Organizarea primirii vizitatorilor

Recepția de vizitatori - una dintre cele mai importante funcții ale secretarului, bunătate, atenție, politețe și helpfulness de recepție, care definesc atmosfera în multe feluri.

Secretarul Compania este responsabil de organizarea primirii de vizitatori, iar managerul secretar organizează managementul recepției.

Acceptarea angajaților unei organizații

După cum Secretarul asistă lider în punerea în aplicare a planului de ziua lui de lucru, el este deseori dreptul de a determina cu care este necesar pentru a satisface capul și care pot fi trimise altor oficiali; Ce întrebări au nevoie urgentă, o chestiune de decizie și atenția managerilor.

Organizarea managerul de recepție, secretar trebuie să cunoască și să treacă nestingherit persoanele care au acces la ea în orice moment. Pentru a primi restul membrilor organizației de a aborda problemele actuale, este de dorit să aibă ore de set și de zile, care este baza de planificare rațională a capului zi. Pentru a venit la personalul de la recepție trebuie să fie manipulate cu numele și patronimicul, care secretarul trebuie să fie nume de familie (cu numele și patronimicul) o listă a tuturor angajaților organizației.

organizarea personalului de recepție pentru o scurtă probleme de afaceri curente

In fiecare zi, în fiecare companie există o mulțime de elemente de lucru care necesită soluții rapide. Aceste probleme pot fi rezolvate în câteva minute, iar în cazul în care sclavul nu este în măsură să le împace cu capul, munca lui poate fi împiedicată. Pentru o scurtă de lucru probleme includ:

● obținerea consimțământului verbal la ceva (de exemplu, un angajat vrea să știe dacă este posibil să se utilizeze masina de serviciu);

● coordonarea oricărei acțiuni (de exemplu, un angajat responsabil cu organizarea unei reuniuni a furnizorilor și este important să cadă de acord asupra unui moment de întâlnire, participanții și lista documentelor necesare).

● primesc informații succinte (de exemplu, un angajat pentru îndeplinirea misiunii pentru a obține coordonatele unei organizații și un rezumat al acestuia, care are un cap);

● furnizarea de informații de sinteză (de exemplu, angajatul a purtat discuții importante și vrea să raporteze imediat șefului rezultatelor acestora);

● semnarea documentelor (ordine de plata, comenzi, comenzi, contracte, etc.). Dar noi nu trebuie să uităm că semnarea documentelor - nu este întotdeauna rapid. De exemplu, un angajat spune că are „cazul pentru câteva minute, doar pentru a semna un acord“, și apoi se dovedește că șeful acestui acord vede pentru prima dată și-ar dori să-l studieze cu atenție înainte de a semna.

Întrebările care necesită, în ceea ce privește angajații, soluții pe durată determinată, au în orice organizație. Cu toate acestea, în cazul în care fiecare angajat va contacta șeful, deoarece apariția unor astfel de probleme, managerul full-time va lua decizia. De aceea, este important să se organizeze fluxul de vizitatori, se ocupe de problemele urgente. Fiecare companie trebuie să fi găsit soluția sa, este cel mai bine pentru ea, dar dacă generaliza, puteți proceda după cum urmează: toate întrebările sunt grupate și fiecare grup de lucru este organizată într-un anumit fel.

Uneori, angajații trimite email-uri direct la cap - astfel de mesaje în același mod distrage atenția capului, precum și vizite. În cazul în care societatea este mare, acest lucru duce la o supraîncărcare a capului, pentru a lucra în modul de pompieri. În plus, cei mai mulți manageri preferă să studieze documentele pe suport de hârtie, marcarea imediat întrebări și de a face observații.

Documentele pe care șeful au deja văzut și aprobat, gata de a fi semnat, secretarul pune în dosarul „On semnătură.“ Aceste manager de documente pot semna dintr-o dată prin selectarea pentru că 10-15 de minute sau în mijlocul zilei (de descărcare), sau la începutul și la sfârșitul zilei (vrabatyvaemosti perioadă sau oboseală).

Toate grupurile de mai sus sunt, de obicei aproximativ 80% din toate problemele urgente. După sortarea restul de 20% din întrebările pentru care decizia este într-adevăr o nevoie urgentă de a organiza o întâlnire.

Eforturile comune ale secretarului și capul poate angajații treptat Obișnui să acumuleze întrebări și du-te la capul de maximum o dată pe zi, cu o listă de întrebări. Dacă această inovație va fi capabil să-l pună în aplicare pentru a descărca cap. În acest caz, puteți la sfârșitul sau la începutul zilei de lucru de fiecare sclav să aloce 10-15 de minute pentru rezolvarea problemelor curente. Pentru a optimiza acest proces, puteți programa.

O altă variantă a primirii problemelor curente de afaceri - pentru a seta o anumită oră în fiecare zi, ca orice angajat (în ordinea priorității, care reglementează secretar) poate merge la cap și pentru a rezolva toate problemele. De exemplu, un timp populară - 13.00-14.00 (dupa pauza de masa), așa cum se dovedește că după-amiaza este mai bine să se angajeze în activități intelectuale facilitat, și soluția de întrebări curente scurte la acestea și se referă. În acest scop, este, de asemenea, de timp adecvat 09:00 - 10:00, pentru că la începutul angajaților zi de lucru, de obicei, au nevoie pentru a rezolva probleme urgente.

organizarea personalului de recepție pentru discuții aprofundate cu privire la probleme de afaceri

● furnizarea de feedback la angajat ca urmare a performanței unei lucrări pe scară largă, cum ar fi finalizarea proiectului sau negocieri de lungă durată;

● decizie cu privire la probleme globale, cum ar fi discuțiile cu personalul de mai multe propuneri de la principalii furnizori și selectarea optimă;

● discutarea planurilor și rapoartelor lunare (trimestriale, anuale,) ale angajaților;

● conversație de certificare discuție performanța angajaților pe o perioadă lungă de timp (de șase luni, un an);

● discuta propuneri și idei pentru îmbunătățirea reorganizarea muncii angajaților, o schimbare de strategie, precum și alte probleme globale.

Pentru o discuție a acestor probleme la cap pentru a face față cu un subordonat de cel puțin 20-30 de minute, cu toate că de multe ori astfel de conversații ultimele aproximativ o oră. Prin urmare, un răspuns rapid, de obicei, astfel de întrebări nu rezolvă. Pentru a discuta cu calm toate, managerul trebuie să fie sigur că el a lăsat o oră. Acesta este motivul pentru care procesul de primire cu privire la chestiuni care nu țin de curent, este necesar să se organizeze un mod special. În cazul în care societatea este mare și capul comunică în mod regulat cu privire la aspectele importante, cu un număr mare de subordonați (mai mult de 10), cea mai rezonabilă pentru a face intrările în jurnal la recepție.

Odată numit șeful unui anumit timp, este necesar să se informeze angajatul. Să nu uite cine client și care nu este, puteți face notițe în mod direct într-un jurnal.

Managerul poate stabili o dată pentru recepție, și poate specifica un anumit moment și totul depinde de modul în care organizația a decis să-și planifice ziua lui. El poate alege orele de primire sau de secretar, concentrându-se pe programul său de lucru, atribuie la recepție timpul liber.

Se poate întâmpla ca angajatul este ocupat în momentul în care o programare (de exemplu, el vorbește cu clientul), și el nu se poate obține o întâlnire cu capul. Pentru o astfel de situație nu a apărut, angajații pot specifica în coloana „Notă“, atunci când este convenabil să se întâlnească, sau atunci când acestea sunt ocupate. În orice caz, după data numirii secretarului pentru a afla dacă se potrivește timpul angajatului și reprograma, dacă este necesar.

În plus față de pre-înregistrate, în companiile mici pentru fiecare angajat poate seta anumită perioadă de timp - o dată pe săptămână - când el poate discuta toate acumulate au avut probleme serioase. Pentru a asigura o astfel de ordine program de recepție este dezvoltat.

Primirea membrilor organizației pe probleme personale

Aceste probleme includ:

● cerere de concediu, inclusiv concediu fără plată;

● discutarea concediului de maternitate;

● discuta despre posibilitatea de a combina muncă și de studiu;

● solicitare de schimbare programe de lucru pentru orice motive personale / familiale;

● discutarea oportunităților de carieră sau de transfer de la o altă unitate;

● discuta despre posibilitatea unor creșteri salariale;

Astfel de întrebări sunt puțin probabil să fie rezolvate pe zbor, ca lider, în orice caz, doresc să afle motivele cererii și angajatului de a decide cât de bine să-l îndeplinească (în cazul în care, la toate). Și pentru angajat și pentru managerul ar fi mai bine dacă aceste probleme vor fi rezolvate într-o atmosferă liniștită. Prin urmare, în acest caz, cu privire la reuniunea trebuie să fie de acord în prealabil. Dar întrebări personale diferite de lucru, astfel încât angajații (și uneori managerii) nu doresc să vorbească despre conținutul era cunoscut pentru oricine altcineva, inclusiv secretar. Programari pentru probleme personale pot fi efectuate în același jurnal, cel al muncitorilor. Cu toate acestea, în coloana „Q“ indică numai „personal“, fără alte detalii. (Cereri de a cere astfel de întrebări nu este de obicei acceptat secretar) În cazul în care liderul va decide data reuniunii, el poate contacta angajatul direct de la el pentru a afla esența întrebării.

Pentru întrebări personale ale personalului - un moment special

În unele lideri de organizații mari desemnează zile speciale pentru a examina problemele personale ale angajaților. În funcție de mărimea organizației și fluxul de aplicații poate fi, de exemplu, prima zi de vineri a lunii de la 16:00 la 20:00 sau chiar în fiecare joi de la 18:00 la 20:00. Ora și o anumită zi a săptămânii este cu privire la situația, în cele mai multe cazuri, această seară, parțial după sfârșitul zilei de lucru. Pentru un lider este convenabil, deoarece nu întrerupe afacerile curente în timpul orelor de lucru, iar angajații care sunt interesați în a face cu probleme personale, de obicei, nu deranjează să rămână.

Personalul de la recepție a altor organizații

Vizitatorii de la alte organizații pot fi împărțite în două tipuri principale: parteneri de afaceri (clienti, furnizori, antreprenori, reprezentanți ai mass-media și alte organizații, cu care compania lucrează sau intenționează să stabilească relații de afaceri) și „vânzători“ (reprezentanți ai oricăror organizații care sunt interesate în stabilirea relație de afaceri cu compania dumneavoastră). De asemenea, organizația poate acorda și inspecția organismelor, din care nu pot fi atribuite fie la primul sau al doilea grup. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă de multe ori, și necesită o discuție separată. În orice caz, dacă ați venit pentru oaspeții neașteptate, primul lucru ce trebuie să faceți - este să notifice principalului obligat și să nu furnizeze absolut nici o informație cu reglementările relevante.

Organizarea de recepție pentru partenerii de afaceri ai companiei, de regulă, nu este deosebit de dificilă. De obicei, capul sau cineva în numele său, negociază data și ora întâlnirii, și partenerii vin la ora stabilită. nu a acceptat să vină fără o programare în mediul de afaceri. Dacă se întâmplă acest lucru, este ca un clopot pentru secretar și la cap. În această situație, trebuie să raporteze vizitatorului, iar capul se va decide ce să facă în continuare.

Secretar Sarcini în organizarea primirii pentru partenerii de afaceri - să stabilească data și ora ședinței, pentru a pregăti materialele necesare în numele capului, să se întâlnească și să efectueze oaspeții.

Trebuie să explice în mod clar vizitatorilor cum să găsească organizația dumneavoastră.

O bună practică pentru a primi vizitatori la intrarea în clădire, pe un punct de pază sau la recepție și să fie efectuate în zona de recepție. Pentru oaspeții nu trebuie să aștepte la intrare - un secretar (sau un alt membru al personalului, la cererea secretarului) trebuie să îndeplinească deja invitații la intrarea ora stabilită. La o reuniune trebuie clarificat dacă această persoană este cel pe care îl așteaptă: „Ivan Ivanovich? Bună ziua. " Secretar sarcină - pentru a satisface și petrece oaspetele, dar nu-l distreze. După salut necesitatea de a te prezenta ( „I - Ekaterina, secretar Ivan Ivanovich“) și oferta să te urmeze ( „Vino, am să te iau“). În această primă parte a întâlnirii este, practic, de peste - nu este nevoie pentru a deranja conversația vizitatorilor și întrebări. Singurul lucru pe care îl pot spune în continuare vizitatorul pe drumul spre recepție, aceasta este locația toaletelor ( „Nu am toalete. Acum, vă voi arăta drumul spre recepție, unde puteți scoate haina dvs.“).

Odată ce un interviu invitat cu directorul peste, Secretarul General invită oaspeții să-l petreacă ( „ai cheltui?“).

Mai multe situație complicată cu un grup de vizitatori sub numele de cod „vânzători“. Deosebit de afectate de aceste secretar de companie, în cazul în care nu există nici un serviciu de protecție și de recepție, care poate reduce în mod semnificativ fluxul de vizitatori. Dorim să se adapteze imediat Asistenții nu ar trebui să fie luate în considerare „vânzători“ ca un rău absolut (cu exprimare și replici adecvate). În orice caz, comportamentul dvs. - este imaginea companiei, chiar și în ochii vizitatorilor ocazionali. Deci, să păstreze bunăvoința și pacea, în ciuda tuturor. În plus, unele dintre „vânzători“ poate fi foarte util pentru compania dvs., în cazul în care nu azi, atunci în viitor.

Lucrul cel mai sensibil pentru a face față cu vizitatorii neplanificate urmează.

■ Pentru a saluta și a actualiza numele vizitatorului și scopul vizitei sale - aceasta va permite să ia imediat inițiativa în propriile lor mâini ( „Bună ziua, prezentați-vă, și spune-mi pe ce emiteți“).

■ După ce a auzit numele companiei și scopul vizitei, întrerupe politicos vizitatorul dacă acesta este în mișcare va începe să laude produsul și să încerce să termine conversația ( „Vă mulțumesc, am înțeles că sunteți de la compania de curățare, pe care doriti sa ne oferim servicii de curatenie de birou. Suntem în prezent în dvs. servicii nu au nevoie „).

Dacă sunteți politicos și arată participare (pentru că „vânzătorul“ este de a face, de asemenea, treaba), vizitatorul va pleca rapid. Dacă se va comporta agresiv și va amenința securitatea, te doar supărat, dar rezultatul încă nu înțeleg.

Recepția cetățenilor cu privire la probleme personale

În conformitate cu legislația primirea cetățenilor de către șeful organizației pentru probleme personale, adjuncții lor sau de înalți funcționari.

Recepția cetățenilor trebuie să fie atent organizate. În primul rând, a stabilit un loc și de timp (zile și ore) admitere. Informații despre procedura de admitere se plasează într-un loc vizibil. În același timp, determinată și seara, timp liber. Metodele preferate pentru a ține de vizitatori pe săptămână.

Admiterea se realizează într-o zonă care are acces facil. Dacă este necesar, liderii excursii organizate la locul de primire a cetățenilor.

Când primiți cetățeni cu privire la probleme personale supervizor ajută secretar: intampina vizitatorii si le conduce de înregistrare.

Oficial, recepție maestru, trebuie să fie foarte atent pentru a vizitatorului, nevoile și cererile sale, direct conversația pentru a identifica și circumstanțele de tratament, ceea ce va contribui la luarea deciziei dreapta.

Reguli de conduită pentru vizitatori

■ Nu mânca la locul de muncă.

■ Vizitatorul poate intra în recepție, în orice moment, astfel încât în ​​mod constant pentru a menține ordinea la locul de muncă. Produce o impresie neplacuta birou aglomerat, cupe nespălate, scrumierele cu mucuri de țigară.

■ Luând vizitatori, nu uita de necesitatea de a păstra confidențialitatea. Nu lăsați computerul cu monitorul cu care se confruntă vizitatori. Nu lăsați pe desktop, disponibile pentru documentele de lectură, chiar și în cazul în care informațiile conținute în ele, crezi neclasificat.

Lista poate continua, dar credem că este destul de evident, doar uneori lucrurile mici rol atât de strâns de viața pe care ei nu observă până când vedeți „oglindă denaturare“, dar atunci s-ar putea să fie prea târziu, deoarece imaginea companiei este deja iremediabil răsfățat.

După cum puteți vedea, munca de secretariat pentru organizarea primirii de vizitatori - afaceri care necesită organizare, responsabilitate, inițiativă și creativitate. Aceasta este o mare oportunitate de a arăta cel mai bine partea lor.

General director adjunct al "Tetra Pak"