Documentația comenzilor

Rolul documentului ca instrument de management este dificil de a supraestima. În special, documentația corespunzătoare a ordinelor - o garanție a performanței lor de calitate.

Avantajele documentației scrise

De ce este necesar să se dea instrucțiuni în scris? Textul poate fi opțional citit din nou pentru a verifica executarea corectă a ordinului descris.

Să presupunem că un angajat ascultat șef, care l-au instruit să facă o selecție a bazei de clienti - pentru a selecta companiile care nu introduc mai mult de trei luni. În viitor, salariatul în îndeplinirea sarcinilor pot uita unele detalii cu privire la un loc de muncă sau de a efectua propria lor cale. În cazul în care șeful de a prezenta o cerere de performanță incorectă a sarcinilor în subordine acolo justificare. Artistul poate spune că înțeles greșit sarcina, sau unele dintre părțile sale nu au fost specificate deloc.

O declarație clară a sarcinii

Acesta este motivul pentru fiecare ordin de a fi documentate prin emiterea, în scris, de preferință de mână. Atunci nu apare nici o problema cu lipsa de înțelegere. Dar trebuie să ne amintim că toate ordinele trebuie să se precizeze foarte clar, concis, fără posibilitatea unei interpretări multivalentă. În plus, o ordine de formulate în mod corespunzător trebuie să fie marcate în mod clar:

• termene
• ofițer responsabil
• criterii de calitate performante (măsurate prin indicatori)

Fiecare comandă trebuie să fie determinată de trei persoane: inițiator, executant și controler. De multe ori, inițiator și supervizor - una și aceeași persoană, de exemplu, șeful departamentului. Există alte situații posibile. Uneori, care rulează comisioane controlează o persoană, alta decât directorul executiv.

Unificarea sistemului de eliberare a instrucțiunilor are multe avantaje. După cum a solicitat în scris, conține informații complete - esența sa, timp (termen), toate persoanele responsabile. Atunci când există o cerință comună pentru formatul scris de instrucțiuni, angajații obișnui cu ele și ele sunt mult mai ușor să lucreze în tranziția către alte departamente. Nu este necesar să se adapteze la noile cerințe, care pot fi opusul de obicei.

Comenzi electronice ale sistemului de management

Următoarea etapă de documentare a comenzilor - sistemul electronic de emitere a acestora. Fluxul de lucru pentru cap este mult ușurată. Puteți trimite-l la mai mulți angajați asociate cu această sarcină. Astfel, toate părțile interesate sunt notificate imediat cu privire la noua ordine.