Reuniunea vizitatorilor străini - managementul resurselor umane revista

Cât de des în compania dumneavoastră sunt invitații străini reuniunii?

Geografia a fost foarte diversă: Franța, Norvegia, Anglia, Germania, Italia și așa mai departe. Întâlniri cu reprezentanții acestor companii sunt de multe ori a avut loc pe teritoriul nostru - de câteva ori pe săptămână este probabil corectă. desigur, așa că pot spune cu încredere că oaspeții străini vizita VimpelCom nu este mai puțin frecvente!

Dacă vorbim direct despre blocul nostru, capul de multe ori el călătorește în călătorii de afaceri. De exemplu, este necesară o medie de 2-3 călătorii pe lună să aibă loc.

Cine în compania dumneavoastră este responsabil pentru vizitele oficiale și de afaceri ale clienților străini?

- În principiu, compania are un departament special care se ocupă de organizarea de călătorii de afaceri, nu numai de colegii noștri, dar, de asemenea, vin la oaspeții noștri. Am întotdeauna posibilitatea de a face apel la ei pentru ajutor sau să ia toată activitatea în sine, aceasta depinde de situația actuală a ocupării forței de muncă afacerilor.

Ca regulă generală, o decizie mă iau, și tot ceea ce fac pentru noi, așa cum am înțeles, vom discuta, în viitor, chiar mai în detaliu.

În cazul în care este necesar să se înceapă pregătirile pentru o întâlnire a colegilor străini, parteneri?

- Sfaturi, în opinia mea, sunt destul de simple. Pregătirile pentru vizita este mai bine să înceapă 2-4 săptămâni înainte de data programată. Advance ar trebui să verificați cu veni mână: cât de mulți vor fi oaspeți (oamenii de afaceri străini vin adesea împreună cu personalul lor - referenți, securitate); Au nevoie de ajutor în obținerea unei vize; numărul zborului și ora de sosire; dacă toți oaspeții vor ajunge la același zbor; ce fel de locuințe este de preferat - camere de hotel (simple sau duble) sau apartamente private; un anumit nivel acceptabil de stele și prețul. Există cerințe speciale în ceea ce privește
putere, ca printre vegetarieni vizitatori și persoanele care dețin restricții alimentare religioase; Ziua și ora de plecare, am carte și cumpăra biletele de întoarcere necesare; masina pe care marca și modelul este de preferat pentru deplasarea oaspeții în jurul orașului; Face oaspeții de fum. Pentru a trece biroul nostru vă solicităm să paseze.

Este demn de a cere în avans date de vizitatori la treceri lor de sosire au fost gata. De asemenea, unii specialiști strict focalizată poate fi interesant să se uite la echipamentul, astfel încât este necesar să se aleagă un expert tehnic competent, că toate ar putea arăta și spune într-o limbă străină.

rugăm oaspeții ar dori să-și petreacă timpul liber, indiferent dacă acestea sunt interesați de programul cultural. În plus, străinii se bucură de activități în aer liber - jocuri destinate stimulării spiritului de echipă, concurența. Bowling populare, biliard, darts, paintball (pentru bărbați). În cazul în care oaspeții doresc doar să se relaxeze și să se distreze, le puteți invita la un pub, un club de noapte sau un concert.

Ce altceva este important - străini încercați aproape întotdeauna să plătească prin card de credit. Este mult mai ușor să fie de acord să găzduiască Managerul să plătească în numerar pentru oaspete, și în ziua de plecare furnizate pur și simplu o listă de achiziții și chitanțe.

Există reguli care se aplică indiferent de țara și naționalitatea: să respecte tradițiile naționale, religie; nu se compara cu ea
țară sau de a critica altcuiva; știu și de a folosi titluri în conversație; amintiți-vă numele și le pronunță în mod corect; amintiți-vă mereu punctualitate; să aibă grijă de cărți de vizită.

Este important să fie sigur să-și amintească cum se pronunță corect numele și nu ezitați să ne contactați prin nume, este foarte frumos oaspeții.

Ce greseli trebuie evitate?

- Pentru mine este o întrebare foarte dificilă. Probabil mai ușor să vorbesc într-un mod pozitiv. De exemplu, eu pot reformula ceva în propoziții negative. De exemplu, dacă te duci la un restaurant japonez cu delegația japoneză, nu înțepătură alimentele pe stick-uri, nu este decent. În general, cel mai important lucru este grija, precizia și punctualitatea. Abordarea Neat la toate aspectele organizatorice vor contribui la evitarea unui număr foarte mare de bug-uri și patch-uri.

- Întâlnirea a fost organizată pentru noi, partenerii noștri, kompaniyaautsorser, eu doar le-a pus la sarcină, specificați în prealabil toate nuanțele necesare. Am menționat deja, de exemplu, despre masina pe care oaspeții ar dori să se mute. Poate trebuie doar să vină traducător.

Personal, eu nu iau parte la vizitatorii de întâlnire de la aeroport. Atunci când oaspeții vin la birou cu parcare subterana la etajul nostru le-a văzut garda jos. Aici m-au întâlni. După salutări și schimb de cărți de vizită I oferim clienților situate în sediul central (sau într-o sală de ședințe). Avem întotdeauna în frigider, băuturi carbogazoase, apă îmbuteliată, biscuiți, nuci, ceai (verde, negru, cu aditivi) și cafea, care au oaspeții cazați cât mai confortabil în biroul nostru. Și asta e comunicarea mea cu ei, înainte de sfârșitul discuțiilor, atunci du-te în mâinile capul meu.

Revenind la problema de externalizare, ce alte servicii pe care le externalizeze și ce să se ocupe?

- externalizare - este o mare parte a asistenților noștri. Unitatea de Business Development International este o cooperare activă cu agenții de traducere, ca cantități mari de documentație tehnică și speciale (proceduri, acorduri, contracte, etc. contracte) este necesar să se traducă în engleză pentru colegii din Cambodgia și Vietnam. De asemenea, facem apel la acestea, dacă este necesar să se recurgă la serviciile unui interpret pentru negocieri cu vizitatorii străini. Când este vorba de traducerea prezentărilor, prezentări sau spectacole mici, cu aceasta, de regulă, mă pot ajuta. Am menționat deja asociații noștri în organizarea călătoriilor de afaceri - Rezervare hoteluri, bilete, VIPzalov, mașini, întâlniri și dirijori invitați, vize și invitații. Catering este, de asemenea, zona de responsabilitate a unei unități separate, în cadrul companiei.

Să vorbim despre activități în timpul zilei și seara, așa cum se desfășoară în compania dumneavoastră care le organizează exact cum se intampla totul.

- Dacă vorbim despre evenimentul cu participarea invitaților străini, în experiența mea, de obicei, este numai seara merg la restaurant cu capetele noastre. Pentru a deveni mai familiar pentru a discuta kakihto probleme de afaceri de multe ori controversate. Prin urmare, rolul meu nu este foarte mare. Ai nevoie pentru a rezerva un restaurant, care este de obicei ales de cap (în cazul în care locul de muncă atâta timp cât o pereche, deja știți dinainte care dintre instituțiile seful preferă să se întâlnească). Am fost rezervare, uneori, în cazul în care o mulțime de persoane care călătoresc în domeniu, ne uităm la modul cel mai bine pentru a pune oaspeții care stau la masa de cap, care se află pe dreapta, la stânga și așa mai departe. Meniul este aproape niciodată discutată. Toată lumea prezentă la recepție, se ordonă. Evenimentele de seară numai așa cum este exprimat prin participarea mea. activități în timpul zilei (în cazul în care un bufet kakieto, cocktail-uri), după cum am înțeles, în „VimpelCom“ nu este foarte popular. cel puțin pentru experiența mea de cinci ani într-o poziție administrativă aici, la, nu am întâlnit care a purtat kakieto de divertisment în timpul zilei. În timpul zilei oaspeții sunt situate în principal, la ședințele din birou, în cadrul negocierilor. Dacă ei au timp liber, ei pot sta jos undeva ei înșiși, pentru a lucra, pentru a merge să mănânce (avem o cafenea, sala de mese).

Și pentru evenimente de seara, la ce oră au început?

- De regulă, un restaurant rezervat de 7 ore, la ora 8. Aici, la sediul central încă mai au așa-numita camera pentru semineu la parter - o zonă de relaxare. Aici este posibil de a organiza recepții, kokteylpati. Doar pentru acest lucru, și sunt prevăzute aceste locuri. Organizarea acestor evenimente mă va ajuta din nou outsourcing companie, ei vor oferi un meniu pentru a ajuta la alegerea cea mai potrivită pentru acest caz particular, toate organizate, inclusiv plasarea de tabele și de servire. Sarcina mea este de a monitoriza performanța și a trimite invitații. De regulă, invitația este trimisă în format electronic, și, uneori, acestea furnizează informații cu privire la codul vestimentar al programului și, în cazul în care acesta există. Dacă acest lucru nu este doar o prezentare de evenimente de divertisment și kakayato simultan, atunci invitația este legat la o listă de vorbitori și problemele care vor fi ridicate, ca urmare a discuției.

Să vorbim un pic mai mult despre programul excursie de divertisment. Ați menționat bowling, cluburi de noapte, ce altceva mai oferim clienților?

Extindem un subiect plăcut. Ce fel de cadouri acceptate pentru a da ca suveniruri pentru vizitatorii străini în compania dumneavoastră și care este responsabilă pentru selectarea acestor daruri?

O dată când dau cadouri oaspeților străini, atunci când sosesc sau numai la despărțire?

Despre rezumând. Cum ai de gând întâlniri rezumând în companie, și ce regulile de invitații străini să-și petreacă?

- În general, de regulă, a rezumat întâlnirea fără mine, pentru că acestea sunt hrănite în biroul capului, în cazul în care am aproape niciodată prezent, cu excepția cazurilor când este necesar să se efectueze protocolul de întâlnire, dar nu de multe ori se întâmplă. Prin urmare, dacă vrei să spui kakieto biznesitogi, acestea sunt hrănite, desigur, unul de altul. Reguli speciale kakihto conductorilor, de asemenea, nu există. Cu toate că, în principiu, dacă ai îngropa în eticheta altor națiuni, în special în est, este posibil să se constate o mulțime de ceremonii, dar noi nu le urmeze. Noi spunem la revedere pe european, se agită mâinile, în principal manageri, deoarece secretarul nu este orice decizie națională să dea mâna. În acest caz, am văzut oaspeții sau parcare subterană lui lot sau la recepție, în funcție de modul în care vor pleca, și spune „la revedere“.

Întrebarea este un truc. Poți să kakieto apel knowhow, la o reuniune a delegațiilor străine, și sfatul colegilor.

- De asemenea, pe această temă, am crezut mult timp. Know-how-ul, desigur, nu, nu, pentru că activitatea administrativă, organizatorice, este de multe ori standardul. În același timp, în obschemto sosește nu este important de oaspeți străine sau sosește oaspetele român, cu oricare dintre ele trebuie să fie la fel de politicos, la fel de valabile, și fiecare invitat pentru a oferi băuturi, în cazul în care a venit. Aici deja există nuanțe doar ceea ce bea oferta. Prin urmare, singurul sfat pot da este pur și simplu nu uita diferențele dintre culturile noastre și să adere la cel puțin cunoștințele minime pe care europenii servi mai bine de cafea în loc de ceai, cafea nu este solubilă, iar cafeaua preparată, delegația japoneză, delegații de la est Avem nevoie de un ceai verde, și așa mai departe. Dacă toate acestea în minte, totul merge bine și nimeni nu va trebui să vă faceți griji, griji și tulpina.

Care, în orice caz, nu ar trebui să se facă la recepția invitaților străini? Poate kakimito împărtășesc povești de viață?

- Ce să nu facă, ce să evite? Este foarte dificil să răspundă la aceste întrebări. Mai ușor de spus ce ar trebui făcut decât ceea ce este necesar. De fapt, atunci când sunt gata să răspundă la întrebările dumneavoastră, am încercat să selectați în mod specific elemente cu cuvântul „nu“, dar trebuie să le obține un pic, pentru că eu vorbesc despre ceva poate fi bun dacă sunteți profesor, iar dacă practici în fiecare zi acest lucru utilizați toate cunoștințele pentru a obține de la sine pop automat în cap la momentul potrivit, și într-un timp scurt, este foarte dificil de a le obține afară și despre acest lucru pentru a spune tuturor. Prin urmare, singurul lucru pe care îmi amintesc este că nu toate subiectele ar trebui să implice într-o conversație cu străinii. Cred că acest lucru este cunoscut pentru toată lumea: întrebări religioase, întrebări legate de starea civilă, starea financiară, afilierea politică. Chiar și un pic se poate spune despre limbajul semnelor. Să presupunem că europenii atunci când comunică între ele nu acordă o importanță la dreapta sau la stanga. Ei fac acest lucru, după caz. Și dacă aveți de-a face cu un invitat din est, mâna stângă nu poate ajunge la ceva, bani sau mici. Se va lua în considerare o insultă. Sau, să zicem, în Japonia, cartea de vizită este acceptat pentru a da cu ambele mâini. În principiu, fiecare dintre aceste fraze pot fi parafrazat prin „nu“, dar eu prefer să iau aceste sfaturi ca fiind pozitive, cu efect de „da“: noi trebuie să facem aici, și asta este. Deci pozitiv.

Suntem un expert spus să nu vorbească despre copiii lor, pentru că în cazul în care au copii minunați, ei pur și simplu nu se va opri, ei vor fi ora două să-ți spun ce un fiu minunat jucat acordeon.

- Posibil. Nu vorbesc despre copii.

În opinia dumneavoastră, care este diferența dintre primirea delegațiilor străine pentru a se întâlni cu colegii români din alte regiuni?

- Am menționat deja că este necesar mai întâi de toate să se ia în considerare nuanțele de diferență în culturi. Până și mari, kakihto diferențe foarte importante, grele nu, pentru că eu sunt profund convins că orice vizitator trebuie să fie la fel de respectuos să comunice, la fel de politicos și la fel de primitoare. Cu excepția cazului în care doriți cât mai mult posibil pentru a te oaspeții, care au venit să nu lase liderul lor, ci mai degrabă se adaugă la el avantajele ceea ce el are și un secretar, apoi, desigur, nu ar trebui să fie urmat doar nuanțe asociate cu diferențele culturale. Dar, în principiu, pentru noi, pentru personalul administrativ, este ședință închisă pe setarea dreapta, tabelul corespunzătoare în timpul negocierilor, o carte de vizită serviciu bun, băuturi. De exemplu, o delegație din Est nu le place atunci când, în timpul negocierilor încep să se schimbe cupa, ceva se deplasează pe masă. Și aceasta ar trebui să fie luate în considerare, și, de exemplu, să servească un tabel separat. Unele dintre națiuni vor urmări îndeaproape faptul că secretarul face, acesta va fi evaluat și atunci toate acestea proiectate pe cap. Cunoscând aceste nuanțe, luându-le în considerare, puteți adăuga puncte la el și șeful său.

Cu reprezentanți ai țărilor care te cunosc vreodată și că te surprinde?

- Este dificil să ne amintim astăzi de reprezentanții tuturor țărilor le-am, cea mai mare parte listate la începutul conversației, atunci când ea a început să-și amintească furnizorii în cazul în care acestea sunt. Desigur, Franța, Finlanda, Germania, Statele Unite ale Americii, Norvegia, Italia. Este cel mai adesea apare la mine în timp ce lucrează într-o unitate anterioară a Naționale. Acum, cea mai mare parte a delegațiilor, este, desigur, Vietnam, Cambodgia, China. Da, probabil, până când toate.

Și mai era ceva care te-a surprins?

- Pentru a spune adevărul, să spunem că dreptul a fost surprins, probabil, nu destul de bine, pentru că înainte ca cineva va veni la noi, eu sunt, în orice caz, asigurați-vă că pentru a citi pe nuanțele reuniunilor doar să fie conștienți de. Nu sunt sigur că înțeleg că toate canoanele, nr. Doar eu și foarte interesant. Poate ceva care poate surprinde, am ajunge la stadiul de cunoaștere literară cu viitoarele invitații lor și mai mult, aș spune că mi de multe ori par interesante, deoarece acestea sunt diferite de propria noastră viață și bazele principiilor noastre. Și așa ceva surprinzător, probabil, acest lucru nu a fost.

Cum vi se vorbește după ce delegația a plecat, oaspeții? Cum schimbul de impresii se întâmplă?

- Schimbul de experiență are loc la cel mai înalt nivel între capul meu și acele persoane care au fost prezenți cu el la discuțiile. Acest lucru depinde în mare măsură de naționalitate. Americanii, ei sunt mai deschiși și mai fericit, apoi să-mi dea feedback-ul, va suna, scrie o scrisoare: Kate, totul a fost rece, vă mulțumesc foarte mult, davayka încă o dată se întâlnesc cu șeful tău. Est - toate cu capul vine și pleacă, eu - cel mai mic performer. Ei nu feedback-uri sunt aproape niciodată date. Dacă sunteți în măsură să-și petreacă timpul undeva împreună într-un cadru informal (același tur), este posibil să se întâlnească persoana mai aproape, asigurați-vă că atunci parutroyku încă scrisori unul altuia scrie, mulțumind reciproc pentru momentul perfect petrecut, și-a exprimat speranța de a întâlni din nou, poate fi, la schimb poze care o fac. Poate, poate, totul. În cazul în care cooperarea devine un mod regulat, un pic mai aproape, eu de multe ori încep să scrie scrisori, nu merg de șeful direct, decizia de a delega mai multe probleme pentru mine. Capul de ea, desigur, numai pe o parte, îmi pierd timpul.
Practic, nimeni nu a reușit să construiască prietenii personale. Poate din cauza diferenței de vârstă, interese. În plus, cred că o relație personală și de afaceri, aceasta nu este cea mai bună combinație.

În ceea ce privește încă fotografiile am vrut să întreb. Acceptată Ai invitat un fotograf la kakieto întâlniri foarte importante, astfel încât mai târziu a fost conectat?

Practicat. Vă mulțumesc foarte mult pentru acest interviu.