Cum să elaboreze ordinea de zi a reuniunii - echipa de management

Cinci aspecte de bază pe ordinea de zi

Agenda bine scris răspunsuri cinci întrebări de bază cu privire la reuniune. Pe primele patru răspunsul este destul de simplu, iar a cincea întrebare poate fi dificil. Aici sunt întrebările.

1. Care grup este implicat în întâlnirea? Care este numele grupului de participant sau echipa? Acest punct ar trebui să fie clar la începutul ordinii de zi, cum ar fi:

întâlnirea cel mai înalt personalului de conducere;
Departamentul de producție de asamblare;
Comisia pentru organizarea de festivități de Anul Nou corporative.

Numele grupului explică cine ar trebui să participe la reuniune și care nu este. Cu această abordare, experții care urmau să vină, dar nu sa prezentat, nu va putea să spună: „Nu am știut că trebuie să fiu prezent“, iar participanții că nimic nu va fi în măsură să ajute la conferinta, nu va distrage atenția celorlalți.

2. Când este întâlnirea? - Data și ora. În cazul în care reuniunea va avea loc, la ce ora pentru a începe și când să se încheie? În cazul în care prezentul alineat nu sunt participanții nu reușesc să apară la timp, de colectare va fi întârziată și perturbat orarele de lucru.

3. Care este scopul și semnificația întâlnirii? De ce ne întâlnim? Care este sensul general al întâlnirii și ceea ce avem nevoie pentru a realiza? La reuniune pot exista mai multe obiective, dar, dacă nu există, întâlnirea are nici un sens.

4. Ce subiecte ar trebui să luăm în considerare? Ce subiecte, probleme sau probleme este dedicată întâlnirii? Lista-le pe ordinea de zi în ordinea în care acestea vor fi luate în considerare. În plus față de cele incluse în introducerea pe ordinea de zi și de rezumat pentru a vă ajuta să înceapă și să termine colectarea însumarea sale.

5. Ce procese vor fi folosite pentru a examina fiecare subiect? Procesul descrie modul în care grupul va aborda fiecare întrebare de la început până la sfârșit, și constă din două elemente:

Pașii care trebuie luate atunci când se ocupă cu fiecare subiect sau o problemă;
angajații care vor fi implicați în aceste probleme în fiecare etapă.

Pentru a ilustra procesul de discuții, să ne considerăm un exemplu. Să presupunem că echipa lucrează la problema în domeniul serviciilor pentru clienți. O parte a întâlnirii de astăzi este dedicat pentru a găsi soluții la această problemă. Această parte a agendei ar putea arata ca acest lucru.

Problema cu serviciul pentru clienți

revizuirea problemei

Soluții de dezvoltare

Tehnica de „brainstorming“ - Participanții la reuniune la rândul său, să vină cu idei pentru a rezolva problema.

discuția inițială a ideilor

Evaluarea ideilor

Grupul la rândul său, discută meritele fiecărei idei.
Grupul decide în mod colectiv, care ideile pot și ar trebui să fie puse în practică cu un beneficiu maxim.

Mergând pentru a aborda

Determinarea pașilor următori și a acțiunilor - participanților la întâlnirea exprimată de unul.
Aprobarea următoarelor etape și acțiuni, discuții de grup și de consens.

După cum puteți vedea, în procesul de rezolvare a problemelor de grup au primit răspunsuri la întrebările „Ce? Cum? Și cine? „Asta este,“ Ceea ce noi lucrăm, vom lucra și care vor fi implicați în fiecare etapă. " Un plan de acțiune clar ajută participanții să se concentreze pe subiect important și permite să vorbească tuturor părților interesate.

Poate doriți să facă aceste cinci elemente pe ordinea de zi, chiar mai structurată. Dacă simțiți că aveți nevoie pentru a îmbunătăți disciplina și activitatea participanților, puteți utiliza instrumentele din lista de mai jos.

temă specială. Uneori este posibil să se aloce o teme speciale de întâlnire. În acest caz, specificați subiectul imediat după numele membrilor grupului.

Locul de desfășurare a reuniunii. În cazul în care echipa este în prezent deține întâlniri în diferite locații, trebuie să știți unde va avea loc întâlnirea.

Numele participanților. Numele participanților trebuie să specifice dacă este relativ echipa tanara, echipa multi-funcțional, sau în cadrul reuniunii va participa consultant sau de un reprezentant al conducerii.

Cantitatea de timp alocat pentru fiecare subiect. o limită de timp pentru fiecare întrebare ajută echipa nu pierde focalizarea și să nu fie distras de speculații inactiv. Acest lucru nu înseamnă că este necesar să se întrerupă discuția productivă numai pentru că timpul este epuizat. Utilizați timpul de planificare pentru întâlniri dedicate revizuirii activităților echipei. Managementul timpului vă va permite să se evite o situație în care ordinea de zi este supraîncărcat cu întrebări pentru discuții, din care o jumătate bună nu au timp.

pauze de timp. Fiecare ședință durează mai mult de două ore, ar trebui să includă timp pentru o pauză, în caz contrar participanții vor fi distras constant și, ocazional, a alerga afară de cameră „pentru un fum.“

rezultatele dorite. Această parte descrie ordinea de zi, ce decizii trebuie să se dezvolte și cum să obțineți rezultate diferite în timpul ședinței.

Pregătirea participanților. Practica arată că este foarte util să reamintească membrilor echipei că acestea ar trebui să se pregătească pentru participarea productivă într-o ședință sau în afara planificate la ultima reuniune au trebuit să facă până acum.

Postul „Evaluare Meeting“, puteți intra în cazul în care echipa este tânără și doar începe să se obișnuiască cu etica muncii. Evaluarea va contribui la creșterea responsabilității individuale și de grup. întâlnirile echipa ta se poate termina punctele pentru a evalua eficacitatea acestuia. Parametrii măsurați pot include conformitatea cu reglementările, calitatea și nivelul de participare a fiecărei, calitatea de facilitare, să se concentreze pe tema reuniunii, și așa mai departe.

Informații suplimentare privind

Articolul prezintă principalele metode de preparare a meta tag-uri și greșeli-cheie pentru a evita