Depozitarea documentelor de HR
Toate documentele interne ale companiei la sfârșitul lucrului cu ei pentru a fi stocate. O importanță deosebită trebuie acordată păstrării documentelor de personal din această cauză poate depinde de aspecte extrem de importante pentru lucrători, cum ar fi acumularea de beneficii de pensie.
condițiile cerințelor de depozitare a documentelor de personal
documente de personal depuse în acest caz, ar trebui să fie depozitate în încăperi special amenajate cu control al temperaturii constante și un număr suficient de locuri de depozitare (dulapuri, seifuri).
Pentru a lucra cu documente în condiții normale, ar trebui să fie create de depozitare: cameră este dotată cu un birou, scaun, lampa de birou. Accesul la site-uri de stocare este interzisă de mobilier dezordine.
Accesul la magazia poate avea personal HR responsabil pentru stocarea documentelor, și șeful departamentului de personal numai. În timpul zilei de lucru cheile de la dulapuri și seifuri sunt la angajat responsabil pentru depozitare. De lucru pentru a determina perioadele de păstrare a documentelor, pregătindu-le pentru depozitare și de selecție pentru distrugerea poartă o comisie specială de experți, numit de cap. Ea este-a edita un președinte și asistenți.
Decizia comisiei de experți pentru depozitarea sau distrugerea documentelor va intra în vigoare numai după aprobarea lor de către directorul companiei.
Achiziționarea de arhive de documente de personal
Este recomandabil să luați reglementările interne ale companiei cu privire la organizarea de stocare a documentelor.
timpul de depozitare
În lista de instalate astfel termenul de valabilitate: un an, de trei ani, cinci ani, 10 ani, 15 ani, 50 de ani, 75 de ani, în mod constant. Durata depinde de gradul de importanță al documentelor.
tipuri de stocare
În funcție de perioada de stocare a documentului distinge tipuri de stocare:
Actuala (temporara) înseamnă că documentele sunt executate, dar în anumite circumstanțe, acestea pot fi din nou necesară pentru studiu, clarificarea sau reconsiderarea.
De exemplu, documentele cu firma de personal cuprins în spațiul de stocare curent, de obicei, în termen de doi ani.
Conform documentelor pentru care a expirat perioada de depozitare, comisia de experți poate decide să dispună de depozitare a acestora în continuare (până la 10 ani) în arhiva internă a companiei.
Depozitarea documentelor preluate din contul curent, ca arhivă.
Comanda Cultura România № 558 de stocare pe termen uman a documentelor include mai concret. Acest document:
- o durată de viață limitată (curent de stocare);
- stocare permanentă (conturi personale, carduri de angajat);
- minovanii nevoie pentru a stoca (de exemplu, angajați executive foi);
- depozitare la noua înlocuire;
- depozitarea pe (înregistrări originale de muncă, diplome, certificate, etc.) cererii.
Documentele pot fi, de asemenea, depuse în arhiva de stat sau municipale.
Unele documente pot fi solicitate din arhiva după data de 20, 50 de ani de la performanțele lor în depozit.
Există cazuri în care foști angajați ai întreprinderilor care nu au fost în măsură să își exercite dreptul la o pensie, pentru că nu au putut să verifice istoricul ocupării forței de muncă: documentele care fac obiectul arhivare, au fost distruse.
Encyclopedia practice Contabil