Primirea delegațiilor străine

O parte integrantă a dezvoltării relațiilor internaționale este interacțiune directă cu colegii străini și parteneri prin invitarea cetățenilor străini și recepții de delegații străine.

La prepararea recepții oficiale sau primirea de reprezentanți ai companiilor străine trebuie să ia în considerare o serie de subtilități și nuanțe pentru a demonstra reprezentanților de altă parte, gradul de respect, recunoașterea statutului precum și cea mai bună calitate a companiei.

Pregătirea pentru primirea delegațiilor străine

Clarificarea în avans (2-3 luni), data și ora sosirii, locul de desfășurare, durata șederii, vorbește limba, numărul de interpreți necesare pentru a servi negocierilor, și, desigur, numărul și componența participanților. 2 - 3 zile înainte de sosirea delegației toate aceste puncte sunt specificate prin fax sau e-mail din nou.

Ai grijă de obținere a vizelor de intrare pentru cetățenii străini.

Crearea și aprobă programul vizitei delegației. Acesta ar trebui să includă următoarele întrebări:

delegația sa întâlnit la aeroport sau gară;

cazare la hotel;

organizarea serviciilor de transport;

pregătirea camerei de negociere;

tur al întreprinderii;

evenimente de protocol (masa de prânz, recepție, bufet, etc ...);

negocierile actuale (de începere și ora de terminare, care este responsabil pentru organizarea, ce întrebări trebuie să fie abordate).

Elaborarea și aprobarea estimările costurilor pentru primirea delegației.

Și decide să ia în considerare problema returnării clienților suveniruri sau cadouri - marcă sau achiziționate.

ETAPE Primirea delegațiilor străine

Întîlnire la aeroport (sau gară);

De obicei, sosește grupul se întâlnește șeful țării gazdă sau secretarul cu un șofer și, eventual, un traducător. În cazul în care oaspeții vin pentru prima dată, ar trebui să facă un poster cu numele organizației sau a organizației invitatii. Este de dorit să aibă informații despre bagajele delegației. Înmânarea florile nu sunt acceptate; excluderea se poate face cazul in care grupul a ajuns acolo doamna. Apoi, puteți da o (învelite în celofan mână de flori) buchet mici. La momentul întâlnirii nu este acceptat pentru a face schimb de cărți de vizită. Reuniunea a veniturilor Grupului „în planul“ nu este de obicei practicat, cu excepția cazurilor în care un nivel înalt vizite ale delegațiilor, iar atunci când există o oportunitate reală de a face acest lucru.

În funcție de numărul de membri ai delegației au ajuns aceasta poate fi una sau două autoturisme (închiriate sau deținute de companie) sau un minivan. Tu ar trebui să identifice, de asemenea, vehiculul pentru transportul bagajelor. Serviti delegare pe vehiculele personale nu este recomandată.

Camerele hotelului trebuie să fie rezervat în avans. Astfel, este necesar să se cunoască în avans cât de mult este de așteptat de bărbați, cât de multe femei și dacă oricare dintre ele cameră pary.Broniruya căsătorit, ar trebui să alegeți pe cele care sunt situate într-o zonă liniștită a hotelului. Se amestecă în aceeași cameră cu două persoane nu sunt acceptate. doamnelor cameră poate fi decorat cu flori.

Indiferent de momentul sosirii delegației și începerea negocierilor sunt întotdeauna luate în primul rând pentru a oferi oaspeților la hotel, le oferă posibilitatea de a trage camera și împrospăta după călătorie. Numai atunci puteți începe negocierile de program.

Înainte de a începe o afacere parte a vizitei, șeful delegației a sosit în conformitate cu practica comună determină o vizită de curtoazie șefului organizației gazdă. Vizita de curtoazie este un răspuns pentru atenția, pentru reuniunea la sosire. În plus, în timpul unei vizite de curtoazie clarifică din nou programul de ședere, au existat solicitări și sugestii suplimentare, dacă este cazul.

Vizita de curtoazie nu mai mult de 20-30 de minute durează, 5-7 minute după începerea, puteți depune o masa: ceai, cafea, băuturi răcoritoare, dulciuri (în caseta), cookie-uri, fructe. Băuturile alcoolice nu sunt servite. La finalul întâlnirii, oaspeții pot fi servite suveniruri de marcă.

Este necesar să se pregătească camera pentru negocieri in avans. Este de dorit ca era biroul directorului sau de adjunctul acestuia.

Alegerea unui loc pentru negociere, trebuie să acorde o atenție la curățenia sa, caracterul adecvat al acoperirii și absența zgomotului. Negocierile Tabelul trebuie să fie configurația corespunzătoare (rotundă, pătrată, dreptunghiulară) și dimensiune.

steaguri de stat (steaguri) ale țărilor participante pot fi plasate pe masa de negocieri. Ele trebuie să fie de aceeași dimensiune și la același nivel.

În avans pentru a pregăti documentele necesare pentru negociere. Toate documentele întocmite trebuie să fie traduse în limba în care negocierile vor avea loc.

Scaune la masa se efectuează în conformitate cu normele standard bazate pe rangul și poziția oficială a persoanelor implicate. La începutul negocierilor, participanții au făcut schimb de cărți de vizită.

Discuțiile sunt furnizate de obicei pauze de cafea. Prin urmare, este necesar să se echipeze camera de lângă sala de ședințe un mic bufet. În cele mai multe sală de ședințe pe masă trebuie să fie pre-stabilite și sticle de apă minerală și pahare.

În cazul în care cabinetul are doar un oaspete, ar trebui să urmeze regulile generale: prima cupa este servit oaspeților, iar al doilea - biroul proprietarului. În cazul în care o mulțime de oaspeți, băuturile sunt servite ca răspuns la poziția sa oficială. ustensile curate ca primii oaspeți. În cazul în care cultura corporativă permite fumatul în interior, cât și în timpul negocierilor utilizarea actuală de această oportunitate, nu ar trebui să uităm despre schimbarea scrumierele.

Băuturile sunt preparate la ușă, dar nu și în camera în care negocierile se întâmplă. În mod tradițional preparată ceai negru sau cafea măcinată. Saci sau ceai verde nu este permisă.

Pe o masă tavă sau distribuitor ar trebui să fie același număr de cești de ceai și cafea. Zahărul este preferabil furnizat continentală sau cocoloașe.

În plus față de băuturi, oaspeții sunt oferite de dulciuri, biscuiți, fructe.

Serviete introduse într-un suport special.

Se servesc băuturi și curăța cupe goale ar trebui să fie venind de pe partea stângă.

Programul cultural depinde de interesele partenerilor, hobby-urile lor, interesele, cunoașterea limbii române. Întotdeauna atracții turistice sau de dorit, istorie și artă muzee locale, galerii; Puteți excursie pe jos la balet sau operă. vizita indezirabil diferite saune, piscine, cabane de vânătoare și m. P.

O parte importantă a programului sunt evenimente ceremoniale. De exemplu, în legătură cu finalizarea negocierilor și semnarea documentelor de management al companiei va găzdui o recepție (mic dejun, prânz, cină) în onoarea delegației.

Receptii sunt împărțite în timpul zilei și seara, recepții de la masă și nici un scaun la masă. La o recepție cu câteva (10 - 12) clienților așezat la o masă pentru tine cum le convine. În cazul în care afacerea este proiectat pentru recepția de câteva zeci de persoane, este recomandabil să se ia în considerare cu atenție plasarea tabelelor, a defini spațiul pentru oaspeți și să decidă cum să aducă acest lucru pentru oaspeți. Clasic mod - un card cu numele, care ar trebui să fie pus pe cel mai înalt pahar de sticlă sau de vin lângă fiecare mesta.Sleduet să ia în considerare particularitățile naționale și tradițiile religioase ale oaspeților și nu includ în feluri de mâncare din meniu, care sunt în detrimentul sentimentelor naționale sau religioase.

Prezentarea de cadouri și suveniruri;

În practica partenerilor de comunicare de afaceri a decis să prezinte suveniruri sau de a face cadouri. Scopul unui cadou în viața de afaceri - pentru a demonstra bunele lor intenții.

Cadouri ar trebui să dea relativ ieftine și au o ocazie potrivita pentru livrarea sa. Tu nu ar trebui să facă daruri celor cu care se negociază o înțelegere, deoarece acest lucru poate fi percepută ca o încercare de a influența rezultatul cazului.

Pentru o cooperare și comunicare pe termen lung de succes cu parteneri străini este necesar să se urmeze câteva principii generale de eticheta de afaceri internaționale:

respectarea tradițiilor, vacanța, religia și guvernul țării partenere;

exprimarea interesului pentru cultură străină;

neadmiterea critici (chiar lucruri mici);

evitarea discuțiilor pe teme de politică și religie;

abținerea de gesturi;

eleganță, simplitate și reținere într-un costum de afaceri.

Cunoașterea tradițiilor și a normelor comportamentale ale țării în care au venit departe, poate facilita în mare măsură înțelegerea reciprocă cu partenerii externi.