Subiect numărul 15 Tabel de forme de organizare a documentelor unificate

Numirea foii de forme unificate de documente, rolul său în unificarea documentației de management. Caracteristicile principalelor etape de preparare a foii de formulare de documente unificate. documentația pre-inspecție a organizației. Structura foii de formulare de documente unificate. Mecanismul de modificări și completări. Relația pontaje forme unificate de documente și album de formulare de documente.

Masa de forme de documente unificate - o listă de forme permise de documente, necesare și suficiente pentru punerea în aplicare a funcțiilor și sarcinilor activităților sale, cu caracteristica de statutul lor juridic, principalele etape de pregătire și de transmitere, de reprezentare și stabilirea unor formulare obligatorii. În practică, Report Card este real mod de a eficientiza procesul de documentare și compilare a documentelor pentru a crea un sistem de fixare vizuală în documentele toate activitățile. Și cel mai important, tabelul stabilește reguli stricte în ceea ce privește stabilirea locului, timp, factorii de decizie, precum și formularul de documentare.

În conformitate cu GOST 5114-98 „Hârtiile și arhivare. Termeni și definiții „formă standardizată a documentului - un set de articole stabilite în conformitate cu Decizia în acest sarcini pe teren și aranjate într-o anumită ordine pe suportul de înregistrare.

Dezvoltarea și respectarea „a personalului cerințele de documentare“ garanții juridice componentă corectă în organizarea documentelor.

Forme de modificări ale documentelor incluse în album de noi forme de documente, constituie o excepție de la ordinul executat album (ordinea) a capului.

directorul care conține numele într-o manieră ordonată formele de documente utilizate în activitățile departamentului;

director, permite să efectueze căutarea formularelor necesare de documente;

optimizarea fluxului de lucru de referință (deoarece conține principalele etape de pregătire a documentelor);

de control al directorului asupra activității interpreților;

reprezentând șabloane de documente de referință, eliminând posibilitatea formelor neintenționate ale documentelor.

Masa formelor de organizare a documentelor aprobate de către șeful organizației unificate și este un document normativ, cu caracter obligatoriu. Pe baza raportului de școală este compilat albumul de forme unificate de documente și texte, care este, de asemenea, aprobat de cap. Table Album și gestionarea înregistrărilor efectuate de serviciu (flux de lucru) sincronă.

Raport carte și album întocmit și menținut în scris (hârtie) și în format electronic.

Masa de forme de documente ale organizației unificate este formată din foi de departamente individuale, care sunt secțiuni ale sale. carduri de raport unități structurale sunt preparate în conformitate cu forme și reguli de umplere uniforme.

Astfel, dezvoltarea de Report Card permite să rezolve problema de optimizare a compoziției utilizate formele de documente și de atașamentul lor față de un singur document normativ. Practica arată că unificarea formelor de numărul lor este redus în mod semnificativ, ceea ce simplifică și accelerează procesul de înregistrare a documentelor de personal.

În pregătirea Report Card este dispus într-o întreagă organizație de întreținere documentară; Este o posibilitate reală de clasificare și codificare forme de documente pe baza documentației Obscherumynskogo de management clasificator (OKUD) sau clasificator locale, utilizarea mai eficientă a tehnologiilor informaționale de calculator și documente carte de raport de optimizare elaborat sub conducerea metodologică și organizatorică a două structuri: serviciul de management al documentelor (de birou) și organizarea fișierelor .

responsabilitățile sunt fixate în poziții ale acestor structuri. Serviciul de birou dezvoltă raport de școală forma și regulile de bază ale pregătirii sale sub formă de orientări; arhiva organizație oferă asistență practică la biroul de personal pentru a determina compoziția documentelor de personal și unificarea formelor și texte.

Dezvoltarea formelor raport de școală de documente include următoarele etape:

selecție de școală formă de rapoarte;

Raport Scoala de formare a structurii;

selectarea formelor de documente care trebuie incluse în tabel.

Obiectivele principale ale sondajului de pre-proiect:

intervalul de definire a funcțiilor administrative și a sarcinilor asumate în activitatea fătării;

formarea structurii (alegerea unei scheme de clasificare) raport de școală Formulare de documente;

selecție a celor mai adecvate forma raport de activitate-Card specifice ale departamentului, precum și problemele specifice rezolvate prin dezvoltarea Report Card;

definirea unei game largi de documente care trebuie incluse în tabel.

În timpul departamentul de pre-inspecție a documentației examinate:

documentele care constituie temeiul juridic al departamente și direcții de activitate: acte juridice legislative și de reglementare ale organelor superioare și centrale ale puterii de stat și de control, care reglementează diferite aspecte ale activităților funcționale, inclusiv programe federale și alte acte, într-o anumită măsură, afectează activitățile Oficiului și Departamentul;

departamentele organizatorice și juridice și documentare diviziunilor: Reglementări privind administrația, poziția angajaților departamentului de departamente, personal, fișele de post;

documente complexe care alcătuiesc baza de reglementare și metodologice de întreținere documentare a Oficiului și de a determina compoziția și tehnologia de prelucrare a documentelor departamentului: Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă în departamentul, nomenclatura Departamentului de Afaceri, etc;.

Departamentul de documentare pentru cel puțin ultimii trei ani de funcționare.

Studiul a relevat documente, caracterizate printr-o anumită periodicitate facerii lor, constanța (sau relativ constantă) formă.

Identificarea formelor de documente se efectuează în cadrul Departamentului pentru fiecare activitate funcțională.

Informații despre fiecare dezvăluite aici sunt înregistrate în harta documentului. documentele Hărți completate în documentele de organizare sondaj reprezintă matricea principală de lucru utilizate în continuare pentru formarea structurii (schema de clasificare) Formulare raport de școală și selectarea documentelor pentru a fi incluse în tabel.

Concomitent cu umplerea cartelor documentelor selectate probe de referință a fiecărei forme a documentului. Modele de formulare de documente sunt formate într-o matrice separată sau însoțite de o hartă de document corespunzător, eventual în formă electronică. În orice caz, matricea formelor selectate de documente este apoi utilizat pentru a forma formularisticii album.

Tabelul este realizat sub formă de tabel. Numără raport de școală sunt stabilite în funcție de nevoile reale ale documentarea activităților departamentului de personal.

Este recomandabil ca obligatoriu să includă următoarele grafice. Numele forma documentului, prezența unui formular unic: care a aprobat, data și numărul documentului, numărul de formular; forma Clasificator unitate de cod care pregătește proiectul de document, o notă în care se poate specifica cu cine a fost de acord ce este semnat, documentul afirmă.

Selectarea formularelor de documente pentru includerea în tabel și completarea grafic se bazează pe o sarcini de bază și funcții de management.

Pentru a identifica aceste sarcini și funcții sunt utilizate: Codul Muncii, clasificator Obscherumynsky documentației administrative (OKUD) informații calificativ Obscherumynsky despre populație (SRON), Obscherumynsky de profesii de muncitori, posturi de angajați și categorii salariale (OKPDTR) listă de documente administrative tipice generate în activitățile organizații, cu indicarea termenului de valabilitate (secțiunea „Munca“ și „resurse umane“).

În conformitate cu sarcinile alocate și funcțiile în tabelul inclus forme ale documentelor aprobate de legile și regulamentele Guvernului, organele de conducere inter-sectoriale, supravegherea supradepartmental și de control, precum și utilizate în formele de organizare sunt incluse în OKUD și formele de documente care nu sunt incluse în OKUD dar ultima unificare în serviciul personal, aprobat prin ordin al șefului organizației. Forme de documente care nu au fost incluse în OKUD, a intrat în clasificatorul unificat de forme de organizare a documentelor (calificativ local).

Raport de școală grafice asociate cu pregătirea documentelor și făcându-le cu forță juridică obligatorie, sunt completate pe baza Codului muncii, normele existente ale cerințelor de organizare și evidență GOST R 6.30-3003 „sisteme unificate de documentare. sistem unificat de documentare și de organizare administrativă. Cerințe pentru înregistrarea documentelor "

La umplerea Count Report Card este necesar să se respecte următoarele reguli.

1. Denumirea formularului grafic este transferat de la calificativul care a fost utilizat în pregătirea carte de raport. De exemplu: Comanda pentru un loc de muncă.

Grafa2-3-4: Având o formă unitară. care se introduc informațiile aprobate formularul, data numărului documentului, numărul formularului.

Numără formular de document 5-6-7Kod aplicat în conformitate cu OKUD cu clasificator industriei sau printr-o formulare de calificare locale ale documentelor de personal - LK. Formele de calificare, care vor beneficia de o organizație se alege.

Astfel, în tabel, este recomandabil să se aplice sub formă de cod al documentului ca OKUD, și pe inovațiile locale.

8. Count zapisyvaetsyaimya fișier care conține un format standardizat. și textul versiunii electronice a formularului unificat. În cazul în care versiunea electronică a albumului nu este realizat, graficul nu este completat.

Coloana 9 se plasează informații privind armonizarea proiectului de document. Atunci când graficele de umplere rezolvat două întrebări fundamentale: care a negociat proiectul de document, și în ce ordine.

Count 10. Semnătura este scris numele ofițerului, care va semna proiectul de document. Dreptul de a semna documente în conformitate cu legea este fixat în poziția (statut) al organizației, prevederile subdiviziunilor, ordinea primului șef al organizării distribuției sarcinilor (cod 0251152 OKUD).

Count 11. Notă: Informația plasată pe armonizarea proiectului de document. Atunci când graficele de umplere rezolvat două întrebări fundamentale: care a negociat proiectul de document, și în ce ordine. În scris numele ofițerului, care va semna proiectul de document. Dreptul de a semna documente în conformitate cu legea este fixat în poziția (statut) al organizației, prevederile subdiviziunilor, ordinea primului șef al organizării distribuției sarcinilor (cod 0251152 OKUD).

De asemenea, în coloanele din tabel pot fi incluse:

Numele unității structurale. care pregătește proiectul de document; în unele cazuri, aceste reguli nu sunt standard fixe. De exemplu, proiectul de ordin pentru un loc de muncă poate fi preparat ca un serviciu de personal, și o divizie în care se așteaptă ca angajatul să se înscrie. O decizie privind pregătirea proiectului adoptat în dezvoltarea Report Card, și se reflectă în prevederile subdiviziuni.

Adoptarea: Pentru a se completa pentru documente care urmează să fie aprobat.

Contele completat în cazul în care documentul este supus aprobării: indică poziția aprobator. În cazul în care documentul nu este supus aprobării, acesta este pus în gol caseta.

Print: Imprimați numele este aplicată, care este necesară pentru a confirma autenticitatea unui document de această formă, sau o liniuță în cazul în care documentul nu are nevoie de ea.

Documentele pe care trebuie să poarte impresia sigiliului și imprimarea numelor (ștampilată, pentru referință, imprimarea unei organizații non-guvernamentale și altele.) Este instalat într-o organizație și este inclusă în instrucțiunile de administrare a înregistrărilor. GDLN stabilit aplicarea sigiliului oficial, în special, pe documentele care atestă drepturile funcționarilor, documente de călătorie, acorduri, declarații, petiții și altele.

Fiecare unitate structurală a organizației ar trebui să aibă o copie a cardului de raport. Din cauza necesității de actualizări periodice (include noi excepții, constituie documente de schimbare), cel mai convenabil este forma electronică de a efectua rapoarte Card. În acest caz, versiunea modificată a cardului raportul poate fi accesat de către angajații organizației aproape imediat după schimbarea.

Completat și aprobat de tabel prezintă nu numai o imagine clară documentarea activităților departamentului de personal, dar, de asemenea, procesul de circulație a documentelor (documente) lanțului de comandă în cadrul organizației de la începuturile sale pentru a da forță juridică și, dacă este cazul, înainte de introducerea în cauză.

Petrecut pe sistemul de reglementare bazat pe documentarea profesională a angajaților este o garanție de valabilitate legală a tuturor documentelor și singura bază reală pentru construirea unui sistem automatizat cu adevărat eficient.

Formele album de organizare a documentelor - o colecție de standard TION formelor unificate ale documentelor utilizate pentru organizarea doc-mentirovaniya.

Albumul este forme expediente de documente pentru a dezvolta o singură dată cu pregătirea formelor raport de școală de documente și să ia în considerare forme de album ca o completare la raport de carte, cu toate că lucrările privind unificarea formelor de documente pot fi efectuate independent de dezvoltarea unor forme de rapoarte School documente.

Scopul dezvoltării formelor de documente Album - reglementarea forma și conținutul documentelor utilizate în activitatea-op-organizației.

Toate formele unificate de documente grupate în forme Al-Bong, ordinea lor trebuie să se potrivească formele Taba-lu de documente. Forme de documente incluse în album, sunt examinate în diviziunile structurale ale organizației. După examinarea și aprobarea tuturor comentariilor și sugestiilor

Formele album, precum și tabelul de forme de documente, aprobate de organizația mâneci-cantul.

Formele de album de documente utilizate în organizații, ar trebui să fie prezentate în două versiuni: un document care ca o probă de referință sunt stocate în organizarea birou (de birou) și copie electronică, care este stocată în subdiviziunii este responsabil pentru dezvoltarea și aplicarea unui Raport Școala de organizare și album de formulare de documente. E ver-Sia Report Card Album și forme de documente să fie pe fiecare la locul de muncă AV tomatizirovannom.