Instrucțiuni de lucru „activitatea Secretarului“ „RI-20-PC“
Această instrucțiune definește procedura de înregistrare, aprobare, înregistrare a documentelor de intrare (de intrare) și de ieșire (de ieșire), rezervare w / e și bilete, rezervare hoteluri și aranjamente de călătorie, materiale de birou ordine și apă potabilă.
Reglementările se aplică dispoziții angajaților biroului departamentului și managementul calității.
Definiții și abrevieri
Institutul - SA „VolgogradNIPIneft“
Fluxul de lucru - lucrează cu documente în organizarea din momentul creării sau primirii lor de a finaliza executarea sau administrarea.
Vhodyaschiedokumenty - sunt documente care vin la Institutul de la alte organizații.
documente de ieșire - acesta documente create în cadrul organizației dumneavoastră și trimise de la ea la alte instituții sau persoane fizice.
Înregistrare - acreditările înregistrare a documentului, în forma prevăzută, de stabilire faptul creației sale, trimiterea sau primirea.
documente înregistrate - toate documentele adresate directorului general și adjuncții lui, șefii de departamente și a personalului cu privire la aspectele legate de activitățile Institutului.
Documentele contabile - facturi, factură, certificat de acceptare de finalizare, contract, act de reconciliere.
Secretar Descrierea postului
Instrucțiuni „Organizarea lucrărilor pe documentul“
Regulamentul cu privire la biroul de departament și managementul calității
de management al documentelor de intrare
La primirea documentelor prin e-mail.
Plicurile sunt deschise, cu excepția corespondenței marcate cu „personal“. Plicuri din documentele contabile și juridice sunt stocate și atașate la document.
La primirea documentelor fax.
Verificat starea fizică a documentului (text corupt, primirea incompletă a faxului), precum și disponibilitatea aplicațiilor.
La primirea documentului prin e-mail.
Documentul, adresată directorului general, tipărite și înregistrate.
Alimentarea anticipată a documentelor
documente înregistrate sunt supuse înregistrării, copiere și scanare.
documentele neraportate sunt transferate către șeful de departament fluxului de lucru și de management al calității pentru o decizie.
4.2.4 Invitațiile la profilul conferinței sunt depuse în dosarul „Invitații“, cu o notă de la data adoptării documentului. O copie a invitației este transmisă capului.
Procedura de înregistrare a documentelor de intrare:
În colțul din dreapta jos al primei coli a documentului de intrare este ștampilat cu numărul unui document de intrare, numărul de pagini, data și numele (semnătura) angajatul să accepte documentul.
Documentul este scanat P: \ PAPRPORT \ _Inbox \ an \ luna si imprimate.
Numărul atribuit documentelor de intrare contabile cu litera „B“. Pentru înregistrarea documentelor contabile în baza de date „jurnale de documente“ ar trebui:
Deschideți documentul secțiunea extern „Documentele contabile“ și completați toate câmpurile obligatorii;
Originalul este trimis la departamentul de contabilitate, precum și o copie este depusă în dosarul „Mesaje primite de contabilitate“. Pe de alta parte sunt puse toate marca necesare.
Documentul original este depus în dosarul „Incoming mail“.
Copia tipărită a documentului, directorul general pentru examinare.
Rezoluția a trecut Documentul executor. Indicarea de transmisie este pus pe partea din spate a unui document legat în căsuța corespunzătoare a formularului de înregistrare în baza de date.
Document Management ieșire
Elaborarea documentului interpret.
Proiectul documentului elaborat de Executiv, pe șabloanele furnizate în format electronic, F: \ Document Șabloane \ samples litere!
scrisori oficiale compuse de secretarul stocate electronic în directorul F: _Delo / Letter !.
Verificarea valabilității documentului de către secretarul.
Documentul este verificat pentru conformitatea cu șablonul documentului, precum și prezența numele angajatului care a întocmit documentul.
În cazul în care ordinul a documentelor de reglementare sau a literaturii - un birou de viză și șef al departamentului de management al calității.
Tratatul care a intrat în CEO semnătură ar trebui să fie aprobat de potrivire foaie.
De reținut ar trebui să aibă un șef de coordonare a Departamentului de vize și de director general adjunct.
Pentru a fi semnat de directorul secretarul general a emis.
Procesul-verbal al reuniunii și conducerea în cadrul departamentului de înregistrare vine cu o foaie pentru a informa participanții la reuniune și responsabili pentru deciziile lor.
După verificare, valabilitatea documentelor transmise semnătura directorului general.
Procedura de înregistrare a documentelor de ieșire.
Pe mesajele trimise în colțul din stânga sus a pus numărul de înregistrare și data documentului.
Originalul sau o copie a documentului semnat este depus în dosarul „documentele de ieșire“.
Numărul atribuit documentelor contabile efectuate cu litera „B“. Pentru înregistrarea documentelor contabile în baza de date „jurnale de documente“ ar trebui:
Deschideți secțiunea Outgoing mail documentul extern „Documentele contabile“ și completați toate câmpurile obligatorii.
O copie sau documentul original depus în dosarul „ieșire de contabilitate.“ Pe de alta parte sunt puse toate marca necesare.
Documentul este scanat P: \ PAPRPORT \ _Outbox \ an \ luna.
În cazul în care documentul este trimis prin poștă sau serviciu de livrare expres, este necesar să se verifice prezența scrisorii de intenție.
Pe partea din spate a unui document legat în baza de date și de înregistrare a mărcii este pus pe trimiterea în funcție de tipul și data de plecare.
Procedura de înregistrare a documentelor interne: memo-uri, comenzi, planuri, programe, minute întâlnire interne, rechiziții de călătorie.
Procedura de înregistrare a memo-uri:
Coherent (parafat de către șeful de departament, director general adjunct primul) Memo este trimis secretarului de înregistrare: F: \ Document Șabloane \ Utility zapiska_Zayavka!
Secretar de controale pentru șef de vize Departament / Director General Adjunct.
În colțul din dreapta jos a primei foi de o notă este ștampilat cu numărul, data de înregistrare și semnătura secretarului care a înregistrat memo-uri.
Memo înregistrată fi copiat.
O copie este depusă în dosarul „Memo“ și stocate în fluxul de lucru departament si managementul calitatii.
De reținut este înregistrată în baza de date „Documentele log“ în „documentul intern“ - o formă de umplere „Memo“.
Pe de alta parte tivită copie a documentului în câmpurile corespunzătoare din formularul de înregistrare a pus amprenta asupra rezoluției și transmiterea semnat artistul memo-uri originale.
Rezoluția memo-uri originale este trecut la executor.
Grefierul informează inițiatorul rezoluției, precum și faptul artistului de transfer memo.
Ordinea de înregistrare a comenzii:
Compusă / armonizat Proiect de comandă pe suport de hârtie și în format electronic, transmis secretarului pentru prelucrare.
Documentul este verificat pentru prezența de potrivire de model și de armonizare a vizelor inițiatorul proiectului foaie de comandă, directorul general adjunct.
Ordinul emis pe antetul oficial al Institutului și este salvat în stocarea persistentă: F \ _Delo \ Hârtiile și MK \ _Prikazy \ Comenzi VolgogradNIPIneft \ COMENZI an \ ZAO
Complet decorate Comanda vised pe partea verso a documentului și inițiatorul primului director general adjunct.
Comanda este trimisă la semnarea directorului general.
A semnat un ordin este dat un număr și plasat data înregistrării.
Ordinea inițială depusă în dosarul „Comenzi“.
Secretar cunoștințe prin e-mail cu ordinea persoanelor cărora li se distribuie acest document. Documentul replicat după cum este necesar.
Pe partea verso a unei ștampile originale legat de difuzare și numărul de copii ale documentului trimis.
Procedura de înregistrare a protocoalelor reuniuni interne.
Procesul-verbal al ședinței întocmit în formă de hârtie și transferate pe cale electronică și secretarului de înregistrare.
Documentul este verificat de model, și prezența reuniunii camerelor, disponibilitatea de foaie de referință, semnăturile angajaților care participă la reuniune. Numărul Protoka este compus din: numărul de contract pe care să organizeze întâlniri, numărul de departament intern și numărul de serie al întâlnirii (în cazul în care numărul de reuniuni a avut loc în cadrul acordului).
La reuniunea din colțul din dreapta jos al ștampilei cu numărul, data de înregistrare și semnătura secretarului care a înregistrat protocol.
Procesul-verbal al reuniunii este înregistrată în baza de date, „Jurnalul de înregistrare a documentelor“ în secțiunea „Documente interne la“ forma „Procesul-verbal al reuniunii.“ Trebuie să completați următoarele câmpuri: întâlnirea numărului de înregistrare, data de înregistrare, numărul de protocol, atribuit de către executant.
Logat întâlnirea a originalului care urmează să fie returnate la departamentul transferat documentul. O copie a directorului general de a revizui, un al doilea exemplar se depune în dosarul „Procesele-verbale ale reuniunilor.“ În cazul în care documentul este returnat de la CEO-ul, cu o viză, este necesar să se transfere la departamentul.
Procedura de înregistrare a cererilor de călătorie.
Călătorul trece cererea de călătorie a secretarului de înregistrare.
Secretar de cecuri călătorii cu scop, semnăturile de călătorie și șef de catedră / director general adjunct.
În colțul din dreapta jos al cererii de călătorie este ștampilat cu numărul, data de înregistrare și semnătura secretarului, cererile de înregistrare pe o călătorie de afaceri.
Documentul original este trimis la directorul general, o copie a documentului este depusă în dosarul „Memo“.
Semnat de directorul general al cererii de călătorie este trimisă la departamentul de contabilitate. La tivită sus Ștampila privind semnarea cererii și se transferă în departamentul de contabilitate.
Procedura de înregistrare a planului - grafice.
Programul Compilat este trimis secretarului de înregistrare.
În colțul din dreapta jos al graficului este ștampilate cu numărul, data de înregistrare și semnătura secretarului, pentru a înregistra documentele.
Documentul original este trimis la directorul general, o copie este depusă în dosarul „Memo“.
angajați plecare într-o călătorie de afaceri
Verificarea validității cererii de documente de călătorie și de numerar
F: \ Document Șabloane \ excursii!
Cererea trebuie să fie notat: cine merge într-o călătorie de afaceri, atunci când, în ce oraș, în ceea ce organizație, de călătorie (tip de transport, data de plecare), data de cazare într-un hotel, scopul călătoriei. Cererea trebuie să fie semnat de către angajat, care merge într-o călătorie de afaceri, șef al departamentului, și CEO-ului.
Pe baza cererii semnat pentru o călătorie de afaceri și rezervări de bilete și hoteluri.
Rezervați la un hotel cu ajutorul agențiilor specializate
În conformitate cu cererea de călătorie pentru a revizui informațiile cu privire la hoteluri din diverse orașe, unde angajații institutului au oprit deja: F: \ _ Delo \ documente și MK \ hoteluri.
Sunt de acord variante derivate de cazare la hotel cu călător. Raportul Agenției Managerul selectat opțiune.
Creați o cerere de rezervare la hotel, în forma prevăzută la F: \ _ Delo \ documente și MK \ _BRONIROVANIE HOTELS \ hoteluri pret
semn de aplicare la directorul general, contabilul-șef, organizație stampilat.
Cerere de rezervare de hotel de fax dispecer Agency, asigurați-vă că este primit, să coordoneze termenul limită pentru confirmare de primire.
La primirea confirmării de rezervare pentru a verifica dacă datele blindaj declarate, verificați termenii de soluționare la hotel, numărul de pașaport, da curier cererea inițială. O copie a dosarului depune înregistrarea cererilor pentru rezervări hoteliere.
Cheltuiala rezultat pentru transferul de hotel la departamentul de contabilitate.
rezervare hotel independent
În conformitate cu cererea pentru o călătorie de afaceri, găsiți informații despre hoteluri, în care membrii Institutului au oprit deja, este în F: \ _ Delo \ documente și MK \ _GOSTINITSY. În cazul în care hotelurile din oraș nu are informația, trebuie găsite pe internet.
Asigurați-vă o opțiune de a alege un hotel cu personal în misiune.
În conformitate cu cererea semnat pentru o călătorie de afaceri, fac o cerere la hotel.
Trimite-ne un fax, asigurați-vă că a primit, pentru a clarifica timpul necesar pentru a procesa rezervarea, iar adoptarea acestui formular confirmarea hotelului (notificarea rezervări, fax, numărul de rezervare dispecer de mesaje, o confirmare verbală de rezervare).
După un manager de timp specificat, sunați la hotel și asigurați-vă că camera este rezervată, verificați dacă datele de rezervare a declarat.
Rezervare w / e și bilete
Biletele de carte comandă
Conform cererii de eliberare a documentelor de călătorie pentru a solicita o agenție specializată a disponibilității pe această tendință și, numerele nu sunt interesați în zboruri și trenuri.
Bazat pe managerul de informații, în conformitate cu cererea de călătorie pentru a face aplicarea modelului standard F: \ _ Delo \ documente si MK \ bilete la ordin aerian De transport feroviar.
Cererea trebuie să completeze un tabel care conține următoarele linii: numele, prenumele, patronimicul personalului în misiune, data nașterii, numărul pașaportului, plecarea / data de plecare, punctul de plecare - destinație, numărul de zbor / tren, ora de plecare / check-out, disponibilitatea beneficiilor, o formă de plată . semn de aplicare la directorul general, contabilul-șef, organizație stampilat. Copie a cererii de înregistrare a unui dosar cu documente de ieșire.
Trimite o cerere la dispeceratul prin fax, să verifice primirea acesteia, specificați timpul de bilete de livrare.
La primirea de bilete pentru a asigura calendarul corespunzătoare și ora de plecare indicat pe bilet, data și ora specificate în cerere, verificați numerele de pașaport pe bilet, da curier cererea inițială.
Primirea facturii pentru bilete pentru a transfera la departamentul de contabilitate.
Biletele pentru a transmite călătorului.
Ordinele de apă și papetărie potabilă
apă potabilă Comandarea
Verificarea efectuată săptămânal de apă / (după cum este necesar). Imediat înainte de numărul de ordine specificat de sticle, care trebuie să fie comandate.
În conversație cu dispecerul trebuie să specificați numărul de sticle de apă, și specificați timpul de livrare.
Scorul rezultat pentru livrarea de apă pentru a transfera la departamentul de contabilitate.
Comandarea consumabilelor de birou
Cererile pentru departamentele de papetărie sunt formate independent de forma și trimisă secretarului pentru formarea cererii finale prin e-mail.
La primirea scrisorii care conține formularul de comandă de papetărie, trebuie să deschideți baza de date „Comandarea consumabilelor de birou.“
Cererea în formă de „consumabile de birou Comandarea“ în „acceptată“ pentru a pune data primirii ordinului.
În cazul în care câmpul „Advanced“ nu este gol, înseamnă că angajatul nu se găsește în lista de papetărie necesare. În acest caz, trebuie să verificați dacă acesta este pe numele listei. Dacă numele de papetărie nu, trebuie să adăugați folosind butonul „Add papetărie“, în partea de jos a formularului. În cazul în care angajatul care a trimis ordinul a fost greșit, și există o listă de papetărie necesare, ar trebui să-l adăugați la lista de ordine, iar „Extras“ curat.
După emiterea comenzii, trebuie să re-deschide aplicația, găsi aplicația prin utilizarea unei liste de „Găsiți comanda“ în partea de jos a formularului și completați „remarcabil“. Numai după această ordine este considerată procesată și marcate corespunzător, pe site-ul intern al Institutului în „Document Management“ la pagina „Istoricul comenzilor de papetărie.“