Principiile de creare a unei arhive electronice

Pentru organizarea de arhive electronice a implicat experți din centrele de arhivă majore, care au ani de experiență și de sistem stabilit de crearea și menținerea arhive electronice ale firmelor mari și mici.

Regulile și standardele de a crea o arhivă electronică

Pentru o arhivă electronică a îndeplinit cu succes toate sarcinile care îi sunt atribuite, acesta trebuie să fie create de anumite reguli și standarde.

Principiile de creare a unei arhive electronice

Principiile pe care se creează arhiva electronică:

• principii contabile. Organizarea evidența exactă a informațiilor stocate. Astfel, pierderile sunt excluse documente;

• Controlul Principiu. Noile documente ar trebui să fie introduse în mod sistematic în sistem și înregistrate. Amploarea perioadele lor de importanță și de depozitare trebuie monitorizată cu atenție;

• Principiul unității. Sistemul de stocare a informațiilor ar trebui să fie uniform și coerent. Acest lucru asigură faptul că fiecare document de urmărire din cauza specifice de afaceri, contract de arhivare sau tranzacție de afaceri;

• Principiul accesibilității. Sistemul ar trebui să fie ușor de utilizat, să fie ușor de înțeles pentru angajat cu un nivel mediu de competențe informatice; • principiul conveniență. Utilizatorul trebuie să poată naviga cu ușurință sistemul. motor de căutare detaliată vă permite să găsiți documentul în același timp, având informații minime cu privire la aceasta.

• Principii operaționale. Procesul de creare a unei arhive electronice nu ar trebui să ia o mulțime de timp, datorită tehnologiei moderne și profesionalismul centrelor de arhivă;

• Principiul confidențialității. Informații, depuse, nu trebuie administrat persoanelor care nu au drept de acces la acesta. Acest principiu se aplică atât unei arhive electronice în cadrul întreprinderii, precum și pentru backup off-site creat în centrul de arhivă. Informații privind nivelul de acces este definit pentru fiecare utilizator individual sau simultan pentru grupuri de utilizatori;

• Principiul de fiabilitate. informații Depus ar trebui să fie protejate de hacking neautorizate și pierderea de date. De asemenea, acest principiu presupune crearea de copii de rezervă în cazul unor erori de sistem neprevăzute.

Acces rapid ușor și continuu la informații

Aderarea la principiile de mai sus permite accesul rapid ușor și continuu la informații.

Servicii privind crearea unei arhive electronice

arhiviști noștri înțeleg importanța și responsabilitatea lor. Aceste principii sunt pentru ei - este mai important decât statutul, iar încălcarea lor - o lege teribilă. Dacă doriți să creați o arhivă electronică a întreprinderii cu ajutorul nostru, veți primi serviciile de profesioniști calificați, respectarea acestor condiții.