Unificarea și standardizarea 3

Majoritatea informațiilor de management este atașat ca documente. Procesul de management în sine este caracterizat printr-o varietate considerabilă și repetarea situațiilor de muncă și a acțiunilor întreprinse pentru a le rezolva. Din această mare varietate și de multe ori nejustificată a documentelor, elementele lor constitutive și necesitatea de standardizare și armonizare.

Eficiența economică a unificarea și standardizarea documentelor se realizează prin reducerea costurilor de elaborare, producție și de prelucrare a documentelor, procesarea acestora. Mai mult, acesta poate fi obținut printr-un efect indirect prin îmbunătățirea sistemului de control, manifestată în creșterea eficienței managementului prin reducerea timpului de a lucra cu toate tipurile de documente și apropierea la deciziile optime exemple de realizare prin creșterea calității documentelor. Prin urmare, standardizarea documentelor va fi rezolvarea problemelor pentru a îmbunătăți conținutul și forma lor.

Astfel, obiectele de standardizarea și unificarea unui document ar trebui să fie la fel de forma și compoziția sa să fie incluse în detaliile ei.

Principalele obiective ale îmbunătățirea conținutului documentului ar trebui să fie. la detaliile unifikatsii- de selecție corespunzătoare destinației unui document și metodele de prelucrare; standartizatsii- la stabilirea unor cerințe comune pentru detaliile care urmează să fie incluse în documentele.

Principalele obiective de îmbunătățire a formelor de documente care urmează să fie luate în considerare: unificarea - reducerea adecvată în diversitatea documentelor în forma și regulile de înregistrare; atunci când standartizatsii- formarea și punerea în aplicare a unei limite obligatorii norma, care permite selectarea celor mai eficiente forme și reguli de luare a documentelor și pentru a asigura depozitarea lor pe termen lung.

Standardizarea - o activitate pentru stabilirea unor reguli și specificații pentru utilizarea lor multiplă voluntară, care vizează realizarea ordinii în sfera producției și a circulației produselor și îmbunătățirea competitivității produselor, lucrări sau servicii.

De o importanță deosebită în prezentul document este calitatea ca o informație de management al carierei. În prim-plan solicita o mai bună informare și unificarea documentelor, atât în ​​formă cât și în conținut. Această problemă este rezolvată, și metoda de standardizare.

Există o „standardizare“ a termenului este caracterizat prin trei puncte principale. În primul rând, standardizarea este, stabilit într-o lungă perioadă de timp, la nivel național reguli de creare a documentelor, în general, cu caracter obligatoriu. Și nu numai introduce norma, dar, de asemenea, asigură conformitatea acestora. În al doilea rând, este unificarea proprietăților și calitatea documentului, introducerea formularelor de dimensiuni uniforme, reguli și cerințe pentru toate documentele, și, în al treilea rând, standardizarea - o consolidare și distribuție a numai acele calități și proprietăți ale documentelor care sunt justificare cele mai funcționale, oferă cea mai mare gestionare efect.

În domeniul procedurilor de standardizare trebuie să fie interpretate ca un proces de stabilire și aplicarea normelor optime, reglementările privind înregistrarea documentației primite în modul prescris pentru utilizare comună și repetată.

La nivel de stat lucrează la unificarea documentelor și de a crea un sisteme de documentare unificate (RDC).

Unificarea - o reducere a varietății inutile a soiurilor de documente, aducându-le la uniformitatea formei, structurii, structuri lingvistice, operațiunile de pe lor de compilare, procesarea, înregistrarea, stocarea.

Unificarea documentelor este de a stabili o uniformitate a compoziției și a formelor de documente administrative, păstrând același tip de exercițiu funcții administrative și sarcini. Unificarea documentelor se realizează în scopul de a reduce numărul de instrumente, dactilografiere formele lor, pentru a îmbunătăți calitatea, reduce intensitatea forței de muncă a tratamentului lor, pentru a realiza interoperabilitatea informațiilor cu procesarea automată.

Munca include unificarea:

- dezvoltarea, implementarea și managementul sistemelor de documentare unificate (RDC);

- Elaborarea unui set de formulare standardizate industriei de documente - reflectă specificul industriei, și nu sunt incluse în RDC;

- dezvoltarea clasificatori sectoriale de informații tehnice și economice, care reflectă specificul industriei.

RDC - un sistem de documentare, creat de aceleași reguli și cerințe care conține informațiile necesare pentru a gestiona un anumit domeniu de activitate.

RDC este un complex de forme interconectate unificate de documente care furnizează o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activități economice; mijloace de conduita lor; documente de reglementare și metodologice privind dezvoltarea acestora; întreținerea și utilizarea.

Potrivit obscherumynskomu documentația de management clasificator OK 011-93 funcționează în prezent în țară ar trebui să fie unificate documentația sistemului de management:

- un sistem unificat de documentare contabilitate primara (cod 0300000);

- un sistem unificat de înregistrări bancare (cod 0400000);

- un sistem unificat de financiar, contabilitate și raportare de contabilitate - documentele instituțiilor și organizațiilor (cod 0500000) publice;

- un sistem unitar de raportare și documentare statistică (cod 0600000);

- un sistem unificat de înregistrare și de contabilitate a documentelor contabile (cod 0700000);

- un sistem unificat de documentare de lucru (cod 0800000);

- un sistem unificat de fond de pensii în documentația România (cod 0900000);

- un sistem unificat de documentare comerțului exterior (cod 1000000).

Deoarece formele de documente care fac parte din RDC unificate, sunt doar o parte din documentația unei organizații, de a organiza documentele care nu au fost incluse în RDC, dar utilizate în activitățile, organizațiile însele trebuie să lucreze pentru a unifica formele de documente. Rezultatele acestei lucrări sunt înregistrate în raportul de cărți și albume forme de documente utilizate în cadrul organizației.

Una dintre RDC este un sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă (USORD). O trăsătură caracteristică a acesteia este că, cu ajutorul său sunt acțiuni ale organizațiilor și întreprinderilor documentate în îndeplinirea oricărei funcții de conducere la orice nivel de guvernare și în toate sectoarele. Prin urmare, în scopul de a obține o mai mare uniformitate a documentelor necesare pentru a stabili cerințe uniforme pentru pregătirea și executarea lor, independent de subordonare ierarhică și specificul departamentale.

Complexitatea Abordarea standardizarea documentelor incluse în USORD, reflectat în faptul că, în formele individuale elemente de recuzită aranjate în ordinea corespunzătoare secvenței lor de execuție și de prelucrare. Acest lucru ia în considerare și modul de a proiecta detaliile individuale. Unul dintre acestea este drugaya- manual, prin mijloace tehnice, prin intermediul a treia unelte mecanice separate (moare, sigilii). Prin urmare, detalii și figuri, realizate într-un fel, este poziționat adiacent pentru a simplifica procesul de umplere. Acest lucru, în special, pentru a aranja detaliile incluse în formă de matriță, simultan cu o ștampilă de cauciuc. În USORD oferă o mai mare fiabilitate a informațiilor și documentelor, dând forță juridică. În dezvoltarea unor forme de documente individuale atras atenția asupra faptului că informația are valoare juridică, executate în conformitate cu cerințele care se aplică prin legislația corespunzătoare, documentele conțin toate detaliile, oferindu-le cu forța juridică necesară.

Pentru a dezvolta și de a îmbunătăți USORD este de a oferi sarcini optime de gestionare a informațiilor, creșterea eficienței de luare a deciziilor. Principiul de bază care stă la baza USORD, este de a aloca un număr de sarcini de gestionare tipice, care sunt puse în aplicare cu utilizarea unui anumit lanț de forme unificate de documente, construit pe baza unui singur formular. Primul document conține lanțul, de regulă, informațiile inițiale, formularea posledniy- deciziei administrative.

sistem unificat de documentare și de organizare administrativă - un set de standarde, forme interconectate de documente, reguli și reglementări care stabilesc cerințe privind conținutul, documentele de construcție utilizate pentru sarcini de control.

Astfel, USORD stabileste modalitati de imbunatatire a OSA, procesul OSA permite mijloacelor de calcul reglementează utilizarea formularelor de documente în funcție de sarcinile de control.

Standardizarea și unificarea documentelor strâns legate. Unificarea este adesea considerată ca fiind una dintre standardizarea metodelor. Unificarea documentelor pot fi realizate în mod independent. În acest caz, ca și standardizarea cerințelor de consolidare legale de unificare este doar una dintre metodele de exprimare practică a acestuia. O trăsătură comună a acestor doi termeni este o cerință de uniformitate de administrare, diferența constă în puterea juridică și sfera de distribuție, cu un concept general de „unificare“.