Sisteme unificate de documentare

Standard de Stat al URSS

Sisteme unificate de documentare
Cerințele pentru layout constructii

Sistemul Unite de documentare.
Cerințe pentru partitii din formBuharest standardului

Data introducerii 01/01/88

Acest standard specifică cerințele de bază pentru construirea cheilor de aspect pentru dezvoltarea standardizate documentelor bazate pe formele lor cu posibilitatea de prelucrare și de fabricație a documentelor goale.

Standardul se aplică documentelor utilizate la toate nivelurile de management economic în punerea în aplicare a tuturor funcțiilor de conducere. Ea nu se aplică documentația sistemului pentru construcția de capital, proiectare, tehnologice, precum și documentele de comerț exterior utilizate în proiectarea operațiunilor de comerț exterior, precum și documentația organizatorică și administrativă.

1. Dispoziții generale

1.1. Documentele utilizate la diferite niveluri de management economic ar trebui să fie stabilite pe formulare standardizate.

1.2. Formele unificate de documente în formă de hârtie ar trebui să fie proiectate pe baza cheii de aspect pentru a îndeplini cerințele standardelor de stat pentru un sistem de documentare unificat.

Formarea documentelor pe suport magnetic - în conformitate cu GOST 6.10.3-83.

1.3. Aspect este construit pentru o varietate de documente, combinate nivelul lor de funcționalitate și utilizare: unional, sectoriale (departamentale), documente naționale.

1.4. Funcționalitatea de forme de documente unificate trebuie să respecte clasificator clasa Uniunii documentației administrative (OKUD).

1.5. Aspect pentru trans-sectoriale (interdepartamental) formează destinația documentelor aprobate de ministerele unional (departamente) - dezvoltator de sistem unificat de documentare (RDC) ale scop funcțional respectiv.

Pentru sectoriale (departamental), o formă republicană de documente de dispunere aprobate de ministerele (departamentele) în coordonare cu ministere (departamente) - dezvoltator de funcționalitatea corespunzătoare RDC.

Nevoia de a dezvolta Layout-ul este determinat de Ministerul (agenție) din URSS și Republica Uniunii.

1.6. Aspect conține toate detaliile incluse în documentele specifice ale setului inițial, după unificarea acestor detalii și definiții necesare pentru zonele lor de plasament.

Adoptat în aspect cheie secvență de articole de acord ar trebui să reflecte cel mai adesea aplicate prin secvența lor în documentele din setul original.

1.7. Aspect poate fi reprezentat ca un desen care conține detalii de design, sau detalii descriere specificând secvența lor amprenta la sol care să permită pentru detalii reciproce de amenajare.

Descrierea poate fi conținută pe o foaie de hârtie standard sau înregistrat pe un mediu poate fi citită automat.

2. Cerințele de bază pentru forme Aspect pe bază de construcție uniformă

2.1. Seturi de dispunere:

1) dimensiuni de hârtie;

2) Domeniul de serviciu;

3) ochiuri structurale;

4) dispunerea pieselor și zonelor;

5) detalii aranjament.

2.2. Dimensiunea hârtiei este determinată pe baza compoziției și suprafața totală ocupată de elementele esențiale ale unui document, care trebuie să fie aranjate în mod eficient pe formularul proiectat un document unificat.

2.2.1. Pentru formele standardizate ale documentelor utilizate pentru hârtie A3 (297 x 420 mm), A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm), A6 (105 x 148 mm), în conformitate cu GOST 9327-60.

Ca o excepție, pentru formele individuale ale documentelor stabilite de către ministere (departamente) - dezvoltator de sisteme de documentare unificate, a permis utilizarea altor dimensiuni de hârtie.

2.2.2. Pentru hârtie cu dimensiuni stabilite două tipuri de poziții: verticale și orizontale.

Dispunerea orizontală a formatului lateral lung se adaugă o literă desemnare L, de exemplu, A4L.

2.3. Formele unificate documentul Layout stabilește următoarele domenii dimensiuni, cel puțin:

1) pentru partea frontală a foii:

Câmpul Binder (stânga sau superior) - 20 mm

stânga (cu liant pentru partea superioară), partea superioară (din stânga liant) și dreapta jos - 10 mm;

2) pentru partea verso a foii:

câmp Binder (dreapta sau superior) - 20 mm

dreapta (cu liant, pentru top), top (cu liant pentru dreapta) și stânga jos - 10 mm.

2.4. Dispunere grilă structurală

2.4.1. Structurale cheie aspect grila este formată prin intersecția liniilor verticale și orizontale pe hârtie setați câmpurile limitate de format.

2.4.2. Distanța dintre liniile adiacente este determinată de specificațiile grilei structurale ale imprimantelor și ar trebui să fie:

1) între liniile verticale adiacente - 2,6 mm (etapa de scris);

2) între liniile orizontale adiacente - 4,25 mm (distanța pe verticală).

Aveți dreptul să utilizați grila structurală cu litere 2,54 mm, cu pas și cu spațiu între rânduri 4.24 mm.

2.4.3. linii de grilă structurale au numere de serie, în conformitate cu caracteristicile. 1.

Un document element de constructiv proiectat formează celula grid structural este delimitată de linii verticale și orizontale adiacente.

Elementul poate fi, de asemenea, un dreptunghi bază, care cuprinde două sau mai multe celule de rețea structurale.

2.4.4. Coordonatele celulei sau baza dreptunghiului definit de un număr mai mic de linii structurale verticale orizontale și stâng grilă care delimitează dreptunghi celulei sau baza; între numere precedate de un punct.

2.4.5. Numărul de linii verticale și orizontale ale grilei structurale este prezentată în tabelul. 1.

Notă. Pentru a asigura utilizarea rațională a hârtiei poate fi utilizată pentru a modifica intervalul liniilor orizontale ale grilei structurale în antet și partea Layout conținut.

2.5.2. Aspect zona de delimitare locație este setat anumite detalii nomenclatură și desemnate coordonatele din stânga sus și celula din dreapta ochiului de plasă mai mică structurală între care este plasată o liniuță.

2.5.3. În interiorul porțiunii de antet Layout set două zone:

1) Zona 1 - pentru a plasa detaliile porțiunii de antet a documentului;

2) Zona 2 - pentru a se potrivi cuvintele de cod ale detaliilor documentului ale porțiunii de antet.

Antetul documentului include detalii aplicate sub forma documentului în elaborarea acestuia.

2.5.4. Se recomandă să se plaseze detaliile porțiunii de antet a unui document într-o (anchetă) formă liniară. mărcile de cod aranjate într-o coloană, astfel încât fiecare cod a fost înregistrat împotriva recuzita căruia îi aparține, în conformitate cu Fig. 2.

Permis codurilor de locuri sunt detalii ale porțiunii de antet a documentului pe linie, astfel încât ordinea codului după ordinea repetată a detaliilor referitoare la acestea, în conformitate cu caracteristicile. 3.

2.5.5. Elementele esențiale ale antetul documentului atunci când plasarea cuvintelor de cod într-o coloană se recomandă să formeze limitele zonelor 1 și 2 în conformitate cu tabelul. 3.

Notă. Pentru A6-size mărci de cod de cazare de pe linia nu este permisă.

2.5.7. Granițele formează o parte substanțială a zonei de referință ar trebui să fie alocate pentru înregistrarea detaliilor speciale, sub rezerva mijloacelor de prelucrare ulterioare sau calcul organizaționale.

Elementele esențiale pentru a fi prelucrate în continuare, este recomandat să nu se întrerupă alte detalii, precum și limitele acordului lor ar trebui să fie alocate printr-o linie groasă.

2.5.8. Limitele aspectului porțiunii de formare a seta o singură zonă.

2.6. Cerințe față de detaliile privind localizarea

2.6.1. Formele unificate de documente trebuie să conțină următoarele detalii:

1) forme ale numelui;

3) numele organizației - inițiatorul documentului;

4) codul organizației - inițiatorul documentului;

5) data documentului;

6) detalii permanente ale documentului;

2.6.2. Compoziție Detalii suplimentare cheie aspect este definit în regulamentele elaborate sau coordonate ministere (departamente) -developers sisteme de documentare standardizate.

Numărul de detalii suplimentare la aspectul recomandat pentru a include:

2) numele destinatarului (MDL) a unui document;

3) frecvența depunerii documentului și / sau termenul depunerii acestuia;

4) sub formă de documente de aprobare Vulture.

2.6.3. Atunci când introducerea detalii cheie aspect este determinat câmpul de date rechizitele Locul de amplasare a chenarului aplicate în proiectarea de formulare de documente.

Câmpurile de date sunt caracterizate prin coordonatele stânga sus și celula din dreapta jos al unui anumit domeniu sau date coordonatele dreptunghiuri de bază corespunzătoare, între care este plasat o liniuță.

Exemplu. Coordonatele celulelor 1,0 - 5,57 determina recuzita de date de câmp „Numele formularului“ coordonatele celulelor 1,58 - 3,68 - câmp de date popi „cod formă“ OKUD, în conformitate cu caracteristicile. 2.

2.6.4. celulă de rețea structurală este un domeniu pentru documentul recuzită singur semn, inclusiv spațiu.

Detalii privind câmpul de date sunt definite în funcție de numărul maxim de caractere necesare pentru a reprezenta un anumit recuzită.

2.6.5. In zona 1 Dispunerea plasat detalii de identificare a documentului special cu includerea obligatorie a detaliilor „formular name“ și „numele organizației - inițiatorul documentului“ și definește câmpul de date pentru a se adapta detaliile variabile ale porțiunii de antet a documentului.

2.6.6. În zona 2 plasate articole „formular cod“ și „Cod al organizației - inițiatorul documentului,“ defini câmpuri de date pentru a găzdui cuvinte cod ale detaliilor documentului de antet și plasați notația clasificatorii utilizate. Documentul sub formă de cod prima caracteristică. Pentru a indica utilizarea clasificatorii numele prescurtate, de exemplu, pentru a indica utilizare unirea lor clasificatoare abrevierea.

2.6.7. In mare parte sub formă eșantion plasat detalii constante pentru formele agregate proiectate și câmpuri de date (sau) set proiectat să conțină detalii cu privire la conținutul documentului, cu limitele stabilite zone.

Detalii privind conținutul documentului ar trebui să fie plasat pe laturile frontale și posterioare ale foii, setul pentru formarea gamei de liniile orizontale ale rețelei structurale utilizate pe ultima pagină a documentului.

2.6.8. În matrița de recuzită Layout plasat, dând forță juridică pentru a asigura documentele proiectate sub formă agregată, cu includerea obligatorie a detaliilor „Document Data“ și „Text“. Aceste detalii și cerințele lor locație definesc ministere, departamente - dezvoltatori DRC.

3. Cerințe pentru dezvoltarea unor forme unificate de documente

3.1. Formele unificate de documente elaborate cu necesitatea de a dezvolta noi indicatori pentru sarcini de control. Nu este permis să dubleze cifrele în diferite forme de documente.

3.2. Rechizitele formează baza unui document plasat pe formular eșantion, construit în conformitate cu secțiunea. 2 cu utilizarea rațională a celor două părți ale foii, pentru a forma documente care formează copie manufacturat. Al doilea și următoarele pagini ar trebui să fie numerotate. Numerele paginilor sunt puse în mijlocul marginea de sus a foii de cifre arabe.

3.3. Constituie o parte substanțială a documentului ar trebui să fie în conformitate cu GOST 1.5-85. Permis să emită o parte semnificativă a documentului ca text.

3.4. Nume detalii privind formele unificate de documente trebuie să corespundă cu numele luate în Clasificarea Uniunii a informațiilor tehnice și economice (OK EMT).

3.5. Numele contelui, care furnizează coduri prostanovka ar trebui să precizeze abrevierile clasificatoare sau de identificare adoptate pentru ele utilizate.

Formele standard ale documentelor cu scop unional ar trebui să se aplice coduri EMT OK. Numele contelui, care oferă coduri prostanovka EMT OK, este recomandat să specificați numele de cod pentru clasificatorul Clasificarea Uniunii unional (Okoko).

3.6. Detalii permanente forme de documente ar trebui, de regulă, precedată de o variabilă. echipamente de calculator Prima coloană a tabelului din zona care conține detaliile care urmează să fie prelucrate trebuie să fie retrase din circuitul agricol pentru identificarea atunci când intră într-un calculator informațiile plasate în linie.

3.7. Când se folosește metoda recomandată pentru suma de control checksum înregistrare menite să protejeze informațiile de erori aleatorii ia ultimul rând al tabelului și / sau grafic cu cerințele mijloacele folosite în prelucrarea datelor de calcul.

3.8. Cerințe la documente text și ordinea prezentării acestora - privind reglementările privind documentația organizatorică și administrativă.

3.9. Abrevieri în formele documentelor trebuie să respecte regulile de ortografie și punctuație și abrevieri adoptate în fezabilitate OK.

4. Cerințele pentru fabricarea semifabricatelor

4.1. Formele goale de documente trebuie să fie făcute typographically, imprimare sau prin calcul offset.

4.2. Eboșe trebuie făcută în conformitate cu forma aprobată de scara 1: 1.

Este interzisă producerea de documente pe suport de hârtie și formulare de a utiliza, nu au fost aprobate și nu sunt înregistrate în modul stabilit, fără nici o formă de cod.

4.3. Pentru documente cu antet de hârtie sunt utilizate în conformitate cu GOST 18.510-73, GOST 6861-73. Formularele trebuie să fie imprimate o singură culoare, de obicei negru; formulare pentru reproducere, se face numai pe hârtie albă.

4.4. La fabricarea de metoda de imprimare de dimensiuni fonturi tipografice documente goale trebuie să pună în aplicare cerința Machetă corespunzătoare și determinată în consultare cu forma de organizare dezvoltator a documentului cu organizația, fabricat documentul formular.

4.5. Cerințele de fonturi, linii, piese de text ale unui document, produse cu imprimanta alfanumerică - în conformitate cu GOST 2.004-79.

4.6. Abaterile dimensiuni forme, forme și alte grafic. Nu trebuie să depășească ± 1 mm de dimensiune definită documentul formular.

4.7. datele finale ar trebui să fie tipărite pe marginea de jos a formei, în conformitate cu GOST 7.4-77.

1. centru dezvoltat și introdus principal de cercetare de referință al Comitetului de Stat al URSS Clasificarea Unional pentru Standarde (Gosstandart GNITSVOK)

;. Cand. tehn. Științe; (Lideri); (Lideri); ;. Dr. ist. Științe, prof.,. Cand. tehn. Științe;. Cand. tehn. Științe;. Dr. ist. , Prof.;. Cand. ist. Științe;. Cand. ist. Stiinte.

2. aprobat și pus în aplicare prin Decizia Comitetului de Stat a URSS privind standardele de 3/30/87 numărul 000

3. Termenul primului test în 1989. Intervale de inspecție de 5 ani.

4. SUBSTITUT GOST 6.11.2-75, 6.12.2-75 Standard GOST 6.13.2-75, 6.19.2-75 Standard GOST 6.14.2-75, 6.16.2-75 Standard GOST 6.20.2- 75, 6.21.2-78 GOST, GOST 6.24.2-84, 6.25.2-85 GOST, GOST 6.2-73, GOST 6.22.2-78, GOST 6.23.2-84