În calitate de secretar pentru a îmbunătăți fluxul de lucru prin intermediul calculatorului

Odată cu proliferarea de calculatoare pentru a efectua lucrările în curs de desfășurare a secretarului devine mai ușor. Calculatoare ne ajuta pentru a găsi, stoca și sorta rapid informații și pregătirea cu acuratețe a documentelor, formulare de imprimare și comenzi, sarcinile de program pentru ziua curentă, săptămâna, luna. De multe ori, cu toate acestea, vom folosi un calculator mai puțin eficient, deoarece acestea ar putea fi.

Odată cu proliferarea de calculatoare pentru a efectua lucrările în curs de desfășurare a secretarului devine mai ușor. Calculatoare ne ajuta pentru a găsi, stoca și sorta rapid informații și pregătirea cu acuratețe a documentelor, formulare de imprimare și comenzi, sarcinile de program pentru ziua curentă, săptămâna, luna.

De multe ori, cu toate acestea, vom folosi un calculator mai puțin eficient, deoarece acestea ar putea fi. De la calculator ajutor modest într-un mancator de timp de lucru. Dar, după ce a stăpânit câteva tehnici simple pentru a lucra cu calculatorul, putem nu numai pentru a economisi timp, dar, de asemenea, pentru a descoperi o mulțime de noi oportunități.

Deci, cum de a optimiza timpul petrecut la calculator.

1. Contrar populare de timp pentru a planifica lucruri mai bune, nu la calculator și pe suport de hârtie - în organizator și de pe carduri. Acest mod de organizare a afacerilor nu vă va permite să scape mesagerului, e-mail, și alte forme de divertisment disponibile pe computer. În plus, cercetarea privind managementul timpului a arătat că timpul de afacerile optime de planificare - 5-10 minute: în acest timp aduce suficient pentru a planifica totul important este axat pe special.

2.Programmnoe aplicație care vă ajută să planificați sarcini și proiecte, dintre care cele mai populare - Outlook si MS Project, cum ar fi multe, dar cu un singur avertisment: Aceste programe funcționează bine pentru cei care se simt înclinația de a le. Înainte de a implementa calculatorul planificatoarele fluxului de lucru, o evaluare sobra a nevoilor și înclinațiile lor. În cele din urmă, unii oameni le place să facă orice afacere în baza de date virtuală, și cineva lucrează în mod eficient numai cu organizator tradițional de hârtie.

3. Nu verifica prea des e-mail. Este suficient pentru a face una sau de două ori pe zi - astfel încât veți pierde o mulțime de timp prețios.

4. Evitați mesageri online, cum ar fi ICQ. Cel mai bun dintre toate, dacă sunteți în timpul de lucru sunt disponibile doar pentru colegii lor cu care aveți nevoie pentru a comunica rapid la locul de muncă - dar nu mai mult.

5. fluxurile de lucru. Automatizați De exemplu, forma documentului nu este necesar să se gătească de la zero de fiecare dată. După ce a însușit principiile de lucru în Word, puteți crea șabloane de documente pentru toate cazurile de operare necesare. Apropo, tutoriale utile pentru lucrul în Word pot fi găsite în revista „secretar Handbook și Office Manager.“ Nu puteți automatiza doar crearea de documente, dar și stocarea de fișiere, arhive, scrisori de scris.

6. Consiliul cu privire la organizarea fișierelor de pe computer: Nu salvați fișierele pe desktop: încetinește computerul și reinstalați fișierele de sistem de operare stocate pe desktop, este pierdut definitiv. transfera fișierele în timp util în „My Documents“ și alte dosare pe hard disk-ul!

Participanții la PRO-Secretariatul comunitate! Doriți să împărtășiți cu colegii gândurile lor cu privire la locul de muncă, relațiile cu colegii, dispozitive de birou? Și poate ai ținut un jurnal în vacanță, iar acum aveți un raport colorat în vacanță cu imagini? Sau ați reușit să rezolve problemele psihologice la locul de muncă, și doriți să partajați decizia cu alții? Scrieți-ne - suntem bucuroși să publice articole pe site-ul.

Anunțuri de numere viitoare