Documentat informații ca o resursă de management, conceptul și caracteristicile documentate

Conceptul și caracteristicile informațiilor documentare

Organizația modernă este tratată ca o educație complexă, cuprinzătoare. Cele mai multe dintre organizațiile este un sistem deschis, integritate, alcătuit din mai multe părți interconectate, care sunt strâns legate cu lumea exterioară. Fiecare organizație are internă-nyuyu și a mediului.

Surse externe și interne de informații care au un impact asupra organizației, formează mediul său de informații. Pe baza sa, în cursul organizației există infrastructura informațională ca un sistem special de susținere a vieții, care oferă utilizatorilor informații relevante. Acesta joacă un rol central în această infrastructură de informații documentate. alți membri ai săi sunt tehnologia informației și personalul de informații.

Infrastructura informațională a organizației este un sistem complex, care combină informațiile structurate și nestructurate, procesele de informare care apar în interacțiunea cu mediul extern al organizației și care acoperă fluxul de informații, concepute pentru a combina toate nivelurile de guvernare, inclusiv locuri de muncă, care acționează în mod eficient pe baza mecanismului creat de resurse de informații pentru a atinge obiectivele organizație.

În conformitate cu legea federală „Cu privire la informații, informatizării și protecția informațiilor“ în resursele informaționale se referă la documentele individuale și fișierele de documente individuale, documentele și dosarele documentelor în sistemele de informații (biblioteci, arhive, fonduri, bănci de date și alte sisteme informaționale). includerea Preconditii informațiilor în resursele de informare este de a documenta informații.

Astfel, documentul este baza primară a resurselor informaționale.

Conceptul de „document“ este folosit în multe domenii ale cunoașterii și legate de subiectul cercetării lor.

Pentru a documenta istoric valoros mai presus de toate aceste informații despre trecut, pe care le găsește în el însuși, nu numai în conținut, ci și în aparență - .. scriere de mână, compoziția chimică a hârtiei, inscripționări, etc. Această atenție la forma unui istoric cum ar fi emoțională ( „zeitgeist“) și practic sens. El trebuie să se ocupe cu documentele din diferite epoci și caracteristici exterioare reflecta destul de fidel timpul și uneori circumstanțele creării lor. Prin urmare, interpretarea documentului, mai ales ca suport material cu fixat pe el informații despre trecut.

Avocat, ca istoric, este un consumator de documente stocate în arhivă. Dar ei sunt interesați în cazul unui conflict, ai cărei membri urmăresc interese conflictuale. În acest caz, importanța critică a întrebării de autenticitate. Prin urmare, valoarea juridică a documentului este mai mare, cu atât mai greu este să falsifice sau să denatureze. Documentul de un avocat - este în primul rând de informații, care a certificat autenticitatea și nu poate fi contestată.

În cele din urmă, pentru profesioniștii din domeniul tehnologiei informației Informația - este o marfă pe care el trebuie să livreze la destinație, precum și să permită utilizatorului să contacteze în mod liber cu acest produs, schimba-l rapid și eficient, sau, dimpotrivă, pentru a oferi siguranță coerente și fiabile. Însuși conceptul de „document“ este folosit aici, mai degrabă prin tradiție și îndeplinește o funcție pur contabilă. În orice caz, documentul este prezentat ca un set de integrate și transportabile (o parte a) informații. O astfel de înțelegere este cel mai aproape de a înregistra păstrarea, dar destul de departe de istoric și legal.

Capacitatea de a crea documente cu ajutorul unui computer cele mai afectate de noțiunile tradiționale specifice istoricilor și arhiviștilor, așa cum au pretins link-uri ale documentului cu un anumit operator. Această relație a pierdut sensul: documentul este creat în memoria calculatorului, acesta este stocat pe hard disk, și apoi în manipularea și depozitarea suprascrise în mod repetat, cu noi tipuri de media. Și, ca timp și circumstanțele creării documentului nu mai poate fi reflectate în forma sa, este necesar să se asigure prezența lor în conținut. Cu alte cuvinte, un document electronic trebuie să aibă o gamă mai largă de detalii (metadate) în comparație cu hârtia.

Interpretarea juridică a documentului este, de asemenea, pus la încercare, deoarece tehnologia informației poate face modificări în text, fără a lăsa urme pe purtătorul mașinii. Pentru a asigura acuratețea, avem nevoie de măsuri suplimentare: Numărarea caracteristicile de control ale fișierului de pe algoritmi specifici (calcularea unei funcții hash) și furnizează semnătura digitală a documentelor. În același timp, reținut încă un potențial posibilitatea ca măsurile de protecție vor fi depășite de către un atacator. Prin urmare, o nevoie urgentă de fiabilitate a acestora

Managementul înregistrărilor identifică trei componente principale în ultimă democrație a termenului „document“:

1) document - obiect material;

2) documentul - purtătorul de informații;

3) Document - informații documentate.

Cea mai cunoscută denumire a documentului este considerat ca un obiect material, cu informații înregistrate pe ea sub formă de text, sunet sau imagini care urmează să fie transmise în timp și spațiu pentru a stoca și de uz public.

În conformitate cu art. 2 din Legea în conformitate cu informațiile sau documentele (legea consideră că acești termeni interschimbabil) documentat este însemnat fixat pe un purtător de material cu rechizite care să permită să-l identifice (în cazul în care informațiile - sunt informații cu privire la persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma depunere).

Din termenul legal „informațiile documentate (documentul)“ conținea legi menționate derivat trei caracteristici principale ale documentului.

Al doilea semn este documentat înregistrate informații identificabil pe informațiile media. Acest lucru se realizează prin prisovokupleniem la conținutul informațiilor de date, menționate la detalii care vă permit să setați informațiile sursă și destinație, în timp ce documentarea, și, în unele cazuri, precum și pentru a asigura protecția oricărui alt document (semnătură digitală). Detalii ar trebui să fie înregistrate pe același mediu fizic ca și informații de identificare.

Procesul de stabilire a informațiilor, și anume crearea unui document numit un management de documentare. Este important de subliniat faptul că înregistrarea informațiilor pe o varietate de suporturi (documentație) trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele stabilite.

Ca urmare, documentația este ca și în cazul materializării și reificarea informațiilor. Informații „fixe“, într-un mediu tangibil sau „atașat“ la ea, și, astfel, se află în afară de informațiile de creator. Ca rezultat, vom obține informații ca de carte documentate, un articol de revistă, o colecție de articole, fond de documente, baze de date sau alt fișier document (date) pe suport de hârtie și alte suporturi pot fi citite automat.

Nu mai puțin importantă pentru managementul documentației și problema mass-media, care se schimbă odată cu dezvoltarea istorică. Progresul științific și tehnic a condus la apariția unor așa-numita documentație în format electronic. Specificitatea sa constă în faptul că omul nu poate accepta documentul electronic, în forma fizică în care este fixat la purtător.

În plus, documentele electronice sunt direct dependente de tehnologia informației, care au tendință ireversibilă sa schimbat și devin depășite ca progresul științific și tehnologic în domeniul hardware și software. În acest sens, un mare pericol de pierdere de acces la astfel de documente, după o anumită perioadă de timp.

Astfel, termenul „informațiile documentare“ diferă semnificativ de noțiunea de „informații“. Fenomenul informației documentate este dublă unitate de suport de informații și materiale, care într-o mare măsură, determină regimul juridic al acesteia.