Formarea de Interne și organizarea de documente lor în depozit - compania „InterTrust“
Articole și interviuri
De multe ori se confruntă cu o situație în care lucrătorii după executarea documentelor (de exemplu, după plecarea de scrisori) le-a pus într-un sertar, astfel încât acestea sunt „mereu la îndemână“. Dar documentele sunt acumulate, iar după ceva timp pentru a găsi dreptul practic imposibil.
Pentru a organiza o astfel de procedură de dorit pentru stocarea documentelor, în care agentul ar putea găsi informațiile necesare pentru a rezolva o anumită problemă: deoarece necesitatea de a re-solicitarea documentelor de multe ori apare după terminarea lucrului cu ei. Prin urmare, executarea documentelor trebuie să fie depusă într-o anumită ordine în dosare (foldere, recordere), care este plasat în cazul.
Ordinea de formare a organizației
GOST 51141-98 „Hârtiile și arhivarea. Termeni și definiții“, a asigurat definiția oficială a cazului.
CASE - un document sau un set de documente referitoare la un subiect sau domeniu de activitate, plasate într-un capac separat.
distribuirea corectă a documentelor, în cazul nu pot găsi numai rapid documentele la locul de muncă, dar, de asemenea, asigură siguranța celor mai importante.
Nu mai puțin important este modul în care documentele sunt sistematizate și răspândite în interiorul cazuri, adică modul în care sunt formate lucrurile.
FORMAREA CAZULUI - o grupare de documente executate în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor și ordonarea documentelor în acest caz.
În organizațiile mai mici, care este responsabil pentru munca de birou, de regulă, un angajat (de exemplu, secretar al capului), cazul format central în secretariat. În organizațiile mari (cu evidență descentralizată), caz formate în unitățile structurale în locul creării sau executarea documentelor. Documente importante interne (statute, regulamente, etc.), comenzi, corespondența între liderii sunt întotdeauna formate în serviciul de management al documentelor (secretariat, birouri).
Din punct de vedere practic, există o formațiune de afaceri?
La începutul anului calendaristic pentru fiecare activitate în nomenclatura afacerilor începe un dosar separat (un dosar, un dosar sau un folder-recorder).
De exemplu, în cazul în care intervalul inclus 20 de cazuri, la începutul din 20 de dosare.
În cazul în care instituția de lucruri în actele necesare pentru a întocmi un dosar de acoperire. Acest design este parțială. de înregistrare completă sunt supuse cazul temporare (peste 10 ani) de stocare permanentă, și a personalului în curs de pregătire pentru transferul acestora către arhivele organizației.
Atunci când afacerile parțiale de descărcare în lucrarea sa artistică a prezentat informații, că, în primul rând, să permită să se determine rapid ce dosar ar trebui să fie plasate unul sau un alt document. În al doilea rând, după ce sa format caz, ele indică documentația în dosarul, și ne permit să găsim documentul corect.
Capacul este plasat următoarele informații:
numele complet al organizației și / sau prescurtată, în cazul în care este recunoscut în mod oficial, adică. e. sunt înregistrate de către autoritățile publice. De exemplu: „Universitatea de Stat din Moscova numit după MV Lomonosov - Universitatea de Stat din Moscova“;
indicele de afaceri în funcție de un indice care i se atribuie în nomenclatura afacerilor, cum ar fi: „Este numărul 03-07“, în cazul în care 03 - este indicele unității structurale (domeniu de activitate), 07 - numărul de ordine al cazului în nomenclatura;
.. Cazul antet, și anume, informații succinte privind compoziția și conținutul documentelor plasate în cazul - este scos capacul din intervalul neschimbat;
perioada de valabilitate a cazului, de exemplu, „3 ani“, „5 ani“, „ține în mod constant,“ etc. (în conformitate cu nomenclatura afacerilor) ..
După ce dosarul de lichidare și decorat, începe munca propriu-zisă cu privire la formarea de afaceri. Se compune din următoarele operații:
distribuirea și dispunerea documentelor executate în dosare (de afaceri);
Locul de amplasare a documentelor în cazurile în ordine.
În ciuda simplității sale aparente, toate operațiunile cu privire la formarea de afaceri ar trebui să se desfășoare în conformitate cu anumite reguli. Numai atunci va fi posibil la documente și asigurarea siguranței lor de căutare rapid.
Procedura de distribuire a documentelor în dosare, cazuri
Cazul se depune la apariția primei într-un dosar plin de hârtie.
Ar trebui să știi că regulile și reglementările de formare a cazurilor conținute într-o serie de documente naționale, cum ar fi sistemul de stat de gestionare a înregistrărilor (aprobat prin ordin al URSS Glavarhiva 25/05/88 numărul 33), instrucțiunea standard privind gestionarea înregistrărilor în organele federale ale puterii executive (înregistrate de Ministerul Justiției din România 27.01 .06 numărul 7418), regulile de bază ale organizațiilor (arhivele aprobate Rosarkhiv pe 06.02.02). În plus, organizațiile sau instituțiile specifice privind instrucțiunile de birou trebuie să includă secțiuni privind formarea și depozitarea documentației. După cum se știe, aceste instrucțiuni adaptate la specificul organizării serviciilor de management al documentelor, precum și a documentelor instituției.
Cerințe generale pentru formarea de afaceri
Activitatea întreprinderilor și organizațiilor sunt create și folosite tot felul de documente, care diferă în funcție de tipul, scopul, termenul de valabilitate, și așa mai departe. D. Ei au nevoie să fie distribuite în mod corespunzător în dosare. Prin urmare, formarea de afaceri, care include o varietate de documente, ar trebui să respecte cerințele generale prevăzute în regulile de bază ale activității arhivelor organizațiilor. Să le examinăm în detaliu.
Cazurile în care documentele distribuite trebuie să corespundă exact nomenclatura afacerilor.
Dacă pe parcursul anului, există documente noi, care nu sunt furnizate de nomenclatura afacerilor, dintre care formează o afacere independentă. Titlul noului caz introdus în intervalul unui număr de rezervă.
În cazul în care documentele sunt plasate, care, prin conținutul lor corespund titlului.
Cazul trebuie plasat numai documente executate - restante depuse interzisă într-un dosar.
Documentele de stocare permanente și temporare sunt grupate în cazuri individuale.
Cazul se aprinde o copie a fiecărui document.
Este interzisă lucruri de grup în dublet și proiecte - care este repetitiv - copii ale documentelor (cu excepția de mare valoare), precum și documentele care urmează să fie returnate. Documentele originale sunt separate de copii.
Aplicații și materiale suplimentare, indiferent de data aprobării de preparare a acestora sau sunt atașate la documentele la care se referă. Cu toate acestea, aplicațiile care au un volum mare, sunt grupate într-un caz separat, ceea ce este în marca documentul.
În cazul în care documentele sunt grupate la un an calendaristic. Excepțiile sunt:
trecere caz (care conține documente referitoare la soluția care este transferată în anul calendaristic următor);
fișiere personale (generate pe parcursul întregii perioade a persoanei în organizație);
documentele de afaceri ale organelor alese și a comitetelor lor permanente (formate în timpul perioadei de convocare a acestora);
se ocupă cu documentele de educație (formular pentru anul universitar);
se ocupă cu documente care descriu teatre activitățile etapei (format din sezonul de teatru), și altele.
Orice caz, nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli la o grosime nu mai mare de 4 cm.
În cazul documentelor în mai multe din cota sa în volum, cu aceleași titluri. Numărul de volume specificate în nomenclatorul afacerilor la sfârșitul anului.
Nu mai puțin important este sistematizarea documentelor, adică. E. poziția lor corectă în interiorul carcasei. De asemenea, acest lucru depinde de viteza de căutare a informațiilor de documente necesare.
Documentele în cauză trebuie să fie plasat într-o anumită ordine, astfel încât conținutul său sunt aprinse secvențial aceste sau alte probleme. Trebuie avut în vedere faptul că formarea fiecărui caz, este important să se definească, dar ce bază au documentele. Cel mai adesea se aplică următoarele principii:
la o întrebare sau subiect-logică;
corespondent și geografic.
Aranjate în ordine cronologică implică gruparea de documente pentru o anumită perioadă de timp.
Deci, în același dosar plasat rapoarte sau planuri pentru trimestrul ( „rapoartele trimestriale ale întreprinderilor subordonate“), celălalt - pentru anul ( „rapoartele anuale ale întreprinderilor subordonate“).
El presupune amplasarea documentelor în ordine cronologică, de exemplu, documentele de intrare - pentru datele primire, care își încetează activitatea - de data de plecare.
Cu dispunerea cronologică a acelorași documente în detaliu la o întrebare și numerice principii.
Sub rezerva unei întrebări, procedura presupune plasarea documentelor în cazul respectiv, secvența de adresă logică. În acest caz, problema a fost plasat documente pe un singur subiect, cum ar fi „Corespondența privind organizarea construcțiilor și lucrărilor de montare, de reconstrucție a complexului sportiv.“
În cazul în care principiul de numerotare a produce o grupare de documente similare, care au, în ordinea numerelor lor. De exemplu: comenzi, protocoale, etc ..
Principiul nominal în cazul în care documentele sunt grupate de un tip (specii): acte, certificate etc. De exemplu: „Actele de audit al activității economice și financiare“ ..
Pentru grupurile de corespondență utilizate adesea corespondent și principii geografice. În acest caz, baza documentelor în incinta în care este luat pentru un corespondent specific, cu care a menținut corespondența sau locația sa. De exemplu: „Corespondența cu GUI“ Giproteatr „sau“ Corespondența cu universitățile din Regiunea Moscova“.
Cu privire la căile de grupare a documentelor în cadrul organizației de întreprinderi, pregătirea inventarului intern al documentelor și ce funcții sunt îndeplinite de către o foaie de card înlocuitor și substitut, vei învăța din următorul număr al revistei.