Valoarea juridică a documentelor electronice

Valoarea juridică a documentelor electronice - cheia eficienței proceselor de afaceri

Astăzi este evident că documentele de hârtie - principalul obstacol în orice proces de afaceri. Nu contează cât de mult Optimizarea procesului, timpul pentru mișcarea fizică a unui astfel de document de la punctul A la punctul B și tratamentul ei rămâne finit (și, de multe ori foarte vizibil) valoare. Secunde și minute petrecute pe transferul său de la un angajat la altul, constau de om-luni și ani, care ar putea fi folosite mult mai eficient. Și mai mult companiei documentele și angajații, cu atât mai mare pierdere deasupra capului de documente pe hârtie.

Trecerea la documente electronice decide să accelereze transferul de probleme de informații în procesul de afaceri. Cu toate acestea, există un „dar“: pentru a procesa participanții pot realiza acțiuni reale, pe baza informațiilor primite, de exemplu, pentru a face plata sau pentru a navei mărfurilor, documentul electronic trebuie să fie semnificativă din punct de vedere. În România, valoarea juridică a managementului documentelor electronice (YUZDO) nu a devenit încă un lucru obișnuit, dar schimbări majore în această direcție au fost deja acolo.

Progresul în distribuirea YUZDO

Am intervievat experți, în general, apreciază foarte mult a avut loc în ultimul an schimbare în acest domeniu. Se pare că a trecut într-adevăr un anumit punct critic, iar acum perspectivele YUZDO devin mai specifice. În corectitudine, trebuie spus că au fost făcute progrese posibile datorită controlului poziției rigide: Serviciul Fiscal federal recomandă insistent ca întreprinderile să ia rapoartele fiscale în formă electronică. După ce a stăpânit livrarea de raportare, companiile încep să se extindă domeniul de aplicare al utilizării documentelor electronice.

Despre aceeași tendință și alți experți spun. Potrivit Natalia Burtsev, director al „1C-eficiență“ al anului, numărul de cereri ale clientilor in cadrul companiei sale privind organizația YUZDO a crescut cu 26%. „În cazul în care creșterea cererii au fost menținute la nivelul unei economii sănătoase, ne-am acum observat o creștere a cererii pentru YUZDO aproximativ 50-60%“, - a spus ea.

Cu toate acestea, activitatea de vânzare cu amănuntul nu este limitat. Valentin Solodilin, solutii de arhitect „logica de afaceri“ GK „IT“, a remarcat că documentul electronic este promovată în cadrul procedurii judiciare și de executare. În aceeași direcție, potrivit directorului de dezvoltare a afacerilor a activităților ECM ale companiei TerraLink Aleksandra Beydera, muta și română „fiica“ a companiilor globale de Vest (cele mai conservatoare, în opinia sa, utilizatorii stratului), iar pe YUZDO vor intra în deplină conformitate cu reglementările din România. „Din moment ce acest lucru este principalii clienți contingente TerraLink lui, vom face vizibilă în special în“ - a spus expertul.

legislația și conservatorism imperfecți utilizatori

Tehnologia a rula întotdeauna înainte de standarde de reglementare. Dar, în unele cazuri (cum ar fi mobilitatea) care intră într-o afacere, măturând bariere, iar în altele (cum este cazul cu SED) împotmoliți într-o rețea de reglementări învechite și instrucțiuni. piață ECM timp de peste douăzeci de ani, dar discuția despre ceea ce poate fi transmis în format electronic, și nu poate, nu încetează.

Dar nu toți experții sunt atât de optimiste. „Unele dintre lacunele din cadrul legislativ sunt, - Konstantin Kozlov sigur. - De exemplu, nu este suficient aprobat documente în format electronic. Prin urmare, să se supună autorităților fiscale ale documentului neformalizate, trebuie să-l o copie pe hârtie a face. Sau, să zicem, nu, normele clare legislația pentru stocarea documentelor electronice se concentrează doar pe hârtie. " Poziția sa este împărtășită de Valentin Solodilin, care crede că măsurile luate în domeniul legislativ, nu este suficient. Crește, în special, confuzia cu legislația privind stocarea și prelucrarea documentelor electronice relevante din punct de vedere. „Deci YUZDO a introdus numai în cazul în care este cât de mult posibil legiferat și aduce efectul economic maxim“ - conchide dl Solodilin.

Introducerea unor noi norme legislative vor merge întotdeauna cu întârziere, deoarece normele afecta multe aspecte ale întreprinderii - această poziție este deținută de Aleksandr Beyder. „Am fost forțați să-și radă bărbile, pune cartofii sub amenințarea de exil în Siberia, pentru a construi socialismul în ordinea de executare a următoarelor directive Congresul partidului, și de data aceasta pentru a lega. Și nu toată vina pe contabil-șef nu prea inteligent de vârsta de pre-pensionare. Nu e în conservatorismul său, precum și accesul la tehnologii adecvate pentru afaceri. Din păcate, tehnologiile occidentale nu sunt ieftine, dar românul nu este la fel de productiv, scalabile și fiabile, - spune expertul. - Prin urmare, YUZDO am introdus tocmai în măsura în care aceasta își poate permite o anumită întreprindere ".

Indecizia și lipsa de conștientizare a afacerilor afectează într-adevăr rata de penetrare a YUZDO. Oamenii nu știu, Konstantin Kozlov regretă că documentele electronice nu sunt pur și simplu „nu se poate imprima“, și nu „nu au nevoie pentru a imprima“, așa cum a fost sub forma unui document de fișier este obligatoriu și pot fi transmise autorităților de reglementare. Mulți se tem să depună riscul de pierdere în caz de eșec al sistemului. În cele din urmă, ei se tem că punerea în aplicare de management al documentelor electronice (EDM) - este foarte scump, nu înțeleg ce perioada de recuperare a proiectului și ceea ce depinde.

Neînțelegerea, îmbrăcat în formă de judecată peremptorie, exacerbează doar situația. „Companiile care aderă la“ modelul tradițional“de schimb de documente, a creat opinia că sistemul automatizat nu este în măsură să ofere o semnificație juridică. Această concepție greșită disipeaza, exemple de conducere YUZDO, inclusiv organismele publice, - explică tranziția de alunecare la YUZDO Alexander Nevinchanny“. - Business YUZDO mici găsit mai puțin frecvente, pentru că nu se obține economii semnificative. Un beneficiu de companii mari sunt evidente: costul unuia din documentul electronic este de 10-15 ori mai mică decât cea a hârtiei“.

Cu toate acestea, evoluții pozitive evidente în ambele direcții: legea este strânsă, iar afacerea nu va timid departe de noi tehnologii. Potrivit lui Serghei Poltev, șeful moderne soluții ECM companie EOS „YUZDO - o reducere a costurilor și îmbunătățirea vitezei proceselor de afaceri. În conformitate cu noile condiții de eficiență conservatorism cucerit. "

YUZDO în cazul în care cea mai mare nevoie

Cu toate că, în esență, YUZDO - este o soluție destul de orizontală, aplicabilă oricărei organizații, punerea sa în aplicare de către industrie este inegală. Mai întâi de toate YUZDO puse în aplicare în industriile în care comunicarea documentată cu clienții este deosebit de intens. „Deoarece experiența companiei TerraLink lui, este producția de bunuri de cerere în masă, comercianții cu amănuntul, operatorii de rețele de telefonie mobilă. Din punct de vedere organizațional nevoie forma YUZDO se resimte cel mai acut în exploatațiile integrate pe verticală, de exemplu în metalurgie. În ceea ce privește procesele de afaceri este tot ceea ce este în legătură cu obligațiile prevăzute în tratat și îndeplinirea acestora. Există unele nuanțe pentru unele industrii, în special pentru energie și producerea băuturilor alcoolice, „- rezumă observațiile sale Aleksandr Beyder.

Un lider în punerea în aplicare a YUZDO cu amănuntul arată astăzi - sunt de acord toți experții. Cererea mare pentru YUZDO, în conformitate cu Natalia Burtsev există, de asemenea, o parte a companiilor de transport și logistică, industrie și telecomunicații. „În acest caz, nu există interes din partea întreprinderilor mici; cu excepția societăților de producție mici, care au contracte de aprovizionare cu marile lanțuri de retail, obligând furnizorii lor de a utiliza YUZDO“, - spune ea.

Într-un grup separat Konstantin Kozlov alege furnizorii pentru industria farmaceutica. Acestea sunt caracterizate prin mai multe livrări mici, fiecare dintre acestea fiind însoțite de un pachet de cel puțin patru documente. „În acest caz, nu este în costul de transport maritim, pentru că documentele sunt trimise împreună cu bunurile și să le corecteze rapid, pentru a regla, semn și arhivă. În plus, cumpărătorul așteaptă mărfurile deja la îndemână, cu documente și, prin urmare, ia livrarea de mult mai rapid, „- conchide dl Kozlov.

Semnificația juridică a documentului în cadrul aceleiași companii

Fezabilitatea cedentului pornit soluții YUZDO intercorporate la EDS intern - nu este inactiv. Cel puțin acest cost suplimentar, deoarece subiectele documentelor interne este un ordin de mărime mai mare decât persoanele care au dreptul să semneze în organizație. Trebuie să le oferi tuturor angajaților o semnătură electronică? Sau puteți face o soluție mai simplă? Opiniile experților au fost împărțite.

„Document de Intranet necesită mai presus de toate lucrările metodologice, mai degrabă decât de automatizare, și include o modificare a reglementărilor actuale, instrucțiuni de lucru, precum și introducerea unor schimbări administrative. Semnificația juridică se realizează prin studiul documentelor organizatorice și administrative ale societății și responsabilizarea personalului, „- definește prioritățile Natalia Burtsev.

Dar, fie ca aceasta poate, pentru organizarea documentelor electronice necesită un sistem informatic, astfel încât să nu se poate obține departe de discuții tehnice. În special, Aleksandr Beyder consideră că cele mai multe dintre problemele mai mult decât suficient de un ID de utilizator și o parolă. „Ca o regulă, obligația de a aplica o semnătură electronică (denumită în continuare EP -. Ed.) În fluxul de document intern nu vine de la avocați și angajați ai departamentului de IT. Dar totul depinde de organizația dumneavoastră și problema specifică. Există sarcini care nu se poate face fără a PE, în principiu. Acest lucru este în primul rând o întreținere documentară a activității de administrare colectivă a companiilor mari“, - împărtășit opinia sa domnului Bader.

„Ca parte a întrebării fluxului de lucru intern semnificația juridică a documentului poate fi rezolvată cu un FL simplu sau necalificat - a spus Ivan Agapov. - Cu toate acestea, situația poate fi diferită. Imaginați-vă că în cadrul unei organizații, care utilizează documente electronice, și este - hârtie. Adică, există o negociere în format electronic, dar în cele din urmă semnat de documentul original pe hârtie. Pe de o parte, în procesul de armonizare a semnificației juridice a documentului (cu o semnătură electronică calificată) nu joacă un rol semnificativ. Pe de altă parte, există companii mari, care sunt caracterizate printr-o mișcare de masă a mărfurilor, vânzările pe piața internă și alte procese, însoțite de crearea de documente. Traducerea documentelor interne în format electronic, la economisirea de resurse semnificative, în același timp. Conformitatea cu semnificație juridică aici, desigur, o condiție prealabilă. "

Pentru a evita problemele cu documente electronice în orice litigiu, dl Goronostaev recomandă crearea grupului de lucru întreprindere și a pus sarcina ei de a elabora reglementări și politici care va stabili condițiile de recunoaștere a documentelor electronice, semnate de PE, regulile pentru crearea lor și să lucreze cu ei și alte aspecte pentru a asigura validitatea și valoarea documentelor electronice. În trecerea la gestiune electronică a documentelor în activitățile interne ale organizației, în cele mai multe cazuri justificate utilizarea unui simplu PE. Nu mai puțin importantă este problema formării personalului, inclusiv familiarizarea cu termenii de recunoaștere a documentelor electronice, semnate electronic, normele și cerințele pentru crearea lor, precum și cu privire la utilizarea PE cheie și pentru a păstra confidențialitatea.

Este necesar roaming între operatorii YUZDO?

Punct de vedere istoric, introducerea YUZDO a început cu prezentarea rapoartelor către autoritățile fiscale, și au existat mai mulți operatori ECD autorizați să furnizeze astfel de servicii. În același timp, companiile nu a avut nevoie să transfere declarații fiscale reciproc. Dar când a autorizat utilizarea facturilor electronice Serviciului Fiscal Federal, deschis era eco-companie și a mers YUZDO dezbate modul în care cele mai bune pentru a organiza transferul de documente electronice între companii. Roaming între operatorii de EDM este o soluție logică, dar nu singurul.

„Roaming nu este o necesitate. În cazul în care societatea contractantă este de lucru prin intermediul altor operatori ECD, este posibil să se rezolve problema prin conectarea la acesta, - a spus Konstantin Kozlov. - Un alt lucru este faptul că este incomod de a avea de a face cu două sisteme diferite, cu două interfețe diferite, și amintiți-vă despre caracteristicile amândurora. În plus, fiecare operator are planuri tarifare și condiții. Dar, în cazul în care se furnizează servicii de roaming, utilizatorii nu au nevoie pentru a descărca toate acestea cap: doar trimite solicitarea dvs. de servicii pe conexiunea la serviciu, și, după ce operatorul a regla conexiunea, puteți face schimb de documente electronice, nu ne amintim că sistemele implicate diferite ".

Cu toate acestea, în conformitate cu Alexander Bader, problema mai profundă: nevoia de interconectare (roaming) provine de la modelul operatorului YUZDO în România. „Din nou, aceasta este propria noastră cale nouă în viitor. Poate că modelul de operator și este principalul obstacol în punerea în aplicare a YUZDO. Dar până când este, este nevoie de comunicare cu partenerii contractuali, care nu sunt incluse în rețeaua operatorului dumneavoastră. Întrebarea este cum să-l pună în aplicare. Și nu este la fel de simplu cum ar părea: chiar și în mobil, în cazul în care există doar patru dintre operatorii locali federale și mai multe, probleme nu a decis într-o clipă de roaming. Dar, așteptați pentru afaceri meteo mare nu-i place și nu va. Prin urmare, TerraLink oferă o soluție personalizată care integrează serviciile YUZDO la sistemul de informații corporative și vă permite să lucrați simultan cu un număr nelimitat de operatori punct de vedere tehnic. Și ce ne așteaptă în viitor, timpul va spune „- însumează dl Bader.

problema de stocare pe termen lung

Tehnologiile informaționale sunt în curs de dezvoltare foarte rapid, iar acest lucru este principala problemă în stocarea pe termen lung a documentelor electronice, agravată de cerința de a menține semnificația juridică a acestora (de fapt - o semnătură electronică). „În acest caz, perioada de valabilitate a documentului regimented poate depăși perioada de valabilitate a unei semnături electronice“ - atrage atenția asupra problemei importante Serghei Poltev. Una dintre cele mai populare soluții pentru clienții EOS - utilizarea tehnologiei „reînnoire“ de valabilitate a PE.

Servicii de păstrare a documentelor oferă operatorilor ECD. În special, în conformitate cu Konstantin Kozlov, toate documentele au fost trimise prin „Kontur.Diadok“ sunt stocate pe servere „SKB Kontur“. Și pentru a asigura membrilor împotriva pierderii documentelor, acestea sunt stocate în trei exemplare pe diferite servere.

Între timp Aleksandr Beyder nu vede beneficii speciale pentru clienții să utilizeze serviciile operatorilor YUZDO stocarea documentelor de afaceri. Organizați o perioadă lungă arbitrar de păstrare a documentelor intacte și pot companiile în sine - departamentul IT al oricărei întreprinderi mari să aibă set suficient de mijloace tehnice, expertul crede. Cu toate acestea, întrebarea începe să sune în mod diferit atunci când conștientizarea nevoii nu numai de stocare, dar, de asemenea, acces rapid la documentele pentru lucrarea curentă, de raportare, sau în cursul inspecțiilor. „Prin urmare, decizia companiei TerraLink oferă stocarea de documente de afaceri în arhiva sistemelor industriale de la cei mai importanti producatori,“ - conchide dl Bader.