Know Intuit, prelegere, flux de lucru în întreprinderea modernă

documentelor pe hârtie în tehnologie electronică

Spre deosebire de documentele pe hârtie, electronice pot fi prelucrate mai eficient (copiate, distribuite, stocate, etc.). Există în prezent în curs de dezvoltare în mod activ tehnologia de traducere a documentelor pe hârtie în format electronic, în vederea punerii în aplicare a managementului documentelor electronice. Să ne insista asupra tehnologiilor utilizate și terminologia utilizată.

În prima etapă a traducerii documentului în format electronic, a făcut-o scanează și creează o copie electronică a documentului ca imagine. Imaginile rezultate în urma scanării, numit, de asemenea, imaginea documentului. Scanarea este etapa inițială a oricărui sistem de captare a documentelor automatizate.

Procesul de scanare poate fi realizată prin software de procesare a imaginii și controlul calității vizuală este realizată (Fig. 3.6).

Fig. 3.6. Schema converti documentele pe hârtie în format electronic

Când este vorba de documente de intrare industriale, scanere oferă de obicei un număr de caracteristici suplimentare, cum ar fi posibilitatea ca documentele multi-format.

De obicei, procesul de scanare - o etapă de obținere a unui document electronic intermediar. Evident, cu o imagine electronică a unui document mult mai ușor de a lucra cu decât hârtia (puteți copia, trimite printr-o rețea, etc.).

Cu toate acestea, în cele mai multe cazuri, este, în sine, o imagine (imagine a documentului) oferă puține beneficii. Pentru a putea edita un document, căutați-l, sau de a folosi fragmente în pregătirea unor noi documente, etc. Avem nevoie de a traduce imaginea rezultată într-un document text, programe de birou intuitiv. Prin urmare, următoarea sarcină este în semn de recunoaștere a documentelor scanate.

Acest lucru necesită un instrument special, care poate converti o imagine într-un document electronic editabil text. Astfel de instrumente există, denumirea comună - recunoașterea optică a caracterelor (recunoașterea optică a caracterelor, OCR). C folosind computerul OCR-program poate „citi“ textul de pe o pagină scanată, separându-l de ilustrații și alte elemente de design, găsi o masă și „rezolve“ conținutul lor. Și apoi asambleze peste tot din nou, recreând aspectul paginii.

În ceea ce privește traducerea documentelor în format electronic (documente de intrare într-un calculator), lor convențional împărțită în formale, formalizate și specifică (fig. 3.7).

Fig. 3.7. Clasificarea documentelor în ceea ce privește specificul transferului în format electronic

documente formale - un document în care forma de pre-determinate: amplasarea câmpurilor obligatorii în care sunt scrise date. De exemplu, formulare, facturi, formulare, cataloage, etc. Document formalizate - un document de formă arbitrară: contracte, scrisori, etc. Pentru a include astfel de documente specializate, precum hărți și amprentele digitale.

Traducere fiecare dintre aceste tipuri de documente are propriile sale specifice. În cazul în care sunt introduse fotografii, este suficient imagine electronică, dacă documentul conține text, acesta trebuie să fie recunoscut în cazul în care acesta este formatat text cu imagini, trebuie să recunoască nu numai textul, dar, de asemenea, pentru a restabili formatul documentului, iar dacă acel profil, atunci cel mai probabil, documentul în sine nu am nevoie, este important numai la informațiile conținute de acestea. De exemplu, în prelucrarea foi de vot nu este necesar în mod normal, a unei imagini de documente, informații suficiente pentru cine să voteze.

Introducerea documentelor oficiale

Pentru a explica ce probleme apar atunci când introduceți documentele oficiale, ia în considerare un exemplu specific.

Să presupunem că, în biroul hotelului a efectuat un studiu pentru a evalua nivelul de trai al serviciilor la diferite etaje. Fiecare locuitor din camera de hotel lăsat în profilul său că el trebuie să umple (fig. 3.8).

Fig. 3.8. EXEMPLU chestionar completat

Dacă o luna acumulat mai multe mii de astfel de profiluri, tratamentul lor este o sarcină dificilă. Este evident că pentru a obține imagini (imagini digitale), aceste profile deși face mai ușor pentru depozitare, dar nu permite să utilizeze calculatorul pentru a procesa informația.

În cele mai multe forme de sarcini de intrare (în acest caz, profilele) este transformarea unei imagini de document într-o bază de date care conține rând informațiile corespunzătoare. Când toate chestionarele vor fi introduse în baza de date, va fi posibil să le prelucreze și, de exemplu, pentru a afla ce îngrijire etaj fiind mai bine.

La completarea formularului de cerere este obligat să răspundă la întrebări și să facă anumite informații în serviciul de teren, și sarcina de program sub formă de intrare - pentru a defini aceste domenii speciale, recunosc informațiile din ele și introduceți-l în baza de date. Atunci când această intrare caracteristică face în computer este necesitatea de a recunoaștere de text, completat de mână.

De obicei, în cazul în care formularul trebuie să fie recunoscut de computer, de umplere a cerut să introduceți un text litere separat, iar acest text este numit mână-tipărite. handprinted tehnologie de recunoaștere a caracterului sunt denumite ICR (Intelligent Character Recognition). Recunoașterea caracterelor handprinted este o sarcină mai complicată în comparație cu recunoașterea imprimate după cum este necesar pentru a recunoaște simbolul înscris într-o formă de mână, ținând seama de eventualele variații sale datorită caracteristicilor individuale ale scrierii de mână.

Fig. 3.9. Conducerea sub formă de hârtie de transfer într-o bază de date de înregistrare

problemă de recunoaștere atunci când intră în formele care nu sunt neapărat legate de OCR. Când introduceți formulare poate solicita recunoașterea diferitelor etichete și semne pentru care are, de asemenea, pe termen propriu: OMR (Mark Recunoaștere optică). De exemplu, buletinul de vot alegătorul este rugat să pună o cruce (sau alt semn) în fața numelor candidaților, iar sarcina calculatorului - de a recunoaște există un anumit domeniu un semn sau nu.