Comunicare etică iii

Scrisoare - un argument în lumea afacerilor.

1. De ce au un standarde corporative unificate în desfășurarea corespondenței de afaceri?

• Fie că există la tine astfel încât atunci când trimiteți un e-mail la un coleg, există un sentiment ca și în cazul în care trimiteți o scrisoare către gaura neagră, și pur și simplu nu se poate pur și simplu răspuns
• Atunci când angajații apel reciproc și cere urgent pentru a citi e-mail, și se întâmplă pe tot parcursul zilei
• Când sunteți categoric că nu poți înțelege ce vrei de la un e-mail la
• Atunci când problemele complexe și dificile în timpul discuției prin e-mail se îneacă într-o mare de informații, detalii, iar problema nu a fost rezolvată

Dacă aveți aceste întrebări sunt relevante, puteți câștiga o mulțime de timp în fiecare zi, introducerea unor reguli comune pentru e-mail-uri. În acest articol vom vorbi despre eticheta de corespondență de afaceri.

2. Cele șapte reguli de bază de etică a corespondenței de afaceri

diviza condițional regulile de corespondență de afaceri cu normele de etică și regulile de comunicare și schimbul de informații.

Comunicații pentru a gestiona schimbul de informații în cadrul regulilor de procese de afaceri și proiecte. Acestea vor fi dedicate unui articol separat. Regulile de etică formează stilul relațiilor interne ale angajaților și va afecta în mod inevitabil formarea imaginii companiei dvs. în parteneri. De exemplu, recent, unul dintre partenerii noștri, am primit o scrisoare, începând cu cuvintele, „Bună ziua, Bekhterev.“ Ce crezi că sa întâmplat dacă vom coopera?

Pentru a nu „pierde fata“ a companiei, efectuarea corespondenței de afaceri, trebuie să respecte „regula de aur“ de etică a corespondenței de afaceri:

1. Scrisoarea începe întotdeauna cu un tratament
2. Sub rezerva pentru a fi sigur
3. Înainte de plecare, verificați de ortografie, punctuație, erori de vorbire
4. Scrisoarea ar trebui să fie structurată (apă nr!)
5. Scrisoarea trebuie să fie corect formularea
6. Dacă trimiteți într-o investiție scrisoare, asigurați-vă că scrie că există atașamente (această mutare va contribui la evitarea situațiilor atunci când trimiteți un mesaj, iar fișierul nu este atașat, destinatarul a citit scrisoarea și a găsit documentul atașat poate răspunde rapid și de a scrie la tine, că fișierul atașat documente pe care le-au desemnat în scrisoarea, nu sunt disponibile).
7. Nu scoateți niciodată corespondența. Unul dintre cele mai importante puncte. Istoria Mesajele nu ar trebui să fie eliminate, ca o literă - un document. Dacă este necesar, trebuie să fie întotdeauna capabil de a ridica povestea corespondenței. Radislav Gandapas, de exemplu, a inclus chiar și o solicitare nu pentru a șterge istoricul chat în semnătura mea.

3. Tipuri de scrisori

Există mai multe clasificări diferite, ne propunem să se facă distincția între litere structura de proiectare:

1. Scrisoare de comunicare (scrisoarea de respingere, o scrisoare de plângere, recunoaștere scrisoare, scrisoare-justificare, etc.)
2. Scrisoare de acord

Scrisoare de comunicare

În acest tip de scris includem tot felul de scrisori, care sunt utilizate de către un angajat în cadrul activităților lor profesionale.

Scrisoarea nu ar trebui să fie emis un singur text. Ar trebui să fie structurată în mod clar și bine decorate, astfel încât destinatarul nu a pierdut din vedere informațiile importante. scris, structura este format din componente clare:

Subiect ar trebui să conțină o acțiune specifică pe care le așteptați de la respondent „pentru a accepta un contract“, „propune aspecte de luat în considerare“, „trimite raportul“, etc.

Dacă trimiteți documente, subiectul ar trebui să fie o declarație clară a documentelor care sunt conținute într-un atașament.

De ce este important să se atragă linia de subiect?

Pe tema scrisorii este foarte ușor de a găsi scrisoarea necesară în fluxul zilnic de informații. Nici scrisoarea nu vor fi pierdute.

Notă: Dacă trimiteți o scrisoare în cadrul companiei, tema scrisorii este emis pentru un anumit standard, în cazul în care trimiterea unei scrisori din companie, este recomandabil să se elaboreze o temă dintr-un șablon: Numele companiei: scopul scrisorii.

Elementele structurale mai în organism, cu atât mai bine! Una dintre competențele-cheie în capacitatea de a efectua corespondența de afaceri, trebuie să dezvolte angajaților - o abilitate în mod clar și concis articuleze gândurile lor.

P.S. Dacă facem o scrisoare, scrisoarea menționat faptul interlocutorului - trebuie să cităm prin separarea culoarea sau fontul.

șablon de proiectare semnătură corporativă trebuie să fie aceeași pentru toți angajații.

P.S. Dacă vrem să se încălzească relațiile cu un partener / client, este necesar să se emită o semnătură personală. Orice om frumos pentru a obține o scrisoare cu relații personale, chiar și în corespondența oficială.

semnătură personală se referă întotdeauna la corpul e-mailului. Exemplu: O zi bună / vă mulțumesc / Nisa pentru a vorbi astăzi / Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a o astfel de problemă importantă / familie și copii Hi etc.

Câmpul „Pentru“ și „Cc“ și completați cel puțin, nu pentru a trimite un e-mail din greșeală, atunci când nu este gata încă.

Care este diferența dintre câmpul „To“ și „copie“?

P.S. Experiența noastră a dovedit că „Cc“ este foarte util. Dacă negociem cu un angajat obișnuit, discutând probleme importante, dar nu a primit un răspuns pe fond și în timp util, este necesar să se introducă o copie a scrisorii directorului sau un manager superioară, așa cum regia începe corespondența constructivă.

Din păcate, în multe companii, nivelul de cultură corporativă nu este de până la standard, astfel că există situații în care pentru un angajat face o treabă bună, ai nevoie de un control strict de compoziția de control.

Scrisoare de acord

Un tip important de scris, care vă permite să rezuma rezultatele reuniunii, un formular de acord scris, indica timpul de execuție și să-l clar: ambele părți sunt corect înțelese ce trebuie să îndeplinească?

Aceste scrisori fi utile după întâlnire, discuții și întâlniri pentru a avea un acord în formă scrisă și o viziune comună a performanței lor.

scrisori de decorare

Fontul din scrisoarea ar trebui să fie o singură, italice pot fi identificate în textul punctelor-cheie, antetele, dar nu trebuie neapărat să rămânem la un singur stil de înregistrare.

P.S. Întotdeauna amintiți-vă că cuvintele scrise cu majuscule sunt percepute ca ton de creștere. Acestea ar trebui să fie evitate.

Fiecare gând de dorit să se facă într-un paragraf separat, textul este mai ușor de acceptat.

Punctele nu ar trebui să fuzioneze unele cu altele. Pentru scrisoarea a fost mai ușor de citit, spații trebuie să fie după salut, înainte de fiecare paragraf și înainte de semnarea:

Scrisoare către vizual uite link-uri mai atractive, mai bine în corpul scrisorii pentru a trage hyperlink-uri:

stilul de scriere

Sasha oferă o „măsură“ stil de scriere pe o scară de la personal la formală. A face observația că „mai multe trucuri în scrisoarea se găsește în coloana din stânga, astfel încât acesta va fi mai personal, mai degrabă decât mai mult din dreapta, cu atât mai mult formală“

Ce rezultate pot fi obținute prin punerea în aplicare a regulilor de etichetă a corespondenței de afaceri?

Cât de multe e-mailuri pe zi ajungi? De obicei 20-30, dar există cazuri când, și 50 și 60. Și la fiecare e-mail vom cheltui resurse atentie - timp pentru a înțelege conținutul scrisorii și ce să-i spun. Dacă se va petrece pe înțelegerea scopului de a scrie timp de cel puțin 10-15 secunde mai puțin (și acest lucru se poate face atunci când fiecare literă este un subiect în cazul în care există un verb, iar rezultatul), economiile de pe cele 60 de scrisori de 10 minute! Suntem obișnuiți să ignore această dată prin pulverizare în timpul zilei, dar dacă îl colectează împreună și de a îmbunătăți, se pare atât de mult!

Citește alte articole din seria: