stocarea documentelor de personal și pregătirea pentru livrare la arhiva

Pe parcursul existenței sale, orice organizație „dobândește“ un număr foarte mare de documente care reflectă funcțiile sale vitale. Care dintre ele pot fi distruse, care ar trebui să fie depozitate în orice condiții - toate acestea ne-a spus B. Albrecht, șef adjunct al departamentului de recrutare, arhive departamentale și de birou al Serviciului Federal al Arhivistic România.

Pe parcursul existenței sale, orice organizație „dobândește“ un număr foarte mare de documente care reflectă funcțiile sale vitale. Care dintre ele pot fi distruse, care ar trebui să fie depozitate în orice condiții - toate acestea ne-a spus Boris Albrecht. Șef adjunct al departamentului de recrutare, arhive departamentale și de birou al Serviciului Federal al Arhivistic România.

Citiți mai departe în subiect jurnal electronic

Uneori, din ignoranță sau neînțelegeri pot fi distruse documente, care sunt singurele dovezi pentru calcularea vechimii. Nu mulți știu cum și unde să stocheze documente de personal similare?

Ceea ce se aplică documentelor privind personalul?

Instrucțiuni de lucru personal

Cu toate acestea, documentele de mai sus nu acoperă întregul grup mare de documente care pot fi atribuite în mod rezonabil documentelor de personal. Aceste documente includ pe deplin:

• documentele de finalizare a studiilor și susținerea învățământului (diplome, certificate, procese-verbale ale reuniunilor comisiilor de examinare de stat, carnete de diplome emise și certificate, jurnalele, emiterea de studenți medalii de aur și argint);
• documentele de certificare și stabilirea de formare;
• Diverse documente de atribuire (liste de atribuire, cereri, concluzii, lista persoanelor care au primit premiul);
• documente care să ateste condițiile dăunătoare ale producției;
• liste de angajați eligibili pentru pensii preferențiale (documente: petiții, cereri, chestionare);
• Rezervați-vă un permis de ședere chiriași;
• precum și diverse forme de documente contabile emise, înregistrările care pot servi ca bază pentru confirmarea vechimii, educație sau beneficii.

Doar un grup de documente privind personalul poate fi alocat mai mult de 40 de specii și varietăți de documente. Aproape toate dintre ele, cu puține excepții, sunt date în Lista de documente administrative tipice generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea termenului de valabilitate.

păstrarea documentelor

Ordinul PravitelstvaRumyniyaot 21.03.94 numărul 358-P „Cu privire la îmbunătățirea siguranței documentelor cu privire la personal“, a recomandat ca instituțiile și organizațiile (indiferent de proprietate) să includă în statutele (regulamentele) lor obiecte speciale. Acestea ar trebui să fie prescrise pentru toate aspectele privind înregistrarea și păstrarea documentelor cu privire la personal și de a le transfera în timp util pentru depozitarea în caz de lichidare a persoanei juridice.

responsabilitate

Răspunderea pentru neglijență, imprudență sau distrugerea intenționată a informațiilor istorice furnizate de Codul penal al Federației Ruse.

Lucrător de serviciu personal, dotat cu funcții organizatorice și administrative, este responsabil nu numai pentru gestionarea corespunzătoare a documentelor de personal, dar și pentru depozitarea corectă. Șeful organizației responsabile pentru stocarea tuturor documentelor organizației, inclusiv cele referitoare la biroul de personal, în cazul în care organizația nu este persoana responsabilă pentru aceste documente.

starea arhiva

În practică, se dezvoltă doar o rețea de arhive și stocarea arhivelor serviciului federal (sau municipalități). În alte cazuri, nu este creat arhivele individuale sau magaziile de documente cu privire la personal.

De regulă, în cazul în care o persoană juridică și creează o arhivă. documentele de personal sunt stocate în el, împreună cu alte documente. Și acest lucru este tipic nu numai pentru organizațiile mici, dar, de asemenea, pentru foarte mari, în cazul în care locul de muncă și de a lucra mii de muncitori, și documente de personal, acumulate pe parcursul multor ani, se ridică la un complex destul de lungă durată.

De aceea, atunci când creați o arhivă în organizație trebuie să rezolve în mod fundamental problema că, în orice caz, documentele de personal ar trebui să fie depozitate separat de alte documente. Cea mai bună opțiune, mai ales pentru o organizație mare, ar fi crearea unui magazin specializat, în cazul în care sunt stocate aceste documente. Dar, la fel ca în cele mai multe cazuri, aceasta nu corespunde posibilităților reale ale organizației, este necesar să se prevadă o depozitare izolată de stocare partajată a documentelor privind personalul în dulapuri de închidere, seifuri și așa mai departe. D. Cu alte cuvinte, există un principiu este separarea (izolarea) a documentelor privind personalul din alte documente. Acest lucru se datorează în primul rând faptului că documentele de personal sunt confidențiale, accesul la acestea ar trebui să fie strict limitată, iar procedura de admitere la documentele personalului de serviciu definite în legătură cu organizarea și modul de serviciu aprobat de conducerea.

Cerințele tehnice de bază pentru arhiva

Nu este nevoie să descrie în detaliu cerințele tehnice ale camerei de arhivă. Toți parametrii sunt suficient de clar în manualele specifice de reglementare și procedurale. Remarcăm doar că această cameră ar trebui să fie izolate, pentru a îndeplini cerințele de bază de siguranță la foc, acesta este echipat cu securitate și alarmă de incendiu. Dimensiunile necesare ale camerei pentru a plasa documente, inclusiv personalul și destul de ușor de calculat pe baza dimensiunilor (lungime) de raft de arhivă și grosimea medie (1-1,5 cm) dintr-un caz standard, ținând cont de faptul că rack standard de arhiva 2 m înălțime 30 12 cm are astfel de rafturi. Distanța de lucru între rafturi ar trebui să fie de cel puțin 80 cm, foc rafturi abside. - 120 cm Separat, considerate a fi zona ocupată de dulapuri metalice și seifuri, iar numărul mediu de cazuri care pot fi plasate în ele. Dupa ce a petrecut toate aceste calcule, puteți specifica destul de exact care spațiu arhiva necesar pentru a acoperi documentele.

Pregătirea fișierelor pentru depunerea la organizarea arhivei

complot separată mare de muncă de arhivă sunt problemele legate de pregătirea dosarelor pentru depunerea la arhiva organizației. Ei merită o atenție serioasă, pentru că în acest stadiu, sunt adesea comise erori metodologice și practice serioase, ceea ce poate duce ulterior la consecințe negative în arhivă. Complexul de lucrări privind transmiterea documentelor în arhivă. inclusiv personal, este împărțit în următoarele etape:

• 1. Formarea cazurilor după în evidența curentă.
  2. Înregistrarea cazurilor, în conformitate cu procedura stabilită.
  3. Documentele de valoare de expertiză și întreprinderi.
  4. Descrierea cazurilor prevăzute la arhivele organizației.
  5. Transferul documentelor din arhivele organizației.

Deci, ia în considerare caracteristicile de formare a anumitor tipuri de documente privind personalul în sistemele de documentare (de afaceri).

1. Comenzi pentru personalul cu privire la diverse aspecte ale organizării angajaților cu perioade de retenție diferite, sunt formate în diferite cazuri.

Acest lucru este necesar din cauza ordinelor privind personalul, cu un mic, dedicat problemelor reale care afectează locul de muncă, posturi în mișcare, acordarea de angajați. Aceste documente trebuie să fie păstrate timp de 75 de ani. Cu toate acestea, cele mai multe comenzi de personal reflectă aspectele operaționale ale lucrătorilor: .. comenzi pentru călătorii de afaceri, vacanțe, taxe, etc. Aceste tipuri de comenzi sunt stocate timp de 5 ani. Este recomandabil de la bun început să atribuie ordine de termenul de valabilitate de 75 de ani și 5 ani de viață raft camere separate pentru a facilita formarea lor în lucruri diferite și căutarea ulterioară a informațiilor necesare.

2. Conturile personale ale lucrătorilor și angajaților cu privire la salariile sunt grupate în afaceri într-un anumit an și le-a pus în ordine alfabetică, după numele de familie.

3. Dosarele personale. În probleme personale toate documentele sunt localizate numai în ordinea cronologică a sosirii lor. Toate documentele conținute în dosarul personal. constituie în mod necesar o listă internă care conține următoarele detalii:

• numărul de serie al documentului inclus în inventar;
• numărul și data documentului (dacă este cazul);
• titlul documentului;
• numărul de foi în document;
• nota;
• înregistrare rezumat al numărului de documente incluse într-o chestiune personală.

Efectuarea ministru

Pentru toate cazurile de personal cazuri de proiectare Perioada de valabilitate pe termen lung este obligatorie include:

• design-ul copertei afacerilor în forma prescrisă;
• numerotarea foilor, în cazul;
• foaie de desen martor confirmă numărul de foi în cazul;
• întocmirea unui inventar al afacerilor interne ale documentelor (atunci când este necesar);
• liant sau caz de legare.

Pe coperta cazului declarat:

• Numele organizației;
• indicele de afaceri al nomenclaturii afacerilor organizației;
• titlu de afaceri;
• data de afaceri (data dosarul personal este semnarea datei de admitere a ordinelor și concedierea salariatului);
• numărul de foi, în cazul.

După efectuarea unui inventar al cauzei care urmează să fie aplicată pe coperta numărului său de inventar și durata de viață a cazului.

expert de evaluare a documentelor și a faptelor

Examinarea cazurilor efectuate în mai multe etape:

• în pregătirea gamei de cazuri și determinarea perioadei de valabilitate a fiecărui caz. introdus în nomenclatura;
• în timpul formării afacerilor;
• în pregătirea cazurilor de transfer la stocarea arhivelor.

Elaborarea inventare

Inventarul de cazuri, inclusiv personalul se întocmește în forma prevăzută separat de stocurile de cazuri de stocare permanentă și temporară. Efectuarea unui inventar al cazurilor, trebuie amintit că, în funcție de volumul de cazuri poate constitui ordine de inventariere separate privind personalul și documentele financiare și fișierele personale sau forma T-2 carte. În care fiecare carte este înscris în inventar ca unitate de stocare separată. În elaborarea inventarului necesar să se respecte o serie de cerințe:

• fiecare caz. introdus în inventar, trebuie să aibă numărul de ordine independente;
• Contorizarea completarea inventarului trebuie să respecte specificațiile pe coperta cazului;
• în cazul în care inventarul este adus mai multe din același antet, antetul este scris complet primul caz. și în loc de altă parte marcate cu cuvântul „de asemenea“.

La sfârșitul inventarului este intrarea finală, stabilirea numărului de cazuri incluse în această listă.

După întocmirea unui inventar semnat de către emitent, parafat de către conducătorii direcțiilor structurale ale documentelor care sunt incluse în lista, convenită în modul prevăzut cu comisia de specialitate a organizației sau în cazul în care este înregistrată organizația cu instituțiile de stat (municipale) de arhivă, din corpul de experți și al Comisiei de inspecție de conducere de afaceri de arhivă în teritoriu dat și aprobat de către șeful organizației.

În fiecare unitate structurală (personalul de service, contabilitate) este trimis o copie maestru al inventarului fișierului transferat cazuri. Arhiva organizației ar trebui să rămână cel puțin două copii ale listei - un muncitor, celălalt - siguranța. Trebuie avut în vedere faptul că, în organizarea dosarului transferat afacerile private și carduri în formă de T-2 numai lucrătorii concediați, întreprinderile de angajați care lucrează sunt stocate în cadru, care este singurul responsabil pentru asigurarea siguranței acestora și emiterea informațiilor necesare.

Lucrul cu interogări

documentele contabile obținute obținute de solicitant pentru anii necesari de salariu face ca organizarea contabili care depun muncitor. dacă este necesar, prezintă documentele contabile necesare. Proba salarială certificată în mod obligatoriu de către un contabil, celelalte informații - angajat arhiva. O scrisoare de intentie pe antetul organizației trebuie să fie semnată numai de către șeful organizației sau a adjunctului acestuia. referințe Arhiva ștampilată în mod obligatoriu organizare.

documente de personal din arhiva pot fi date pentru utilizarea temporară numai organizațiilor lucrătorilor, șeful unității structurale în care funcționează, sau șeful organizației. Restul muncitorilor la documentele privind personalul nu are drepturi de acces. Emiterea de afaceri numai la primirea salariatului, care este emis cazul, într-un dulap sau un fișier revista a emis afaceri de contabilitate.

organizație lichidate Arhiva

Atunci când o organizație sau organizații a documentelor transmise funcții succesoare sau succesorii. În absența acestora (de exemplu, din cauza falimentului) - depus în arhiva de stat sau municipale. Înainte de transferul de cazuri la controalele obligatorii disponibilitatea documentelor, precum și prelucrarea lor științifice și tehnice. Documentele sunt transmise organizației succesoare sau la arhiva de stat (municipale) numai inventare. În cazul în care transferul este un rezultat al formei prescrise se întocmește în care suma fixă, starea tehnică a cazurilor transferate, există o lipsă de cazuri. Și inventarul cazurilor sunt atașate la actul. care este semnat de către președinte sau de comisia de lichidare sau de administratorul judiciar.

Anunțuri de numere viitoare