documente de referință de examinare și de informare, pregătirea și clearance-ul acestora

Din cele mai vechi timpuri, a venit să ne diferite tipuri de documente, de la care am învățat istoria țării lor, în special viața și diferite relații în acele zile.

Documentele, împreună cu orice limbă scrisă, inițial ca un mijloc de asigurare a relațiilor de proprietate, și apoi, cu dezvoltarea limbajului scris, au devenit un mijloc de comunicare, transfer de informații. Documentele sunt una dintre cele mai importante magaziile ale memoriei umane.

Funcționarea oricare din aparatul administrativ, și, în general, orice lucrare de astăzi se bazează pe bazele organizației științifice. Fiecare proces de organizare a muncii trebuie să fie descompus metodic în părțile sale componente, până la cele mai simple operații. De grijuliu, bine organizat operațiuni și de a construi un lanț complet de activități științifice și de organizare.

suport Documentație - sarcină importantă a tuturor instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor. legea română reglementează principiile generale ale activităților de întreținere documentare a persoanelor (cetățeni) și persoane juridice. Informații și servicii de documentare este funcția principală de a furniza gestionare, a cărui punere în aplicare necesită o expertiză specială.

În prezent, sistemul de birouri este în curs de schimbări pozitive semnificative asociate cu utilizarea calculatoarelor personale, care permite de a rezolva multe probleme în sistemul de flux de lucru.

Scrisoare (sinonime: scrisoare oficială, o scrisoare de afaceri, corespondență de afaceri plural) - numele comun pentru un număr mare de soiuri de documente de fond utilizate pentru a aborda în principal problemele actuale în management. Caracteristica principală care literele ies în evidență într-un grup de documente este de a le trimite prin e-mail.

Dezvoltatorul unei scrisori de afaceri ar trebui să construiască un design stilistice competente. Stilul si tonul scrisorii depinde de natura dialogului de afaceri între companii. Scrisoarea ar trebui să fie un instrument puternic și flexibil al strategiei economice a firmei.

E-mail-ul este o formă specială - sub formă de scrisoare.

scrisoare de management text este format din două părți legate în mod logic. În prima parte (introducere) au format linia de subiect, specificați motivele pentru care au fost motivul pentru scrisoare, fapte, evenimente, link-uri către alte documente. În a doua parte (concluzia) exprimă scopul principal al scrisorii, trage concluzii, face propuneri, cereri și garanții da. Scrisori cu privire la aspectele care nu sunt auto-explicative, convenite în prealabil, poate consta dintr-o singură secțiune finală.

Literele Următoarele forme de prezentare sunt utilizate: prima persoană plural; a treia persoană singular; Persoana întâi singular.

scrisoare de administrare nu trebuie să depășească o pagină dactilografiat (până la cinci pagini, dacă este necesar). Dacă textul nu depășește 5 - 7 linii, puteți utiliza formatul de Forma A-5 și nu constituie titlu la text.

scrisoare oficială semnată de șeful organizației, adjunctul său sau șeful unității structurale, a fost acordat dreptul de a semna în competența sa.

La elaborarea scrisori oficiale cu același tip de informații folosind texte standard și texte - șabloane. La elaborarea textului - șabloane ar trebui să țină seama de regularitatea ordinea cuvintelor în oficial - stilul de afaceri al limbii române: informație constantă este precedată de o variabilă. Prin urmare, textul - o matrita nu poate începe cu un spațiu.

Exemplu de preparare și prezentarea scrisorii.

Lane Trehgornyi mici. 8/10 R / c în ramura Kiev №606326

București, 123336 028847777264 OKPO OGRN 1049287569643

Pe număr de ________ _________

Despre întârzierea de livrare a lucrărilor

Str. Sovetskaya, 32, București, 163020

În numele Asociației noastre ne cerem scuze pentru întârzierea în livrare a lucrărilor privind punerea în aplicare a decorarea biroului.

Ne-ar dori să vă asigur că lucrarea va fi efectuată în timpul specificat în discuțiile noastre preliminare.

De asemenea, vă rugăm să țineți cont de faptul că o creștere accentuată a prețurilor în țară ar putea duce la o creștere a valorii acordului nostru.

director <Личная подпись> SA Khachaturov

Textul memorandumului este de obicei compus din două părți. În prima parte a textului stabilește evenimentele sau faptele care au servit drept pretext pentru scris, iar a doua parte ar trebui să conțină concluzii, sugestii, cereri.

Un exemplu de preparare și de înregistrare a memorandumului.

Departamentul de Shared Director Asociatia Generala

MEMORANDUM Ivanov NK

Pe mașini de scris înlocuirea.

Eu aduc la cunoștință faptul că piscina tastarea este în prezent echipat mașini de scris modele învechite, dintre care multe sunt performanțe fiabile.

Vă rugăm să ia în considerare problema admiterii șase mașini noi și un computer cu o imprimantă.

Zav.mashbyuro <Личная подпись> GN Kolbina.

Exemplu de preparare și de execuție din expunerea de motive.

EXPUNERE DE MOTIVE Vicepreședintele SA „Onyx“

Pe neplata salariilor

Au fost luate măsuri pentru a consolida controlul asupra activităților personalului contabil.

contabil șef<Личная подпись>II Sivkov

Textul telegramei trebuie să fie scurtă. Ea nu explica scopurile, cauze, sarcini de documente, ci doar o notificare memento moduri. Nu se recomandă să utilizați o propunere comună. Dacă este necesar, semne de punctuație, acestea sunt abreviate: pt (punct), PTA (virgula), kWh (citate) dvtch (colon), CSC (paranteze). Digits, „+“, „-“, iar celălalt text este recomandat pentru a scrie cuvintele.

Mai jos o linie orizontală telegrams pentru a face regulile obișnuite de documente dactilografiate: litere mari și mici, semne de punctuație, distanța dintre rânduri, numele complet al persoanei care a semnat telegrama, semnătura personală și interpretarea acesteia, data semnării, sigiliul organizației.

Exemplu de preparare și executarea telegramei.

Bucuresti Rostokinskiy 7 EPU Petrova

Documente pregătite PLEASE PĂRĂSI pt REPREZENTATIVE

Saint - Petersburg, 190098

șef departament <Личная подпись> LB Matveeva

Comitetul de Organizare a „Renașterea“ Director al „Logos“

14 oră. 15 min. 144 28 17

Președintele Comitetului de Organizare<Личная подпись> AL Glebov

referentul IS Secretar Kruglov <Личная подпись> AR Usov

15 19 144 329 28 17

Telexuri tipărite în grafia latină. masa speciala perekodirovochnaya este folosit pentru a înregistra literele latine românești. "++", conectați Ultimul post capete telex. Semnul "+?" la sfârșitul telex așteaptă un răspuns.

tabelul Perekodirovochnaya pentru telex de înregistrare.

Un aZh-zh (j) M-MT-TSh-sh

Acest document înregistrează progresul discuțiilor și de luare a deciziilor la reuniuni, ateliere, conferințe și reuniuni ale organelor colegiale. Aceasta se realizează, de regulă, în timpul ședinței. Luați notițe ar trebui un secretar sau de o persoană desemnată.

Gradul de acoperire complet al discuțiilor din cadrul reuniunilor protocoalelor sunt împărțite în:

· Cuprinzătoare - să conțină, în plus față de problemele discutate și deciziile, notez prezentatorii vorbind și participanții discuta probleme;

· Scurt - conține o indicație a numelui vorbitor, tema raportului, numele vorbitorilor, deciziile luate;

· Verbatim - conține o înregistrare completă a întregului curs al reuniunii.

Data protocolului este data reuniunii, mai degrabă decât o cerere de înregistrare definitivă sau semnarea documentului.

Număr de înregistrare - este numărul ordinal al reuniunilor organ colegial într-un an calendaristic.

antet Protocolul conține întrebarea „ce?“, o indicație a tipului de activități la egal la egal (întâlniri, reuniuni, întâlniri), denumirea organului colegial în cazul genitiv.

Textul protocolului constă dintr-o introducere și părțile principale. În partea introductivă din numele de familie și inițialele ofițerului care prezidează, secretarul prezent, invitaților și ordinea de zi. Partea principală a procedurii este înregistrată.

Cea mai mare parte a textului se bazează pe secțiunile ordinea de zi relevante, și literele majuscule, la granița stânga terenului, fiecare pe o linie nouă, după care colon.

Dacă este necesar, indică rezultatele votării pe fiecare element de soluții. La alegerea ofițerilor săi rezultatele votului sunt înregistrate pentru fiecare candidat în parte.

Procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor sau fondatorilor specificați, de asemenea, numărul și procentul de acțiuni cu drept de vot.

Protocolul semnat de președinte și secretar.

Procesele-verbale ale reuniunilor organismelor consultative care urmează să fie aprobat de către primul șef al întreprinderii sau organizației. Aprobarea se clasifică, care se află în colțul din dreapta sus al documentului din poziția a 5-a filei, și este formată din cuvântul „cererea“, numele sediului central abreviat.

managerul companiei întâlnire

Președinte - Ivanov II

Secretar - Petrov PP

Prezent: Bugrov SK VA Egorov SS Sidorov Smirnova NN

1. Formarea unităților funcționale ale departamentului de informații. Informații Counsel VA Egorov

2. încheierea de acorduri cu privire la activitatea economică a firmei. Informații adjunct. Director pentru probleme economice Sidorov SS

VA Egorov - necesitatea de a forma o unitate funcțională - Departamentul de informații - în scopul de a asigura calitatea și informarea în timp util a firmei.

Bugrov SK - formele și metodele de lucru ale departamentului.

1.1. Recunoașterea adecvată pentru a crea informații self-service.

1.2. Efectuați modificări în structura și personalul companiei.

Sidorov SS - Textul raportului este atașat.

Smirnova NN - necesitatea unui tratat.

2.1. Pentru a aproba planul pe termen lung a departamentului de dezvoltare

președinte <Личная подпись> Ivanov II

secretar <Личная подпись> Petrov PP

Exemplu de preparare și executarea protocolului.

Acest document, întocmit de un număr de persoane pentru a confirma fapte, evenimente, acțiuni. acționează Cel mai adesea comisioane compilate ca operează în mod continuu și documentul administrativ asignabile (de obicei, un ordin sau instrucțiune). În unele cazuri, actul poate fi făcută de către un ofițer (acte de inspecții, audituri, studii).

Actul a reflectat numai acele fapte care sunt persoane bine stabilite semnarea documentului. Inițial realizat proiecte de înregistrări, stabilirea de date cantitative, iar apoi a pregătit textul documentului.

Act este forma unificată. Eliberat pe antetul organizației, în general, sau pe o foaie de hârtie, format A - 4 cu detaliile de localizare de-a lungul liniilor de forma generală.

Detalii certificat: numele organizației, tipul documentului; data; numărul de înregistrare; întocmirea locului; aprobarea gâtului; titlu la text; text; marchează prezența cererii; semnătură.

Data și locul de pregătire ar trebui să corespundă datei și locului aktiruemogo evenimente. Dar dacă activitatea comisiei a durat timp de câteva zile, în pregătirea actului specifică data de încheiere a funcționării.

Instrument Tex este format din două componente legate logic: introducere (injecție) și constatarea. Text de introducere în toate actele formalizate: baza pentru pregătirea raportului; persoane act care constituie; persoanele prezente în același timp.

În partea introductivă a actului poate fi, de asemenea, specificate persoanele prezente atunci când verificarea implicat în activitatea, dar nu și membri ai comisiei. Se verifică, de obicei, implicate șefii de departamente.

În considerentul stabilește scopurile și obiectivele, natura, metodele și natura lucrărilor efectuate de către autorii actului, rezultatele sale, faptele constatate. Uneori considerentul conține concluzii și recomandări, dar acționează adesea finisaje cu o declarație de fapte.

Aproape toate tipurile de acte sunt supuse aprobării:

· Șeful organizației sau adjunctul acestuia, prin ordin sau ordine pe care Comisia le-a primit scrisorile de acreditare.

· Organismele de gestiune colectivă (adunarea generală, consiliul de administrație, consiliul de administrație).

Aprobarea se clasifică, care se află în colțul din dreapta sus al documentului.

Numărul de cazuri este determinat prin act practic necesitate.

Intregind textul să semneze certificatul. Actul, semnat de președintele și toate compilatoare. La semnarea post înainte de numele nu sunt listate.

semnături personale președinte și toți membrii comisiei trebuie să apară pe fiecare copie a actului.

Membru al Comisiei, care are un aviz special cu privire la conținutul actului, a semnat actul și comentariile atașate pe o foaie separată.

Un exemplu de pregătirea și emiterea raportului.

Capital Construction Management

privind verificarea siguranței documentelor la Oficiul

verificați siguranța documentelor în birou. "

Compilată de o comisie compusă din:

Președinte: adjunct. Șef de IP Miroshnichenko

1. adjunct. Contabil șef Kopylova NA

2. adjunct. Șef al departamentului economic Meadow IA

3. Șef de sector Departament Nezlobin cadre EV

Comisia recomandă ca o cameră specială pentru arhive, echiparea rafturi.

Made în două exemplare.

1 exemplar. - care vizează o arhivă combinată a Oficiului;

2 exemplare. - în cazul №01-11.

președinte al consiliului <Личная подпись> IP Miroshnichenko

Membrii comisiei: <Личная подпись>NA Kopylova

<Личная подпись> IA luncă

<Личная подпись> EV Nezlobin

Un exemplu de preparare și înregistrarea certificatelor.

Șeful Comitetului pentru arhive. departament sociale. protecția populației

Arhiva de Stat din districtul Petrovsky din regiunea Ivanovo

o anchetă Krintsovu

Prezența documentelor de vechime

În documentele din Arhivele de Stat a regiunii Ivanovo are documente care atestă vechimea în muncă a cetățenilor care au lucrat în 1941-1950 bienal. la întreprinderi și organizații districtul Petrovsky:

Mașini de alezat de plante - pentru 1941-1944 ,,.

Ferma "Shining Path" - pentru 19480-1950 anilor.

Director arhiva <Личная подпись> RP Sukontsev

corespondenta de afaceri prin e-mail a devenit o parte integrantă a activității, astfel încât se extinde unele dintre regulile de eticheta de afaceri.

E-mail, precum și tradițional, începe cu salutul obligatorii și tratamentul prin nume și patronimic. O bună practică pentru a specifica subiectul mesajului. Aveți grijă despre partenerul prin corespondență, nu utilizați e-mail, dacă bănuiți că computerul poate fi „infectat“ virus de computer. monitorizeze în mod regulat curățenia a mesajelor primite: chiar și cel mai mare volum poate fi umplut niciodată.

Pe baza materialului prezentat următoarele concluzii pot fi făcute în testele, că:

· O scrisoare (sinonime: scrisoare oficială, o scrisoare de afaceri, corespondenta de afaceri de plural) - denumirea comună pentru un număr mare de soiuri de documente de fond utilizate pentru a aborda în principal provocările actuale în managementul;

· Telegrama este un document transmis prin intermediul unei conexiuni prin cablu;

· Telex - telegramă se transmite prin teletype (teleprintu) - aparate utilizate pentru telegraful directă;

· Protocol - un document care surprinde progresul discuțiilor și de luare a deciziilor la reuniuni, ateliere, conferințe și reuniuni ale organelor colegiale;

· Act - un document întocmit de către mai multe persoane pentru a confirma fapte, evenimente, acțiuni;

· Certificat - un document cu caracter informativ, care conține o descriere a activităților de producție ale organizației și confirmarea oricărei - orice fapte, evenimente;

· Corespondenta de afaceri prin e-mail a devenit o parte integrantă a activității, astfel încât se extinde unele dintre regulile de eticheta de afaceri.

Datorită creatorii site-ului! Ia o pauză, student te distrezi: La examenul din profesorul de fizica încearcă să tragă pe evaluarea pozitivă a studentului neglijent: - Poți să numele numele de cel puțin un fizician eminent? - Desigur, - profesorul. Apropo, anecdota este preluată din chatanekdotov.ru