Organizarea și desfășurarea întrunirilor, reuniuni, întâlniri de afaceri
Reuniunea a numit eveniment obligatoriu, la care au participat toți membrii unei organizații, cum ar fi adunarea anuală a acționarilor sau de adunarea generală a membrilor cooperativei. Ordinea întâlnirii este reglementată de statutul organizației, reuniți progresul și deciziile sunt înregistrate într-un document special - procesul-verbal al ședinței.
Spre deosebire de întâlnirea de la reuniunea prezintă un anumit număr fix de persoane, de regulă, reprezentanți ai diferitelor companii sau unități comerciale. Reuniunea sunt de obicei regulate, merge într-un mod strict definit
împărțită la timp, cel mai adesea o dată pe săptămână, și sunt destinate pentru a discuta problemele curente, cu toate că acestea pot fi reuniune neplanificate cerințele operaționale. întâlnire protocoale de management nu sunt în mod necesar, dar la finalul reuniunii este de obicei luat nici o decizie.
Întâlnirile sunt împărțite în conversații de afaceri și negocieri. conversații de afaceri sunt efectuate într-o formă liberă, destinat să discute oricare dintre problemele ridicate și nu se încheie în mod necesar cu decizia. Discuțiile sunt menite să abordeze problemele grave ale activităților comune ale întreprinderilor, separarea activităților, dezvoltarea politicilor de prețuri, etc. Ei se încheie cu adoptarea documentelor finale sau a declarațiilor orale.
Datorită specificului muncii lor la orice om de afaceri trebuie să participe la diverse reuniuni suficient de multe ori, conferințe și întâlniri de afaceri, precum și pentru organizarea acestor activități. Vă rugăm să respectați ordinea stabilită de organizare și desfășurare, pentru că de multe ori depinde de succesul întregii operațiuni de afaceri.
În pregătirea reuniunilor, reuniuni sau negocieri ar trebui:
1. Alegeți și să articuleze ordinea de zi. pot exista două sau trei întrebări principale și trei sau patru mai mici pe ordinea de zi. În cazul în care principalele probleme este mică, întâlnirea se va proceda încet și va lua la fel de mult timp ca un număr suficient de ele, precum și cu un număr mare de probleme pentru a discuta va fi superficială.
2. Se determină componența participanților (pentru întâlniri, negocieri). Excepția este conferințele de producție, care sunt deținute în mod regulat (de obicei, o dată pe săptămână) cu o compoziție constantă a participanților.
3. Selectați ziua și ora evenimentului. La negocierea, ziua și ora convenite în prealabil cu toți participanții.
4. Anunță participanții la data și ora. În timpul întâlnirii, este de dorit să facă acest lucru timp de 5-7 zile. În ziua și ora ședinței de producție pentru a alerta numai cei invitați membrilor săi nepermanente ale reuniunii.
6. Pentru elaborarea raportului, sau mesajul principal și de a determina participanții obligatorii în discuție. Raportul ar trebui să fie specific, să reflecte esența problemei, concluziile ar trebui să fie justificată. Vorbăria și caracterul vag al raportului sau mesajul este indiferenta din partea publicului.
7. Selectați și să pregătească camera. Trebuie avut grijă la camera a fost destul de confortabil și ar putea găzdui toți participanții. lipsa de scaune nu ar trebui să fie. În organizarea negocierilor privind tabelele din fața fiecărui participant, este de dorit să pună cardul cu numele, prenumele, numele de mijloc și numele companiei pe care o reprezintă. Pe mesele ar trebui să fie, de asemenea, de hârtie și papetărie, puteți pune o băutură răcoritoare. O bună practică să se aplice atunci când negociază un ceai sau o cafea cu un pic de copt.
Ai nevoie pentru a începe să lucreze exact la momentul desemnat. Întârziere începerea reuniunii sau reuniuni de obicei, conduce la faptul că în următorii participanți se vor aduna foarte târziu. În timp ce începerea negocierilor făcut să respecte cu strictețe toate părțile, fiind târziu pentru discuțiile este văzută ca dispreț total față de parteneri și poate duce la consecințe nedorite.
Atmosfera în timpul întâlnirii (ședința) sau o întâlnire de afaceri pentru a fi prietenos. atacuri personale neacceptate asupra participanților, showdown.
Pentru președintele ședinței va fi ales. Principalele responsabilități ale președintelui sunt:
să respecte reglementările;
să declare numele și poziția vorbitorului, numele organizației, din care el este.
Președintele de ședință trebuie să îndeplinească anumite cerințe, dintre care principalele sunt: competența, imparțialitatea și capacitatea de a fi exprimată în mod clar și toleranță pentru opiniile altora. Președintele are dreptul de a arăta preferința pentru un anumit aviz sau participant la ședință, precum și de a impune punctul de vedere. sugestiile lor, el ar trebui să-și exprime după toate.
Un pas important în orice adunare sau reuniune a unei decizii. În astfel de momente, întâlnirea devine adesea neajutorat, ca și în cazul în care pierde energie. Acest lucru se datorează faptului că participanții nu sunt în măsură să realizeze că este timpul să ia o decizie, sau gama, nu a îndrăznit să facă o alegere. În astfel de cazuri, cel mai bine este de a alege o singură propoziție și să continue să-l ia în considerare. Este important să nu pierdeți momentul în care dezbaterea ar trebui să fie închise - aici aveți nevoie de experiență și de calificare președintelui. O modalitate bună - vot intermediar. Se rezumă la următoarea etapă a discuției. Nu, cu toate acestea, să fie prea pripit cu votul final, deoarece este posibil să se decidă care a respins minoritate. În acest caz, membrii minoritari pot lua măsuri, dovedind greșit majoritatea, ceea ce ar putea duce la o reluare a discuției și pierderea rezultatelor deja obținute.
Un tip special de întâlnire este o așa-numită „brainstorming“. O astfel de întâlnire are loc în acest caz, atunci când este necesar pentru a rezolva o problemă complexă, pentru a găsi o cale de ieșire din încurcătura, ia o decizie responsabilă.
Când a găsit aparent o cale de ieșire dintr-o situație dificilă, este recomandabil să se împartă în două grupuri - „suporteri“ și „adversarii“ și să încerce să găsească puncte slabe în soluția dezvoltată. Decizia finală trebuie să fie bine scrise și înregistrate.