Cum să efectueze o întâlnire cu angajații, blog de afaceri №1

Cum de a organiza o întâlnire de afaceri? Cum să o facă cât mai eficient posibil?

Întâlnire - un „rău necesar“ în viața de lucru a fiecărei persoane. Dacă le gestionați în mod corespunzător, ele pot ajuta pentru a rezolva situația dificilă, acțiunea concertată și de a face ceva pozitiv.

conduită necorespunzătoare, acestea sunt o pierdere de timp. De fapt, trebuie să organizeze o întâlnire cât mai curând posibil, având grijă să ia toate deciziile necesare, astfel încât, atunci cu o conștiință clară de a începe propria afacere.

Această listă de acțiuni conține sfaturi pentru cei care sunt de serviciu trebuie să programeze întâlniri și să-i conducă. În ceea ce privește întâlnirile mari, cum ar fi ședințele consiliului de administrație sau adunări generale anuale, recomandări relevante de natură diferită, așa că aici ne vom concentra doar pe întâlnirile care au loc în mediul de lucru de zi cu zi.

• Urăsc întâlnirile, dar șeful meu crede că sunt foarte importante. Există și alte metode, mai puțin consumatoare de timp de luare a deciziilor?

În unele cazuri, întâlnirile nu este cea mai bună opțiune pentru rezolvarea problemei.

De exemplu, puteți încerca următoarele.

Dar dacă alternativa este inacceptabilă, iar întâlnirea se vede cel mai bine și modul cel mai puțin greoaie pentru a contura un plan de acțiune în ceea ce privește o anumită problemă, să se pregătească pentru sarcini în avans și să delege în funcție de necesități.

Cum să efectueze în mod eficient o întâlnire

Amintiți-vă că cele mai productive întâlniri sunt, în general, cele în care există un număr minim de persoane, astfel încât să încerce să limiteze numărul de participanți la cei care au cu adevărat nevoie să fie acolo.

Acesta trebuie să fie angajați, factori de decizie, cei care sunt afectați în mod direct și cei care se specializează în domenii specifice de activitate.

În cazul în care ordinea de zi este destul de impresionant și acoperă o serie de probleme, ia în considerare posibilitatea de a conecta angajații individuali pentru întâlnirea numai pe discutarea problemei.

# 2 oferi participanților cu toate informațiile necesare în prealabil. Anunță toți participanții la data și locul întâlnirii și le trimite la ordinea de zi, cu un interval de timp pentru fiecare problemă.

În mod corespunzător stabilirea agendei va permite tuturor participanților să aibă o idee clară a scopului întâlnirii și durata acesteia.

Specificarea începutul și sfârșitul reuniunii, precum și intervalul de timp pentru fiecare articol pe ordinea de zi (care este deosebit de important în cazul în care reuniunea va fi lungă și unii membri ai personalului vor lua parte la ea numai în timpul examinării unei probleme specifice), sunteți de acord să încurajeze oamenii să se concentreze pe.

Firește, termenele stabilite trebuie urmate în cazul în care doriți să fie tratate în mod corespunzător.

În plus, participanții trebuie să furnizeze următoarele informații.

• Explicații privind modul de a ajunge la locul de desfășurare a reuniunii, în cazul în care nu au fost niciodată acolo înainte.
• Pentru informații despre cine altcineva va participa la întâlnire (mai ales dacă inviți persoane care nu sunt angajați ai companiei - ateliere de proiectare, liber-profesioniști sau de proiectare).
• Informații de bază sau documente relevante pentru reuniune. De exemplu, dacă aveți de gând pentru a discuta revizuirea catalogul de produse, care a trebuit să-și petreacă o lungă perioadă de timp, trimite fiecare copie a catalogului. Împreună cu el s-ar putea oferi și alte publicații similare, stilul care apeleaza la tine, astfel încât participanții la reuniune și-au punctele de vedere cu privire la noile modalități de prezentare a produselor.
• Informațiile dvs. de contact și datele de contact ale reprezentantului dumneavoastră pe site-ul (de exemplu, un asistent, dacă aveți).

Astfel, te vei proteja de a pierde o mulțime de timp și de stres în ziua reuniunii. Studiile arată că cel mai bun timp pentru o întâlnire - înainte de pauza de masă, sau mai aproape de sfârșitul zilei: forțează participanții să se concentreze pe ordinea de zi a reuniunii și nu permite prea mult timp.

# 4 Atribuirea pe cineva să ia de minute. Încercați să vă conectați încredințăm altcineva, astfel încât să vă puteți concentra pe deplin cu privire la desfășurarea reuniunii.

Dacă această persoană nu este familiarizat cu proiectul sau problemele înscrise pe ordinea de zi, mergi cu el pe cuvinte cheie și abrevieri, deci nu se pierde în presupuneri în timpul întâlnirii: tu și ceilalți participanți sunt de natură să cunoască terminologia corespunzătoare de inima, dar "novice" - cu greu.

# 5 Localizați și să se pregătească un loc pentru întâlnire. Învățarea pe care trebuie să organizeze o întâlnire, puteți rezerva o cameră potrivită pentru el.

În unele companii, sistemul de rezervare de operare cameră pentru întâlniri, astfel încât marca data ședinței, astfel încât să aibă timp să pună mâna pe la spațiul de timp dreptul de mărime corespunzătoare. Nu vă bazați pe faptul că acesta va fi liber atunci când este necesar pentru tine!

Mai aproape de ziua reuniunii, asigurați-vă că:

• cameră de curățat;
• există un număr suficient de scaune si mese;
• pe flip chart, dacă aveți de gând să-l utilizați, există o hârtie și markere;
• iluminat interior bun, încălzire sau ventilație pentru o anumită oră din zi și anotimp al anului;
• există un număr suficient de prize electrice, și ei sunt plasați, în cazul în care aveți de gând să utilizați retroproiectorul sau laptop;
• toate echipamentele disponibile în cameră este gata și funcționează corect.

Dacă nu aveți o sală de mese, cere un coleg sau asistent pentru a fi acolo pentru tine în timpul unei întâlniri, așa că după o oră și jumătate pe care-l poate referi pentru a aduce tot ce ai nevoie de la o cafenea din apropiere. Din nou, acest lucru va permite să se concentreze pe deplin asupra-ne la problemele noastre mai importante.

# 7 Start ca va continua. În ziua reuniunii pentru a ajunge bine în avans pentru a vă asigura încă o dată că totul este gata. Atunci când toți participanții vor reuni pentru a stabili ritmul și tonul reuniunii urmând acești pași:

# 8 este proces strict controlat. Cu condiția ca fiecare dintre cei prezenți posibilitatea de a vorbi la fiecare întrebare, indicat în ordinea de zi, încearcă să controleze discursul său, astfel încât să nu depășească intervalul de timp stabilit.

• Aveți grijă participanților în declarațiile lor să adere la elementul pe ordinea de zi.
• După o trecere în revistă a fiecărei întrebări rezumă și, dacă e necesar, specificați mai precis toate acțiunile concertate pe ea (recorder va fi deosebit de recunoscătoare).
• Politicos, dar ferm trece la pasul următor, în cazul în care problema este rezolvată.

# 9 nu lăsa pe cineva să domine una în discuție. a atras atenția asupra Deseori, care să poată absorbi unul sau doi participanți vorbareti, deci ca judecătorul care prezidează se asigură că, pentru a da un cuvânt nimănui.

Uneori prezența paralelă complot sale întâlnire „privat“. Acesta poate lua forma de șoptea reciproc, transfer de note, sau chiar o discuție separată cu drepturi depline.

Astfel de manifestări trebuie să se oprească: se referă direct participanților la această „dezbatere“ și politicos întrebați dacă doresc să adauge ceva la ceea ce a fost spus. De exemplu, s-ar putea spune: „Tu, probabil, nu dau în Koya este o problemă. Ai vrea să ne spui despre asta înainte de a merge mai departe? Astăzi, avem o mulțime să ia în considerare. "

# 10 Întâlnire completă. În încheierea întâlnirii, a mulțumit tuturor celor prezenți pentru atenția și contribuția lor la cauza comună. Dacă este posibil, de asemenea, să informeze participanții atunci când următoarea reuniune (dacă este necesar) la problemele care au fost discutate, nu cu avionul din capetele lor în cinci minute.

• acțiuni concertate;
• personalul responsabil pentru punerea în aplicare a acestora;
• termeni (dacă este necesar);
• data următoarei reuniuni, în cazul în care este planificată.

Astfel, o întâlnire nu este întotdeauna o pierdere de timp. În cazul în care este organizată în mod eficient, va aduce, fără îndoială, beneficii pentru întreaga organizație.