Cum se păstrează documente - format electronic

un expert în domeniul legislației document electronic

Legislația obligă companiile să stocheze diferite tipuri de documente pentru o anumită perioadă. Perioada minimă de depozitare a documentelor contabile este securizat art. 29 din Legea federală № 402-FZ „Cu privire la contabilitate“, și este de cinci ani. Facturile trebuie să fie stocate timp de patru ani, cu condiția fiscală kodeksomRumyniya (sec. 8 alin. 1, Art. 23). perioadele de retenție sunt independente de ordinea în care forma documentului - hârtie sau electronic.

Următoarele condiții de depozitare necesare sunt indicate pentru documente electronice în ordine:

• organizația trebuie să aibă cel puțin două copii ale fiecărei unități de stocare a documentelor electronice, care sunt pe diferite dispozitive fizice;
• compania trebuie să aibă hardware-ul și software-ul pentru a juca, copia, rescrierea documentelor electronice, monitorizarea stării lor fizice și tehnice;
• companiile trebuie să se asigure un mod fiabil de stocare a documentelor electronice, ceea ce exclude pierderea lor, buletinul informativ neautorizată, distrugerea sau falsificarea conținutului (regulile p.2.30).

Lacunele din „Regulile“

S-ar părea că apariția unor reguli clare, consacrate de drept, a fost de a clarifica problemele legate de stocarea documentelor electronice și organizațiile de ajutor pentru a restabili ordinea. Dar, din păcate, documentul nu ia în considerare toate aspectele importante asociate documentelor electronice. Toate aceste reguli se referă în principal păstrarea documentelor, dar nu afectează subiectul confirmă legitimitatea lor. Și una fără cealaltă este practic lipsită de sens.

În primul rând, aceasta nu prevede o procedură de verificare a semnăturii electronice (ES). Cel mai adesea, un certificat de acte an PE, întrucât stocarea pe termen lung a documentelor este mult mai mare. În acest caz, organizația ar trebui să poată, dacă este necesar, pentru a confirma valoarea lor juridică, adică - autenticitatea unei semnături electronice în momentul semnării documentului.

În al doilea rând, în „regulile“ afirmă: „Trimiterea documentelor electronice de text pentru organizarea arhivare, care este sursa de achiziție a arhivelor de stat și municipale, efectuate în formatul PDF / A“ (punctul 2.31.). Cu toate acestea, nu toate documentele electronice pot fi convertite în totalitate la acest format. De exemplu, în cazul în care documentul este într-un alt format, semnat electronic, aceasta ar atrage după sine pierderea de conversie de forță juridică.

În al treilea rând, în conformitate cu „Regulamentul“, stocarea documentelor electronice din arhivă cel puțin o dată în cinci ani a făcut inspecția tehnică a stării fizice a mass-media și reproductibilitate a documentelor electronice. În cazul în care testul arată că starea fizică a mass-media este schimbat, documentele electronice sunt înlocuite cu noile mijloace de comunicare (para. 2.32 din „Regulamentul“). Dar nu uitați că mass-media fizice sunt în curs de îmbătrânire foarte rapid și poate deveni inutilizabil după câțiva ani. Dispozitivele optice de stocare și semiconductori pot pierde în cele din urmă de conținut, discuri magnetice uzeze. Și, în general, timp de 5 ani, se poate produce o schimbare de tehnologii.

Se pare că 100% îndeplinesc cerințele legislației privind stocarea documentelor electronice este problematică. Se pune întrebarea - Care este consecința nerespectării?

Legislația obligă documentele de magazin, inclusiv, pentru ca acestea ar putea fi prezenți la cererea serviciului fiscal, instanțele și alte departamente. În acest caz, în primul rând, verificări pentru documentul să respecte formatul, autenticitatea unei semnături electronice, precum și respectarea regulilor de înregistrare și regulamentele de transfer. În cazul în care documentul nu este stocat în mod corespunzător, dar a fost introdusă la cererea, întrebările din partea autorităților de reglementare sunt susceptibile să apară.

Dar, în cazul în care documentul nu a fost depusă după cum este necesar, compania va fi tras la răspundere. Acest lucru nu va conta documente corecte sau greșite sunt stocate și în ce condiții a fost pierdut. Există o foarte mică șansă că răspunderea va fi evitată în cazul în care toate cerințele au fost îndeplinite pentru stocarea, dar documentul a fost încă pierdut (de exemplu, ambii purtători au fost rele). Dar este foarte scăzută.

În ciuda imperfecțiunea legislației în domeniul stocării documentelor electronice, companiile le folosesc în mod obișnuit. Prin urmare, deja a câștigat un magazin de experiență ED. Companiile recurg la stocarea documentelor în arhivele locale, soluții specializate, dezvoltate de organizații terțe (Document Management System electronic), în arhivele nor, și altele.

, utilizatorul în orice moment din zi sau noapte pentru a obține acces la documente. În cazul descoperirii documentelor el poate găsi cu ușurință folosind filtrul convenabil.