Depozitarea documentelor de resurse umane, articole, „jurnal personal contează“

Documentele întocmite de serviciul de personal, conțin adesea date cu caracter personal ale angajaților și sunt de o importanță deosebită. Depozitarea documentelor de HR și formarea activității lor se desfășoară în conformitate cu un sistem definit.

În acest articol vă va învăța:

Inscrie-te. pentru a avea acces la o bază de date extinsă de documente juridice

Inventarul cazurilor de stocare permanentă, temporară și pentru personalul de diviziunile structurale ale organizației

Condiții de depozitare a documentelor de personal

Citiți mai departe în subiect jurnal electronic

În practică, angajatorul oferă spațiu de stocare curente și de arhivare a documentelor de HR la nivel de organizație, sau după expirarea stocării operaționale le transmite la arhiva municipale sau de stat. Pentru depozitare ușoară, recuperarea și utilizarea documentelor de personal sistematizate - format în treburile unei alte etape a procedurii. Împreună cu alte tipuri de cazuri sunt folosite pentru a sistematiza, de exemplu, unificarea documentelor în reviste (cărți) sau cabinet de fișiere.

Actual de păstrare a documentelor de resurse umane

Depozitarea documentației personalului de sistem presupune curent (operațional) și arhivare depozitare. cazuri de stocare curente și documente individuale se efectuează la locul de formare și crearea lor, adică, în departamentul de personal, înainte de a preda la arhiva organizației. Cazul depozitării permanente sunt transferate în arhiva, în termen de cel mult trei ani de la încheierea cazurilor lor de producție și de depozitare temporară sunt în departamentul de personal la expirarea termenului legal, apoi să fie distruse.

Instrucțiuni de lucru personal

Protejați documentele importante în modul de stocare în condiții de siguranță departament de personal stabilit. Camera în care pentru a stoca lucruri, trebuie să fie echipate cu dulapuri speciale sau seifuri. Documentele și obiectele cele mai valoroase (înregistrări de muncă ale salariaților, cu antet, sigilii și ștampile, cheile de la dulapul cu documentația de personal) trebuie să fie exclusiv în bolți. Locuri pentru vizitatori sunt separate din zona de stocare de documente, precum și toate formele stricate, proiecte și comenzi opțiuni înainte de sfârșitul zilei de lucru sunt distruse. La finalul fiecărei evidență a fost efectuat expertizare a documentelor de personal, după care acestea sunt distruse sau transferate la un depozit de arhivă.

Arhivarea documentelor de personal

Documentele sunt trimise la arhiva pe baza rezultatelor examinării valorii lor. De regulă, organizația fișier devine doar o mică parte din documentele produse în cursul activității departamentului de personal: în principal documente pe termen lung (peste 10 ani) sau depozitarea permanentă. Puteți stoca, de asemenea documente în format electronic (raft-viață nu se schimbă).

Procedura de depozitare a documentelor de personal din arhiva mijloace de transmitere în formă de originale, dar în absența originalului poate fi o copie certificată a transferului. Documentele sunt primite pentru depozitare în conformitate cu angajatorul program aprobat și plasat în condiții care asigură o protecție împotriva deteriorării și pierdere cu excepția (în dulapuri speciale sau pe rafturi în seifuri și t. D.).

cazuri de extrădare din arhiva este făcută manual, precum și eliminarea anumitor documente din cazul cu o perioadă constantă de depozitare este permisă numai în cazuri excepționale, pe baza documentului administrativ șef al organizației. Înainte de retragerea unui document care urmează să fie produse și să-i asigure o copie care trebuie să fie stocate în actul împreună cu retragerea originalului.

Depozitarea documentelor de resurse umane într-o organizație care nu are arhiva, pot fi efectuate servicii de personal, nu este interzis: în acest caz, pentru cazurile definite în arhivare. este necesar să se aloce o parte a camerei și dota-l în conformitate cu cerințele de siguranță. Funcțiile arhivarul în acest caz, transmise secretarului sau de o altă persoană desemnată de cap.

Anunțuri de numere viitoare