Armonizarea și standardizarea documentelor (3) - abstract, pagina 2

Sisteme unificate de documentare

Unificarea - reducerea diversității inutilă a soiurilor de documente, aducându-le la uniformitatea formei, structurii, structuri lingvistice, operațiunile de pe lor de compilare, procesarea, înregistrarea, stocarea. Unificarea - este de a stabili un set uniform detalii maxime, dimensiunea hârtiei și de stabilire a detaliilor pe suport de hârtie.

Pentru a reduce numărul de salariați în activitățile agențiilor, organizațiilor și întreprinderilor de documente, dactilografiere forma lor, reducerea forței de muncă, timpul și costurile materiale pentru prepararea și prelucrarea acestora, precum și pentru a obține informațiile privind interoperabilitatea bazelor de date automatizate în economia națională lucrează la unificarea documentelor și crearea unor sisteme de documentare standardizate (RDC).

Sistemul de documentare unificat - o colecție de forme interconectate unificate de documente care furnizează o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activități economice, mijloacele lor de referință, materiale normative și metodologice pentru dezvoltarea și utilizarea lor.

În centrul creării RDC este o metodă de unificare - stabilirea compoziției și a formelor de documente administrative create în rezolvarea unor sarcini similare și funcții de management uniform.

În prezent, există următorul sistem de documentare unificat:

sistem unificat de documentare organizațională și administrativă:

documentația privind crearea, reorganizarea, lichidarea întreprinderilor și organizațiilor;

documentația pentru privatizarea întreprinderilor și organizațiilor de stat și municipale;

documentația privind activitățile administrative ale organizației;

documentația privind gestionarea organizatorică și administrativă a organizației, întreprinderea;

documentația privind reglementarea informațiilor operaționale a activității întreprinderii sau organizației;

Documentația pentru ocuparea forței de muncă;

documentația privind transferul la un alt loc de muncă;

documentația de eliberare din muncă;

Documente privind înregistrarea timpului de odihnă;

Documente privind înregistrarea stimulentelor;

Documente privind înregistrarea sancțiunilor disciplinare.

USORD este interdepartamentală în natură, adică, este în orice aparat și instituții administrative - de sus în jos, indiferent de sectorul industrial.

CSS este compus din trei subsisteme:

privind crearea și reorganizarea instituțiilor și întreprinderilor;

controlul automat al executării documentelor.

USORD compoziția reglementată și este definită ca un set de reguli interdependente, reglementări și formulare, de stabilire a cerințelor de întreținere, construcție și proiectare a documentelor folosite pentru sarcinile de management luând în considerare utilizarea tehnologiei de calculator.

documentele de sistem sunt proiectate pe baza Layout (GOST 6.38-90). Printre detaliile tradiționale ale acestor documente trebuie să conțină un marcaj privind transferul datelor de documente pe suportul de mașină și semnătura persoanei responsabile pentru transferul de date pe medii de stocare. Astfel, o parte substanțială a documentului trebuie efectuată de preferință sub formă de tabele, formulare, șablon. Fiecare formă de unitate de OSA (și altele) este atribuit codul OKUD. Toate detaliile sunt prelucrate prin intermediul tehnicii de calcul, ar trebui să fie codificate în mod corespunzător nomenclatorului Unional de informații tehnice și economice.

Sistemul unificat de înregistrări bancare:

documentația de plată pentru plățile fără numerar prin intermediul băncilor;

documentația privind operațiunile de creditare ale băncilor;

documentarea operațiunilor bancare legate de plăți internaționale;

documentația de ieșire a băncilor;

documentația pentru operațiunile de depozitare a băncilor;

documentația de plată pentru plățile fără numerar prin intermediul băncilor - forme interne ale documentelor;

Documentarea operațiunilor de emisie-numerar ale băncilor și ale bugetului - forme interne de documente;

Băncile de ieșire de documentare - forme intra de documente;

documentarea monetară - forme intra de documente;

documentația privind operațiunile de creditare ale băncilor - forme interne ale documentelor;

înregistrările contabile - formulare document intern.

Sistemul unificat de financiar, contabilitate și raportare a documentelor contabile ale instituțiilor și organizațiilor publice:

raportarea înregistrărilor contabile ale instituțiilor și organizațiilor publice.

sistem unificat de raportare și documentare statistică:

documentația privind conturile naționale și echilibre economice;

statistici de documentare a capacității științifice și tehnologice și progresul inovării;

documentație de Statistică a Muncii;

Documentația pentru statistică a resurselor materiale;

documentația privind Statistica Finanțelor;

documentația privind statisticile industriale;

documentația privind statistica agricolă și achiziționarea de produse agricole;

Documentația pentru statistică de construcție de capital;

documentare privind statistica relațiilor economice externe;

Documentația pentru statistică a pieței de consum și a infrastructurii acesteia;

Documentația pentru statistică al transporturilor și comunicațiilor;

Documentația pentru statistică de observarea și înregistrarea modificărilor prețurilor și tarifelor.

USOSD definit ca un sistem de documente, localizarea și furnizarea de organismele publice și economice ale datelor statistice privind punerea în aplicare a planurilor, a eficienței producției, progresul științific și tehnologic, creșterea productivității, dezvoltarea economică.

Sistemul unificat de cărți și înregistrări ale companiilor de înregistrare și de contabilitate:

raportarea înregistrărilor contabile;

înregistrările contabile;

înregistrări primare.

sistem unificat de documentare asupra muncii:

Documentarea pe piața muncii;

documentația privind relațiile de muncă;

documentație pentru a îmbunătăți abilitățile de aplicare a muncii funcționarilor;

documentația privind protecția muncii;

documentarea bugetului minim de consum;

Documentația face apel la agențiile de muncă.

sistem unificat de documentare a Fondului de pensii în România:

documentarea contabilă și distribuirea fondurilor;

documentația pentru planificarea și activitatea economică;

activități de control și inspecție de documentare.

sistem unificat de documentare comerțului exterior.

documentația de comerț exterior estimat;

documentația este eliberat pentru importul (exportul) de mărfuri;

de transport documentația de comerț exterior;

transmiterea documentației de comerț exterior.

Dezvoltarea RDC efectuate de către ministere și agenții relevante responsabile de acest lucru.

Pentru a menține RDC până în prezent efectuate prin comportamentul lor, prevede modificări și completări la masa de referință a formelor unificate ale documentelor necesare.

Scopul standardizării și unificării documentelor este de a raționaliza pregătirea, executarea, documentele de căutare, reducerea fluxului de informații și de a crea condiții optime pentru prelucrarea mecanică a informațiilor, îmbunătățirea managementului întreprinderii, organizației. Standardizarea și unificarea documentelor administrative permit obținerea unor uniformitate în structura și prelucrarea informațiilor. Standardizarea și unificarea contribuie, de asemenea, la dezvoltarea unor metode avansate pentru lucrul cu documente.

Punerea în aplicare și introducerea unor sisteme de documentare unificate și unional clasificările reglementate de o normă inter-ministerială specială „orientări generale pentru punerea în aplicare a sistemelor de documentare standardizate și unional clasificările de informații tehnico-economice utilizate în sistemele de control automatizate“ RD 50-61 - 82. Acest document stabilește, în special, utilizând formulare standardizate de documente în tradiționale condițiile de gestionare prostanovka coduri clasificatoare numai în cazurile în care și informațiile despre document este supus procesării ulterioare mijloace de calcul atunci când interacționează cu agențiile externe corespondenți. În instituțiile, care aplică RDC și Clasificatorii sunt sistem de clasificatori păstrarea și formele unificate de documente referitoare la sistemele sectoriale sau departamentale care efectuează RDC și clasificatori. Păstrarea instituțiilor RDC și de calificare se face pentru cantitatea de informație care este necesară pentru această instituție pentru a-și îndeplini sarcinile de planificare, contabilitate, management logistic.

Împreună cu standardizarea și armonizarea documentelor (atunci când acestea sunt create), este utilizat pe scară largă și principiul trafaretizatsii, care să permită atât să accelereze crearea unor documente similare și pentru a evita greșelile inutile.

Trafaretizatsiya - este o modalitate de unificare a textelor, care constă în faptul că toate informațiile sunt caracteristice documentelor este condiționat împărțit în ecran de imprimare, sau continuă, și individual, sau o variabilă. Trafaretizatsiya deosebit de relevant în care se ocupă cu corespondență.

Trafaretizatsiya îmbunătățește productivitatea artiști, promovează cultura de birou.