Cum se păstrează și să distrugă documente, precum și ce să facă în cazul în care acestea sunt pierdute

Toate, fără excepție, organizațiile în procesul de piling sus documente - registre de celule primare, contabilitate, raportare. companiile lor trebuie să păstreze o anumită perioadă de timp și într-un mod special.

O să-ți spun cum să stocați documente, ce să facă în cazul în care acestea sunt pierdute, și cum să le distrugă. Ne concentrăm pe ceea ce trebuie să fie emise în astfel de cazuri forme.

Primele întrebări care apar în fiecare contabil: unde și cum se păstrează o documente primare și alte? Aici totul este simplu, și dificil în același timp.

Pentru a crea condițiile necesare pentru stocarea documentelor contabile în cadrul companiei, organizarea arhivei. În funcție de volumul de documente poate fi ca o unitate structurală independentă a organizației și departamentul ca o parte a vieții de birou. reguli de reținere recomanda explicită în regulamentele interne ale companiei. De exemplu, poate fi o poziție pe arhiva (a se vedea exemplul de mai jos - .. Nota Ed ..).

Voi sublinia câteva puncte importante. forme stricte de raportare în Vault, dulapuri metalice sau instalații speciale pentru a le permite să asigure siguranța. ChitanŃele, rapoarte de cheltuieli, extrase de cont cu documentele aferente sunt colectate în ordine cronologică, și coase.

Documentele au fost marcate „secret comercial“, păstrate într-un seif. În ceea ce privește celelalte documente, se păstrează în încăperi speciale sau dulapuri închise sub responsabilitatea persoanelor autorizate contabilului-șef.

Facturile se înscrie în jurnalul de bord, în ordine cronologică. Și nu păstrează jurnalele timp de cel puțin patru ani de la ultima dată de intrare în ele.

participant la atelier

- Ce se întâmplă dacă nu respectă procedura pentru stocarea documentelor?

- Este foarte probabil ca inspectorii vor amenda compania. Deci, în cazul în care documentele contabile lipsesc, aceasta este considerată o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și a cheltuielilor. Pentru negostatey 120 NKRumyniyapredusmotrena răspunderea fiscală în valoare de până la 30 de mii. Frecați.

În plus, pentru fiecare unaccorded la cererea societății documentului fiscal va plăti 200 de ruble. (Art. 126 din Codul fiscal).

Dar asta nu e tot. Instanța, la cererea inspectorilor pot impune funcționarilor pedepsei pentru încălcarea ordinului și condițiile de păstrare a documentelor, la o rată de 2-3000. Frecați. (Ch. 1, v. 23.1, p. 15,11 Codul administrativ).

Dar, în unele cazuri, hârtia va trebui să fie stocate mai mult timp. De exemplu, documentele pentru achiziționarea de active fixe ar trebui să fie în societate în perioada până când obiectul este înregistrat într-un cont. Și poate fi de 10-15 de ani, și pe o perioadă lungă de timp.

În cazul în care o companie declară o pierdere, aceasta va trebui să păstreze toate documentele dovedesc volumul lor. Acest lucru trebuie realizat pe parcursul întregii perioade până organizația desfășoară un rezultat financiar negativ în viitor (p. 4 din art. 283 din Codul fiscal).

Pierderea de hârtie la documentele primare și alte

Acum, să presupunem că documentele care confirmă înregistrarea tranzacțiilor, au fost pierdute. În acest caz, asigurați-vă că pentru a lua măsuri pentru a investiga cauzele pierderii și de recuperare.

Primul lucru pe care un angajat, a descoperit pierderea, pentru a scrie o notă în formă liberă.

Bazat pe memo aranja ordinea semnat de șeful numirea comisiei pentru investigarea dispariției. Aici este un model exemplar al unui astfel de document (a se vedea. Mai jos. -Primech. Eds.).

În cele din urmă, rezultatele comisiei Aranjarea act (a se vedea mai jos probă - .. Nota Ed ..).

Ce se întâmplă dacă în timpul lucrărilor comisiei ar solicita documentele fiscale care au fost pierdute? Rezultatul unei astfel de situații lipicioase acolo. Doar cere inspectorilor să crească termenul limită de depunere a documentelor. Deci, vă permite să facă paragraful 3 al articolului 93 din Codul fiscal. Fii atent: o scrisoare cu o cerere de documente trebuie să fie trimise mai târziu, în inspecție a doua zi după ce a primit un apel de la IRS.

Pentru a stabili o comisie de anchetă și actul de documente care lipsesc vor fi documentate justificare. Și între timp a solicita un duplicat din titlurile de contrapartidă.

Dar nu este exclus ca partenerii de afaceri nu va fi în măsură să vă furnizeze documentele. De exemplu, organizația nu mai există, ceea ce înseamnă că documentele nu cere nimeni.

În acest caz, din păcate, nu va fi în măsură să confirme datele de contabilitate. Acest lucru conduce cu siguranță la evaluări fiscale.

Actul de documente Distrugerea

Mai devreme sau mai târziu, va trebui să distrugă documente. Acest lucru nu se aplică numai acelor titluri de valoare care sunt stocate pe termen nelimitat. Să vedem cum de a asigura distrugerea tuturor normelor care sunt prevăzute de legislația în vigoare.

Pentru a face acest lucru, creați un act special, care va adopta șeful organizației (a se vedea mai jos un exemplu - .. Nota Ed ..). În actul de anihilare în mod necesar detaliu pentru a picta detalii cu privire la toate documentele.

Ce documente presupuse a fi omogene, compania are dreptul de a determina propria lor. De exemplu, poate fi documente cu același nume.

Dosare cu documente care urmează să fie distruse, este necesar să se transfere de prelucrare (reciclare) către o companie specializată. Se aplică pentru transferul facturii sau a actului. Se precizează data transferului, numărul de documente și greutatea lor.

Încărcarea și îndepărtarea de hârtie pentru reciclare trebuie să controleze în mod necesar ofițer asigură păstrarea documentelor în cadrul organizației.

Dar, în practică, companiile de multe ori sunt potrivite pentru distrugerea documentelor mai ușor. Aceasta este, utilizați un tocător de hârtie, arde-le, sau pur și simplu aruncate.

Dar fii atent aici: neautorizată ardere - o încălcare a legislației de mediu. Aruncați documentația necesară este de asemenea riscant.

De exemplu, în conformitate cu legislația muncii, angajatorul trebuie să asigure protecția datelor cu caracter personal ale lucrătorilor. În plus, hârtia de afaceri ar putea fi de interes pentru concurenți.

Irina Mamina - director general al SRL "Parteneriat Mamina-Consulting Audit" ekspertzhurnala "Seminar pentru contabili"