etape de control în gestionarea
Controlul este format din următoarele etape (faze): elaborarea de standarde și criterii; Pregătirea pentru efectuarea controlului; măsurarea rezultatelor obținute; comparația cu standardele și criteriile de rezultate concrete; luând interacțiuni manageriale corective.
Etapa 1. Dezvoltarea de standarde, norme și criterii de monitorizare. În această etapă, elaborarea și aprobarea organizării parametrilor comparativ cu care vor fi evaluate de acțiuni și domeniile sale pentru dezvoltarea în continuare. Aceste standarde, norme, regulamente, planuri, criterii sau, în general, obiectivul. Aceste obiective sunt proiectate sub forma unor indicatori de performanță și standarde de control, care permit o comparație a muncii efective efectuate cu planificate.
Cele mai importante standarde sunt obiective verificabile și sarcini de afaceri gestionate, dintre care principalele sunt determinate de reglementare - acte juridice (inclusiv legi și regulamente) care reglementează activitățile organizației. O parte din scopurile și obiectivele, dar în termeni mai specifice cuprinse în deciziile entităților de management pentru punerea în aplicare a acestor reglementări, planurile organizației și filialele sale. Conformitatea cu activitatea controlată a acestor scopuri și obiective este una dintre cele mai importante criterii de evaluare a acesteia.
Toate standardele și specificațiile utilizate pentru controlul se determină pe baza unor scopuri, obiective și strategii ale organizației. Țintele care ar putea fi utilizate ca standarde de monitorizare, caracterizate printr-un interval de timp în care lucrările urmează să fie efectuate, precum și criteriu specific, în legătură cu care putem aprecia gradul de performanță.
În unele zone ale Organizației pentru specificarea activităților de control pot fi luate, în special, disponibilitatea și utilizarea forțelor disponibile și mijloace, precum și metodele utilizate pentru a rezolva problemele cu care se confruntă organizația. Cerințe privind motivele admise, condițiile, modalitățile de activități specifice, pot fi, de asemenea, găsite în normative corespunzătoare - acte juridice.
O condiție prealabilă pentru compararea ulterioară a rezultatelor cu standardele de performanță este livrarea la timp a informațiilor privind standardele și criteriile stabilite pentru evaluare în cadrul organizației.
Etapa 2. Pregătirea pentru executarea testelor. Această etapă implică:
- concretizării obiectului și obiectul controlului;
- determinarea scala de control;
- formarea unor grupuri de lucru temporare (grupuri de echipe de inspecție, comisioane), precum și numirea funcționarilor care urmează să fie însărcinat cu monitorizarea distribuției între funcțiile de control sau a sarcinilor;
- formare metodică a controlului;
- regulamente clarificând (standarde) de control (adică, ceea ce ar trebui să fie monitorizate sunt criteriile sau indicatorii);
- selectați cea mai potrivită pentru o anumită forme și metode de control al obiectelor;
- familiaritate (dacă este necesar) subiecții de control cu condițiile și rezultatele unui obiect care urmează să fie inspectate;
- planul de dezvoltare pentru controlul și aprobarea subiectului de management, a decis să dețină controlul.
standarde (standarde) de control Specificație în fiecare caz în parte depinde de natura obiectului, obiectul și scopul controlului.
Etapa 3: Punerea în aplicare de măsurare a performanței realizate de către organizație. Măsurarea rezultatelor vă permite să setați modul în care nu a reușit să îndeplinească standardele și reglementările stabilite - aceasta este cea mai consumatoare de timp și elementul cel mai costisitor al controlului. Condiția principală pentru performanța calitativă a acestui proces - alegerea unor astfel de indicatori, care să reflecte în mod realist mișcarea organizației în vederea realizării obiectivelor sale. Cu care a spus, procesul de măsurare se face de obicei prin selectivă și ar trebui să fie în deplină concordanță cu compoziția standardelor stabilite, normele și țintele.
Pentru a fi eficient, sistemul de măsurare trebuie să corespundă maximal la tipul de activitate, care este supus controlului. Este important de a alege unitatea de dreapta, setați frecvența măsurătorilor, viteza și acuratețea acestora, precum și a determina cât de mult elemente similare sunt scanate în același timp de control (scala de control). Pentru a asigura eficacitatea controalelor este important să se aducă în atenția oamenilor din organizație nu numai pentru a stabili standarde, ci și rezultatele de măsurare a parametrilor monitorizați.
Etapa 4: Compararea rezultatelor reale obținute cu standardele stabilite. Acest tip de comparație pentru a stabili prezența abaterilor în ambele direcții, pentru a identifica factorii și condițiile semnificative pentru o activitate controlată. În această etapă, asistată de obiecte de control în abordarea deficiențelor identificate, determinarea compoziției măsurilor de îmbunătățire a operațiunilor, pregătirea propunerilor pentru a fi incluse în documentele finale cu privire la rezultatele monitorizării.
Trebuie avut în vedere faptul că beneficiile de control ar trebui să „depășească“ costul utilizării sale. În acest sens, un grad ridicat de control nu înseamnă neapărat eficacitatea. În cazul în care scara de control este supraestimată, există inițial o mică deviere poate degenera într-o problemă majoră pentru organizarea înainte de stabilirea acestor abateri sistem de control. În situația opusă, în cazul în care controlul la scară este subestimat, organizația va reacționa violent variații și foarte ușoare, care vor necesita cheltuieli mari de timp și efort. Acest sistem de monitorizare va paraliza și perturba funcționarea organizației. În cele din urmă, acesta poate fi devastatoare pentru organizație. Astfel, măsurătorile - nu un scop în sine: în afaceri, măsurători de control sunt realizate cu scopul de a crește profiturile, dar nu pentru că ar deveni mai exact posibil, ceea ce este, de fapt întâmplă.
Etapa 5: Rezumatul rezultatelor monitorizării. Parametrii care sunt măsurate în timpul controlului celor trei tipuri pot fi preparate: pozitiv. atunci când parametrii de funcționare efectivă de mai sus ( „mai bine“) planificate; negativ. când datele reale a venit de mai jos ( „mai rău“) planificate; sunt necesare intervenții de control de corecție deviere neutre atunci când o organizație (unitate) funcționează în conformitate cu planul, și mici.
Conform rezultatelor monitorizării, următoarele soluții: neamestecului în activitatea obiectului supravegheat (care nu trebuie să facă nimic); eliminarea oricăror abateri de la executarea hotărârii; revizuirea și modificarea standardelor și reglementărilor de muncă. În primul caz, rezultatele reale realizate coincid cu planificate. În al doilea - ar trebui să stabilească motivele abaterilor, pentru a realiza eliminarea lor, precum și de a crea condițiile pentru desfășurarea activităților în conformitate cu standardele și reglementările stabilite, eliminarea abaterilor de la valorile indicatorilor prevăzuți de decizie de management. Acest lucru are loc printr-o schimbare în unele dintre variabilele interne. Al treilea caz este necesitatea de a revizui planurile, și, prin urmare, standardele și reglementările să fie realiste circumstanțe. Acest lucru se poate întâmpla, deoarece planurile sunt prea optimiste, iar cerințele standardelor relevante este aproape imposibil de realizat. În acest caz, standardele sunt revizuite în jos.
Monitorizarea poate identifica necesitatea de a revizui standardele în sus. Acest lucru se întâmplă de multe ori în organizații de succes, dar poate fi dovada unui nivel scăzut de planificare - că planul inițial a fost compilat netensionată.
Rezumând rezultatele monitorizării implică formarea concluziilor finale și privind evaluarea activităților controlate de stat și gradul de conformitate cu cerințele aplicabile, pregătirea documentului final (certificat sau un certificat de rezultate de inspecție, propuneri de măsuri corective, etc.), precum și aducerea rezultatele testelor la obiecte de control, și, dacă este necesar - și la o gamă mai largă de oameni din organizație. Acest pas oferă de fapt, cadrul de control de management pentru punerea în aplicare a acțiunilor corective, precum și pentru a evalua activitățile.