dovezi documentare de ospitalitate

kodeksRumyniyane Brut stabili o listă specifică a documentelor ce confirmă punerea în aplicare a cheltuielilor pentru evenimente oficiale. Cu toate acestea, cerințele privind compoziția și conținutul acestor documente pot fi găsite în explicațiile autorităților de reglementare.

Pachetul de documente

Pachetul ar trebui să conțină documente, care pot fi împărțite în două tipuri:

  • documente preliminare;
  • documentele finale.

documente preliminare

Înregistrarea documentelor preliminare care au dus la acțiunea executivă. Aceste documente sunt documentele organizatorice și administrative, aprobate de primul șef al organizației sau o altă persoană autorizată. Acestea includ ordine și instrucțiuni privind desfășurarea fiecărei acțiuni executive specifice, care conțin:

  • scopul evenimentului;
  • plan de acțiuni cu locul și calendarul punerii în aplicare a acestuia;
  • bugetul de eveniment;
  • estimări ale costurilor detaliate;
  • o listă a funcționarilor organizațiilor care iau parte la ospitalitatea;
  • lista persoanelor invitate;
  • procedura de eliberare de numerar la cheltuieli de protocol care urmează să fie contabilizate;
  • lista și termenul limită de depunere a documentelor justificative contabile;
  • funcționarii responsabili pentru activitatea, colectarea și depunerea documentelor.

documentele finale

Documentele finale confirmă faptul activităților de reprezentare. Aceste documente pot include:

  • negocieri de protocol cu ​​o indicație a problemelor discutate și acordurile încheiate;
  • un raport privind evenimentul cu data și locul întâlnirii, programul de evenimente, participanți și oaspeți gazdă.
  • Legea privind punerea în aplicare a ospitalității, cu indicarea modului în care suma totală, precum și mai multe informații specifice privind banii cheltuiți, împreună cu documentele ce confirmă faptul consumului;

Documentele care confirmă costurile reale

De fapt, cheltuielile de protocol pot fi confirmate de raportul prealabil cu următoarele documente:

  • conturi de alimentație publică;
  • cecuri CMC;
  • contractele pentru furnizarea de servicii de transport și (sau) prestarea serviciilor unui interpret, acte de lucrări finalizate, facturi și documente de plată, întocmite în acordurile-cadru;
  • mărci ale cecuri, conosamente;
  • alte documente.

Cerințe pentru înregistrarea documentelor contabile primare

Pentru a evita potențialele dispute cu autoritățile fiscale pe tema valabilității costurilor contribuabililor reprezentative trebuie să fie documente preliminare și finale. O atenție deosebită trebuie acordată ordinea de înregistrare a documentelor contabile primare.

Nu trebuie uitat faptul că documentele contabile primare ar trebui să fie scris pe formularul aprobat de supraveghetor, sub rezerva prevederilor art. 9 din Legea federală N 402-FZ „Cu privire la contabilitate“.

Soluționarea litigiilor în instanță

Dar, în cazul în care documentele originale sunt întocmite corect, faptul că nici alte documente instanțele, de regulă, nu iau în considerare și să decidă litigiul în favoarea contribuabilului.

Există cazuri în care autoritățile fiscale consideră cheltuieli nejustificate de divertisment, în cazul în care negocierile nu au dat rezultate pozitive înregistrate (de exemplu, de urmărire au fost încheiate contracte). Cu toate acestea, în dezbaterea cu privire la problema instanțelor de arbitraj, de regulă, să ia partea contribuabilului.

  • Serviciul de transport al negociatorilor - 3000 ruble.;
  • pentru micul dejun de afaceri, prânz și cină pentru negociatori - 5500 ruble.;
  • privind serviciile interpreților care nu se află în starea organizației - 3000 ruble. inclusiv: 1 traducător pentru cap. - 1 500 ruble. și 1 traducător pentru alți participanți - 1500 ruble.

Ai nevoie pentru a determina ce documente organizația trebuie să confirme cheltuielile de reprezentare pentru a negocia cu excepția documentelor contabile primare.

În acest sens, acțiunile organizației sunt după cum urmează:

1. emite titluri de întâlniri și negocieri oficiale, menționând:

  • obiective, programe de negocieri, numărul de persoane invitate, datele, locul și data evenimentului;
  • lista participanților din organizație;
  • persoana responsabilă pentru pregătirea estimărilor costurilor pentru organizarea de întâlniri și negocieri oficiale, raportarea rezultatelor evenimentului;
  • alte informații.

Ordinul semnat de șeful organizației. Programul recepției oficiale și discuțiile pot fi preparate într-un document separat și nu se reflectă în ordine, dar trebuie să fie aprobată de către directorul general al SRL „Sirius“.

2. estimarea de ospitalitate.

Estimarea angajatului atribuit ordinul șefului responsabil pentru prepararea acestuia. Acesta indică activitățile planificate de reprezentare și dimensiunea cheltuielilor necesare pentru a le oferi. Estimarea este parafat de către contabilul-șef și aprobat de către șeful organizației.

După aprobarea costurilor estimate emise de către persoana responsabilă de la raportul de numerar.

3. Raportul se face cu privire la reuniunile oficiale și negocieri.

Ofițerul responsabil cu pregătirea aceasta reflectă în raportul de următoarele informații despre eveniment:

  • data, ora și locul întâlnirii;
  • eveniment;
  • lista participanților, ca și angajații organizației și a persoanelor invitate;
  • rezultatul negocierilor;
  • cheltuielile efectuate;

Raport privind reuniunile oficiale și negocieri au fost de acord cu contabilul-șef și aprobat de către șeful organizației.