Formarea afacerilor în organizarea și stocarea lor curentă

La începutul fiecărui an, organizația începe formarea documentelor în cauză. Formarea afacerilor - o grupare de documente executate în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor și ordonarea documentelor în acest caz.

Formarea centralizată și descentralizată a afacerilor în organizație

În afaceri organizațiile formate central în serviciul de management al documentelor (secretariat, articole de papetărie, departamentul de birou, etc.) sau descentralizate - în subdiviziuni. Practica arată că lucrurile sunt formate în principal descentralizate, și anume în subdiviziuni.

documentelor organizatorice și administrative, formele lor de înregistrare (contabilitate), text de sinteză și de planificare statistică și documente de raportare, corespondența și alte documente legate de activitățile de exploatare generate în serviciul de management al documentelor (DOW).

Documentele care reflectă activitățile individuale ale organizației, format în cazul în locul compilării lor în unitățile structurale respective în competența care include anumite aspecte în funcție de poziția lor (de exemplu, în funcție de poziția de planificare și de departamentul economic, departamentul de contabilitate si departamentul de raportare cadre, etc.).

Formarea afacerilor în unitățile structurale ale organizației angajate angajaților care sunt responsabili pentru păstrarea înregistrărilor. Controlul asupra formării afacerilor făcute de serviciu preșcolar.

arhiva lider sau organizație responsabilă pentru dosarul are asistența metodologică necesară angajaților unităților structurale în formarea de cazuri, și conduce la formarea de validare cazuri, în conformitate cu nomenclatura aprobată afacerilor.

Reguli de afaceri de formare

În formarea de cazuri, să respecte următoarele cerințe de bază:

# 9679; plasate în afaceri numai executate documente executate în mod corespunzător, în conformitate cu titlurile din nomenclatura afacerilor;

# 9679; Aceasta include a face cu o copie a documentului;

# 9679; pentru a pune împreună toate documentele referitoare la soluționarea problemei;

# 9679; plasează cererea, împreună cu documentele de bază;

# 9679; grupate într-un caz documente ale aceluiași an calendaristic, cu excepția în treacăt afacerilor;

# 9679; grup separat în cazul documentelor de timp permanente și temporare de depozitare.

Cazul nu trebuie plasate documentele care urmează să fie returnate, copiile suplimentare, schițe.

Acorde o atenție! Problema nu trebuie să depășească 250 de coli de mai mică de 4 cm la o grosime a coloanei vertebrale. În cazul în care coloana vertebrală a cazului este mai mare de 4 cm, documentele de caz sunt împărțite în volume. Cazul index și antet sunt puse pe fiecare volum cu adaos de „Volume 1“, „Volumul 2,“ etc.

Documente în caz de sus în jos cronologic secvență întrebare logică sau combinație.

În interiorul documentelor de caz ar trebui să fie aranjate astfel încât să fie acoperite de întrebările lor specifice de conținut într-o succesiune logică.

Gruparea în cazul anumitor tipuri de documente

acte legislative și normative de reglementare sunt grupate în funcție de tipul de activitate și istorie cu aplicațiile asociate lor într-un singur an calendaristic. Nu este permis să formeze într-un caz diferite tipuri de documente administrative, cum ar fi ordine, instrucțiuni și instrucțiuni de ghidare. Fiecare tip de document administrativ este format într-o activitate independentă, cu numerotarea sa brută și, în consecință, este supusă înregistrării în revista independentă (carte).

Comenzile pentru personalul format în cazul, în funcție de perioada de stocare a acestora. Trebuie amintit faptul că este interzisă de grup într-un caz de documente cu diferite perioade de păstrare.

În conformitate cu art. 19b Lista de gestionare standard a documentelor de arhivă generate în cursul activității organelor de stat, organisme de auto-guvernamentale locale și organizații, cu indicarea termenului de valabilitate a ordinelor cu privire la personal sunt două perioadei de valabilitate: 75 de ani și 5 ani.

Pentru comenzi care au un termen de valabilitate de 75 de ani, sunt ordinele:

# 9679; Admitere, de transfer, asociere, transferul, concedierea;

# 9679; certificare, creșterea calificării, atribuirea gradelor (rang);

# 9679; schimbarea numelui;

# 9679; promovarea, recompensarea;

# 9679; salarii, prime și diverse tragerile;

# 9679; toate tipurile de lucrători de vacanță cu condiții grele, nocive și periculoase de muncă, concediu de maternitate, naștere, îngrijirea copilului, concediu fără plată (salariale);

# 9679; ceasuri pe profilul activității principale;

# 9679; vnutrirumynskih lungi și călătorii în străinătate, călătorii angajați cu condiții de muncă grele, nocive și periculoase.

Pentru comenzi, având termenul de valabilitate de 5 ani, sunt ordinele:

# 9679; acțiunii disciplinare;

# 9679; concediu anual plătit, concediu de studii;

# 9679; vnutrirumynskih pe termen scurt și misiuni străine.

Practica utilizarea documentelor privind personalul arată că, atunci când volum mare de ordine de personal, cu termenul de valabilitate de 75 de ani, este mai bine să le formeze în afacerile activităților de afaceri. De exemplu, ar trebui să fie un grup separat în treburile ordinelor de admitere, prin transfer, asociere, transferul și concedierea angajaților, și anume, legate de vechimea lor, și separat - comenzi pe bonusuri, promovare și alte plăți, care conțin informații cu privire la salarii. În fiecare caz, ordinele ar trebui să aibă brut independente de numerotare.

Regulamente, instrucțiuni, norme. aprobat de actele legislative și normative de reglementare (ordine, decizii, rezoluții, etc.) sunt grupate împreună cu documentele menționate. Cu aprobarea lor ca documente separate, ele sunt grupate în cazuri separate.

Protocoalele aranjate în ordine cronologică, de la data elaborării lor și în ordinea numerelor lor ascendentă. Aplicațiile existente la protocoalele sunt formate într-un singur lucru, care este, împreună cu protocoalele. În cazul unui volum mare de anexe la formularul de cerere de protocol, în cazuri individuale, în funcție de data de protocoale și numerele lor.

Planurile aprobate, rapoarte, estimări, de personal și alte documente sunt grupate separat de proiectele lor.

Corespondența este grupat, de obicei, pentru o perioadă de un an calendaristic și sistematizate în ordine cronologică; în acest document, răspunsul este plasat pentru cererile de documente. Odată cu reluarea corespondenței referitoare la o anumită chestiune, care a început în anul precedent, documentele incluse în acordul anului, indicând indicele cauzei anul precedent.

Documentele din fișierele personale sunt situate în care acestea sunt primite și sistematizate după cum urmează:

# 9679; inventar intern al documentelor disponibile în dosarul personal;

# 9679; profilul (personal al personalului contabil) și la completarea acesteia;

# 9679; CV, CV;

# 9679; documente de învățământ;

# 9679; cerere de admitere la angajare;

# 9679; comandă (comanda) pentru un loc de muncă;

# 9679; contract de muncă;

# 9679; acord privind răspunderea (dacă este cazul);

# 9679; copii ale ordinelor (comenzi) despre mutarea, alinierea, traducere, certificare, dezvoltare profesională, de stabilire a salariilor, în concediu fără plată, de îngrijire a copilului, etc.;

# 9679; un acord adițional la contractul de muncă;

# 9679; copii ale certificatelor de căsătorie, documente cu privire la schimbarea numelui;

# 9679; foi de atestare;

# 9679; copie a pașaportului, numărul de identificare fiscală, precum și alte documente ale angajaților UIF cu caracter personal;

# 9679; certificat de înregistrare de reședință;

# 9679; dosarele medicale;

# 9679; demisie;

# 9679; o copie a ordinului (de instrucțiuni) privind concedierea.

Carduri personale ale angajaților (unificat număr de formular T-2) sunt formate într-un caz separat, în ordine alfabetică numele separat de fișierele de personal.

Conturile de salarii ale angajaților sunt situate în afacerile în ordine alfabetică a numelor.

Pregătirea cazurilor de transfer la depozitare

Rezultatele complete păstrarea documentelor electronice generate în cazul în care (folderul), în conformitate cu nomenclatura organizării afacerilor separate de documentele de hârtie de pe hard disk-ul unui calculator dedicat.

Cazurile de la data instituției lor, înainte de transferul arhivei organizației este stocată într-un loc de formare a acestora.

Cazurile sunt considerate instituții de la includerea lor în prima executare a documentelor. După executarea documentului, și a terminat cu treburile ultimul plasate (depus), pentru a asigura siguranța fizică a Hardcover sau dosare de înregistrare.

În fiecare unitate structurală este alocat un responsabil pentru păstrarea documentelor și formarea lor de afaceri. Șef de unitate asigură siguranța documentelor și fișierelor. În acest scop, cazul trebuie să fie plasate în dulapuri cu încuietoare, seifuri, etc. pentru a asigura siguranța și protecția acestora împotriva prafului și a luminii solare.

Cazuri în dulapuri pentru înregistrarea și căutarea rapidă sunt așezate vertical, rădăcini afară și în conformitate cu nomenclatura afacerilor. Pe spatele capacelor cazurilor specificate indexuri privind nomenclatura afacerilor. Nomenclatorul afacerilor sau un extras din acesta este amplasat pe interiorul dulapului.

Atunci când căutați orice document ar trebui să găsească mai întâi titlurile de proprietate dorite, iar apoi pe caz de index - dosarul corespunzător de pe raft.

Verificați disponibilitatea și statutul documentelor și a faptelor

Cazuri în curs privind stocarea curent, sub rezerva înregistrării. Verificați periodic prezența și starea documentelor și a cazurilor, în scopul de a stabili existența reală a cazurilor și conformitatea acestora cu suma calculată în conformitate cu nomenclatura afacerilor.

Verificați disponibilitatea și starea documentelor și fișierelor deținute în cazurile în care se deplasează, revenirea cazurilor, schimbarea persoana responsabilă pentru păstrarea documentelor și șeful departamentului, precum și reorganizarea sau lichidarea organizației sau subdiviziunile sale structurale.

În cazul pierderii documentelor și fișierelor deținute investigații interne, rezultatele pe care făptuitorul a pierderii, este răspunzător în conformitate cu procedura stabilită.

Procedura de eliberare a fișierelor și a documentelor

cazurile de extradare alte diviziuni structurale se face cu permisiunea șefului serviciilor preșcolare. Eliberarea affairs angajaților să lucreze efectuate la primire. Eliberat în această privință este pus harta-adjunct, este pus în aplicare emise de afaceri. Aceasta indică o unitate structurală a cazului index, data eliberării, căruia problema a emis, data întoarcerii sale, prevede grafice pentru chitanțe pentru a primi și de afaceri.

Cazurile sunt date pentru utilizarea temporară a angajaților diviziunilor structurale pentru o perioadă de cel mult o lună de la expirarea acesteia rambursabil. Alte organizații afaceri emise pe baza cererilor scrise cu permisiunea șefului organizației a actului.

În cazul în care unele documente sunt deja incluse într-o cauză pendinte în spațiul actual de stocare din departamentul structurale necesită temporar angajat, acestea pot fi emise de afaceri responsabil pentru cazurile de formare și de depozitare, iar în locul lor este încorporat foaie-adjunct. Foaia de-substituentul este indicat, atunci când, cui și pentru cât timp a fost emis documentul.

Confiscarea de documente din cazurile de stocare permanentă (de exemplu, comenzi pentru activități de bază, de personal, de raportare cu privire la activitățile principale, etc.) este permisă în cazuri excepționale, și se face cu permisiunea șefului organizației lăsând într-o copie legalizată a documentului și acționează asupra cauzelor problemei inițiale .

EA Koshelev
arhivist