Managementul de proiect „pentru Dummies“ toate prospera, si nu uita nimic

instrumente practice și tehnici pentru proprietarul sau managerul oricărei afaceri.

Toți întreprinzătorii, start-up, manageri de companii diferite sunt date la aceleași întrebări:

• Planifica și gestiona timpul, ceea ce impune acest lucru instrumente;
• formulează în mod corespunzător scopurile și obiectivele, separați-le în mod corespunzător;
• Prioritizarea (ce să facă la început);
• „Tot în timp“ și „nu uita nimic“;
• Stop „stinge focul“ de probleme importante de urgență;
• delega;
• închis în mod corespunzător caz.

Adresa aceste probleme ajută managementul de proiect competent. management de proiect sunt predate de o serie de organizații internaționale (de exemplu, PMI), inclusiv cu parteneri din România. Ele oferă o oportunitate de a obține studii de specialitate și de certificare. Dar noi în acest articol nu ia în considerare cunoștințele academice voluminoasă și partea lor cea mai practică.

Dacă nu intra în sălbăticia proiectului științific - un set de sarcini sau activități care au ca scop atingerea unui scop unic și limitat în timp și resurse. Un exemplu simplu al proiectului - crearea site-ului.

Procesul de management de proiect este format din mai multe etape:

1. Inițierea (start)

Acesta este determinat de proiect, scopul acesteia, persoanele interesate în ea. Proiectul este mai mic, cu atât mai ușor această fază trece.

Desigur, pentru proiectul „Crearea unui reactor de fuziune“ este necesară pentru a picta această etapă în detaliu. Dar pentru proiectele mai mici acest lucru nu este necesar - de regulă, toate părțile să înțeleagă ce și de ce fac anumite lucruri, așa că astăzi nu vom opri în această etapă.

2. Planificarea

Cea mai importantă parte a procesului de management. Acesta este de a face o listă de sarcini și activități care trebuie să fie efectuate în cadrul proiectului. Acesta indică, de asemenea, relația dintre obiectivele și resursele necesare.

În ceea ce privește planificarea flexibilă și-a exprimat perfect Eisenhower:

„Planul - nu este nimic, și planificare - este totul.“

Planurile devin depășite de la început, ei au nevoie să se adapteze în mod constant apariția unor informații mai recente. Un timp de creare a unui plan de la început nu garantează succesul proiectului.

3. execuție și control

Toate metodologiei moderne de management de proiect „flexibil“ - adică, apar de planificare, execuție și control cicluri:

• Crearea unui plan;
• Acesta a vândut o parte din ea;
• execuție controlată;
• Modificările sunt aduse planului ca o modificare a pieselor individuale afectează în mare măsură rezultatul final.

Astfel, - gestionarea, executarea și controlul sunt interdependente.

Există un număr foarte mare de teorii și tehnici care implică proces flexibil de management de proiect, de la Agile (utilizat în dezvoltarea de software) pentru HADI, pe care le folosim pentru a promova proiecte la Fundația inițiativelor de dezvoltare pe Internet (FRII).

Fig. 1 - Procese de management de proiect

4. Finalizarea

Acesta este un pas important în care trage cu urechea câteva capcane comune. Foarte adesea, la finalul proiectului, acesta a ratat un detaliu important - păstrarea datelor originale (.. Pentru suport tehnic, contabilitate, etc), astfel încât este necesar să se prescrie instrucțiuni și reglementări specifice.

O analiză mai detaliată a etapelor

planificare

Conform metodologiei americane PMBOK de planificare durează aproximativ 50% din timp, care este deosebit subliniază importanța sa.

Planificarea este cel mai bun pentru a începe cu proiectul privind separarea (Work Breakdown Structure - WBS). în care fiecare fază este împărțită în sarcini mai mici. Aceasta ajută să înțeleagă domeniul de activitate și să ia în considerare toate nuanțele.

Fig. Proiectul de separare Structură în subactivități (WBS) - 2

program de lucru

instrument foarte comod si practic pentru aceasta - diagrama Gantt. De fapt, acest program, care ia în considerare relația dintre sarcini, și, de asemenea, prezintă resursele necesare pentru realizarea acestora.

Cea mai simplă versiune a diagramei se poate face în Excel: Stânga în tabel este numele lucrării, precum și toate celelalte coloane - data.

Fig. 3 - diagrama Gantt, Microsoft Excel

Dacă lucrați la o anumită dată, este umplut cu culoare. O astfel de schemă arată în mod clar volumul de muncă, calendarul și secvența de execuție a acestora.

Dacă există o imagine vizuală a sarcinilor îndeplinite de lucru al proiectului este mult simplificată, deoarece acestea sunt legate de un program.

Luați în considerare exemplul unei diagrame Gantt, construit în MSProject.

Fig. 4 - diagrama Gantt, Microsoft Project

În partea stângă sunt listate numele de sarcini, care sunt împărțite în etape (prezentate în roșu) și subsarcini (marcate cu negru), și afișate durata acestor sarcini, precum și data calendaristică în care acestea sunt executate. Dreptul - o reprezentare grafică a acestor sarcini, precum și data executării lor. De asemenea, da resursele necesare.

(De obicei, resursele - oameni, atrase pentru a îndeplini o sarcină dată am stat în mod specific ce fel de persoană ar trebui să o îndeplinească ..)

Sarcinile sunt săgeți interconectate: în acest fel, există întotdeauna o reprezentare grafică a lucrării (secvența și interrelația lor).

Chiar în partea de jos există un program pentru resurse, care conține încărcarea fiecărui individ. Este evident că atunci când o sarcină excesivă a problemelor probabil nu se va face - asta vrei mereu pentru a evalua cât de mult ați descărcat oamenii pe proiect și realist de a face totul la momentul potrivit.

Această imagine clară vă permite să corectați rapid și cu acuratețe situația actuală: schimbare problema, crește durata căutării de resurse suplimentare, outsourcing și așa mai departe.

vizualizare a datelor, de asemenea, vă permite să definiți calea critică a proiectului. Fără a intra adânc în definiția academică, acestea sunt problemele cu modificarea duratei care modifică data finalizării proiectului. De exemplu, în cazul în care proiectarea a durat mai mult decât a fost planificat, data finală de livrare a proiectului este deplasat.

Lucrări marcate pe diagramă în albastru (de exemplu, testarea și umplerea conținutului site-ului) nu afectează termenul limită de proiect. Astfel, în această schemă, putem vedea ce fel de muncă poate fi schimbat, deoarece acestea nu afectează termenul de proiect, și care nu se poate.

Cum de a stabili obiective (obiective) ale proiectului

Vă recomandăm folosind principiul SMART. Ca atare:

S (specific - «beton»): Obiectivele proiectului sunt definite în mod clar și în mod specific că toate părțile implicate în proces și oamenii înțeles că și de ce fac. Ambiguitatea formularea permite frecvente și este rău pentru planificarea ulterioară. De exemplu, sarcina: „pentru a face un site bun“ este destul de abstract: este necesar să se articuleze în mod clar ceea ce vrem să ajungem la ieșire.

M (Măsurabil - «măsurabilă"): pentru a înțelege ce obiectivele atinse de fapt, ar trebui să fie stabilite și criteriile de evaluare finale și intermediare (inclusiv financiare). Acest lucru va ajuta să analizeze modul în care procesul sa mutat înainte și dacă termenii. De exemplu, dacă doriți să creați un site web, ar trebui să stabilească criteriile de Masurabilitate (bunuri magazin on-line pentru 1000, un buget de până la 30 000 de ruble, și așa mai departe. N.).

A (Atins - «realizabil"): este necesar să se solicite ca artiștii să aibă eforturile depuse, dar în același timp să se uite la lumea reală și resursele disponibile. Nu este nevoie să se stabilească obiective care nu sunt atinse, chiar dacă întreaga echipă va fi de lucru de 24 de ore pe zi. De exemplu, planul pentru misiunea de 2 luni pe Marte este ireal - este nevoie de mult mai mult timp.

R (relevantă - «serial»): Toate obiectivele trebuie să se încadreze în conceptul de ansamblu, corelat cu dezvoltarea strategiei de afaceri. De exemplu, dacă se concentreze pe o anumită nișă, trebuie să se dezvolte în ea. În cazul în care nu există rezultate, puteți lua în considerare alte nișe, dar în mod constant.

T (Cronometrat / Timebounded - «măsurabilă în timp"), cu scopul de care aveți nevoie pentru a programa intervale de timp nu sunt doar finite, ci și intermediar. De exemplu, în cazul în care site-ul ar trebui să fie gata într-o lună, este necesar să se evalueze calendarul tuturor și sarcinile secundare să articuleze clar angajații și contractorii acestora.

După cum arată practica, dacă nu ceri criteriile SMART, atunci cu mare probabilitate, putem cel puțin perturba termenul limită pentru proiect.

Listă de verificare pentru planificarea proiectului

1. O listă completă a obiectivelor (SMART);

2. Alocați resurse pentru fiecare sarcină, asigurați-vă că destul de ei;

3. Construiți relația dintre sarcini - dacă este posibil să le execute în paralel, în serie, care trebuie să fie finalizate înainte de începerea următoarele;

4. Determinarea drumului critic pentru a lua în considerare riscurile de transfer al momentului și timpului de executie;

5. Pe baza planului și resursele necesare pentru a calcula costul proiectului de emitere estimări ale clienților.

execuție

În acest stadiu, poate fi dificil: de exemplu, este dificil de a distribui în mod corespunzător secvența de sarcini. Aceasta ajută la evitarea dificultăților unui număr de instrumente simple:

• matrice Eisenhower;
• Eliminarea afacerilor;
• delegare;
• Managementul timpului (Chronos și Kairos).

Ei lucrează numai dacă aveți-le în mod corespunzător și în mod regulat (!) Se aplică. În cazul în care o persoană încearcă să o dată și nu funcționează - aceasta nu înseamnă că instrumentul nu funcționează.

Eisenhower matrice. Împărțiți cazul pentru urgente, importante, care nu sunt urgente și lipsite de importanță.

În general, în managementul afacerilor eficient este acest stil de management, în care există o cantitate minimă de „foc“. Acest lucru arată că managerul este capabil să planifice de afaceri și oferă situații complexe.

În continuare, în importanță, nu lucruri urgente de făcut. Acestea ar putea include evaluarea rezultatelor, planificarea de noi proiecte, construirea de relații, măsuri preventive, și așa mai departe. N. Ele pot curge în urgență importantă, așa că cel mai bine este să-l facă în avans.

O greșeală comună - personalul și liderii sunt scufundate în lucruri lipsite de importanță care nu sunt urgente (cifra de afaceri) în loc de non-urgente, importante. Ca urmare, timpul de ardere și a încălcat acordul. Este extrem de important să se determine importanța cazurilor. Pentru a face acest lucru, puteți face anumite criterii și repartizarea sarcinilor în conformitate cu acestea.

Matricea fi utilă pe o bază de zi cu zi. Acest lucru este deosebit de important pentru lider - el trebuie să dedice timp pentru a strategiilor de planificare și dezvoltare, nu să se scufunde în munca de rutină, creând aparența de activitate febrilă. În cazul în care șeful nu delega personal afacerile curente, munca sa este neproductivă, în timp ce volumul.

1. spunând că „dacă vrei să faci ceva bun, do it yourself“ este foarte dăunător pentru afaceri și dezvoltarea carierei. Nici un lider de delegare este indispensabilă.

2. compune întotdeauna instrucțiunile și o listă completă de sarcini. Acestea sunt necesare pentru o înțelegere clară a atribuțiilor și gradul de conștientizare a responsabilității personale lor.

3. Toate sarcinile trebuie să fie pictate pe SMART-metoda, pe care am menționat mai sus.

4. Asigurați-vă că obiectivele sunt înțelese interpret.

5. Este necesar să se efectueze o monitorizare periodică și de responsabilitate a cererii.

Alocarea optimă a timpului „Chronos, Kairos“. Chronos - planificarea liniară de ore (de afaceri planificate pentru un anumit timp); Kairos - Planificare evenimente (de exemplu, în timpul unui tur al orașului a găsit un magazin în cazul în care vă puteți face achiziții, astfel încât să se poate abate de la traseu, acesta este un plan flexibil).

1. lucruri Plan in avans, în ordine cronologică - întâlniri, reuniuni, etc.

3. Separat, face o listă de cazuri pe care le rulați la apariția anumitor evenimente.

4. Au întotdeauna toate planurile în formă de text - de preferință „în nor“, că acestea sunt accesibile de pe orice dispozitiv mobil.

constrângeri de proiect

Acestea sunt trei:

• Până în momentul;
• Pe resurse (oameni, buget);
• Conform rezultatelor (volumul de muncă efectuate, care trebuie să fie de ieșire, în versiunea finală a proiectului).

restricție triplă se aplică în faza de execuție a proiectului. deoarece este în acest stadiu, de multe ori o situație apare ca o parte din personalul care nu au timp să facă. Ca de obicei scuza: „Am vrut să fac bine, asa ca nu se ocupe de alte sarcini.“

Încercați să transmită ideea că unele lucruri nu au nevoie pentru a încerca să aducă la idealul. Este necesar să se atingă un echilibru, ceea ce face munca de calitate maximă, dar având în vedere timpul și resursele limitate.

În FRII încercăm să urmeze metodologia de Lean Startup. Acest lucru înseamnă că, creează prototipul minim funcțional al produsului, în care un control - ar lucra întreaga idee. Și apoi, dacă muncești, poți avea unele momente dopilivat.

Monitorizarea punerii în aplicare a proiectului

Monitorizarea ar trebui să fie puse în aplicare în fiecare etapă, și nu în cazul în care proiectul se apropie de finalizare. Acest lucru vă va ajuta un sistem de management de activitate și a personalului - „Bitriks24», SyncCloud și altele.

Așa cum am spus mai sus, aproape toate metodele moderne sunt caracterizate, de regulă, ciclică (ciclu HADI, Deming, agila, etc ...) - adică, în primul rând, că un plan de a face, apoi verificați pentru a face modificări și se întoarce la planificare.

completare

Pentru finalizarea cu succes a seturilor necesare de reguli și regulamente. Acest lucru va oferi acces ușor și rapid la datele proiectului, chiar dacă oamenii care au lucrat la ea, va părăsi compania.

Vom rezuma principalele puncte care ajuta proiectul să aibă succes și productiv

1. Necesită SMART-plan pentru împărțirea obiectivelor, lucrări de structură în subactivități și plan de resurse (oameni, bani, echipamente, etc).

2. Planurile ar trebui să fie monitorizate și ajustate.

3. Trebuie să fie monitorizate cerințele de resurse și de proiect.

4. Sarcinile trebuie să fie expuse pe priorități, folosind matricea Eisenhower.

5. Este necesar să se delege sarcini și recompensa pentru calitate și diligență.

6. Trebuie să fie toate documentate (surse, corespondenta, contracte) și să păstreze această documentație.