Pregătirea și desfășurarea primei expoziții

bugetul de expoziție

Echipa de expoziție

Directorul Expoziție gestionează proiectul, coordonarea activităților tuturor departamentelor și serviciilor, decide să forță majoră situație, discuțiile la bâlci, partenerii de expoziție, agențiile de stat, parteneri străini, sponsorul principal, și așa mai departe. D.

Managerul de lucru cu clienții - pentru el lucrează cu expozantii: formarea expoziției, lucrul cu expozanti (facturarea, controlul de plată, informează participanții cu privire la modul în care să participe la expoziție (cerințele pentru site-uri, clădiri, etc.) .. aducând orice informații relevante pentru participanți.

Responsabil pentru tehnice abordează aspecte legate de componente referitoare la standard și non-standard de construcții, decorațiuni, energie electrică și așa mai departe. N.

El decide, de asemenea, cu privire la plasarea participanților la hoteluri, traducători, obiceiuri, și așa invitarea stendistok. E. Prin intermediul companiilor partenere.

departamentelor financiare și de contabilitate. Angajate în dezvoltarea și punerea în aplicare a circuitelor financiare și a relațiilor cu reprezentanții străini, participanți, parteneri și contractori ai expoziției. Precum și întocmirea situațiilor financiare.

Departamentul Juridic. Acesta asigură dezvoltarea de contracte valabile, protejează expoziția în calitate de concurenți săi (cu încălcarea mărcilor comerciale, bunurile materiale, și așa mai departe. D.), și de la unii dintre participanți (de obicei, banii înapoi probleme).

Lucrul cu expozanti

Pentru expozanți, nu trebuie să fie un fel de o terță parte. Fii pentru ei un prieten, un camarad, un consiliu permanent cu ei, să încerce să se ia în considerare toate observațiile pe fond.

Pentru participantul simțit confortabil pe spectacol, ține cont de faptul că 90% dintre participanți sunt interesați nu atât de mult ca o imagine căutarea de noi parteneri și de lucru eficient cu vechi. Prin urmare, principala sarcina dumneavoastră - la petrecerea găsit vizitatorul său, și a fost capabil să vorbească cu el și sunt de acord. Organizați servicii la petrecerea de căutare convenabil pe site-ul și la expoziție, de a crea o multime de cameră pentru negociere și întâlniri, o zonă de internet pentru referință rapidă. Face site-ul organizat contacte de expozanti si vizitatori nu numai pentru 3-4 zile de expoziție, și pentru întregul an. Ei bine, doar asigurați-vă că participanții să se simtă confortabil - în momentul livrării de echipament, constructii, comanda pentru serviciile suplimentare (interpret, stand asistent, de securitate, curățenie), etc. În cele din urmă, este de a le plăti bani ..!

Lucrul cu vizitatorii

Vizitatorii nu vor fi - vor fi participanți. Participanții nu vor fi - nu vor fi bani din partea organizatorilor. Acesta este adevărul, care este adesea trecute cu vederea companii de expoziție.

Vizitatorul mediu al expoziției pentru o lungă perioadă de timp rătăcind în căutarea unui loc și a pavilionului, apoi încearcă să înțeleagă directorul și ghidul, încearcă să discearnă între participanți care au nevoie de ea, și lasă cu un tampon mare de deșeuri de hârtie inutile, care lasă în cel mai apropiat coș de gunoi. Cu toate acestea, există un loc în care se simte confortabil - sa întâmplat să găsească o sală de conferințe, unde poate lua un pui de somn timp de o oră sau două ore de companii poveste de fabricație despre următoarele șuruburi introduse în înfloresc originale.

Între timp, pentru vizitator, este necesar să se organizeze o întâlnire cu participantul dorit și să ofere un confort maxim. Aceasta este de a rezolva cel puțin următoarele întrebări:

Atragerea de vizitatori. Resursele de participanți, plus campanii de marketing eficiente. Asigurați-vă că pentru a organiza colectarea datelor, în cazul în care vizitatorii afla despre emisiunea ta, să abandoneze ulterior inutile „moda“ si sunt, de obicei mijloace scumpe.

Rezervare hoteluri. Unul apela serviciul nostru rezervare, organizat la expoziție, în loc de obzvanivaniya convulsiv toate hotelurile oraș în căutarea pentru un sejur peste noapte - vizitatorul va aprecia.

Livrarea la expoziție. Cel puțin vizitatorului hartă localizare distinctă o expoziție trebuie să fie introdusă. O mai bună, desigur, în cazul în care, în plus față de livrare gratuită organizată la un autobuz special expoziție.

Serviciul de la spectacol - înregistrarea promptă, mese, WC, dulap, etc - .. Ar trebui să fie cel mai înalt nivel.

Programul științific ar trebui să aibă un nivel adecvat de statut al expoziției. Acesta trebuie să fie organizate astfel încât vizitatorii vin exclusiv pentru ea.

Documentare și de management al documentelor

Deci, în procesul de organizare a expoziției trebuie să pregătească următoarele documente:

Buget. la expoziție costuri constau din părțile organizatorice și costurile de promovare. Nu uitați: Nu abuzati relația pe baza de barter și cheltui bani pe soluții în mod deliberat non-performante. Deci, de multe ori a crea o prezentare de calitate pentru managerul expoziției este mult mai important decât mii de dolari cheltuite pentru presă.

program de antrenament. Ar trebui să lista toate etapele de pregătire a expoziției, calendarul punerii în aplicare a acestora, precum și numele persoanelor care răspund. Respectarea calendarului trebuie monitorizată strict.

formular de cerere. Completarea formularului de cerere, participanții trebuie să specificați numele companiei, informatii de contact, zona și tipul de suport, forma de plată de participare și alte informații solicitate de către organizatori.

„Ghidul pentru participanți“ trebuie să includă datele de contact ale organizatorilor expoziției, programul pentru punerea sa în aplicare, condițiile de participare și furnizarea de diverse servicii (construcții, cabina de transport, și așa mai departe. D.).

documentație internă - contracte cu furnizorii, compania de expoziție, și așa mai departe ..

Acum, companiile avansate organizează din ce în ce document electronic - acest lucru economisește timp, bani și de a proteja pădurile noastre de la distrugere. Metode de flux de lucru, probe și șabloane de documente tratate cu noi pregătire practică.

Unele puncte importante

Site-ul. Ar trebui să fie un bun manager: pentru a vorbi despre show all - a programului științific pentru a poziționa punctele de catering. Acesta este un bun ghid care are de la sine și conduce. Informațiile trebuie să fie puțin mai mult de vizitatori de așteptat. Acolo puteți descărca toate fișierele programului științific, fotografii ale expozițiilor anterioare, pentru a obține informații detaliate despre fiecare participant al expoziției, a prezentat actualizări, și așa mai departe. D. Puteți găsi persoana necesară în prealabil pentru a programa negocieri. Puteți rezerva o zonă în expoziție. Obține toate statisticile de expoziție pentru un an dat. În general, după o examinare atentă a site-ului om, dacă nu a fost la spectacol ar trebui să sentimentul că el a fost acolo, și trebuie să fie dispuși să vină înapoi.

Al doilea punct - în structura site-ului ar trebui să reflecte lista de interogări de căutare.

De exemplu, pentru aer condiționat poate fi cerințe specifice cu privire la tehnica (specialiști Recruteaza), numele companiilor climatice (în căutarea pentru ei, ca regulă, angajații altor companii), interogări cum ar fi „Expoziție Building“ ( „Târgului climatice“, din păcate, aproape nimeni nu cere - nu există nici o astfel de cerere).

Pe site-ul aveți nevoie pentru a organiza o petrecere „birou privat“, în care a fost membru, datele de conectare și parola, și ar putea intra și modifica informațiile despre tine (cererea, profilul participantului, prezintă fotografii), pentru a primi știri din partea organizatorilor, pentru a afla toate contactele necesare .