Înregistrarea documentelor de intrare
Activități ale oricărei afaceri în curs de desfășurare este de neconceput fără corespondență. Numeroase documente, declarații și corespondența oficială necesită o atenție maximă și să se concentreze pentru a capta fiecare document. reguli de gestionare a înregistrărilor pentru a ajuta la rezolvarea acestei probleme, principalul lucru să le cunoască și să fie capabil să le folosească. În prima etapă, documentele de intrare, trebuie să vă înregistrați.
Înregistrarea corespondenței primite implică confirmarea primirii acestuia, pentru fiecare document care este atribuit numărul de intrare și introduceți datele cheie în formularul de înregistrare furnizat de companie (poate fi o carte de jurnal sau o carte).
Pașii necesari înainte de semnarea documentului
În caz de deteriorare sau integritatea ambalajului dispariția detectarea documentelor importante constituie act. în formă liberă, în dublu exemplar (mai întâi transmisă expeditorului, al doilea cusute la scrisoarea de intrare).
Salvarea plicul nu este necesară, cu excepția:
În cazul în care distribuirea documentelor care urmează să fie distinsă de acele documente importante care sunt în mod exclusiv o importanță operațională. În acest prim tip de documente trebuie să fie sigur de a trece conducerea, iar al doilea - numai atunci când este necesar.
Reguli de înregistrare a documentelor de intrare
- Registru al documentelor de intrare în ziua primirii sale. Pentru a face acest lucru pe prima pagină, în colțul din dreapta jos pentru a face un semn, care va cuprinde: numărul de ordine al documentului, data de înregistrare, precum și numele companiei (în cazurile prevăzute de normele organizației). Asigurați-un semn cu un creion sau prin intermediul unei ștampile. Apoi, informațiile de bază despre documentul este introdus în formularul de înregistrare, stabilită de întreprindere. Mai jos este un specimen de probă.
Există o astfel de corespondență, care nu necesită înregistrare. Pentru comoditatea de sortare aceste scrisori pot face o listă în care să organizeze toate tipurile de e-mail, nu sunt supuse înregistrării. Un exemplu de realizare a unei astfel de liste:
Deoarece procesul de înregistrare a documentelor de intrare nu este pe deplin reglementată de regulamentele, compania se definește pentru el însuși ordinea de executare a procesului. În acest scop, compania a creat instrucțiunea privind ținerea evidențelor. În absența unui astfel de document cele mai importante aspecte pe care trebuie să se stabilească documentele de înregistrare prin emiterea de ordine corespunzătoare.