Cum de a construi un sistem de comunicare corporate
Conexiunile verticale se stabilesc între manageri și subordonați, și sunt folosite pentru a transmite decizii administrative, stabilirea obiectivelor, comunicarea, care primesc rapoarte, monitorizare, etc. Ele sunt de două tipuri: „de sus în jos“ (de la cap la slave) și „bottom-up“ (de la subordonați la cap) - și depind de stilul de management și tradițiile companiei.
Comunicarea pe orizontală sunt folosite pentru a face schimb de informații necesare pentru punerea în aplicare a proceselor de afaceri interne. Această legătură între departamentele companiei și angajații individuali. În mod ideal, o astfel de comunicare ar trebui să fie reglementată, dar în cele mai multe companii românești nu sunt, în general, formalizate, dar a adăugat „tradițional“. Și aceasta poate fi o problemă, deoarece primirea cu întârziere sau incomplete, denaturarea și chiar pierderea de informații, lipsa de feedback-ul poate duce la o lipsă de coordonare între departamente, pierderea de interes reciproc și ajutor reciproc, și în cele din urmă pentru a reduce impactul.
Comunicarea internă în cele mai multe cazuri, depinde de stadiul de dezvoltare a companiei, care în acest moment este. Etapele includ dezvoltarea unor măsuri, cum ar fi înființarea companiei, creșterea, stabilitatea, restructurarea. Locui la fiecare pas separat.
La etapa de stabilire a societății, atunci când numărul de angajați este mică și toată lumea știe reciproc, cu probleme de comunicare apar. Ca o companie crește există noi unități, creșterea numărului de angajați, este necesar să se stabilească legături orizontale între departamente. În această etapă este necesară pentru a proiecta și construi sistemul de comunicații interne ulterior la complicații au apărut. La etapa de stabilitate a organizației, atunci când afacerea este stabilă, există filiale, inclusiv șterse, iar brandul companiei devine ușor de recunoscut, este necesar să se efectueze o serie de activități: stabilirea de comunicații, de gestionare a informațiilor, dezvoltarea de periodice corporative, crearea unui portal intranet pentru organizarea unui unificat spațiu de informare, cultura corporativă, evenimente corporate si team building si PR-campanii interne, zvonuri de management, cu ytiyny și reputația de management, destinat angajaților.
Scopul acestei lucrări - crearea unei atitudini pozitive a angajaților companiei, ceea ce duce la înțelegerea valorilor sale, promovarea loialitate, formarea unei imagini atractive pentru personalul companiei. De notat special este activitatea de organizarea de schimburi de informații între personal și manageri: un interviu cu șefii de companii, forumuri corporative, întâlniri cu managementul, etc. pentru a forma un aviz pozitiv din partea angajaților de top management, credibilitatea managementului, înțelegerea și percepția pozitivă a planurilor de dezvoltare a personalului organizației.
În cazul în care organizația dvs. a fost efectuată cu succes activitățile de mai sus și angajații au format o atitudine loial aceasta, credibilitatea conducerii, dar în același timp, într-un anumit stadiu de dezvoltare a companiei a existat o nevoie de restructurare (reorganizarea unităților, optimizarea proceselor de afaceri, punerea în aplicare a inovațiilor, etc. .), - managementul va fi mai ușor pentru a depăși inerția și rezistența angajaților, care în acest caz, probabil, vor înțelege necesitatea schimbărilor, și pentru a preveni acțiuni colective sub- olstva și protest în luarea deciziilor nepopulare.
Construcție de sistem de comunicații interne
Programul de construcție a unui sistem eficient de comunicare internă presupune următoarele activități.
1. Baza tehnică:
- echipamente tehnice și dezvoltarea canalelor de comunicare;
- oferind o rată de transfer de informații și feedback;
- restricționarea accesului și informații de securitate.
2. Schimbul de informații necesare pentru fluxul de lucru:
- elaborarea regulamentelor pentru a asigura primirea la timp a informațiilor de către angajați, feedback-ul, obiective clare, raportare și de monitorizare;
- aducând în atenția personalului ordine, regulamente, instrucțiuni, manuale și instrucțiuni;
- crearea unui cadru de reglementare (eșantioane de documente necesare pentru munca, etc.);
- să promoveze schimbul de informații și de interacțiune între departamentele companiei (pentru a asigura furnizarea la timp a informațiilor necesare, asistența necesară în rezolvarea problemelor lucrătorilor, efectuarea de anchete și altele asemenea);
- Organizarea de unități la distanță și a procesului de gestionare a personalului utilizând schimbul eficient de informații;
- evitând denaturarea și pierderea de informații.
3. Dezvoltarea surselor de informații corporative interne:
- e-mail (buletine informative prin e-mail, buletin informativ corporative portal corporative interne, blog-uri corporative, activități on-line);
- Media companii (intranet, ziare, reviste, posturi de radio corporative, panouri publicitare);
- măsuri organizatorice (întâlniri, reuniuni, întâlniri cu conducerea, etc.);
- surse speciale (video, corporative, pliante, broșuri, afișe, etc.).
4. Formarea culturii corporative:
- informarea angajaților cu privire la valorile corporative (misiunea, filozofia, obiectivele strategice ale companiei, metodele de realizare a acestora);
- plasarea informațiilor corporative (coduri, standarde), utilizarea argoului corporative etc.;
- Informații cu privire la evenimente corporate (team training-uri de construcții, evenimente sportive, petreceri, excursii, premii, concursuri, o varietate de evenimente, etc.);
- furnizarea de feedback (publicare în format electronic de chestionare, etc.).
5. PR internă și formarea unei imagini pozitive în ochii angajaților săi:
- informarea angajaților cu privire la situația, realizările companiei, filialele sale și angajații individuali;
- informații cu privire la proiecte interesante noi, perspective, obiective, etc.;
- controlul zvon etc.
7. Crearea bazei de cunoștințe corporative:
- formarea unei biblioteci electronice;
- Dezvoltarea și implementarea programelor de învățare la distanță de angajați;
- introducerea sistemului electronic de examinare (baterie de testare profesională);
- dezvoltare și implementare de caz studii, concursuri, misiuni speciale, etc.;
- crearea de forumuri on-line profesionale;
- plasarea de informații despre programe de mentorat, care transportă cluburi de a face schimb de experiență, seminarii de calitate, etc.;
- plasarea de informații în zilele deschise, stagii în companii, zile de carieră la universități, o trecere în revistă a profesorilor și studenților, etc.;
- furnizarea de feedback (atragerea de angajați pentru a dezvolta noi idei, propuneri de inovare, metode de lucru, de a identifica lacunele și locuri „înguste“, etc.).
8. Evaluarea eficacității sistemului de comunicații corporative interne.
Chitanța în timp util de acces necesare și fiabile informații cadrului de reglementare, disponibilitatea canalelor de comunicare oficiale - tot ceea ce este necesar pentru activitatea eficientă a angajaților. Optimizarea și „transparență“ a proceselor de afaceri, dezvoltarea de standarde corporative interne, reglementări, formalizarea relațiilor, să identifice „puncte de eșec“ - motive pentru transmiterea încetinirea sau denaturarea informațiilor, securitatea informațiilor servesc pentru a facilita comunicarea. Și ceea ce ei sunt mai bine depanate, cu atât mai eficient va fi rezultatul activităților organizației, și mai puțin probabilitatea de „intra-război“ confruntare și promovarea intereselor unității „lor“, în detrimentul societății.
stabilirea mijloacelor de comunicare internă
Acum, ia în considerare principalele mijloace de realizare a comunicațiilor interne.
ERP-sistem
ERP-sistem - este în primul rând un sistem de informații corporative proiectat pentru a automatiza de contabilitate și management. ERP-sistem se bazează pe un principiu modular (de exemplu, sistemul CRM de management al relațiilor cu clienții, HRM-sistem de management al resurselor umane; Supply SCM-sistem, financiar, administrativ, contabilitate, control al calității, managementul electronic al documentelor, etc.). ERP-sistem într-o anumită măsură, acoperă toate procesele cheie ale companiei. Acesta înlocuiește sistemul de calcul al disparată de management financiar, logistica, depozit, resurse umane, producție, etc. integrând funcțiile și departamentele companiei toate într-un singur sistem informatic unitar, care operează cu o singură bază de informații.
Toate informațiile de afaceri corporative primite de către angajații cu acces corespunzătoare și unitățile de afaceri (inclusiv la distanță) pot partaja rapid și ușor informații. În cazul în care sistemul ERP este adaptat la nevoile organizației și angajații sunt instruiți să lucreze cu ea și gata pentru schimbările legate de punerea sa în aplicare, organizația poate obține maximum de utilizarea acestuia. Faptul că sistemul nu numai automatizează procedura de formare a proceselor de afaceri, dar, de asemenea, oferă companiei de securitate în ceea ce privește impactul externe și interne din cauza restricționarea accesului. ERP-sistem previne scurgerile de informații, spionaj industrial, ceea ce face contabilitate de gestiune „transparente“.
Cultura corporativă
Formarea kultury- corporative nu este doar evenimente corporate, sărbători și evenimente sportive, dar, de asemenea, introducerea unor standarde corporative, tradiții (evenimentele asociate cu etapele de dezvoltare a companiei, acordarea câștigătorilor cu cadouri memorabile, echipa de formare, excursii pe teren comun, seminarii, schimburi de experiență, programe de afiliere). Astfel de evenimente sunt team building și cultura corporativă, precum și ajutând la stabilirea de contacte informale, permit angajaților să se cunoască reciproc. Acest lucru conduce la o mai bună înțelegere între angajații din diferite departamente și dezvoltarea canalelor de comunicare orizontale, și, astfel, au un impact pozitiv asupra activității tuturor angajaților.
Separat, trebuie remarcat evenimente teambuilding:
- team building - activități care vizează introducerea, consolidarea, conștientizarea cuiva rolul propriu în echipă, dezvoltarea unor metode de lucru în situații de criză, alegerea metodelor optime de motivare;
- spirit de echipa - activități care vizează dezvoltarea unor scopuri și obiective comune, creșterea spiritului corporativ și de a îmbunătăți credibilitatea personalului companiei și managementul acesteia.
PR intern
PR intern - este formarea unei imagini pozitive în ochii angajaților săi, adică, dreptul de proprietate asupra produsului final, loialitatea față de companie, prin furnizarea de informații în timp util și exacte a angajaților cu privire la evenimentele importante care au loc în cadrul organizației. Acestea sunt informații despre noile proiecte și schimbări de personal, obiectivele strategice și modificările necesare, posturi vacante, precum și realizările și premii celor mai buni angajați. Mai mult decât atât, PR intern - reprezintă informații despre produse, promoții și programe speciale, evenimente corporate, concursuri, premii, publicații, recenzii pozitive în mass-media, certificate de calitate primite etc. Această abordare permite angajaților să se simtă ca o echipă, cu scopul de a obține un rezultat comun. Rezultatul acestei lucrări va fi cu siguranță în formarea personalului mândrie pentru companie și produsele sale.
Sistemul de gestionare a cunoștințelor
Sistemul de gestionare a cunoștințelor (Knowledge Management) joacă un rol important în managementul comunicațiilor. Aceasta include stabilirea corporative de e-bibliotecă și acumularea de cunoștințe, dezvoltarea de programe de învățare la distanță, personal, un set de testare profesională pentru verificarea independentă a lucrătorilor cunoștințe, plasarea de informații despre programele corporative de formare, instruire, programe de rotație a personalului, conferințe, seminarii, forumuri on-line profesionale. Scopul acestei lucrări - formarea personalului are nevoie de formare suplimentară și dobândirea de noi cunoștințe, aducându-l la dezvoltarea unor idei și propuneri rezonabile, transferul de experiență (dezvoltarea de studii de caz, misiuni speciale, concursuri, programe de mentorat, cercuri de calitate, seminarii pentru a face schimb de experiență și așa mai departe. f.). Acest lucru va contribui la crearea sistemului de achiziție a personalului cunoștințele necesare, aptitudinile, schimbul de experiență și transformarea treptată a companiei într-o organizație de învățare.
Putem vedea cum comunicaționale interne contribuie la gestionarea eficientă a companiei de a atrage specialiști calificați, deschiderea de locuri de muncă. Pentru a face acest lucru, organizarea de evenimente speciale: oferă informații despre noile posturi vacante pe intranet, a organizat un concurs intern pentru funcții de conducere, a atras personal calificat pe recomandările angajaților companiei, a avut loc un stagiu, zile deschise, zile de carieră cu utilizarea unui portal corporative, etc.
Crearea unui sistem de comunicații interne și a sistemelor de management al cunoștințelor, cultura corporativă și companiile de PR interne sunt strâns legate între ele și au un impact direct nu numai într-o atmosferă favorabilă în echipă, dar, de asemenea, pentru a motiva personalul. Prin dezvoltarea sistemului de comunicații intern îmbunătățește relațiile dintre angajați, înțelegerea reciprocă se realizează, reducerea numărului de conflicte, reclamații, contestații între unitățile individuale. La rândul său, sistemul instituit de comunicare internă îmbunătățește eficiența fluxului de lucru și o mai mare implicare și loialitate, pentru a îmbunătăți moralul personalului, creează o cultură corporativă axată pe cooperarea în vederea atingerii obiectivelor comune. Toate acestea vă permite să realizeze treptat performanță financiară mai bună și o poziție mai stabilă pe piață.