Organizarea lucrului cu documente care conțin informații confidențiale - studopediya

Grefier admise la informații și documente confidențiale, înainte de a avea acces la ele, trebuie să fie instruiți și familiarizați cu nota (manual) privind organizarea de conservare CT. Instrucțiunea este adaptată la specificul organizației și aprobat de cap.

Păstrarea evidenței, contabilitate și asigurarea păstrarea documentelor care conțin informații confidențiale include executarea unui număr de recomandări.

Pentru a salva CT în ordinea de organizare a capului este numit o persoană responsabilă, care este personal responsabil pentru pierderea documentelor sau scurgeri de informații de la ei.

Documentele care au marcat „CT“ sunt formate într-un caz separat (sau cazuri). Pe coperta cazului în colțul din dreapta sus al gâtului este pus «KT». Pe partea interioară a capacului de caz este lista salariaților care au dreptul de a folosi cazul în scris.

foi de caz numerotate cu creionul în colțul din dreapta sus. In cazuri timpurii suturată lista internă a documentelor conținute de acesta, la sfârșitul anului foaie caz cusute asigurare, și indică numărul total de foi (cifre și litere).

lucruri păstrate în condiții de siguranță, care este sigilat de către secretar. Alți angajați ai organizației nu ar trebui să aibă acces la acest seif.

Documentele care conțin informații confidențiale, sunt contabilizate și indicații specifice. Pe documentul în colțul din dreapta sus al primei foi, cu indicarea numărului de copii pune jos gât pentru a restricționa accesul:

Greif arată că proprietatea asupra informațiilor conținute în documentul aparține organizației și este protejat prin lege.

Textul documentului poate fi, de asemenea, specificat confidențialitatea informațiilor, dreptul de a avea organizarea, modul de utilizare, etc. De exemplu, în cazul în care CT este rezultatul activităților comune cu alte organizații, necesitatea de a conserva aceasta ar trebui să se reflecte în contract.

Pe un document marcat „CT“ indică numărul de copii și de localizarea fiecăreia dintre ele (detaliile de mai jos „Signature“ și „Comunicarea artistului“). De exemplu,

Aceasta se face în două exemplare.:

ind. №2 - în cazul №3 -5

Indicarea sumei trase pe copie ștampilată copiile care se prezintă în acest caz.

Pe ultima pagină a unui document cu un gât, cap scrie numele acelor funcționari cărora li se permite să folosească acest document. De exemplu:

Printuri documentelor cu semnătură ștampilă «KT», de obicei, functionar. În cazul volum mare, acestea pot fi realizate la nivel central în cameră este (locul de muncă), prevenirea accesului persoanelor neautorizate.
Documentelor tipărite și prezentate pentru înregistrarea funcționarului responsabil pentru contul lor semnat.
Schițe (sau fișiere) versiuni ale documentului sunt distruse confirmă faptul de distrugere a înregistrărilor pe o copie a documentului „Proiectul (sau fișier) este distrus. Semnătura. Data. "

Toate documentele care conțin informații confidențiale trebuie să fie înregistrate separat de restul documentației în „Jurnalul de înregistrare a documentelor clasificate ca“ CT „“ Cu o cantitate semnificativă de documente pot fi înfășurate busteni separat pentru documentele de intrare, ieșire și interne ale organizației. Foile sunt numerotate jurnal, cusute și sigilate.

documentelor de intrare (intrare) marcate „CT“ sunt primite și deschise de către secretarul. La integritatea internare în mod necesar verificate corespund în, numărul de pagini și copii ale documentului principal și anexele sale. În caz de absență sau de deficit în plicuri documente (pungi) marcate „CT“, este redactat în două exemplare, dintre care unul este trimis expeditorului.

Mișcarea (extrădarea și retur) a documentelor marcate „CT“ trebuie să se reflecte în timp util, în „Jurnalul de înregistrare a eliberării documentelor marcate“ CT“.

La eliberarea documentului angajat funcționar primește un document clasificat ca „CT“ trebuie să verifice numărul documentului primit cu numărul în jurnal, verificați numărul de foi și a pus în jurnalul de semnătură. Eliberat pentru documente marcate „CT“ lucrător de birou se rambursează în aceeași zi. Cu permisiunea șefului documentelor individuale marcate „CT“, „poate fi contractant pentru o perioadă necesară pentru activitatea, cu păstrarea completă a documentelor privind locul său de muncă (disponibilitatea în condiții de siguranță, combinație de blocare, etc). Atunci când se întoarce un document marcat „CT“ funcționar verifică numărul documentului jurnal verifică numărul de coli de hârtie și în prezența salariatului pune în „indicație de întoarcere“, să semneze și să returnarea documentului.

Se transferă documente și fișiere către alte persoane din organizație care au acces la aceste documente, numai prin intermediul secretarului la intrarea obligatorie în revista. Se interzice eliminarea cazurilor sau muta documente marcate „CT“ de la un caz la altul, fără permisiunea capului și mărcile în „Jurnalul de înregistrare a documentelor clasificate ca“ CT“.

Documentele au fost marcate „CT“ nu poate fi revocat din funcție. Numai în cazuri excepționale, capul poate autoriza îndepărtarea unor astfel de documente (pentru aprobare, semnare, etc.), cu adoptarea măsurilor de precauție necesare.

La sfârșitul comitetului de organizare, special create an efectuează următoarele lucrări:

- verifică toate documentele marcate „K“;

- selectează documentele marcate „CT“ pentru arhivare;

- selectează documentele marcate „CT“ pentru distrugere.

Verifică disponibilitatea documentelor marcate „CT“ cu privire la decizia capului poate fi făcută la alte intervale de timp, de exemplu, la sfârșitul fiecărui trimestru.

Dacă faptul pierderii unui document marcate cu „K“ imediat făcut cunoscut șefului organizației, serviciul de securitate. Măsurile sunt luate pentru a căuta. Pentru a investiga faptul pierderii documentului este numit șef al comitetului de organizare. Pe documentul pierdut după căutarea nu a adus rezultate pozitive este desenată. În „Jurnalul de înregistrare a documentelor clasificate ca“ CT „pentru a face semne adecvate cu privire la pierderea.

În cazul în care funcționarul a fost transferat la un alt loc de muncă sau a respins, verifică documentele sale deosebite pentru ei și transferul lor către persoana nou-numit. Actul de primire și transmitere a acestor documente se aprobă de către conducătorul organizației sau de adjunctul acestuia. Atunci când transferul de fișiere într-o arhivă pentru documente clasificate „CT“ este un functionar inventar separat. Pe documentele clasificate ca „CT“, selectat pentru distrugerea, secretarul se elaborează, se aprobă de către șeful organizației. documente distruse în prezența Comisiei, cu ajutorul unor mașini speciale sau prin alte mijloace, cu excepția posibilității de recuperare disponibile pentru a le informații.

Simplul fapt privind fixarea mass-media de informații valoroase implică existența unor măsuri de protecție în ceea ce privește informațiile și sprijinul din diverse riscuri.

În cele mai multe informații sensibile de securitate nu este înregistrată pe orice suport. Amenințări de informații valoroase apar imediat, în cazul în care gândul de a avea documentat. În legătură cu acest sistem de protecție a informațiilor confidențiale trebuie să fie „declanșat“ în avans, și anume, înainte de aplicarea pe foaia de hârtie de caractere scrise mai întâi viitorul document.

Înainte de punerea în aplicare a ideii de creare a documentului rezolvat inițial întrebarea dacă informațiile sunt confidențiale și, în caz afirmativ, ce nivel de confidențialitate la gâtul ei trebuie să fie atribuit. stabilirea la timp a nivelului confidențialității gâtului informațiilor care urmează să fie incluse într-un instrument de viitor, este primul și fundamental element al protecției informațiilor documentate, permite secrete relativ robuste de securitate ale organizației.

grifovaniya sistem (etichetare) documentul nu garantează siguranța informațiilor, dar vă permite să organizeze munca în mod clar cu documentele și, în special, pentru a forma un sistem de acces la documentele de personal.

Functionar ar trebui să fie clar că gâtul de confidențialitate sau de gât pentru a restricționa accesul la mașină care poate fi citit sau electronic documentul tradițional, este un propunerii (element, mărcile de serviciu, excrementele marca) sub formă de documente, indicând confidențialitatea conținute în acest document și trebuie să figureze pe document, și (sau ) scrisoarea de intentie.

Informațiile și documentele referitoare la secretele comerciale, au mai multe niveluri de gât restricții de acces, care corespund la diferite grade de confidențialitate.

În primul rând, un nivel de masă - cu mențiunea „confidențial“, „Informațiile confidențiale“. Nu așezați marcate „K“, așa cum este indicat de ștampila nu este genul de mister, și natura restricțiilor privind accesul la document.

Al doilea nivel este o rara - marcat „strict confidențial“, „informații strict confidențiale“, „Confidențial“, „special de control“. Atribuit documentului personal șef al organizației, acesta este schimbat sau anulat. Proiectarea, utilizarea și păstrarea documentelor cu ștampila capului sunt organizate cu posibila implicare a șefului serviciului de documente confidențiale. documente Singer acest timbru nu este transmis.

Documentele care conțin informații clasificate drept secrete oficiale, a pus o ștampilă „Confidențial“ sau „Confidențial“.

Restricții de acces la Vulture, specificate în document, scrise integral și nu mai restrânse. Denumirea indică numărul documentului de bare exemplu, data de expirare și alte condiții ale gâtului îndepărtării sale. Greif este situat pe prima și pagina de titlu a documentului, precum și pe coperta a carcasei (volum), în colțul din dreapta sus.

Documentele și informațiile confidențiale în ansamblul său (de exemplu, evidența personalului de serviciu, de securitate, documente referitoare la secretul profesional, etc.), de regulă, nu sunt marcate, deoarece în întregime are o limitare strictă a accesului personalului .

Pe stoc, dar nu documente confidențiale pot fi ștampilate, etichetă, ștampila, atrage o atenție deosebită la conservarea acestor documente. De exemplu: „Informația privată a companiei“, „o atenție deosebită informațiilor“, „Copiere nu trage“, „Păstrați în condiții de siguranță“, și altele.
Poți pune o ștampilă pe care aceste informații fără acordul organizației nu pot fi folosite pentru orice scopuri comerciale, dar nu mai este necesar să fie returnate proprietarului.

Greif sau ștampila este necesară pentru a pune în jos atunci când trimit informații confidențiale organizarea instituțiilor publice, care sunt obligate să păstreze secretul.

1. Care grup de documente confidențiale produse în diferite tipuri de structuri organizatorice?

2. Care este caracteristica unui document confidențial?

3. documentele confidențiale Cum sunt clasificate ale perioadei de restricționare a accesului la ele personalului?

4. Ce se înțelege prin sistemul de licențiere, accesul la informații confidențiale?

5. Ce măsuri sunt incluse în procesul de documentare a informațiilor confidențiale?

6. Care a fost scopul documentului este plasat pe gâtul confidențialității, și ce fel de vulturi utilizate? Ghidarea în determinarea nivelului gâtului de confidențialitate?
7. Care sunt cerințele pentru organizarea și lucrul cu tehnologia documente confidențiale?

8. Pe baza căror principii protejate de documente? obținându-se astfel securitatea fluxului de informații?

9 Ce pas sunt incluse în informațiile de intrare flux?

10. Care sunt etapele incluse în producția și informațiile interne fluxului?

11. Ce se înțelege prin sistemul tehnologic de prelucrare și stocare a documentelor confidențiale? Care sunt diferitele tipuri de sisteme?

12. Ce se înțelege prin fluxul de intrare a documentelor confidențiale?

13. Ce documente are un flux de intrare?

14. Ce pericole amenință intrare documente?

15. Ce etapă de prelucrare tehnologică sunt documente confidențiale ale fluxului de intrare? Care este scopul fiecărei etape?

16. Care este etapa tehnologică de prelucrare a documentelor confidențiale, procesul și operația? Relația lor?

17. Care sunt caracteristicile procedurilor de eliberare a angajaților cazuri închise la locul de muncă?

18. Care este procesul de compoziție include procedura de îndepărtare
gât de confidențialitate cu documentul? Scopul procedurii?