Sistemul unificat al Republicii Belarus Documentație
DOCUMENTAȚIA SISTEMULUI unificata a Republicii Belarus
Sistemul de documentare și de organizare administrativă
CERINȚE PENTRU DOCUMENTE
UNIFIKAVANYYA SISTEMY DAKUMENTATSYI Respubliki Bielorusia
SISTEMA ARGANIZATSYYNA-RASPARADCHAY DAKUMENTATSYI
PATRABAVANNI DA AFARMLENNYA DAKUMENTAЎ
1. să dezvolte o instituție de stat „Institutul de Cercetare Belorumynsky Records Management și Arhivistic“
Arhivele de pipete și Înregistrări Comitetul de gestionare a Consiliului de Miniștri al Republicii Belarus
3. SUBSTITUT STB 6.38-95
1. Domeniul de aplicare
Prezentul standard se aplică documentelor organizatorice și administrative (denumite în continuare - documente) referitoare la sistemul unificat de documentare organizatorică și administrativă, - regulamente, directive, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori și altele.
Acest standard specifică cerințele pentru compoziția și detaliile de proiectare ale cerințelor documentului pentru forma de document.
2. Referințe normative
Standardul se referă la următoarele acte normative tehnice în domeniul standardizării tehnice:
GOST 3489.2-71 fonturi tipografice. Setul cu cască Jurnal tocat (în alfabetelor rusă pentru Latină și baze grafice). Numirea. Figura. linia de fonturi. capacitate
GOST 3489.6-71 fonturi tipografice. cască Poster (pentru alfabetele în baze grafice rusă și latină). Numirea. Figura. line font
GOST 3489.10-71 fonturi tipografice. set de căști obișnuit (alfabetele pentru rusă și latină pe baze grafice). Numirea. Figura. linia de fonturi. capacitate
GOST 3489.33-72 fonturi tipografice. cască literară (pentru alfabetele în baze grafice rusă și latină). Numirea. Figura. linia de fonturi. capacitate
3. Detalii de compoziție
3.1. Pregătirea documentelor utilizate următoarele detalii de compoziție:
1 - Stema de Stat al Republicii Belarus;
2 - o (marcă de serviciu) sigla sau marca comercială;
3 - codul organizației: Codul OKOGU [1] pentru ministere și alte autorități, cod OKYULP din [2] către alte organizații;
4 - documentul de cod [3];
5 - Numele organizației-mamă;
6 - numele organizației;
7 - denumirea unității structurale;
9 - comunicare și de afaceri de date;
10 - denumirea tipului de document;
12 - codul de înregistrare;
14 - locul de preparare sau publicare;
15 - gât pentru a restricționa accesul;
17 - aprobarea Vulture;
19 - titlu la text;
20 - marca de control;
22 - marchează prezența cererii;
24 - aplicatii Vulture;
25 - Vulture armonizare;
28 - un semn al artistului;
29 - o marcă a copiilor certificate;
30 - marca privind executarea documentului si transmiterea cazului;
31 - La primirea unei mărci (ștampila de înregistrare a documentelor de intrare);
32 - un semn pe transferul de date pe medii de stocare.
3.2. Amplasarea și mărimea detalii sunt prezentate în anexa A.
3.3. Înregistrarea documentelor se efectuează pe formulare.
4. Cerințe față de formele și documente de tip text
4.1. Set de două tipuri de forme:
- forma de literă;
- forma generală pentru alte tipuri de documente organizatorice și administrative.
4.2. formate sunt utilizate în dezvoltarea formelor de documente: A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm).
4.3. Formulare documentelor ar trebui să aibă câmpuri în mm:
- Dreapta - cel puțin 8;
- superioară și inferioară - nu mai puțin de 20.
4.4. Domenii de aplicare pe formular nu este necesară. marca restrictiv pentru câmpurile și detaliile individuale sunt aplicate pe semifabricat sub formă de colțuri și linii, dacă este necesar. Permis care urmează să fie aplicate pentru a forma o marcă de pliere și poansoane pentru perforare găuri.
4.5. Formulare documentelor sunt elaborate pe baza unei longitudinale sau unghiulare detalii despre locație.
4.6. Formele goale sunt prezentate în apendicele B, C, D.
4.7. In forma de rechizitele litere aplicate 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 și restrictive mărci și linii pentru detalii 4, 11, 12, 13, 16, 19, 20.
În general, rechizite aplicate sub formă de 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14 și limita marcajele și linii pentru detalii 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20.
4.8. Formulare rechizite documente 5, 6, 7, 8, 9, 10, 14 au una dintre următoarele:
- alinia (începutul și sfârșitul fiecărui rând de recuzită sunt echidistant față de limitele zonei);
- pavilion (popi fiecare linie pornește de la zona de frontieră din stânga).
4.9. Când creați formulare pentru scrisori și forme generale în mai multe limbi formează detalii trebuie să fie duplicat în următoarele limbi (Anexa B, B).
4.10. Atunci când forme de imprimare folosite dimensiunea tipografic de la 6 la 16 pini GOST 3489.2, 3489.6 Standard GOST 3489 3489.33 10 si GOST.
Pentru elemente de recuzită de înregistrare „Numele companiei“ i se permite să folosească fonturi desenate manual de la 6 la pinul 24.
4.11. Formularele documentelor ar trebui să fie făcută pe hârtie albă sau hârtie de culoare deschisă saturate cerneluri colorate.
4.12. Textul documentelor organizatorice și administrative sunt prelucrate sub forma unui text coerent, formulare, tabele, precum și o combinație a acestor forme.
Dacă există tabele în textul documentului în care sunt emise pe robinet 1.5.
4.13. În cazul în care un text coerent continuă a documentului conține o serie de decizii, concluzii, etc. ar trebui să fie împărțită în secțiuni, subsecțiuni paragrafe, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe, urmate de un punct. Numerotarea secțiunilor trebuie să fie prin, incepand cu unul. Fiecare secțiune poate fi divizată în orice număr de sub-secțiuni, care, la rândul lor, pot avea paragrafe și paragrafe.
5. Detalii inregistrare
5.1. Imagine Stemei de Stat al Republicii Belarus este pus pe formele de documente ale organelor de stat și alte organizații de stat ale Republicii Belarus.
Stema de Stat al Republicii Belarus privind formularele trebuie să fie plasate în centrul marginea de sus. Diametrul imaginii - nu mai mult de 17 mm.
5.2. Logo-ul sau marca (marca de serviciu) este înregistrată în modul stabilit de lege, plasate (la latitudinea organizației) privind formele de câmpul din stânga, în cazul în care în centrul terenului superior comploturilor Stemei de Stat al Republicii Belarus.
Organizarea de proprietate non-stat pune logo-ul pe câmpul superior al formei.
5.3. Cod al organizației (cod OKOGU [1] pentru ministere și alte autorități, codul de identificare al [2]) este ștanțată pe caseta de sus din dreapta a documentului.
5.4. Codul Document al [3] este ștanțat pe câmpul superior al documentului de mai jos codul de organizare.
5.5. Numele părintelui (dacă există) și numele complet al organizației indicate în strictă conformitate cu reglementările. Numele scurt este plasat pe formularul de mai jos și numele complet este utilizat în cazul în care este înregistrată oficial într-un act juridic pe ea.
La forma generală în acest loc un propunerii, „Denumiți tipul de document.“
Atunci când se face o dată conținute în instrumentele financiare permise mod verbal digital. Date calendaristice în textele actelor normative fac din verbale digital.
5.9. Recuzita „cod de înregistrare“, a creat și a produs documentele constă din numărul de serie, care poate fi suplimentată cu un indice al nomenclaturii de cazuri, indicele utilizat clasificatorul (corespondenti, probleme și activități, etc.).
5.10. Recuzita „compilare sau publicare Locul de amplasare“, caracteristica pe forma generală a elementelor esențiale sub „Data“ și „Cod de înregistrare“.
5.11. restricții de acces Vulture în colțul din dreapta sus al documentului.
Dacă este necesar, proiectarea unui complex cu privire la conținutul rezoluției, precum și mai multe rezoluții și imposibilitatea plasării lor în rezoluția de locație desemnată poate fi scris o rezoluție cu privire la orice zonă de text liber de partea din față a primei coli a documentului, fără a afecta textul și câmpurile.
În lipsa spațiului de text liber pe partea din față a primei foi a documentului este permis să i se aplice o rezoluție separată foaie cu un semn pe legătura cu documentul principal. În același timp, în lucrare o notă privind relația dintre foaia documentului și rezoluția.
5,15. Recuzita „Rubrică la textul“ este pe stânga după detaliile de formular.
Titlul textului ar trebui să fie scurt și succint, se transferă cu exactitate sensul textului și gramatical în concordanță cu numele documentului: (ce) ordinul „Cu privire la constituirea întreprinderii,“ protocolul (ce?) „Consiliul Academic“ fișa postului "(cui?) asistent administrativ. "
Aceasta a permis să nu specificați un titlu pentru textul de pe documentele A5.
5.16. Recuzita „marca de control“, plasat pe marginea din stânga a documentului la nivel de antet la text, și notate cu litera „K“ sau „control“ cuvânt
5.17. Recuzita „marchează prezența cererii“ este plasat după textul documentului în fața recuzita „Signature“.
În cazul în care documentul are o aplicație numită în text, marchează prezența cererilor face formularul:
Apendice: 7 L. 2 exemplare.
În cazul în care documentul este o aplicație care nu este listat în text, numele lor trebuie să fie listate cu numărul de foi în fiecare cerere și numărul de copii.
Anexa 1. Lista de spitale de copii în 10 litri. 1 exemplar.
2. Informații cu privire la pregătirea instituțiilor medicale ale copiilor pentru sezonul de iarnă la 5 litri. 1 exemplar.
În cazul în care documentul este atașat un alt document cu cererea, marca prezența cererii face formularul:
În cazul în care cererea de cusut, nu este indicat numărul de pagini.
În indicarea documentelor de reglementare că cererea este dată în text.
5.18. Recuzita „semnătură“ a unui text și marchează prezența cererii. Recuzita „Semnătura“ constă în numele persoanei care semnează documentul, semnătura personală și interpretarea acesteia (inițialele, numele de familie).
Atunci când se face documentul nu este în forma în numele poziției include numele organizației.
La semnarea documentului mai mulți oficiali au semnăturile lor unul sub altul într-o secvență de poziție corespunzătoare: atunci când semnarea unui document la mai multe persoane posta semnătura lor egală cu o coloană de spălare.
La semnarea documentului nu indică Comisiei pozițiile individuale, precum și responsabilitățile acestora în cadrul Comisiei.
Figura 1 - Înregistrarea documentelor de intrare de timbru
5,28. Recuzita „Indicarea transferului de date de către operatorul de transport mașină“ este situat la câmpul inferior al primei foi document include mențiunea „informațiile sunt transferate către operatorul de transport mașină“, semnătura persoanei responsabile pentru transferul de data transferului de date.
6. Cerințele pentru documente care sunt produse cu ajutorul unor mijloace tehnice
6.1. documente de tip text pe hîrtii A4 imprimate pe o mașină de scris și o distanță între jumătate de linie sau cu un singur calculator, formulare de format A5 - printr-o singură linie spațierea exact 14 pt, sau pe calculator. Textele documentelor pregătite pentru versiunea tipărită, este permis pentru a imprima în două distanța dintre rânduri pe o mașină de scris sau o regină pe computer.
detalii ale documentului este separat unul de altul prin două sau trei spațiere.
COORDONATE
1.5 Președintele Comisiei pentru
1 Arhive și administrarea înregistrărilor
1 Consiliul de Miniștri
1 Republica Belarus
1.5 Semnătură V.I.Adamushko
1.5 Data
detalii ale documentului este separat unul de altul prin unul și un interval de linie jumătate.
preşedintele Comitetului
pentru arhive și înregistrări Exact 14 pt
Consiliul de Miniștri
Belarus single
Semnătură V.I.Adamushko Single
6.3. Numele tipului de document este imprimat cu litere majuscule.
6.4. popi semnătură Decriptarea „Signature“ este tipărită la ultima poziție a numelui unui nivel de linie cu nici un spațiu între inițialele și numele de familie.
6.5. Lungimea maximă a unui șir de multi-rechizite - 28 de caractere pentru o mașină de scris sau un computer de 73 mm.
6.6. La imprimarea documentelor pe o mașină de scris, folosind opt dispoziții standard ale filei sau o adâncitură în milimetri de la limita stângă a câmpului în proiectarea pe computer:
0 - limita marginea stângă;
1 - 5 după imprimarea caracterelor de pe marginea din stânga sau frontiera de 12,5 mm;
2-16 după imprimarea caracterelor de pe marginea din stânga sau frontiera de 40 mm;
3-24, după imprimarea caracterelor de pe marginea din stânga sau frontiera de 60 mm;
4-32, după imprimarea caracterelor de pe marginea din stânga sau frontiera de 80 mm;
5-40 după imprimarea caracterelor de pe marginea din stânga sau frontiera de 100 mm;
6-48 după imprimarea caracterelor de pe marginea din stânga sau frontiera de 120 mm;
7-56, după imprimarea caracterelor de pe marginea din stânga sau frontiera de 140 mm.
6.7. Din poziția zero detaliile de imprimare „nume de tip de document“, „sub rezerva textul“, „text“ (cu excepția liniilor care încep cu indentare), „Evaluarea prezenței cererii“, „avizul de artist“, „semnul privind executarea documentului și trimițându-l la cazul „titlul de locuri de muncă în detalii“ Signature «și» armonizarea Grif „marca a copiilor legalizate, precum și cuvântul“ adevărat „“ asculta „“ SPEAK „“ a decis „“ Rezolvat «» i COMANDA " „OFERTA“, „legare“.
6.8. De la prima poziție la începutul imprimării paragrafe din text.
6.10. Din poziția a cincea de recuzită de imprimare „Grif restricționa accesul“, „aprobare Grif“, „Grief cerere.“
6.11. Din poziția a șasea imprimată semnătura transcript popi „Semnătura“.
6.12. Din poziția a șaptea pe codurile imprimate [1] - [3].
6.13. Dacă există mai multe vulturi aprobare și acord de două rânduri verticale, pornind de la zero și pozițiile a cincea.
6.14. În cazul în care titlul textului depășește cinci linii, este permis să se extindă la frontiera de-a cincea poziție. Punctul la sfârșitul antetului nu este setat.
6.16. Pregătirea documentelor în două sau mai multe pagini de a doua și următoarele pagini ar trebui să fie numerotate.
Numerele paginilor sunt puse în mijlocul marginea de sus a foii de cifre arabe.
6.17. Documente cu un termen de valabilitate de până la trei ani, pot fi imprimate pe două fețe.