Pregătirea și facturare factură electronică în format electronic

Repere

Facturile pot fi preparate în formă electronică, cu acordul comun al părților tranzacției (este de dorit să existe dovezi documentare), iar în cazul în care acestea au hardware compatibile și capabilități pentru a primi și procesa aceste facturi. Facturare și primirea de facturi în format electronic prin intermediul canalelor de telecomunicații (TCR) poate fi permisă utilizarea obligatorie a certificat în conformitate cu zakonodatelstvomRumyniyasredstv de protecție criptografică.
Până în prezent, formatul facturii nu este aprobat. Asta este de așteptat FTS, „altă zi“ va face acest lucru. Cerințe specifice sunt stabilite în ordine. În special, este vorba despre faptul că o factură electronică trebuie să fie semnată de un vânzător de semnătură digitală electronică (EDS) și regizat de TCS prin furnizorul de electronice de gestionare a documentelor. Deci, primele lucruri mai întâi.

Despre semnătura digitală

Luați în considerare lucrurile care sunt direct legate de utilizarea facturilor electronice.

Deci, pentru a deveni membru al documentului electronic, trebuie să aibă o semnătură digitală și un certificat de cheie semnătură corespunzătoare, care se eliberează organismelor care emit astfel de certificate (centre de certificare). Certificat de fabricație se bazează pe participantul la sistem de informații cerere (declarație semnată de propriul certificat de cheie semnătura proprietarului), care conține informațiile necesare pentru identificarea titularului certificatului cheii semnăturii și raportarea acesteia (informațiile conținute în cerere sunt confirmate prin prezentarea documentelor relevante).
certificat de semnătură electronică - un document electronic sau de hârtie, care servește pentru a confirma corespondența dintre identitatea semnăturii digitale proprietarului și a cheii publice. Documentul include informații despre proprietarul certificatului și cheia publică. Acesta indică, de asemenea, perioada de valabilitate a certificatului.

Notă. Armat semnătură electronică calificată a fost certificat de către un centru de certificare acreditat și în toate cazurile, echivalente cu un document de hârtie cu semnătură „viu“.

Pentru a emite semnătură digitală, trebuie să contactați CA cu următoarele documente:
- o cerere pentru producția de semnătură electronică;
- carte de contrapartidă pentru certificarea adoptat în forma inimii;
- o copie a statutului clientului - persoană juridică.
Toate aceste documente trebuie să fie certificate prin semnătura și ștampila directorului general al persoanei juridice.
În plus, aveți nevoie de:
- copie legalizată a certificatului de înregistrare de stat a persoanelor juridice;
- o copie legalizată a certificatului de înregistrare fiscală al clientului;
- copie a unui document privind numirea șefului organizației;
- original (sau copie legalizată) certificatul de înmatriculare a primit nu mai târziu de o lună înainte de depunerea;
- pașaport și o copie a pașaportului persoanei în numele căreia a făcut certificatul cheii semnăturii (pagini cu fotografie și permis de ședere, ștampilat în mod corespunzător).

Notă. Prețurile pentru fabricarea semnăturii electronice pentru organizațiile comerciale variază de la 7000 la 14 000 de ruble. în funcție de tariful.

După semnarea este primit, se poate spune că la jumătatea drumului spre fluxul de lucru electronic al facturilor transmise. A doua jumătate se referă la alegerea furnizorului de electronice de gestionare a documentelor.

operator de document electronic

Operatorii de documente electronice (în continuare - operatorul) - societăți comerciale care furnizează în mod competitiv un schimb deschis de informații și date operative privind TKS în cadrul documentului electronic de facturi între cumpărător și vânzător. munca operatorului legate în principal de suportul tehnic al acestui proces, astfel încât alegerea lui trebuie să fie abordat în mod serios. În primul rând, să acorde o atenție la experiența companiei cu documente electronice semnificative din punct de vedere, precum și disponibilitatea licențelor necesare. Acum, aceste cerințe îndeplinesc cel mai bine companiile care furnizează servicii pentru business-ul românesc de a livra raportarea electronică autorităților de reglementare (Serviciul Federal Fiscal, fondul de pensii, Federal de Stat Statistică Service, FSS).

Acorde o atenție! Camera surprinde toată acțiunea cu factura, atât cumpărătorul și vânzătorul. În cazul unor litigii (atunci când o contraparte livrează la o altă instanță sau dacă aveți întrebări fiscale apar pe un anumit document) este o dovadă a operatorului este crucială.

Pentru a participa la documentul electronic, este necesar să se elibereze și să prezinte o cerere în acest sens operatorului cu următoarele acreditări:
- numele complet (nume, prenume, patronimic al antreprenorului individual);
- Locul de amplasare a companiei (locul de reședință al antreprenorului individual);
- ID organizație contribuabilă (întreprinzător individual);
- informații despre proprietarii au primit certificatele cheie de semnătură și detaliile certificatului cheii semnăturii;
- Datele de contact ale organizației (întreprinzător individual);
- informații cu privire la autoritatea fiscală, care este înregistrată organizația (întreprinzător individual).
După aceea, participantul primește documentul electronic de identificatorul operatorului, detaliile de acces și alte date necesare pentru conectarea la fluxul de lucru electronică a facturilor în format electronic, pe ASR.

Informații. Dacă schimbați datele de conectare (de exemplu, locația organizației), conținută în cerere, în termen de cel mult trei zile lucrătoare de la data modificării în cauză să prezinte operatorului cererea de a modifica datele raportate anterior. Operatorul, la rândul său, nu mai târziu de trei zile lucrătoare de la primirea cererii a modificat datele de conectare.

Costul serviciilor operatorului depinde de numărul de documente de ieșire. În medie, în momentul în care apar următoarele cifre: tariful pentru 250 de documente - 5000 ruble;. 1000 documente - 16 000 ruble;. 20.000 de documente - 240 000 ruble. De regulă, toate documentele primite sunt gratuite.

Notă. La plasarea și primirea facturilor electronic prin intermediul TCS cumpărător și vânzător transporta document electronic pentru fiecare factură separat.

În medie, trimiterea unui singur e-document va costa 20 de ruble. În comparație cu moduri alternative de livrare a documentelor (poștă, curier), prețul este acceptabil, în plus, acest tip de transmitere a documentelor are o serie de avantaje distincte.
Pentru a lucra cu operatorul aveți nevoie de Internet, e-semnătura și programul „CryptoPro“ (un program special pentru operarea în siguranță a semnăturii electronice).

Vă rugăm să rețineți: Operatorul în termen de cel mult trei zile lucrătoare de la momentul activării vânzătorului (cumpărător), la documentul electronic (schimbarea Credential) transmite autorității fiscale la locația vânzătorului (cumpărător) informațiile acreditărilor (schimbarea prerogativelor).

Procesul de date

Notă. facturile emise și primite în format electronic a făcut cumpărător și vânzător într-un criptat sau necriptat.

Vânzător în obținerea confirmării operatorului cel târziu în următoarea zi lucrătoare verifică autenticitatea semnăturii sale, și-l trimite la avizul de primire a confirmării.
Toate documentele trimise sau primite sunt stocate de către toate părțile la documentul electronic.

Informații. Facturare și primirea de facturi în format electronic, ASR poate fi pusă în aplicare prin intermediul unuia sau mai multor operatori. Expunând și primirea facturilor în format electronic de către TCS prin câțiva operatori se efectuează în prezența acestuia hardware și capabilități compatibile pentru trimiterea și primirea de facturi în format electronic, în conformitate cu formatul aprobat.

Cumpărătorul la primirea de către vânzător factura Fișier cel târziu în următoarea zi lucrătoare, precum și alți participanți la documentul electronic, semnătura electronică autentifică vânzătorul și îl trimite (prin intermediul operatorului) o notificare, semnat cu semnătură electronică, la primirea facturii.
Vânzătorul, având o notificare a primit, de asemenea, autentifică semnătura electronică.
Astfel, factura este considerată a fi expusă, în cazul în care vânzătorul a primit confirmarea operatorului respectiv, în prezența vânzătorului anunțului cumpărător al primirii facturii.

Notă. Factura se consideră a fi originare în cazul în care este semnat cu semnătura electronică aparținând persoanei autorizate participantului documentul electronic și transmis prin intermediul operatorului.

gestiune electronică a documentelor - este, desigur, foarte confortabil și modern. Cu toate acestea, nu a exclus lucruri cum ar fi, de exemplu, lipsa de confirmare a operatorului în termenul specificat. În acest caz, vânzătorul sau cumpărătorul informează operatorul și vânzătorul repetă trimiterea facturii întocmit anterior (fără a modifica detaliile). Dacă la data redirec a întocmit anterior de către vânzător a facturii a fost necesară pentru a face ajustări la acesta, inclusiv în legătură cu schimbarea persoanei autorizate care a semnat factura cu semnătură digitală, clientul este trimis o factură cu detaliile corectate.

Vă rugăm să rețineți: data emiterii facturilor client în format electronic, pe TKS dosar considerat data primirii facturii de la vânzător la operator (data specificată în confirmarea operatorului). Prin urmare, data primirii de către cumpărător a facturii este considerată a fi data la care vânzătorul factura operatorului de fișier cumpărător specificat în confirmarea operatorului. Prin urmare, „răzgândire“ pentru a pune o factură electronică nu poate fi!

face o ajustare

Suntem cu toții umane, și nimeni nu este imun la greșeli. Din fericire, aveți posibilitatea să-l repara! Pentru a face acest lucru, cumpărătorul trimite vânzătorul (prin operatorul, desigur) un aviz pentru a clarifica factura (Anunțul trebuie să fie semnat de către cumpărător și criptat semnătura digitală după cum este necesar).

De la introducerea cu drepturi depline a facturilor electronice (cu aprobarea documentelor necesare), cumpărătorul va fi capabil de a deduce valoarea TVA percepută de către vânzător de mărfuri (lucrări, servicii), drepturile de proprietate, în modul prevăzut de capitol. 21 din Codul fiscal, în prezența a facturii electronice, expusă în formatul aprobat.
Pentru vânzători în acest caz, echivalate agenții fiscale, astfel cum este definit în revendicarea. N. 4 și 5, art. 161 din Codul fiscal, precum și agenți de comision, agenți care acționează în interesul principalului, care efectuează punerea în aplicare sau achiziționarea de bunuri (lucrări, servicii), drepturile de proprietate pe nume propriu.

Despre utilizatorii externi

în loc de o concluzie