„Munca de secretariat“ Revista

Secretul pentru selecția cu succes a personalului este simplu - trebuie să găsim oameni care se doresc să facă ceea ce doriți de la ei.

Dar nu este nici un secret faptul că astăzi cerințele pentru secretari nu sunt limitate la un set standard de funcții. În cadrul companiei, mai ales dacă este mic, secretarul combină adesea funcțiile aparent incompatibile.

Pentru 15% din cunoștințele actuale de secretar de contabilitate și programul de proprietate «1C» angajatorilor. Pentru a lua în conturile anuale au, desigur, nu face, în cele mai multe cazuri de secretar trebuie să numai de contabilitate primara, el a obligat să extragă facturi, note de expediere și procurile. Cu toate acestea, în cazul în care doriți să lucrați, veți avea nevoie pentru a face un curs de contabilitate sau, cel puțin, să învețe încă un alt program de calculator și afundat o mare cantitate de documente de reglementare.

Nu știu ce a cauzat dorința de a încredința activitatea Secretarului de personal. Poate ideea este că, atunci când un angajator aude sintagma „outsourcing HR“, mintea subconștientă funcționează, și atrage în mod automat o paralelă „documente - secretar“? Cu toate acestea, 12% dintre companiile insistă că departamentul de resurse umane va fi în sala de așteptare. Și poate, HR-departament, ori de câte ori impute secretarului și „organizarea de evenimente corporate.“ Deci, dacă vrei să fii un secretar - proshtudiruyte Codul muncii, și, împreună cu revista de depozit anual „personal. Managementul Resurselor Umane „- este util.

În cele din urmă, ne întoarcem la punctul de enigmatic „cerințe specifice“. După cum se poate observa din graficul, 19% dintre angajatori doresc de secretar lor într-adevăr destul de ceva non-standard. Acest lucru poate fi în posesia unora (dar departe de cele mai simple și comune) software-ul, de exemplu, Photoshop, CorelDraw, HTML. Sau un fel de cerințe educaționale: juridice, economice, tehnice și chiar agricultura. Ei bine, știi cum să conduci o mașină, sau chiar mai bine, dacă aveți propria mașină. Fii pregătit pentru faptul că vi se poate cere să efectueze un contract de muncă la întreprindere, a gestiona site-ul companiei, se ocupă de vămuire a mărfurilor sau pentru a pregăti estimări. Tot ceea ce se poate face cu un om care a scris în registrul de lucru ar dori modest „secretar angajat,“ nu contează.

Și cu toate acestea, secretarul trebuie să aibă un aspect prezentabil, voce plăcută, bune maniere, să fie perfect competent, non-controversat, loial, stresul colectat. Un înger în carne și oase!

Deci, să recapitulăm. Dacă - fata cu aparitia Iriny Alferovoy, maniere Mary Poppins, vocea lui Renata Litvinova, scriind ca Dietmar Rosenthal, aveți toate șansele de a face cariera de secretariat. Stânga nimic: pentru a obține un grad (și, de preferință, doi ... Și, de asemenea - un permis de conducere), să învețe o limbă străină (și, de preferință, doi ... Și chiar mai bine - trei), cursuri complete in managementul resurselor umane, contabilitate și master computer la un utilizator foarte avansat. Și drumul spre recepție deschide pentru tine.

Adevărat „Bentley“ cu primul salariu, precum și cu al doilea, pe care le este puțin probabil să fie în măsură să cumpere. Din păcate, suma pe care angajatorul este dispus să plătească belorumynsky nu impresionant pentru prezența în biroul său „pentru toate mâinile secretarului.“ Oferta medie este de aproximativ 300 de dolari. Cifra maximă pe care l-am cunoscut, este 1000 și minim - 100 (dar au fost dispuși chiar să cadă de acord asupra unui student-zaochnitsu, astfel încât să ia munca Everestul cu greu ar fi avut).

Pentru a clarifica în sfârșit imaginea, voi seta recorderul și a mers la profesioniștii din domeniul recrutării, care, așa cum se spune, câinele a mâncat selecția de experți în diferite domenii, inclusiv funcții administrative.

În „afacerile de secretariat“ primesc un răspuns Olga Tseyko, manager de personal KC „Perspectiva“

- Olga, dacă societățile de multe ori apelează la agențiile de recrutare pentru a acoperi locuri de muncă de secretariat?

- Cine este semnificativ mai mică decât înainte. impactul crizei. Dar, în ciuda că angajatorii sunt dispuși să plătească pentru recrutare, deși nu la fel de ușor ca înainte. Acum, companiile caută la început, dacă el ar putea crește unii dintre angajații lor. Apoi luate pentru a căuta propria lor personal, iar când namuchalas suficient - vin la noi. Și numai atunci asigurați-vă că salvează o mulțime de timp și bani.

- Care sunt cele mai comune cerințe, pe care angajatorul dorește să vadă în rolul de secretar, asistent, etc?

- De regulă, uita-te pentru fata, cu un aspect atractiv. Ei nu doresc să ia prea tânăr, vârsta preferată - 25-35 ani. Este necesar să se cunoască potențialul de gestionare înregistrări ale angajaților, el a fost capabil să vorbească frumos, corect răspunde la întrebări, a fost responsabil, grijuliu, loial și asistentul inteligent.

- la apariția cerințe sunt încă prezente?

- Ca o regulă, ei doresc o „prezentabil“. Unele cerințe specifice nu impun. Dar au existat, de asemenea, incidente. Odată ce am trimis un interviu la capul fetei - de mare bruneta cu ochi maro, foarte frumos. După întâlnire, clientul sunat înapoi și a întrebat: „Cine te-a trimis? Vă rugăm să consultați exterior!“. Deci, aceasta este - în mare măsură o chestiune de gust.

- Și dacă vorbim despre calitățile profesionale?

- Cunoasterea limbii engleze sau germane, în ultimii ani, cererea de franceză. Confruntandu-se cu situații în care nu este atât de importante calități profesionale, cunoștințe și competențe, cu toate acestea capacitatea de a servi cu grație de ceai, cafea, îmbrăcat în stilul drept și capacitatea de a alege cravata potrivita pentru capul de culoare costum de fistic.

Este foarte important abilitatea de a se aplica în mod corect! Știu unde să zâmbească, ce și când să vorbească.

- Care este recompensa oferta secretar de curent?

- Un minim de 250 $, maxim - 700, în medie, 350-400, dar acest lucru este prezența experienței profesionale, este de dorit - timp de aproximativ trei ani. Candidații fără experiență în muncă, la toate nu doresc să ia.

- Există ceva absolut cereri neobișnuite?

- Ceva depășește, extraordinar întâlnit în timpul muncii mele. De la ideale necesită cunoașterea unei limbi străine, administrarea resurselor umane și conturile primare. Sunt tot mai interesați în prezența permis de conducere și o mașină.

- Când o femeie vine la un interviu de angajare pe secretar de concurență de locuri de muncă, care poate preveni de la obtinerea unui loc de muncă? Ce greșeli fac permit potențialilor candidați?

- Nu vom lucra cu o fată care nu se potrivește pe unele dintre cerințele de bază ale angajatorului. Dacă vorbim despre, să zicem, posesia englezilor, noi verificam cunoașterea limbii de pe site. Iar dacă rămâne nemulțumit de rezultat, pentru un interviu în compania nu obține fata. Ne avertizează toți candidații pentru a evalua în mod adecvat nivelul lor. Punctul nu se află în posesia unei diplome, și în posesia de cunoștințe și abilități care vor începe imediat. Notoriu „Secretarul - o fată, care să plătească pentru ceea ce învață pentru a imprima, în timp ce în căutarea unui soț,“ mult timp în urmă este irelevant.

Asigurați-vă că să se uite la fata cum imbracat, cum se comportă ca o reținere. Este că totul pare să fie în loc, dar întrebarea „Cum te-ai descrie?“ Ar trebui să se răspundă. „Sunt bine“ Desigur, noi credem, dar un om bun - nu este o profesie.

- Și ce se cere solicitanților potențiali angajatori?

- cap adecvat, pachet de beneficii, salariu oficial, la locul de muncă bine echipat. Secretari care câștigă astăzi nu doresc mai puțin de patru sute de dolari. Și, în ciuda crizei, această bară nu este coborâtă în mod special. Chiar și cei care nu au nici o experiență de muncă, preferă să meargă la o companie în cazul în care există perspective de creștere profesională. De exemplu, să vină la rolul secretarului, și apoi să devină un asistent manager, du-te la departamentul de personal, departament, departamentul de marketing contabilitate.

- Unde găsești candidați? Care este trecutul, cei care doresc să lucreze ca secretar? Din ce poziții candidați vin?

- Avem o bază de date, la fel ca în orice agenție de personal care se respecta. Am stoca informații despre toți oamenii care vin la noi au ridicat vreodată, acesta este actualizat și extins în mod constant.

Pentru a completa locurile vacante de secretar pentru a ne cauta manageri de birou, managerii de vânzări și de lucru cu clienții.

- Care sunt provocările cu care vă confruntați în procesul de recrutare?

- Se întâmplă adesea ca liderii stiu clar cine cauta. De exemplu, în căutarea secretarului și, de fapt, au nevoie de un dactilograf. Sau impune cerințe nejustificat de mari. De ce ai nevoie de un grad din Moscova Universitatea de lingvistică de stat, de exemplu, dacă o fată este instruit în SUA și în limba engleză ca crainic spune BBC? Se întâmplă că trimitem un candidat, al doilea, al treilea - nu-mi place. Apoi dau seama că ceva se întâmplă, începe să vorbească, ajunge la punctul. Ca rezultat, vom găsi problema și corectați direcția de căutare.

Secretar: portret în interior

Elena Krinicheva, director al "perspectiva" centru de personal.

În practica noastră, a fost un caz care societatea avea nevoie urgentă de „ieri“ secretar poziție strânsă. LIKE Un concurent nu a putut demisiona rapid. Dar a venit, astfel ca încât așteptat mai mult de o lună! Prin urmare, calitățile personale - carisma, capacitatea de a se comporta pentru secretarul - nu ultimul lucru.

Una dintre problemele care există astăzi este faptul că mulți manageri nu înțeleg pe deplin ce rol întreprinderea lor este dat secretarului. Secretar - nu este doar fața societății, dar, de asemenea, persoana directorului său. Secretarul a pus capul pe statutul, o persoană care ar trebui să fie în strânsă legătură cu prima persoană din organizație și, uneori, pentru a înțelege toate „poluvzglyada“. El - un test de turnesol în relația dintre manager și personalul întreprinderii. Dar, din păcate, acest lucru nu este înțeles de toți, mulți oameni cred că vă puteți pune într-o adoptivă „fată bună.“ Și poate fi răspuns în moduri diferite, în diferite moduri, nu, aspectul diferit, ajuta în diferite situații. Și toate aceste funcții nu pot fi atribuite nu la un specialist, care ar trebui să fie secretar. „Fată bună“ - nu este o profesie.

Secretarul trebuie să fie un psiholog subtil, un om de non-controversate, sensibil și plin de tact. El este în mod constant pe punctul: dacă este de a acționa ca un purtător de cuvânt al colectivului - este inacceptabil pentru cap, și dacă el este prea aproape de regizor - el va fi frică de angajați ai companiei și nu va merge la persoana de contact. Secretarul de locuri de muncă atrage după sine măsuri de responsabilitate enormă, de aceea este foarte important să alegeți cu grijă și în mod corect persoana pentru această poziție, să fie eficientă și pentru echipa, cât și pentru cap.

Și mulți dintre liderii noștri pur și simplu nu înțeleg. Eu cred că este - o profesie foarte prestigios, iar angajatorii subestima importanța acestui moment. Ei într-un fel nu cred că secretarul - una dintre figurile-cheie din birou, pentru că oamenii care vin, fac o impresie a companiei cu privire la modul de a le îndeplini, și cum să vorbesc cu ei. Din capacitatea de a obține imediat în contact cu vizitatorul, indiferent de statutul și aspectul său depinde foarte mult. Un secretar bun este obligat să facă acest lucru, pentru oamenii potriviți doresc să vină din nou.

Astăzi, suntem adesea se confruntă cu faptul că secretarul dorește să încredințeze managementul personalului lucrează în companie, care, în opinia mea, este fundamental greșită. Este o arie vastă de lucru care necesită o cantitate mare de cunoștințe și implică un nivel ridicat de responsabilitate, pentru că în cazul în care există încălcări ar putea suporta sancțiuni grave pentru companie. Și dacă secretarul va mecanic, fără să se gândească, trebuie doar să completați afacerile personale și de a face în registrul de lucru - întreprinderea este foarte riscuri în timpul inspecțiilor.

Extras scrisorile de trăsură - de asemenea, nu pentru secretar. Chiar și secretarul bun nu poate fi un contabil, la fel ca și contabilul nu va fi un secretar bun. Acestea sunt două profesii diferite. Posibil pentru viață să fie un contabil, dar în creștere tot timpul. Acest lucru este absolut adevărat pentru secretar. Un om trebuie să îmbunătățească întotdeauna.

Pentru prezent secretar chestiune de onoare - să cunoască mai mult despre specificul companiei, au o înțelegere destul de adânc de exact ceea ce face.

Un alt punct. Încercările de a „preîncărcare“ angajat, a crea iluzia că el are un domeniu foarte mare de activitate, sunt ineficiente. Acest lucru este exact la fel ca și contul și computerul. Sunt secretar scoruri, are secretarul calculator, au un secretar-calculator. Este doar un alt nivel de profesionalism, iar el nu depinde de post titlu.

În Belarus, spre deosebire de România, slab dezvoltat o astfel de poziție ca asistent manager. Motivul pentru care de multe ori angajatorii: mulți manageri și secretarului ceva nu este încă suficient de matură, să nu mai vorbim de asistenții personali. Acest lucru devine evident în procesul de recrutare, atunci când acestea sunt tratate cu anumite cerințe, și în cursul procesului de selecție, se dovedește că au nevoie de ceva cu totul altceva. Personalul Centrului „Perspectiva“, sfătuiește în mod regulat pe probleme de angajatori.

Iată un exemplu. Companiile decid: dar să ne imaginăm luăm fata la birou! Și apoi se întreabă: ce va face ea? Aici Marvanna de contabilitate nu vrea să câștige Waybill. Excelent! Instruiți-le pe fata. Îngrijitor Fyodor considerate șuruburi leneș într-un sertar. Și fata asta va percepe! Ei bine, solicită în continuare corespondența dosar. Iar pentru o mai curat lasa ... arata

Se pare, „halofite“ - un pic de tot. Și, ca urmare - există o teamă a profesiei de secretariat, viziune secretar al fetelor cu o tavă, care este apoi suturate, cleiuri, contează. Există fenomenul de „secretar al organizației.“ Print ceva? Pentru ea. Vasili nu știa de depozit, cum să folosească un calculator, am auzit despre mouse-ul - a seta o capcană? Încărcarea Masha! Ca rezultat, Mașa - biciuire fata pentru întregul birou. Aceasta este o mare greșeală, care subminează prestigiul profesiei! La urma urmei, de fapt, secretarul trebuie să lucreze în primul rând în legătură cu capul.

Subestimarea importanța rolului secretarului, șeful întreprinderii discreditat. Secretarul - nu bezdelnoe creatură, nu o jucărie sau decor. Aceasta este o persoană care poate efectua muncă mult mai complicate și să se ocupe cu probleme mult mai grave decât tastarea pentru Vasili, care este așteptată de mult timp la pensie. Dar toata lumea vrea doi, trei, zece la unu. Dar, în cele din urmă se dovedește nici eu, nici oamenii.

Sau aici e un alt punct. Mulți în selectarea secretarului insista asupra învățământului superior. Pentru a cel puțin unii, ci o diplomă. Se crede că, odată ce o persoană a terminat facultatea, el ar putea fi un secretar.

Nu, nu pot, vă asigur! Persoana care a primit, de exemplu, un grad de inginerie și a venit să lucreze în biroul secretarului, are de la zero cunoaștere a ceea ce va face. Arhitect sau finanțator devenit, de asemenea secretari. Hârtiile - este un alt domeniu de expertiză, care nu este mai ușor decât restul, și are propriile sale specifice. Și doar pentru a pune într-un scaun în care persoana care primește o diplomă de studii superioare - este ca candidatul științelor tehnice să aibă sarcina de a scrie o piesă muzicală.

În plus, angajatorul nu întreba de ce oamenii care au absolvit liceul cu o diplomă, nu a devenit un bun specialist în domeniul său. Toată lumea pare să fie că el va putea face față cu munca de secretariat. Și el este un expert, iar secretarul va fi nici o! Se crede că documentele deja ceva orice bucătar poate. Știm cu toții cum să facă documentele și să corespundă. Teoretic ...

Iar când vine vorba de practica - se pare că nu este așa. Am avut personal o întâlnire întâmplătoare cu o situație în care o persoană care nu știe ce semnătura pe documentul este diferit de viza. Deci, de ce credem că cei care au absolvit la profesia de prestigiu, dar o singură zi nu au de lucru pe ea, va fi capabil de a deveni de succes în domeniul de secretariat?!

O poziție „nu va lua - du-te în mod fundamental greșit secretari, este greșit și periculos!

Nu vă bazați pe amatori lui adoptate!