Esența, principii și sarcini de flux de lucru

Necesitatea de a simplifica toate procedurile în materie de documentație a avut loc în România în secolul al XVII-lea. când a început să se stabilească regulile de bază de funcționare centralizată cu documente oficiale. De atunci, există următoarele perioade istorice de birou: grefieri, colegial, ministeriale și hârtiile „științifică“ sovietic.

Hârtiile - un fel de afaceri care oferă documentare și organizarea documentelor oficiale. În conformitate cu sectorul de activitate în care circula documentele oficiale, să aloce documente administrative și speciale.

Administrativ sistem de management al înregistrărilor este guvernat de legi. Se realizează documentația de gestionare a operațiunilor: administrativă, organizatorică și de referință. Lista numelor de afaceri din organizație este aprobat într-o nomenclatură specială. Sistematizarea acestor cazuri, serviciul este prestat DOW, ale căror activități sunt, de obicei, se face referire la numărul de funcții de management subsidiare furnizează.

evidență specială este reglementată prin legi, a căror performanță este asociată cu punerea în aplicare a funcțiilor de bază ale instituției sau organizației: aplicarea legii, pravoobespechitelnoy, supraveghere, control, etc. Crearea și organiza documentele în cazul se efectuează în conformitate cu normele specifice .. Stabilirea afacerilor nu este direct legată de administrarea de birou de management.

regulile existente pentru a face cu documente administrative, controlul asupra mișcării și de depozitare a acestora, locul de muncă de informații cu acestea, celelalte componente de birou creează condiții pentru optimizarea activității administrative. În consecință, organizarea rațională în sprijinul general, documentația poate îmbunătăți în mod semnificativ eficiența procesului de control.

Principiile din biroul organizației. ca în orice alt domeniu al activității umane, stabilesc regulile inițiale și principiile generale. Principiile cheie includ:

1. Unificarea. ceea ce implică aducerea unui obiect la un singur sistem de formular. Armonizarea exprimată în stabilirea modelul cel mai comun generic aplicabil unui număr de obiecte cu unele caracteristici comune. Pe baza acestui principiu în moderne să consemneze elaborat norme pentru punerea în aplicare a operațiunilor documentare. Aceste norme sunt comune pentru ministerele sectoriale și specificate în actele lor de reglementare și procedurale.

2. Standardizare. exprimate în stabilirea și utilizarea ca probă standard, care este luat ca referință pentru compararea acestora cu alte obiecte similare. Standardizare - este cel mai înalt grad de armonizare, exprimat într-o formă juridică obligatorie. Cu toate că ambele procese sunt strâns legate, între standardizare și unificare, nu există nici o identitate. Ca document de orientare de reglementare este un set de reguli standard, reglementările și cerințele pentru proiectul de standardizare aprobat de către autoritatea competentă. În România, guvernul în domeniul politicii de standardizare realizate de Comitetul Român de Standardizare, metrologie și certificare (Gosstandart România).

3. Sistemul de proceduri de reglementare metodice de reglementare. care este baza pentru stabilirea unor cerințe uniforme pentru organizare de birou. Acte legislative, normative și metodice privind gestionarea înregistrărilor sunt structurate în funcție de ierarhia și competența lor. Rezultatul este un sistem de sprijin de reglementare și metodologic.

4. Centralizarea organismelor de control și de birou de sprijin metodologic. reflectând valoarea funcțiilor respective în sistemul de putere și de administrare. Corpul central al software-ului de control al biroului din România sunt standard de stat și controlul metodic - Rosarchiv.

5. Descentralizarea birou. manifestată în faptul că fiecare minister, agenție, instituție, întreprindere stabilește în mod independent sarcinile de servicii preșcolare în cetele lor structurale pe baza obiectivelor departamentale. Acest principiu este consacrat în instrucțiunile de model cu privire la munca de birou. În aceleași documente de reglementare și de procedură departamentale (instrucțiunile) nu ar trebui să-i contrazică prevederile de bază numai.

Dezvoltarea și punerea în aplicare a principiilor biroului științific al organizației este sarcina întregii societăți și a statului, utilizarea lor creează condiții pentru reducerea pierderii documentelor și timpul petrecut de prelucrare a documentelor. Lipsa de uniformitate în special în lucrul cu documente duce la birocrație și la un număr arbitrar de creștere a documentelor, formele și scopurile lor.

În biroul de dezvoltare a format o terminologie unitară acest tip de activitate. Următorii termeni sunt cele mai frecvente.

Documentație - informații de înregistrare pe o varietate de mass-media în forma prescrisă. Aceasta presupune o formă care prezintă informații. Când acest proces de înregistrare, informații trebuie să se asigure că acesta este depus pe un suport solid - hârtie, polimer, optice media, magnetice etc.

Informare - date cu privire la persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma lor de prezentare. Aceasta sursa de informații informații predpolagaetnalichie transportator materiale, informații emițător, receptor și un canal de comunicare între sursă și receptor. Evidența în ceea ce privește noțiunea de „informații“, lucrul cel mai important este fixarea acestuia, precum și forma de prezentare sale (grafică, imprimare, magnitozapis etc.) - secundar.

Resurse pentru informații - documente individuale, fișiere individuale de documente, precum și documente și fișiere de documente în sistemele de informații: biblioteci, arhive, colecții, baze de date și bănci de date. Formarea și utilizarea resurselor informaționale în România este sfera de reglementare de stat.

Document - fixat pe un purtător de material rechizitele care să permită identificarea acestuia. Pentru a documenta cele mai importante forme de prezentare a informațiilor. Această formă garantează că o serie de detalii care împreună pe document vă permite să se facă referire la documentul de informații dintr-un anumit tip și scop, și anume pentru a identifica informațiile.

Document Recuzita - un element obligatoriu al documentelor oficiale. Standardul actual pentru documentația de gestionare indică un loc bine definit în detaliile documentului. Cu toate acestea, sunt necesare doar câteva detalii și pentru a da forță juridică la document.

Documente oficiale - documente care de persoane fizice sau juridice, numiți și certificate în modul prevăzut. Conceptul unui document poate avea cea mai largă gamă de aplicații, cum ar fi fișiere de procesare de text este un document Wordkazhdy. document oficial devine numai după înregistrarea completă și de identificare, care este, după completarea detaliile necesare.

Valabilitatea juridică a documentului - proprietatea unui document oficial transmis prin legea aplicabilă, competența, autoritatea emite și procedura de înregistrare stabilită. Valabilitatea juridică a documentului este capabil să transmită un statut de început, astfel încât conceptul nu este identic cu conceptul unui document oficial. Valabilitatea juridică a documentului trebuie să includă următoarele componente:

· Că conținutul legii;

· Plenipotențiar al autorității emitente;

· Înregistrarea toate detaliile necesare, în conformitate cu cerințele unui anumit tip de document.

Document Arhivistic - un document care este stocat sau să fie depozitate, datorită importanței sale pentru societate, precum și ca având o valoare pentru proprietar. Pentru a determina semnificația oricărui document pe un suport fizic, care pot fi stocate atât în ​​arhivă publică și privată. Serviciul de arhivare în instituții - este de unități structurale independente. Activitățile de arhive este reglementată printr-un sistem de management al documentelor separat, acte legislative, de reglementare și metodice.

reglementarea procedurilor de reglementare și juridice - un domeniu de competență a unui număr de organe centrale ale puterii și administrației de stat. Sistemul acestor organisme se stabilesc reguli, reglementări și standarde, care, împreună, ar trebui să ofere un sistem unic de evidență pe teritoriul România. Acest sistem ar trebui să se asigure că:

· Principiile obligatorii de birocrație inițiale pentru instituții, organizații, indiferent de formele de proprietate (de exemplu, limba națională, care se realizează clericală, reglementarea de stat a utilizării informațiilor și a altor dispoziții fundamentale);

· Stabilirea sarcinilor și regulilor de bază într-o documentație de activitate (de exemplu, crearea de instrucțiuni standard, documente, mostre și alte probleme);

· Cerințe comune pentru punerea în aplicare a documentației în cele mai importante domenii ale administrației publice (de exemplu, de apărare, litigii, contabilitate, stare civilă, de sănătate, de aplicare a legii).

Fundamentul unui sistem unificat de management al documentelor sunt prevederile Constituției România. Baza pentru biroul organizației sunt principii, cum ar fi dreptul fiecăruia de a căuta, de a primi, transmite, producerea și difuzarea de informații prin orice mijloace legale (articolul 29 din Constituție.), Dreptul cetățenilor de a face apel personal și, de asemenea să depună contestații individuale și colective organismelor și organelor de stat autonomiei locale (art. 33 din Constituție) și un număr de alte persoane.

Pentru a eficientiza activitatea diferitelor instrumente, precum și asigura o interacțiune corespunzătoare cu diferite departamente și agenții formate de gestionare a înregistrărilor de servicii concepute pentru a monitoriza regulile pentru lucrul cu documente, pentru a implementa un singur sistem de flux de lucru.

acte procedurale și de reglementare ale Ministerului român de Interne în ceea ce privește organizarea de birou nu utilizează termenul de „întreținere documentară a managementului.“ Sistemul de flux de lucru unificat în aparatul Ministerului de Interne și România este implementat în îndeplinirea atribuțiilor și a funcțiilor sale. Organizarea și îmbunătățirea sistemelor de gestiune a înregistrărilor, precum și controlul asupra respectării ordinii stabilite de lucru cu documente de către Ministerul dispozitivului.

Particularitatea de birouri de reglementare și metodologic de control în sistemul organelor de aplicare a legii este faptul că unele dintre componentele sale sunt incluse în funcția majorității serviciilor și departamentelor. De exemplu, o parte din taxa este de control autonom gorraylinorgana operațional și, în același timp, obligația de a documenta o serie de probleme de management. Cu toate acestea, sarcinile de bază de birou sunt unități speciale - Secretariatul (Secretariat).

Secretariatul este o unitate structurală independentă în poliție. Sarcinile principale ale secretariatului sunt sarcini de documentare și de organizare.

sarcini documentare legate de documentația de gestionare și de organizare a muncii cu documente. Printre acestea se numără:

· Primirea și înregistrarea documentelor de intrare, trimiterea documentelor de ieșire;

· Furnizarea de documente supervizor pentru examinare și soluționare a le impune, adică o scurtă indicație a ordinului de executare a documentului;

· Transferul documentelor angajaților - interpreților, care trebuie să fie realizate de artistul mână în jurnalul de bord cu data acesteia;

· Controlul asupra calendarul de executare a documentelor;

· Elaborarea (proiecte de documente), precum și producerea de documente în conformitate cu instrucțiunile și îndrumarea, producția și eliberarea de copii;

· Sistematizarea documentelor în munca de birou, în conformitate cu lista de documente;

· Depozitarea documentelor în cazuri (dosare), în care documentele sunt aranjate în ordine cronologică;

· Asigurarea siguranței sigiliilor, ștampile și formulare de înregistrare și de asigurare a documentelor oficiale;

· Formarea cazurilor în conformitate cu nomenclatura aprobată de șeful afacerilor interne în actuala de luare a deciziilor (a face afaceri pe tot parcursul anului calendaristic);

· Pregătirea documentelor și a faptelor pentru transferul arhivei, cu indicarea termenului de valabilitate de el.

sarcini privind organizarea procedurilor legate de problemele de optimizare a proceselor de management și a procedurilor specifice de management. Printre acestea se numără:

· Pregătirea locului de muncă a capului;

· Personalul de întreținere a echipamentelor de birou și fișiere informații de referință (baze de date automatizate);

· Organizarea de primire a vizitatorilor;

· Apelați personalul de la direcția capului;

· Pregătirea călătoriilor de afaceri;

· Pregătirea de întâlniri, reuniuni, precum și transcrieri;

· Pregătirea materialelor de informare și de referință cu privire la manualul de instrucțiuni;

· Fluxul de lucru metoda de formare pentru personal;

· Introducerea de echipamente de automatizare de birou.