
Responsabilitatea pentru depozitarea necorespunzătoare a documentelor contabile
În primul rând, responsabilitatea pentru organizarea stocarea documentelor organizației, inclusiv documentele contabile primare sunt suportate de cap. Responsabilitatea pentru siguranța documentelor contabile primare, registrele și situațiile financiare trebuie să fie, de asemenea, contabilul-șef al instituției.
Documentația poate fi pierdute ca urmare a unor calamități naturale sau a actelor de terțe părți. În cazul în care documentele lipsesc, ca rezultat al altcuiva abatere (de exemplu, furtul), acest fapt trebuie să fie confirmate de către agențiile de aplicare a legii. Pierderea documentelor din cauza dezastrelor naturale și emise de autoritățile competente. În caz de incendiu se poate ajuta la Departamentul de foc.
În cazul pierderii documentelor contabile primare șef al organizației, în conformitate cu alin. 6.8 din Regulamentul privind documentele și să documenteze decizia de numire o comisie pentru a investiga cauzele pierderii.
Absența documentelor primare care justifică orice tranzacție de afaceri a marcat, în conformitate cu art. 120 NKRumyniyaotnositsya la încălcări grave ale regulilor de venituri și cheltuieli, care sunt înțelese ca:
În ceea ce privește responsabilitatea pentru eșecul normelor de păstrare a documentelor contabile, acesta poate fi administrativ și fiscal. După cum sa menționat mai sus, lipsa documentelor primare, registrele contabile reprezintă o încălcare gravă a regulilor de venituri, cheltuieli, obiecte de impozitare și sub rezerva unei amenzi care variază de la 5.000 la 15.000 de ruble. (Art. 120 din Codul fiscal).
Distrugerea documentelor, fără a îndeplini condițiile de depozitare a acestora este ilegală și atrage după sine răspunderea administrativă. În conformitate cu art. 13,20 KoAPRumyniyaustanovleny sancțiuni administrative pentru încălcarea normelor care reglementează depozitarea, stocarea, înregistrarea sau utilizarea documentelor sub forma unui avertisment sau impunerea unei amenzi administrative.
Distrugerea documentelor contabile, precum și metodele de utilizare a acestora
Procedura de distrugere a documentelor contabile standardizate și constă din mai multe etape:
- valorile de examinare;
- întocmirea actului de atribuire a cauzelor distrugerii;
- distrugerea fizică a documentelor și elaborarea actului în cauză.
Apartenenta sa include cel mai calificat al tuturor împărțirilor structurale existente ale companiei, care pot aprecia valoarea istorică și practică a diferitelor tipuri de documente. Comitetul de experți aprobat de către șeful organizației. Este o comisie de experți în oferte organizației cu selectarea documentelor pentru stocarea permanentă și temporară, ea decide, de asemenea, cu privire la distrugerea documentelor care termenul de valabilitate a expirat. Președinte al comitetului de experți numit de unul dintre liderii responsabili de înregistrări și arhive.
Acest comitet de experți examinează valoarea documentelor. Valoarea expertizei - este studiul documentelor pe baza unor criterii de valoarea lor practică, în scopul de a determina termenul de valabilitate, pentru selectarea de stocare permanentă și eliberarea de distrugere a documentelor cu termen de valabilitate expirat; Acesta a avut loc anual.
Lucrările selectate pentru distrugerea, sunt incluse în „Legea privind alocarea la distrugerea documentelor care nu trebuie să fie depozitate“ (anexa 4 la p. 2.4.1 Regulile de bază ale arhivelor). Act privind alocarea pentru distrugerea aprobat de către șeful organizației. Procedura de examinare a valorii documentelor este definită în „Ghidul pentru arhivele regulilor de lucru ale organizației“ (Ch. 2 „Examinarea valorii documentelor“).
Distrugerea documentelor cu lichidarea organizației
Prin urmare, în cazul în care perioada de păstrare nu a expirat, comisia de lichidare organizează ordonarea lor și se transferă la arhivele de stat sau municipale conform contractului.
În cazul în care organizația nu este sursa de achiziție de stat, arhive municipale, distrugerea documentelor se face fără o coordonare cu autoritățile de arhivă.
Organizațiile care nu transmit documentele la Arhivele Statului, documentele care urmează să fie distruse, sunt determinate numai după elaborarea inventarelor anuale partitionari cazuri de stocare permanentă, cât și asupra personalului - numai după aprobarea șefului organizației.
Trebuie remarcat faptul că, indiferent dacă organizația este o sursă de achiziție de arhive publice sau nu, alocarea de cazuri la distrugerea poate fi efectuată de către o companie dedicată (arhivă).
Această abordare permite:
- eliminat pentru a minimiza riscul de eronate (utilizarea necorespunzătoare) selecția documentelor în vederea distrugerii sau delegatul acestuia unei terțe părți;
- reduce povara asupra contabilității non-core;
- îmbunătăți în mod semnificativ eficiența alocării cauzelor distrugerii;
- să pregătească actul de alocare a cauzelor distrugerii în strictă conformitate cu normele legislației.
Distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat formalizate în mod necesar prin actul, care pregătește comitetul de experți și aprobat de către șeful organizației. Act este forma unificata (anexa 4 la pag. 2.4.1 Regulile de bază ale arhivelor).
Actul de atribuire a cauzelor distrugerii de a face o listă de documente destinate să fie distruse, cu indicarea titlurilor generalizate, precum și cantitatea acestora. În actul indică, în conformitate cu unele act normativ (și articolul), a făcut distrugere.
La sfârșitul actului de a distruge înregistrarea poate fi făcută cu privire la aprobarea inventarului cauzelor privind personalul organizației de-a lungul anilor specificate în actul. Act privind alocarea pentru distrugerea documentelor întocmite în organizație numai după o prelucrare științifică și tehnică completă a documentelor.
Distrugerea fizică a documentelor. metode de eliminare
După ce documentele au fost selectate pentru distrugere și a făcut actul, acestea sunt trimise pentru distrugere. Organizația poate distruge documentele pe cont propriu, sau contactați organizația corespunzătoare, care este capabilă să recicleze cu nivelul necesar al documentelor de securitate.
Metoda de distrugere depinde de industrie și practicile de distrugere a documentelor organizației, precum și capacitatea financiară a companiei. Principalele metode de eliminare a documentelor cu termen de valabilitate expirat este shredirovanie, arderea și distrugerea documentelor de ieșire. După distrugerea documentelor eliberate certificat de probă corespunzătoare.
Arderea documentelor este ideal pentru distrugerea informațiilor confidențiale, ca la abordarea profesională a rămas doar cenușă pe hârtie. Simplitatea aparentă a induce în eroare mulți lideri care uită cu privire la riscurile asociate cu documentele de auto-ardere. În afară de pericol elementar pentru sănătatea angajaților, este posibil ca hârtia nu se va arde prin. Nu trebuie să uităm că arderea documentelor fără permisiunea autorităților competente este plină de sancțiuni grave.
distrugere Catering documentelor se realizează de către angajați ai unei societăți specializate, care merg la client cu propriul echipament. În acest scop, utilizați tocătorul pe site-ul, de fapt, este o bază de camion, de obicei 10-tonner. Închis organism instituit Tocătorul cu productivitate ridicată (până la 2 tone pe oră). Principalul avantaj al acestei metode de eliminare este documente de risc minimazatsii de pierdere în timpul transportului, deoarece toată documentația este distrusă chiar lângă clădirea de birouri. În plus, tocătoare de off-site rupe în bucăți de hârtie, pentru a permite patrulea nivel de securitate, care depășește cu mult capacitatea de dispozitive de birou.
lider expert în departamentul de prelucrare arhivistică „Arhiva Delis“
Fostul șef al UNP la Trinity tufiș Chelyabinsk regiune Melnichuk nu-l cunosc, pentru că deja, și foști judecători la aceeași, din păcate, nu știu că o încălcare gravă a legii atrage după sine un lanț de încălcări. Dar, în general, de stat constituțional se transformă într-o farsă ridicol. În consecință, contribuabilul ridică întrebarea cu privire la utilitatea cunoașterii? Sau toate la fel rămâne încă o problemă urgentă, „Vai de Wit“
întrebarea: cum să se ocupe cu un volum mare de documente contabile temporare. atunci când nu există nici un loc pentru a stoca și termenele de distrugere încă nu au venit?
Mă întreb cine și de audit, de control ar trebui să fie efectuată? Brut, sau ceva. Și dacă taxa de 10 de ani nu vine ca să păstreze aceste documente?
Brut interesat de 3 ani, dar de regulile de alocare a documentelor la distrugerea de 5 ani la stânga, iar restul în coșul de gunoi.