Termeni și eșantion pregătirea unui inventar al cazurilor de personal

Personalul din orice organizație nu sunt doar se confruntă cu întocmirea inventarului cazurilor de personal pentru transmiterea mai departe la arhivă. În ce formă de a efectua un document? Ce greseli trebuie evitate? In acest articol vom discuta despre procedura de preparare a stocurilor de personal afacerilor și să prezinte un eșantion de astfel de documente. De asemenea, ia în considerare cerințele legale pentru acest act și procedura pentru finalizarea acestuia.

Conceptul de afaceri de inventar

Elaborarea stocurilor de cazuri și distrugerea cazurilor, termenul de valabilitate a expirat - este etapa finală de lucru cu documente în munca de birou. După aceste lucruri să fie stocate, transferate în arhivele organizației.

În cursul procedurii din organizație sunt de a face cu diferite perioade de depozitare. Să ne amintim că, din punctul de vedere al timpului de depozitare în sistemele de evidență a datelor curente generate documente:

• timp (până la 10 ani inclusiv);
• timp (peste 10 ani), în t h pe personal ..;
• DC.

Ca stocate într-o organizație de afaceri a perioadelor de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv)?

Inventar cazuri structurale unitare (lista de acceptare) - o listă sistematică pentru afaceri antet selectat pentru transferul la arhivele organizației. Acesta conține un utilizator și de referință datele despre afaceri (indicele de afaceri, de afaceri din titlu, data caz extrem de documente, numărul de pagini, etc.).

În cazul perioadelor de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) nu se elaborează un inventar - luând în considerare cazurile desfășurate sub nomenclatura afacerilor ale anului respectiv. În acest caz, în coloana „Note“ nomenclatura afacerilor indică numele angajatului, care este cauza si care este responsabil pentru păstrarea acestuia.

Citiți mai departe în subiect jurnal electronic

Întocmit inventarul cazurilor în diviziunile structurale ale organizației, astfel încât acestea numite inventarele affairs, și din cauza lor cazului transferat la arhivele, acestea sunt numite de acceptare listare.

Afaceri inventarul de unități structurale (lista de acceptare) îndeplinește o funcție de înregistrare și, în același timp, oferă o căutare de document.

Unitățile structurale ale organizației constituie un inventar separat al cauzei:
• depozitarea permanentă;
• depozitare temporară (peste 10 ani) în t h pe personal ..;
• de afaceri, constând din documente, unice acestei organizații (proceduri legale, de investigație, rapoarte de cercetare pe teme și altele.).

În acest articol vom vorbi despre pregătirea și prezentarea stocurilor în documentele afacerilor de personal.

Cerințe pentru întocmirea unui inventar al cazurilor de personal

Inventarul cazurilor de unități structurale reprezentate în arhivele federale în termen de cel mult trei ani de la finalizarea cazurilor în cadrul procedurilor

O listă separată este o listă de cazuri cu (ordinal) numerotarea de sine brut. cazuri Pozițiile sunt înscrise în inventar, în conformitate cu schema de clasificare a acestora, de ex., E. Pe baza nomenclaturii afacerilor.

Cum se face, în cazul în care organizația nu este nomenclatura afacerilor?

Dacă organizația dvs. din orice motiv nu există nici un nomenclator al afacerilor. înregistrarea se face direct pe baza cazurilor pregătite și executate pentru transferul la stocarea arhivelor. În acest caz, informațiile care trebuie incluse în inventarul este luat direct de la capacul cazului.

Graficele de inventar completați în strictă conformitate cu informațiile care sunt aduse la capacul de caz.

Organizația a constatat că documentele sunt în ani diferiți, adică. E. Inventarul nu a fost efectuat câțiva ani ... Este posibil, de exemplu, pentru a include într-o listă de documente de mai multe perioade de timp sau care urmează să fie înregistrate în fiecare an? Și totuși: pot fi împărțite în documente separate, de exemplu, fișierele personale ale angajaților?

Ca o regulă, o singură listă de documente incluse un an. Cu toate acestea, în cazul în care organizația pentru un număr de ani nu au efectuat lucrările cu privire la pregătirea documentelor și fișierelor pentru stocarea arhivelor, este permis să se includă în inventarul documentelor în câțiva ani.

documente de personal - în funcție de mărimea lor, compoziția de specii, modele de utilizare - sunt incluse în una sau mai multe registre. Documentele individuale pot fi eliberate:

• afaceri personale,
• cardurile personale ale lucrătorilor concediați,
• ordinele privind personalul sau alte documente (atunci când acestea sunt un număr mare)
• dosarele de angajare nerevendicate.

Astfel, nu există restricții privind selecția sau compusul într-un registru mai multe tipuri de documente. Toate rămâne la latitudinea angajatorului și lucrătorilor de servicii de personal.

Un exemplu al structurii inventarului cauzelor privind personalul

Titlu, fapte înscrise în listă, cu toate informațiile legate în inventar cutii corespunzătoare se numește un inventar articol descriptiv.

În primul rând a face un inventar al cazurilor cu privire la personal. Este „Notă“ coloana standard inventar formular. Ce să scrie în această coloană?

Coloana „Notă“ inventar este utilizat pentru introducerea de informații cu privire la primirea de afaceri, în special starea lor externă, retragerea cazurilor sau transferate către alte unități de afaceri cu referire la actul, prezența copii de particularitățile stării lor fizice, precum și alte acțiuni, efectuate cu documentele descrise .

Fiecare caz (acea parte, în cazul în care este format din mai multe volume sau părți, în Vol. H. format într-o anexă separată la acest caz) înscrise în registru în conformitate cu un număr de serie separat.

Înainte de a face afaceri titluri în inventarul necesar pentru verificarea calității formării și înregistrarea cazurilor. În cazul unor încălcări ale regulilor de constituire și de înregistrare a cazurilor ar trebui să fie eliminate.

Am pregătit dosarul privind personalul pentru a transfera arhiva în ultimul an. După ceva timp, au început să facă un inventar și a constatat că îi lipsește un dosar. Cazul este listat sub nomenclatura afacerilor, amintiți-vă doar că a verifica modul în care se formează și păstrate într-un raft separat pentru transferul ulterior arhiva. Dar cum să meargă în jos scurgere! Ce să fac acum?

Dacă în pregătirea cazurilor pentru stocarea arhivelor și dezvoltarea stocurilor a relevat absența afacerilor sale restante nomenclatura, o unitate structurală, împreună cu comisia de experți trebuie să ia măsuri pentru a le căuta.

În cazul în care Căutarea nu a returnat nici un rezultat, este tras (FAQ) cu privire la absența cauzei. El a fost semnat de către unitatea de cap și, împreună cu registrul este transferat la arhiva organizației.

Înainte de a face titluri afacerile in inventar este necesar să se verifice calitatea formării și înregistrarea cazurilor

Regulile de bază ale întocmirea unui inventar al cazurilor de personal

Deci, pentru a corecta un inventar al cazurilor de personal, trebuie să respecte următoarele reguli.

Articolul 1. Organizarea lucrurile în lista în același mod ca și în nomenclatura afacerilor.

Regula 2. fac fiecare caz (acea parte a) inventarul într-o cameră separată.

Regula 3. Completați documentul grafice în strictă conformitate cu informațiile prezentate pentru coperta caz.

Regula 4. Utilizați coloana „Notă“ marcaje pentru transferul cauzelor către cealaltă unitate structurală despre caracteristicile de formare a cazurilor, existența unor copii ale stării fizice a documentelor, și așa mai departe. D.

Regula 5. Dacă efectuați cazuri consecutive cu aceleași poziții rubrica pentru primul caz complet a scrie; toate celelalte cazuri omogene indicate prin cuvântul „aceeași“. Pentru mai multe informații despre acest caz este complet a scrie; din titlu este jucat la începutul fiecărui nou inventar foaie complet.

revista ca un cadou!

Procedura de elaborare și executare a unui inventar al personalului

Registrul cazurilor de personal întocmite în forma prevăzută pentru liste de rezolvat ale unităților structurale (Anexa 1). Aceasta se face în două exemplare:

• unul este transmis împreună cu afacerile organizației de arhivă,
• celălalt rămâne ca o copie maestru în unitatea structurală.

Dacă există o diviziune structurală a comisiei de experți a actului se va face în trei exemplare, un exemplar al inventarului este transferat la comisia de experți pentru examinare și aprobare.

există o linie „De acord cu unitatea structurală CE“, sub forma unui inventar al cazurilor cu privire la personal. Și ce în cazul în care comisia de experți nu a fost creat? Și, în general, - dacă este necesar să se creeze? Organizația noastră este mică, opereaza un total de 40 de angajați.

Pregătirea documentelor pentru transferul arhivei include expertiza valoarea lor științifică și practică, înregistrarea cazurilor, pregătirea inventarului.

Valoarea Documente expertizei - definirea valorii lor în scopul selecției pentru durata de conservare și de depozitare a unității. Această expertiză în organizația desfășoară un comitet permanent de experți (CE).

Comisia de experți numit prin ordin al șefului organizației. Structura CE includ cel puțin trei angajați. CE secretar desemnat, de regulă, secretarul organizației.

comisii de experți independenți sunt stabilite în unități care au o structură complexă, o dimensiune mai mare și o cantitate corespunzător mare de documente și fișiere. În prezența comitetelor de experți din unitățile structurale ale organizației pentru a stabili un comitet central de experți.

În această situație, cererea comisie de experți, în opinia noastră, nu este necesar. La urma urmei, numărul de organizații este de numai 40 de persoane.

Notați numele organizației în inventar cazurilor

Acest document trebuie să conțină numele complet de companie. Precum și numele abreviat dacă acesta a fost furnizat de statutul (regulamente) ale organizației în perioada pentru care documentele incluse în listă.

Pot exista cazuri în care organizația a schimbat numele în timpul perioadei. Apoi a indicat numele ei la momentul respectiv.

Sub numele organizației va specifica numele unității structurale, documentele care sunt incluse în registru.

Secvența includerea cazurilor în inventar

Pozițiile de cazuri incluse în lista într-un anumit mod sistematizat.

În cazul în care documentele pregătite pentru transfer la arhiva, registru este una în care, pentru a include în ea cazul?

În acest caz, lucrurile sunt incluse în lista în ordinea următoare:
• comenzi (ordine) cu privire la personal;
• liste de angajați (ani);
• cartele personale (date, într-un an - în ordine alfabetică);
• afacerile personale ale lucrătorilor strămutate;
• contracte de muncă cu angajații, care nu sunt incluse în dosarele personale;
• înregistrarea contului și cărți (reviste);
• minute de concurs, de calificare, de certificare și alte comisii (pe ani);
• înregistrări de muncă nerevendicate.

Conturile personale ale angajaților sunt incluse în lista afacerilor contabile. Și actele de accidente la locul de muncă, de regulă - departamentul pentru afaceri registru de protecție a muncii.

În cazul în care organizația nu are o astfel de unitate, iar această documentație este serviciu de personal, rapoarte privind accidentele de muncă sunt incluse în inventarul de cazuri de personal; titluri aceste cazuri sunt de obicei plasate la capătul inventarului.

inventar Coloana «№ p / n“ numărul de serie ștanțat al înregistrării brute (titluri de proprietate). În coloana „caz indicele“, a indicat un număr de caz contabil în conformitate cu nomenclatura afacerilor impuse, de asemenea, pe coperta cazului.

Cap de cazuri conținând angajații cu caracter personal (materie carduri personale) sunt incluse în inventarul pentru anul concedierea angajatului. La intrarea în lista de cazuri într-un rând cu același titlu scris în titlu plin de primul caz, și toate celelalte cazuri omogene indicate prin cuvintele „aceleași“, și alte informații despre afacerile inventarului se efectuează integral (la fiecare nou inventar foaie rubrica reproduse integral).

Inventarul poate include suplimentar antete detectate cazuri

Proba de umplere o parte substanțială a inventarului cauzelor privind personalul

Lista Graficele (2-6) sunt completate în conformitate exactă cu informațiile pe care este adus la capacul de caz.

de afaceri cu mai multe volume în inventar se efectuează în ordinea numerelor de volum. În acest caz, inventarul este scris numele doar primul volum, precum și numele tuturor volumelor rămase, în cazul în care sunt plasate pe aceeași pagină, indicată prin cuvintele „Același lucru.“ Dacă numele unui caz mai multe volume se mută la următoarea foaie, este necesar să se repete titlul cazului complet. La intrarea în inventarul ultimului volum se adaugă cuvântul „ultimul“ după numărul său (Anexa 2).

Inventarul între denumirile (titlurile) cazurilor păstrate interval de cel puțin 1 cm.

consiliu
Dacă fișierul este transmis fișierele personale, fiecare dintre care este decorat ca un caz separat, să le facă inventarul separat

Permis includerea în colectoarele de inventar detectate suplimentar de cazuri nu au fost incluse în gama. Aceste antetele sunt incluse în inventarul la numerele cu litere, în conformitate cu schema de sistematizare sau la sfârșitul unui document.

Fișierele personale ale lucrătorilor concediați să se transfere la stocarea arhivelor poate fi configurat ca un kit, atunci când un lucru se aprinde câteva afaceri personale (Anexa 3), dar pot fi și cazuri individuale.

Dacă fiecare dintre fișierele personale ale angajaților în vederea transferului arhivei preparate separat, este mai bine să-i facă o intrare separata.

În cazul în care titlul în inventarul numele, prenumele și patronimicul angajatului (apendicele 4). În cazul în care numele sunt aceiași angajați, afacerile personale sunt sistematizate în ordine alfabetică a numelor și a numelor de familie.

a intrat, de asemenea, informații despre documentele nerevendicate personale (carnetele de muncă, diplome, certificate, etc.) (Anexa 5).

La sfârșitul documentului, după ultimul articol descriptiv este umplut cu înregistrarea finală, care specifică (în cifre și litere): numărul de cazuri incluse în inventar, primul și ultimul număr de cazuri în inventar, precum și specifică enumerarea specială a cazurilor în inventarul (disponibilitatea numerelor cu litere și pierdute) .

Fostele cazuri de depozitare Regulamentul privind personalul

Numerele literale în inventarul de cazuri privind personalul

În unele cazuri, numere literale va apărea în înregistrarea finală?

Numerele știutor apar în inventar, în cazul în care antetul caz este inclus în inventarul deja după numerotarea articolelor de inventar descriptiv a fost efectuat, sau dacă din greșeală două sau mai multe cazuri au fost etichetate cu un singur număr. Numerele pierdute indică, de asemenea, o eroare în numerotarea.

De exemplu, inventarul de articole sunt numerotate după cum urmează:“. 17, 18, 20 .. ' Acest lucru înseamnă că, în acest caz, „19“ - numărul ratat.

Inventarul afaceri unitare structurale semnate de inițiator care indică poziția (lista de personal semnate de către șeful serviciilor de personal). A fost de acord în continuare cu serviciile sediul central și aprobat de către șeful direcției structurale.

Se aduce documentul în dublu exemplar. Unul rămâne în departamentul structurale. În al doilea rând, alături de cazuri transferate către arhivele organizației.

Transfer afaceri de inventar a personalului din arhiva organizației

La primirea, transferul de cazuri la organizarea arhivei angajaților arhivă, în prezența unui angajat al unității structurale ștanțat pe disponibilitatea fiecărui caz în inventar dublu exemplar. La sfârșitul fiecărei instanțe a numărului specificat de cazuri de fapt, a primit, data de primire și de transport, precum și semnătura dosarul angajatului și persoana care a trimis cazul.

Numărul de inventar unități structurale atribuie o organizație arhivă. În acord cu arhivele pe coperțile cazuri moale creion negru grafit pune jos numere de caz (volume, părți) în listă.

Arhiva pe baza registrelor de cazuri de unități structurale (inventare de ex., E. acceptare) compilate stocurilor de arhivă. Acestea sunt arhivate directoarele și conțin o listă sistematică a elementelor fondurilor Arhiva. Acestea sunt concepute pentru a ține seama de cazuri și divulgarea conținutului acestora.

Arhiva îndeplinește o funcție de inventar și, în același timp, oferă o căutare de document. Acesta este principalul ajutor constatare la documentele fondului (de colectare).

Forma un inventar al cazurilor de personal

Exemplu de inventar cu mai multe volume de caz

Exemplu de inventar al cazurilor cu privire la personal, atunci când un lucru se aprinde câteva afaceri personale

Exemplu de inventar al cazurilor cu privire la personal atunci când problemele personale sunt formate în cazuri individuale

Exemplu de inventar al cazurilor cu privire la personalul care conțin documente personale originale nerevendicate