Cum de a îmbunătăți eficiența Comitetului de Supraveghere a Proiectului

In fiecare an, directori de mare plătite, manageri și experți petrec sute de ore din timpul lor prețios pentru compania în cadrul reuniunii Comitetului director de proiect. Și pentru că managementul companiei ar trebui să reflecte în mod serios cu privire la revizuirea lucrărilor comitetului director, în cazul în care nu avarierea structurii.

Pentru a înțelege nevoile Comitetul Director, în acest caz, trebuie să răspundă la următoarele întrebări:

Prin standardele organizației, ca amploarea proiectului sau programului?
În ceea ce privește acest proiect (sau program) este mai complexă și cuprinzătoare, în comparație cu alte proiecte ale companiei?
Este acest proiect riscant în comparație cu alte proiecte ale organizației?

Dacă ați răspuns afirmativ la cel puțin două dintre întrebările de mai sus, atunci crearea Comitetului de Coordonare a Proiectului poate fi justificată. În cazul în care numai unul, se recomandă să se limiteze numirea unui curator experimentat și responsabil al proiectului și să furnizeze expertiză suplimentară în evaluarea riscurilor, costurilor, și de a lucra cu părțile interesate.

În cazul în care proiectul este implementat este standardul pentru organizație, nu este nevoie de un comitet director. Sistemul standard de management de proiect, părțile interesate și modificări, precum și procesele de management ar trebui să fie suficient. Cel mai eficient Comitetul de cost-Management - este cea care nu este.

Cum de a îmbunătăți eficiența Comitetului Director de proiect?

În cazul în care Comitetul de Coordonare al Proiectului are nevoie de proiectul dumneavoastră, încercați să-l întâlnirea cât mai scurtă posibil a face - în termen de o jumătate de oră. Costul total al unei ore de membrii comisiei poate ajunge la o sumă impresionantă (în funcție de dimensiunea comisiei) - pentru că, de regulă, este format din conducere și experți cu înaltă calificare. Deci, de data aceasta aveți nevoie pentru a utiliza cât mai eficient posibil, în scopul de a recupera costurile.

Pentru a realiza acest lucru este posibil, cu toate acestea, ar trebui să se apropie cu atenție pentru organizarea Comitetului de Coordonare a Proiectului. Această funcție poate prelua portofoliul sau de birou de proiect. În continuare, ne uităm la recomandările-cheie pentru a îmbunătăți eficiența Comitetului Director de proiect:

Ar trebui să fie clar funcțiile fiecărui membru al comitetului de conducere. Membrii trebuie să înțeleagă ce scopul includerii acestora în comisie, și că se așteaptă de la ei în lucrare. Include angajat al comisiei doar din cauza statutului sau de poziția sa nu este necesar - putem să ne limităm pentru a informa activitatea Comitetului.
Societatea trebuie să fie înregistrate în detaliu procesul de management al schimbării și cazurile în care este necesară intervenția comisiei. Efectuarea toate modificările în proiect sau program prin intermediul unui comitet - este o pierdere de timp. Sarcina Comisiei este de a lua rapid și eficient decizie foarte importantă asupra proiectului, și nu de a lua decizii de rutină pentru managerul de proiect.
Este necesar să se definească în mod clar căile și canalele de interacțiune între Comitetul director și principalele părți interesate. Scopul lucrărilor Comitetului de Coordonare - pentru a maximiza beneficiile proiectului, care implică interacțiunea cu părțile interesate.
ar trebui să fie convocate numai atunci când este necesar Comitetului. Nu este nevoie de reuniuni periodice lunare sau de altă natură. Toate aspectele de rutină ar trebui să fie tratate prin canalele standard de comunicare între curatorul proiectului, managerul de proiect și membrii Comitetului (dacă este necesar, având în vedere competența regiunii)
Schimbul de informații și de comunicare între membrii comitetului ar trebui să fie în timp util și eficient. Înainte de ședință, pentru fiecare participant trebuie să obțină informații complete cu privire concis scopul reuniunii, ordinea de zi, starea proiectului.
Dacă cineva din membrii Comitetului orice întrebări suplimentare pe ordinea de zi a reuniunii vine sau trebuie să proiecteze date, trebuie să trimită aceste supervizor proiect întrebări sau manager de la o reuniune a Comitetului de Coordonare a Proiectului, astfel încât acestea să poată pregăti o informare cuprinzătoare și să îi furnizeze tuturor membrilor Comitetului. Absența oricărei informații cu privire la reuniunea poate duce la faptul că întâlnirea va avea loc în van și va trebui să-și petreacă una.
Este important să se mențină calendarul întâlnirilor și se înregistrează rezultatele lor. Procesul-verbal al ședinței, deciziile luate și problemele ridicate în cadrul reuniunii trebuie să se acorde nu numai participanților la ședință - membrii Comitetului și Managerul de proiect, dar și alte părți interesate.

Îmbunătățirea eficienței Comitetului director al Proiectului poate solicita nu numai stabilirea procesului de lucru, dar, de asemenea, eforturile și motivația membrilor comisiei. Este important să se transmită la ele principalele obiective ale funcționării Comitetului și rolul lor în activitatea sa. Unii membri ar putea avea nevoie de ajutor în dezvoltarea abilităților de comunicare, abilitati de negociere, și de grup de luare a deciziilor pentru a obține maximum de beneficii din activitatea Comitetului. S-ar putea fi la locul de muncă Biroul de proiect și pentru a oferi formare sau de a face dezvoltarea abilităților interpersonale (soft skills) membrii comisiei.

Pentru a maximiza eficiența lucrărilor comisiei, de asemenea, necesitatea de a crește transparența managementului de proiect, precum și de a stabili monitorizarea și controlul proiectelor eficiente. Fără aceasta, Comitetul director al proiectului va avea date suficiente și fiabile privind stadiul proiectului pentru a lua decizii calitative.

Toate recomandările prezentate în acest articol nu arata nici un complicat sau revoluționar. Cu toate acestea, multe organizații se confruntă cu dificultăți în punerea în aplicare a acestor sfaturi simple. Cu toate acestea, ei într-adevăr se va îmbunătăți calitatea comunicării în cadrul Comitetului de Coordonare a Proiectului, pentru a îmbunătăți calitatea deciziilor sale, precum și în mod serios face viața mai ușoară pentru managerul de proiect și curator.