Organizare Serviciul Suport de documente

New Page 1

Forma de organizare de birou

Există trei forme de organizare de birou:

Într-o formă de organizare centralizată a tuturor operațiunilor tehnice de prelucrare a documentelor de birou sunt concentrate într-o singură unitate structurală (serviciu DOW), munca de creație și cu documentele se efectuează în alte departamente. Avantajele unei forme centralizate de organizare a managementului înregistrărilor este posibilitatea de a forma o bază de date unică pentru toți vin și pentru a produce documente în ea, care vă permite să crească eficiența documentelor de căutare și, prin urmare, contribuie la optimizarea activității pe documentele. forma centralizata de organizare de birou ar trebui să fie utilizat în cazul în care organizația are o structură organizatorică-funcțională liniară.

forma de organizare descentralizată de evidență presupune crearea unui birou de serviciu independent în fiecare unitate structurală. Ar trebui să fie utilizat în tipul divizionară structurii organizatorice sau în fragmentarea teritorială a diviziunilor structurale ale organizației.

Alegerea nume de servicii preșcolare

În prezent, nu există reglementări sau documente de natură metodologică, care ar trebui să ghideze alegerea numelui serviciilor DOW și determinarea structurii sale, astfel încât organizațiile au dreptul de a lua decizii cu privire la aceste aspecte. Cu toate acestea, atunci când este necesar să se ia în considerare mai mulți factori:

- natura organizației, structura sa (numărul de unități, numărul de personal administrativ și numărul total de angajați);

- organizarea documentelor de volum;

- Disponibilitatea sistemului de subordonate (organizații, filiale, sucursale, reprezentanțe subordonate), iar relația dintre acestea și guvernul central.

În practică, nume diferite sunt folosite divizii de birou: management de caz, articole de papetărie, Direcția generală, departamentul de administrare a înregistrărilor, mailroom, servicii de gestionare a înregistrărilor, serviciul de management al documentelor, managementul de lucru cu documente, departamentul de documentare și altele.

Celelalte nume date -. Papetărie, Departamentul general de birou departament, etc., în ceea ce privește conținutul pot fi considerate ca fiind sinonime. Biroul - aceasta este, probabil, serviciul de nume mai prietenos și familiar DOW. Este convenabil prin aceea că ea constă dintr-un singur cuvânt, și, prin urmare, mai ușor de utilizat, dar în mintea multora este numele asociat cu „corvoada clerical“, „bandă roșie“, adică negativ al părților de birou. „Direcția generală“ Numele pentru mulți nu este clar, deoarece cuvântul „comun“ poate implica orice, iar noi încă mai vorbim despre lucrul cu documente. În acest sens, denumirea „Front Office“, „Departamentul de lucru cu documentele,“ etc. mai norocoși. Pe baza acestor considerente atunci când aleg un record de păstrare serviciu de nume ar trebui să fie preferate, în cazul în care nu numele de „Office“ (din cauza claritate și ușurința de utilizare), același nume ca „front office“, „Departamentul de suport de documente“, etc.

Serviciul Structura organizatorică DOW

În întreprinderile mari, ca parte a serviciului de DOW alocat grupe funcționale și fiecare angajat taxe specifice sunt fixe. Serviciul poate include grup POC secretariat expediție (Biroul, departamentul) de control, un grup de litere (Plângeri Biroului, populația departamentului de apel), piscina dactilografiere, arhiva multiplă copiere Biroului.

întreprinderilor mijlocii DOW funcții sunt efectuate de către experți individuali de pe site-ul de locuri de muncă.

La întreprinderile mici de serviciu DOW este format din 2-3 persoane.

În multe organizații, serviciul DOW nu este o unitate independentă și este parte a serviciilor de servicii administrative, de gestionare a personalului sau de contabilitate. Cu toate acestea, organizarea de lucru cu documente - acest lucru este destul de un fel de activitate separată nu are nimic în comun cu sprijinul economic sau contabil. Deoarece serviciul DOW controlează efectiv de documentare și documentare a fluxului în întreaga organizație, ar trebui să fie o unitate independentă, deși cu un număr redus de personal (poate fi de 2-3 pers.), Cu care raportează direct șefului organizației sau de unul dintre șefii adjunct responsabil de informații și documentație. Acest principiu este de asemenea important, deoarece serviciul DOW lucrează direct cu managementul decide asupra problemelor de examinare a documentelor, supraveghează punerea în aplicare a acestora, este o lucrare de referință la documentele privind manualul de instrucțiuni, efectua alte sarcini manuale.

Definiția personalului oficial și nivelele de personal Serviciul DOW

Pentru a determina numărul de preșcolari regulamente de utilizare a personalului cu privire la organizațiile de muncă și de muncă. Raționalizarea lucrătorilor de birou muncii, inclusiv calcularea nivelurilor de personal efectuate pe baza următoarelor documente:

Ca o regulă, determinarea numărului de unități nu este responsabilitatea serviciului DOW - activitatea diviziei de unități economice de muncă și a salariilor sau, dar astfel de calcule pot petrece și angajații serviciilor preșcolare, dacă este necesar. reglementările privind locul de muncă menționate mai sus oferă indicații cu privire la aplicarea acestor documente în practică.

Dezvoltarea furnizării de servicii de preșcolare și de locuri de muncă descrieri ale angajaților

O sarcină importantă în organizarea serviciului DOW - este dezvoltarea furnizării de servicii de preșcolare și de locuri de muncă descrieri ale angajaților. Această problemă este rezolvată de către șeful serviciului DOW independent sau cu ajutorul unor profesioniști calificați. Reglementările privind DOW și funcționarii angajaților săi constituie un set de instrucțiuni ale documentelor juridice, care finalizează dezvoltarea fazei de organizare a serviciului.

Poziția unității - un document care definește statutul de organizare și juridic al unităților în cadrul instituției.

Sistemul de stat de management al documentelor include poziția aproximativă a serviciului POC, dar să-l aplice în practică, este acum posibilă numai pe baza modificărilor care au avut loc în sistemul de management și care se reflectă în legislația modernă.

Textul poziției de serviciu DOW, în conformitate cu GDLN, trebuie să conțină următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale.

2. Scopuri și obiective ale serviciilor preșcolare.

3. DOW funcții de service.

4. Drepturile și responsabilitățile serviciului DOW.

5. Relația cu departamente alte servicii preșcolare.

Recomandabile GDLN sugerează posibilitatea de a face modificările și ajustările necesare. În special, în opinia noastră, al 4-lea secțiunea „Drepturile și responsabilitățile“ ar trebui să fie împărțită în două secțiuni: „drepturi“ și „responsabilitate“, datorită faptului că acesta este un concept complet diferit.

Faza de organizare a serviciului POC completează dezvoltarea fișelor de post. Revista a publicat în repetate rânduri articole cu privire la dezvoltarea fișelor de post, astfel încât în ​​acest articol ne vom limita la observații generale. Trebuie avut în vedere faptul că fișa postului este dezvoltat pentru o anumită poziție, iar dacă în unitatea de mai multe poziții similare, dar lucrătorii le ocupă, efectua o varietate de taxe, pentru fiecare set de drepturi ar trebui să fie de a dezvolta o descriere separată de locuri de muncă. Consolidarea anumitor responsabilități de locuri de muncă complexe de birou ar trebui să se reflecte în antetul documentului, de exemplu: instrucțiuni de experți oficiali cu privire la documentele de înregistrare și de înregistrare, fișa postului de control profesional de executare a documentelor, instruire oficială expert în lucrul cu cetățenii, etc.