stocarea înregistrărilor contabile, închiriere distrugere arhiva

depozitare documentația trebuie să fie efectuată într-un mod special adaptat pentru acest scop camere dotate cu dulapuri (tabele). Pe usa (din interior) trebuie pus eticheta făcând referire la nomenclatura cauzelor aflate pe rol în acest bloc. Pe spatele cazurilor indicate numerotarea în conformitate cu nomenclatura declarat.

Dulap (tabel) trebuie să fie echipate cu un dispozitiv de etanșare. Accesul la spațiile sunt în mod specific angajații autorizați sau supervizorul lor imediată. În cazul iese în afară sub semnătura într-un registru special, timpul necesar pentru a le (dar nu mai mult de o zi lucrătoare) de studiu.

nomenclatura afaceri de redactare

Când suntem pe nomenclatura cazurilor, înseamnă prin această sistematizare riguroasă a uneia sau alt statut al documentelor stocate în unități separate (pachete, dosare, etc.), fiecare dintre acestea are o numerotare unică. GOST 51141-98 „Hârtiile și arhivare. Termeni și definiții „(denumite în continuare în text GOST 51141-98) oferă o definiție clară a afacerii -“ un set de documente sau documente referitoare la un singur subiect sau domeniu de activitate, plasate într-un dosar separat ".

Scopul principal este de a stabili intervalul de sistem simplu, ușor de înțeles și eficient pentru a găsi documentația necesară pentru a lucra cu ea. Nomenclatorul poate varia în funcție de mărimea întreprinderii, și, în consecință, volumul documentației. Pentru organizațiile mai mari tind să facă inventare nomenclatura afacerilor, constând din mai multe structurale ( „legat“ de unități). Această nomenclatură va fi fermă mică comună, fără o separare suplimentară.

Trebuie remarcat: în cazul în care caz va fi depus în arhivele de stat, este necesar să se efectueze coordonarea cu nomenclatura afacerilor de experți de verificare a Comisiei (EIC), care se face o marcă specială în secțiunea corespunzătoare.

Elaborat de nomenclatura afacerilor există în mai multe copii. Primul (de control) este stocat în birou (y funcționar); un al doilea lucru situat pe ușa dulapului (masă); În al treilea rând, ca documentul de raportare este persoana responsabilă pentru păstrarea arhivei; al patrulea este transferat la arhivele de stat la momentul documentelor de transfer la depozitare.

formarea de cereri afaceri

Având în vedere importanța unei abordări sistematice pentru înregistrarea, stocarea și utilizarea cerințelor de informare pentru proiectarea și dezvoltarea afacerilor reglementate printr-o piesă separată a legislației - sistemul de stat de întreținere documentare a managementului (GDLN), aprobat prin Ordinul Glavarhiva URSS din 25 mai 1988 № 33.

Conform acestui document, sistemul de formare a afacerilor ar trebui să servească în următoarele scopuri: căutarea rapidă a documentului, siguranța, fiabilitatea, servicii de gestionare a documentației.

Formarea afacerilor ar trebui să fie locul de înregistrare (de origine și / sau utilizare) un document care formează baza unui nomenclator de organizare a afacerilor sau diviziuni.

Operația următoare este eliberată în timpul formării afacerilor:

Distribuirea și dispunerea documentelor în cauză.
Sortarea documentelor în cazul în ordine strictă.
documentație capsa / lipirea (fixarea în alt mod sigur sau).
Acoperiți de design.

Singurul lucru pe care ar trebui să obțineți documentele referitoare la aceeași problemă cu aceeași valabilitate, în original (sau copie certificată). Documentele care au timpi de depozitare diferite (permanente și temporare) sunt formate într-un caz diferit. În documentele grupate un dosar din același an calendaristic, documente din diferite perioade ar trebui să fie păstrate separat. O excepție este făcută pentru așa-numitele afacerile trecători, care se desfășoară pe parcursul mai multor ani (de exemplu, cartele index și afacerile personale ale angajaților).

(Exemplu :. Ordinele privind ocuparea forței de muncă, comenzi pentru promoții, călătorii de afaceri pe termen lung, transferul la o altă poziție, schimbarea numelui, format într-un singur dosar, pentru comenzi de concediu, misiuni pe termen scurt, impunerea de sancțiuni - celălalt motiv este faptul că documentele primele grupul trebuie să fie păstrate timp de șaptezeci și cinci de ani, al doilea - doar cinci).

În interiorul cazul în care documentele sunt aranjate în ordine cronologică. Dacă operația sau acțiunea mai multor organizații a generat forme de hârtie apariție, primul este documentul principal, apoi (din nou, în ordine cronologică) rămân atașate. În acest caz, cererea uneia sau celelalte documente sunt atașate direct la documentul, care include, indiferent de data aprobării sau semnătura lor.

Fiecare document care intră în dosarul trebuie să îndeplinească cerințele legislației în vigoare, standardele de stat, precum și alte reglementări. documente netrecuta returnate pentru revizuire artist.

Volumul maxim al fiecărui caz, de asemenea, strict reglementat: interior trebuie să nu conțină mai mult de 250 de coli, grosimea totală a volumului nu poate depăși 40 mm.

Îndrumare și control general al elaborării afacerilor în fiecare dintre unitățile structurale vor conduce functionar (Functionar) și / sau șeful arhivei.

Lucrul cu mediul de afaceri. Emiterea și confiscarea documentelor.

În cazul în care caz se formează și executat în mod corespunzător, documentele sunt, de obicei obiectul unei retrageri, dar în cazuri excepționale. În cazul în care o astfel de necesitate a venit, atunci această acțiune trebuie să fie puse la dispoziția administratorului. În plus, în loc de un document emis de un înlocuitor obligatoriu foaie plasată care conține toate informațiile-cheie. În cazul în care în cazul în care este dat ca un întreg, trebuie să emită un înlocuitor de card și a pus într-o arhivă în același loc.

De asemenea, documentele primare pot fi retrase prin decizia organelor judiciare, de anchetă și de anchetă, biroul procurorului. Retragerea se efectuează în prezența unor funcționari (comisionar) organizații ale persoanelor; în timp ce un oficial al companiei are dreptul de a face copii ale documentelor confiscate cu permisiunea și în prezența persoanelor care efectuează retragerea. Pe documentul imprimat indică bază și data acțiunii. O copie a protocolului sechestru, care conține lista documentelor confiscate, livrate contra semnătură conducerii organizației.

Evaluarea experților din valoarea documentației

Etapa finală a procesului de management al înregistrărilor este pregătirea documentelor pentru depozitarea acestora. Aceasta include acțiuni cum ar fi examinarea valorii practice și științifice a documentelor, înregistrarea și descrierea cazurilor, transferul acestora către arhivele.

Pentru organizarea procesului de examinare în stat și municipale (ministere și agenții), agențiile funcționează în mod continuu Comitetul de experți central (CEC), în alte cazuri, pur și simplu, Comitetul de experți (CE). Comisionul se aprobă prin ordin al capului din rândul personalului cel mai calificat și competent, și ar trebui să aibă cel puțin trei persoane.

În activitatea sa, comisia de experți este ghidat de următoarele documente: „Regulamentul Fondului Arhiva de România“, cerințele GDLN, ordinele Arhivistic Serviciului Federal România, documentele de orientare de reglementare elaborate de autoritățile de arhivă, lista tipică a documentelor cu datele lor de conservare, precum și alte prevederi ale legislației în vigoare .

comisie de experți a lucrat îndeaproape cu Comisia de experți pentru organizarea arhivei de verificare care menține soluția CE. Principala responsabilitate a membrilor CE este de a verifica corectitudinea selecției documentelor pregătite pentru transfer la arhive sau pentru a distruge. În legătură cu acest studiu acte, inventare, registre.

Rezultatul principal al comisiei - distribuirea documentelor furnizate de cele patru grupe principale, în funcție de timpul de depozitare:

Depozitarea temporară (până la 10 ani).
Depozitarea temporară (peste 10 ani).
Stocarea permanentă (pe termen nelimitat).
Fi distruse (data de expirare).

Aspectele referitoare la al doilea și al treilea grup, păstrate în arhivele organizației. În cazul în care documentele sunt istorice, culturale sau de valoare științifică, acestea vor fi transferate la Arhivele Statului, la încheierea unor acorduri corespunzătoare. Transmiterea este stocurilor la rata de un exemplar pentru fiecare dintre părți.

Cazurile de primul grup sunt stocate direct în companie, dacă este necesar, utilizate în lucrare. La sfârșitul perioadei de valabilitate, acestea vor fi distruse, despre care un act relevant.

Trebuie remarcat faptul că distrugerea documentelor care au gâturile speciale ( „Secret“, „Confidențial“, „doar pentru uz intern“ și altele.) Trebuie să fie eliminate în conformitate cu instrucțiunile speciale.

Înregistrarea cazurilor și a le transfera la arhiva

caz de proiectare - este pregătirea pentru depozitare ulterioară, în conformitate cu procedura stabilită.

Acest proces începe cu instituția întreprinderii sale, și se termină în curs de pregătire pentru transferul la arhiva la sfârșitul anului calendaristic în care a fost depusă. Efectuarea unui caz particular este o lucrare complexă asociată cu legarea sa, foi de numerotare, elaborarea de etichete de asigurare, inventar intern al documentului (dacă este cazul), clarificarea pe coperta numelui caz organizației, păstrarea evidenței indicelui, face titluri, și așa mai departe. D.

Efectuarea afaceri deținute de servicii, angajații organizațiilor de întreținere documentare și diviziuni. Cazul este depus în copertă, liste numerotate. La sfârșitul activității de asigurare inscripția este plasată pe o foaie separată. Pentru a fi depuse documente de valoare (manuscrise, etc.), care suturare este în mod clar strica valoarea lor, nu sunt depuse, și a investit într-un dosar sau o cutie.

Capacul fiecărui caz în formă, în conformitate cu cerințele GOST 17914-72. Inscripția de pe capac trebuie să fie clare, lizibile decorate cu cerneala (rimel).

După sfârșitul anului în cazul în care (peste 10 ani) viață permanentă și temporară de depozitare a persoanei care se ocupă de afaceri de inventar pentru transmiterea mai departe la arhivă. inventar privat se face în cazurile legate de statul de plată al organizației.

Fiecare caz se înregistrează în inventar pentru un număr de serie individual. Inventarul aprobat de către șeful organizației. Inventarul de cazuri care urmează să fie transferat la dosarul de stat (privat), întocmit în patru exemplare; rămânând în organizarea arhivei - în două.

Arhiva de organizare a afacerilor de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și cazurile privind personalul transferat la un an după finalizarea lucrărilor cu ei în subdiviziuni. caz de depozitare temporară (până la 10 ani), a primit în arhivele conducerii Organizației (să ia în considerare posibilitățile tehnice ale arhivei, cât de des vă acces la documentele din ultimii ani și așa mai departe. d.).

arhiva angajat, ținând cazul, verifică cu atenție fiecare dintre ele cu o listă, verificați corectitudinea formării și înregistrarea acestora. Împreună cu lucrările din arhivele transferate cărțile de înregistrare sunt predate documente în scopul de a reface sistemul lor de referință (bază de date) a instituțiilor de arhivă.

Înainte de transferul arhivelor statului documentele care fac obiectul depozitării publice, în conformitate cu legea, aceasta este stocată în propria sa organizație arhiva în termenul stabilit Glavarhivom România.

depozitarea costurilor de documentare contabile

În conformitate cu legislația actuală, cele mai multe dintre documentele contabile nu necesită stocarea de mai mult de 10 de ani. De obicei, acestea sunt stocate în subdiviziunea structurală că lor „made in lume“, data de expirare a ucide lor. În consecință, organizarea oricăreia dintre costurile lor de depozitare nu transporta cost pentru acest scop nu are.

Cu toate acestea, unele dintre documentele trebuie să fie păstrate în mod regulat (de exemplu, documentele constitutive ale societăților pe acțiuni). Acestea sunt considerate parte nestatal de fond Arhivistic al Federației Ruse, și trebuie să fie stocate în propria arhivă a întreprinderii. După cum arată practica, multe organizații par a fi mai adecvat să nu aibă propria arhivă, și să intre într-un acord cu o instituție de arhivă existente (public sau privat), în cazul în care acestea transmit astfel de documentație.

În funcție de locul de depozitare (în arhiva sa proprie sau terți), costurile suportate de o întreprindere, display-uri diferite în contabilitate.

Înregistrările trebuie să fie păstrate în arhiva întreprinderii.

În acest caz, compania va suporta o serie de cheltuieli: arenda spațiilor, echipamentelor de mobilier de specialitate (rafturi, dulapuri, etc.), utilitati, salariile personalului în cauză.

În contabilitate, aceste costuri sunt luate în considerare în contul 26 „Cheltuieli generale“. Taxele rezultate din tranzacțiile aferente sunt incluse în alte costuri asociate cu producerea și vânzarea de produse (care rezultă în mod evident din revendicarea 1 revendicările 18 st.264 Codul fiscal).

- 5900 ruble. plătit pentru utilități (Inclusiv TVA - - 900 ruble.);

- 10 000 freca. - salariile angajaților implicați în arhivă.

Să presupunem că numai femeile născute în 1956, a lucrat în arhive și mai în vârstă. deduceri standard pentru impozitul pe venitul personal în acest exemplu, nu vom lua în considerare.

În contabilitatea de FC „GazMyas“ produce următoarele înregistrări:

DEBIT 26 CREDIT 60

- 5000 ruble. (5900 - 900) - obține o factură pentru plata serviciilor de utilități;