Organizarea și desfășurarea reuniunilor
Există mai multe tipuri de activități care sunt efectuate pentru un anumit grup de oameni într-un anumit loc pentru o discuție a diverselor subiecte sau să ia decizii cu privire la probleme specifice. De exemplu, întâlnirea trimestrială a acționarilor sau a adunării generale a întreprinderilor. Aceste activități sunt împărțite în mai multe tipuri:
ü întâlnire de afaceri:
conversație Ø Business
Reuniunea va avea loc la un anumit regulamente (ordinea întâlnirii), care este înregistrată în statutul organizației. Efectuarea întâlniri și decizii care sunt făcute pe ea, scrise într-un document special, numit protocolul de întâlnire.
diferă de la reuniune că întâlnirea este de obicei invitat la un cerc restrâns de oameni care se întâlnesc. De exemplu, persoanele care reprezintă diferite părți ale aceleiași organizații sau reprezentanți ai diferitelor companii și firme.
Reuniunea de obicei, organizate în mod regulat decât ansamblul. Acestea sunt convocate la un moment dat ferm, de obicei, o dată pe săptămână. Întâlnire acolo să se gândească la problemele de actualitate și întrebări. Astfel de întâlniri pot fi neplanificate în natură în cazul în care acestea sunt justificate de necesitate urgentă. Procesele-verbale ale reuniunilor nu sunt, de obicei efectuate, dar rezultatele impuse cu siguranță rezoluție.
Întâlnirile sunt împărțite în conversații de afaceri și negocieri.
conversație de afaceri are loc în formă de vorbire liber și este organizat pentru a discuta diverse probleme urgente pe termen scurt, dar în cele din urmă în mod necesar un verdict.
Discuțiile implică soluționarea problemelor și provocărilor mai fundamentale pentru activitatea comună a societăților, organizații sau întreprinderi, cum ar fi: definirea cercului de interacțiune, sfera limitată de influență, și așa mai departe. Negocierile finalizat semnarea acordului final sau declarație verbală.
Fiecare antreprenor, om de afaceri, comerciant, prin natura activităților lor, sunt adesea necesare pentru a acționa în calitate de participant sau de a organiza diverse întâlniri, conferințe și întâlniri de afaceri. Există o procedură stabilită pentru desfășurarea acestor activități, care trebuie respectate, deoarece afectează în mod direct succesul și dezvoltarea afacerii.
Ce fel de condiții trebuie îndeplinite pentru a se pregăti și de a efectua măsurile privind calitatea datelor?
1. Este important să se definească în mod clar tema și vopsea ordinea de zi.
Ordinea de zi trebuie să fie activat întrebări importante 2-3 și 3-4 minore. De ce o astfel de relație? În cazul în care întrebările principale un pic, atunci va fi capabil să le dea mai mult timp să ia în considerare și de a le dezvolta mai în profunzime. Dacă va exista o mulțime, apoi, din cauza timpului limitat, principalele aspecte vor fi tratate superficial și multe nuanțe vor fi pierdute.
2. Faceți o listă de persoane specifice invitate la reuniune, reuniunea, negocieri.
Excepția este întâlnirea de producție. Aceasta se realizează în mod regulat și să prezinte o listă de imuabile.
3. Alocați o dată și o oră specifică pentru eveniment.
Data și ora negocierilor ar trebui să fie coordonată cu toate părțile.
4. notificarea obligatorie a tuturor persoanelor suspectate la data și ora evenimentului.
Pentru punerea în aplicare a acestei reuniuni ar trebui să se facă cel puțin o săptămână. Despre numai acei oameni au avertizat întâlnire de producție viitoare, care nu sunt membre ale acesteia neschimbate.
5. Se determină intervalul de timp în care va avea loc acest eveniment, și le comunică tuturor participanților.
Deoarece experiența de încheiere a evenimentului discipline de avertizare timp toată lumea și reduce timpul de la 10 la 15%.
6. Este necesar să se pregătească o adresa de keynote. Acesta poate fi un raport sau un mesaj scurt. Atribuirea participanților necesare pentru a discuta.
Discursul trebuie să se facă strict pe acest subiect, și să prezinte chestiunea în cauză. Argumentele și concluziile ar trebui să fie justificate și susținute de fapte. Jabberwocky și neclaritate va provoca ascultători doar nepăsare și indiferență.
7. Decide cu privire la fața locului și al pregăti pentru eveniment.
Munca trebuie să înceapă strict la momentul convenit. Întârzierile va duce doar la faptul că follow-up va începe chiar și cu întârzieri mari. În timp ce organizarea de negocieri de către toate părțile - participanții au acceptat să respecte în mod necondiționat cu începerea lucrărilor. dvs. fără motiv târziu pentru partenerii discuțiile vor fi considerate ca limitând gradul de neglijare și rezultatele ulterioare vor fi dificil de prezis.
Aveți grijă la atmosfera generală a evenimentului a fost prietenos. Du-te la personalitatea, showdown, insulte și provocări sunt inacceptabile.
Pentru a organiza o întâlnire, aveți nevoie pentru a alege președintele. Acest lucru se face cu ajutorul unui vot deschis sau secret comun. Acest pas este fixat în mod necesar în protocol.
Președintele este obligat să controleze regulamentul și să dezvăluie numele și prenumele fiecărui difuzor, poziția și denumirea societății în numele căreia acționează ca participant.
Vorbitorul selectat trebuie să fie o persoană cu anumite calități. În primul rând, președintele trebuie să fie o persoană competentă și imparțială. Acesta trebuie să poată exprima în mod clar și precis, să fie tolerante la opinia contrară. El nu are dreptul să acorde prioritate oricui și de a impune punctul de vedere. Dacă el are propunerile sale în timpul ședinței, președintele are dreptul de a-și exprima numai după ce toate difuzoarele.
Cel mai important moment al oricărui eveniment - rezumare și de luare a deciziilor. Cel mai adesea, în acest moment există o anumită pierdere de energie și neputință. Motivul pentru aceasta este aspectul psihologic: participanții nu sunt în măsură să realizeze că timpul se apropie de sfârșit și de necesitatea de a se ajunge la o decizie. Ei încep să se îndoiască, ezita, nu îndrăznesc să facă o alegere. Dacă se întâmplă acest lucru, cea mai bună cale de ieșire din ea - să ia o singură propoziție și să-l ia în considerare. Este important să nu pierdeți momentul în care ar trebui să se oprească discuția. Aceasta depinde în întregime de competențele președintelui. Există, de asemenea, practica buletinului de vot intermediar, în cazul în care rezumă discuția cu privire la fiecare pas. Dar decizia finală, deoarece nu este necesar să se grăbească, în cazul în care decizia este respinsă de minoritate. În acest caz, este necesar să se continue discuția să vină la o soluție care satisface toate partidele dezbatere.