management de birou

Munca de birou - o activitate care se referă la documentația și lucrul cu documente, care sunt definite ca obiecte materiale, proiectate în conformitate cu procedura stabilită, au, în conformitate cu legislația în vigoare și informații juridice de securitate care conține într-o formă fixă pentru transmiterea în timp și spațiu. De obicei, hârtiile de la întreprinderile și organizațiile de punere în aplicare de birou - un serviciu special, care acționează asupra drepturilor unităților structurale independente și subordonat direct șefului organizației sau de adjunctul acestuia. Structura de birouri pot fi incluse: pentru unitatea de contabilitate, de înregistrare, de control, îmbunătățirea activității cu documente și scrisori de revizuire (reclamații, cereri), expediere, Secretariat, dactilografiat si reprografica Office Manager și altele.

În activitățile sale, serviciul este guvernat de legi și alte acte normative-juridice ale puterii de stat și de control, documentele administrative ale autorităților superioare și a întreprinderii, norme, regulamente, orientări ale agențiilor naționale de servicii de arhivă și a altor reglementări privind gestionarea înregistrărilor. Structura organizatorică a biroului de control al serviciului în cadrul companiei se stabilește în funcție de volumul documentului, disponibilitatea fondurilor și de calcul instituționale și de alți factori.

documentare organizațională și administrativă - un sistem de documentare care asigură organizarea proceselor de management și munca administrativă. Acesta este utilizat în proiectarea activităților de aplicare de reglementare a personalului administrativ și nu depinde de natura puterii și a distribuției sale. Izolarea acestui sistem este determinat de faptul că nu toate link-urile existente în companie, se menționează în structura sa organizatorică de management.

documentare organizatorică și administrativă este împărțit în:

documente organizatorice, purtând normative și de reglementare a statutului juridic al societăților și divizările, funcțiile, drepturile și îndatoririle funcționarilor (statute, regulamente, instrucțiuni, reguli, protocoale);
documentelor administrative, prin care a emis controalele activității administrative efectuate, de regulă, pe baza autorității nedivizate și colegialitate (ordine, regulamente, instrucțiuni, decizii, instrucțiuni);
documente de fond, inclusiv corespondența oficială (scrisori, memo-uri, și servicii, cereri, rapoarte, acte, scrisori instructive, telegrame, faxuri, etc.);
documente de personal pentru înregistrare și circulație a personalului companiei (aplicații, chestionare, prezentari, referințe).

În practica de documentare a documentelor sunt clasificate în funcție de alte criterii:

în alte scopuri (standard de exploatare și de fabricație, model, individuale, non-standard);
în legătură cu întreprinderea (intrare, la ieșire, intern);
prin naștere (oficiale și private);
în termeni de performanță (de urgență, nu de urgență);
timpului de retenție (orar permanent, depozitare temporară);
de gradul de deschidere (restricționat, secret, neclasificat, de o importanță deosebită);
în funcție de gradul de autenticitate (originale, copii, duplicate, extracte);
putere juridică (reală și fals); complexitatea și întreținerea (simplu, complex);
formarea secvenței (primare, derivate);
gradul de adaptabilitate la mașini de prelucrare automată și (documentul mashinoorientirovanny adaptat pentru procesarea de calcul a datelor înseamnă, document care poate fi citită automat adaptată pentru citirea automată a informațiilor conținute în aceasta), etc.

Sistemul documentează relația se manifestă în procesul de guvernare. mișcarea documentului în organizație de la crearea sau primirea acesteia de a finaliza executarea sau trimiterea denumit document. Ar trebui să se bazeze pe bine conceput, tehnologie stabilă de gestionare a înregistrărilor de întreprindere, care este definit ca serviciile tehnice și auxiliare ale funcțiilor de conducere specifice, joacă, cu toate acestea, un rol important în îmbunătățirea eficienței și eficacității întregii unități de control. Optimizarea fluxului de lucru conduce la o reducere a numărului de unități și formele de documente procesate, simplificarea procedurilor de înregistrare, pentru a îmbunătăți viteza de execuție, manageri de eliberare și specialiști de la îndeplinirea funcțiilor de bază non-core ale artiștilor tehnice.

Principalele funcții de management de birou sunt următoarele:

asigurarea unei proceduri unificate de documentare și de organizare a muncii cu documente, inclusiv punerea în aplicare a prelucrării de expediere, de înregistrare a documentelor și lucrări de înregistrare și de referință;
Organizarea și pregătirea în timp util a considerare raportul de gestionare a documentelor de intrare;
pentru a monitoriza corectitudinea documentelor depuse spre semnare;
organizarea de fabricație, copierea și reproducerea rapidă a documentelor; proiectarea și dezvoltarea formelor de documente;
Dezvoltarea gamei de afaceri de întreprinderi;
furnizarea de informații de stocare și a cazurilor de utilizare operaționale de documente;
organizarea muncii cu privire la propunerile, cererile și reclamațiile cetățenilor;
organizarea muncii a arhivei, în conformitate cu legea privind arhivele și alte reglementări;
Controlul documentelor include: reglarea cursei de trecere a acestora, executarea și executarea în timp util;
lucra cu documente, corectitudinea formei și a diviziunilor structurale ale acestora;
sistematic informarea conducerii cu privire la aceste aspecte; compilarea de informații cu privire la progresele și rezultatele executării documentelor;
evaluează starea și eficiența - disciplina de performanță.

Punerea în aplicare a funcțiilor complexe de organizare a muncii cu documente și asigurarea documentației uniforme a ordinului se efectuează în conformitate cu standardele actuale naționale, orientări, ghiduri din industrie și standarde pentru societățile de administrare a înregistrărilor. În plus, companiile care cooperează cu companiile străine, în pregătirea documentelor ar trebui să țină cont de specificul biroul țărilor, se reflectă în standardele lor naționale. O serie de probleme rezolvate în biroul standardelor internaționale ISO.

În numărul tradițional card de înregistrare imprimate cerut de copii ale cărților, care pot fi o varietate de depozit: informații, liste de verificare, scrisori ale cetățenilor, în ordine alfabetică, codificare și altele, în funcție de sarcina de scanare sau tip (uri) a documentelor înregistrate. sectiunea Cartele documente executate în fișierul de referință sunt grupate sub nomenclatura afacerilor. Selectarea atributelor de căutare este determinată în funcție de tipurile de documente și natura cererii. Numele de atribute de căutare specificate în cărțile separatoare speciale.

În cazul în care căutarea automată de înregistrare se efectuează pentru fiecare dintre detaliile necesare, sau o combinație a acestora.

Atunci când transmit documentele din arhivele sunt transferate și motoarele de căutare: înregistrarea la un card tradițional - un fișier card cu detalii complet umplute; atunci când automate - de la banca de date de înregistrare sunt luate informații cu privire la documentele, datele pentru care a expirat la stocare online; imprimate și transmise separat la fișete blocuri de înregistrare arhivă pentru documentele să fie și să nu fie transferat în custodia statului.

Scopul monitorizării este de a asigura executarea la timp și calitativă a instrucțiunilor prezentate în documentele; formarea și întreținerea corespunzătoare a afacerilor în unitățile de întreprinderi (organizații). Controlul este necesar pentru toate documentele înregistrate: intrare, ieșire și interne, care, prin natura lor, trebuie abordate (răspunsul), precum și soluțiile orale și de gestionare a comenzilor este auditată de directori executorii responsabili, unități de servicii de birou sau desemnate.

Necesitatea de control al documentelor, termene, interpreți și funcționarii responsabili de controlul se stabilește lider în rezoluția sau în textul documentului (ordine, protocol, directive). termenele pot fi tipice sau individuale. termenele documentelor tipice stabilite prin actele normative ale autorităților publice, administrația centrală.

termeni individuali sunt stabilite lider. Termenele permise de ajustare conform instrucțiunilor de către supervizor. Documentul este considerat a fi executat și eliminate din controlul după misiuni, interogarea, raportează rezultatele organizațiilor și persoanelor sau alte confirmare a executării.

Monitorizarea progresului de executare a documentelor și controlul procesului este de a informa artiști și lideri de termene limită se apropie. Informații despre executarea documentelor elaborate și comunicate conducerii sub forma unor rapoarte privind executarea documentelor și comenzi pentru perioada stabilită de reglementările. Controlul asupra executării documentelor se bazează pe certificatul de înregistrare sau banca de date lor pentru controlul automatizat. Fișierul de control este sistematizată de termenii de executare a documentelor, artiști, grupuri, documente (ordine, decizii, intrare, ieșire, scrisori, etc.). Într-un document gestionat poate fi umplut cu mai multe carduri de testare, în conformitate cu numărul de cântăreți, misiuni sau termene diferite. Controlul este un serviciu de control.

Atunci când fluxul de lucru de punere în aplicare alerte automate pot fi trimise sub forma de mashinogramm pe „e-mail“ informații sau o rețea locală, în funcție de de ceea ce software și hardware-ul de sistem este implementat, de exemplu, de ieșire la un ecran de afișare de manageri și directori de calculator. Card cu materiale îndeplinite apare responsabil pentru controlul pentru verificarea performanței și îndepărtarea unui document de control. Atunci când o performanță slabă calitate sau perturbarea momentul controlului documentelor nu este îndepărtat și se mută în categoria neexecutată în timp. Acesta poate fi, de asemenea, decide cu privire la necesitatea de a amâna executarea unui astfel de document.

Documentele electronice și fapte și necesită arhive electronice de specialitate. În străinătate este în curs de dezvoltare în mod activ pe piață pentru sisteme specializate (software și hardware), arhivare electronică, sisteme de procesare a imaginilor, documentele de probă. Tehnologia unică de arhivare electronica dezvoltata de Cognitivă Technologies, Hewlett-Packard, LVS și Oracle (versiuni de software cu scanare în rețea și sisteme OCR și sisteme de arhivare, hardware ca parte a scanere de înaltă performanță, imprimante și stocare de tip WORM în masă).

In ultimii ani, cercetarea aplicată în tehnologia schimbului electronic de date (Electronic Data Interchange-EDI) se dezvoltă rapid, extinderea în mod constant domeniul de aplicare a acesteia. Tehnologia EDI se bazează pe posibilitatea de a utiliza hârtie în loc de mesaje electronice standard de lungime variabilă. Atunci când se formează detaliile de e-mail ale documentului transmis, în măsura în care este posibil să fie prezentate sub forma unor coduri utilizând clasificări standard și cărți de referință, sintaxă uniformă.

Cu toate acestea, în funcționarea reală a întreprinderilor autohtone și fonduri insuficiente pentru achiziționarea de sisteme scumpe, nu putem exclude posibilitatea de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente, inclusiv dezvoltarea, implementarea și menținerea albumului și foaia de forme de documente ale organizației unificate, ceea ce face modificări în ele; să dezvolte împreună cu unitățile structurale relevante ale organizării măsurilor de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente, precum și pentru a îmbunătăți disciplina de performanță; introducerea de tehnologii avansate de întreținere documentar. O altă direcție de raționalizare a fluxului de lucru în întreprindere este reducerea acestuia, inclusiv numărul de forme de documente, elaborarea și punerea în aplicare a regulamentelor și a documentelor de orientare pentru îmbunătățirea fluxului de lucru. Toate acestea necesită o constantă de gestionare a înregistrărilor de formare și arhive lucrătorilor din domeniul serviciilor, adaptarea lor psihologică la noile condiții de muncă și punerea în aplicare a disciplinei.

În viitor, va reveni la tehnologia „electronice de birou“, ca urmare a dezvoltării sistemului de management de caz. Cu toate acestea, punerea în aplicare necesită o pregătire organizațională solidă, deoarece schimbarea nu numai documentele și tehnologia de prelucrare a lor, dar, de asemenea, structura organizatorică, responsabilitățile angajaților, cerințele de calificare pentru ei. În conformitate cu revizuirea necesară a tuturor documentelor organizatorice și metodice, normative și instructive ale întreprinderii. Astfel, va exista, de asemenea, o nouă profesie - pentru managerul de administrare a înregistrărilor.