Sistemul de documente și documentație

Termenul „clerical“ ar fi apărut în secolul al XVII-lea și a fost inițial menit a face procesul (de producție) de afaceri.

comunicații de afaceri (de birou) - este un curs specific de acțiune, care este în elaborarea, pregătirea documentelor și prelucrarea și stocarea acestora. proiectare adecvată, buna organizare a muncii cu documente în instituțiile, organizațiile, întreprinderile, firmele, asigurând păstrarea documentelor de arhivă - condițiile necesare care să asigure legea și ordinea în societate, stabilității și protejarea intereselor publice, a drepturilor și libertăților cetățenilor, în cele din urmă, activitățile obișnuite ale statului . Documentul este compus competent argumentul principal în situații litigioase și garanția unei tranzacții de succes.

Din calitatea organizării procesului de comunicare de afaceri (flux de lucru), în funcție de eficiența, fiabilitatea, eficiența activității administrative, cultura muncii, capacitatea de a utiliza în viitor informații documentate. clearance-ul necorespunzătoare, depozitarea documentelor poate duce la riscul de a pierde informații valoroase, daune directe de a rezilia tranzacția sau condițiile nefavorabile ale contractului, care are un impact negativ asupra situației financiare a întreprinderii, precum și pe reputația. Greșeli în gestionarea documentelor de personal, păstrând relația angajatului cu compania, exprimă nu doar lipsă de respect pentru angajat, ci constituie și o încălcare a cerințelor legislației muncii din Federația Rusă.

De aceea, statul reglementează acest sector de activitate, emiterea de reglementări adecvate și a documentelor de orientare (orientări, recomandări).

bază de birou normativ metodologic este un set de legi, regulamente și documente metodologice care reglementează crearea, tehnologia de procesare, stocarea documentelor și utilizarea în activitățile curente ale instituției, precum și activitatea de serviciu de birou, structura sa, funcții, personal, logistică și altele. Este Acesta include:

· Legislația românească în domeniul informării și documentare;

· Decrete și ordine ale președintelui România, decizii și ordine ale Guvernului român, care reglementează problemele de întreținere documentar la nivel federal;

· Actele juridice ale autorităților executive federale (ministere, comitete, servicii, agenții, etc. ..) Deoarece nivelul întregului sector industrial și caracterul departamental;

· Actele juridice ale organelor reprezentative și executive ale subiecților entităților românești și teritoriale care reglementează probleme de gestionare a înregistrărilor;

· Acte juridice cu caracter de reglementare și orientare, documentele de orientare privind instituțiile de birou, organizații și întreprinderi;

· Standarde de stat pentru documentare;

· Sistemul de documentare unificat;

· Managementul arhivele statului (GDLN), care conține cerințele de bază pentru documente și servicii de suport de documentare;

· Regulamentele privind organizarea și gestionarea protecției muncii;

· Regulamentul cu privire la organizarea documentelor curente și de arhivă.

Informațiile înregistrate în documente, este o reflectare a activităților organizației și este baza oricărei afaceri. Conform estimărilor experților, în elaborarea documentelor și lucrul cu acestea este nevoie de o medie de 60% din timpul de lucru al personalului de conducere.

de afaceri modern - este destul de mult un proces continuu de pregătire și documente de călătorie. Încheie și se termină tranzacția, există o cumpărarea și vânzarea de valori mobiliare, imobiliare și alte active ale întreprinderii - pentru toate acestea sunt documentele.

Organizarea și evidența necesită cunoștințe și abilități profesionale. De regulă, activitatea în cadrul companiei sunt servicii de birou sau secretari. Cu toate acestea, fiecare întreprindere și biroul de specialitate aparate de management lucrător trebuie să cunoască elementele de bază, așa că acum deosebit de important pentru a obține cunoștințe în acest domeniu.

Pentru studiul cursului „Business Communication (clerical)“ necesită o cunoaștere a elementelor de bază ale standardizării, management, drept și abilități de a lucra cu Windows, Excel. Acesta este conceput pentru aplicarea largă în elementele procesului instructiv-educativ de lucrări practice și de control al tehnologiei de calculator.

DOCUMENT ȘI DOCUMENTARE

Conceptul de „documente“ se bazează pe conceptul de „documentare“, care se referă la înregistrarea (fixare) de informații cu privire la o varietate de medii de regulile stabilite. În conformitate cu informațiile (de la Lat. INFORMA, clarificare, prezentare, sensibilizare) se referă la informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, evenimente din lumea reală, indiferent de forma lor de prezentare [15].

Lucrul cu informații: primirea acesteia, prelucrarea, acceptarea oricăror decizii și executarea lor, după cum știm, este fundamentul oricărei întreprinderi. Informația este de mare importanță, deoarece se bazează pe decizii care depind de integralitatea, acuratețea și promptitudinea furnizării acesteia.

Documentul rezultat este un document - suport fizic cu înregistrat pe ea, în orice formă de informații sub formă de text, sunet, imagini, și (sau), o combinație a acestora, care are detalii care îi permit să fie identificate, și este destinat pentru transmiterea în timp și spațiu pentru uz public depozitare și [6].

Fiecare document are două proprietăți - informative și operaționale.

proprietate Informativ al documentului este determinat de capacitatea sa de a transmite orice informație.

Prin proprietățile operaționale ale documentului includ durabilitatea, rezistența documentului și capacitatea de a rezista la o varietate de efecte - mecanice, iluminat, biologice, tensiunile de mediu. Aceste proprietăți determină siguranța documentului, în funcție de instrumentele de material suport și scriere.

De-a lungul ultimelor secole, iar acum este cel mai frecvent purtătorul este un document de informații de hârtie. În plus, recent a fost utilizat pe scară largă, și alte suporturi: bandă cu un strat magnetizat (în role și casete), materialele plastice cu proprietăți speciale (informații de înregistrare optic - CD, DVD, etc ...), Etc ..

documentele funcții sunt împărțite în generale și speciale.

Principalele caracteristici comune ale documentelor sunt:

· Informații (fixare, stocarea și transmiterea informațiilor);

· Comunicativ (transfer, schimb de informații);

Caracteristici speciale ale documentelor sunt:

· Juridice (unele documente sunt sursa de drept, altele pot fi probe în domeniul juridic);

· Organizationala (set de relații juridice);

· Managementul (probleme de gestionare a deciziilor și de luare a deciziilor bazate pe soluții de informații documentate);

· Formarea (transferul de cunoștințe între oameni și generații);

· Cognitivă (primirea și transferul de cunoștințe pentru continuarea studiilor proceselor și fenomenelor);

· Memorial (transfer de informații istorice cu privire la persoane sau societate, documentele sunt patrimoniul istoric). [10]

Pentru a stabili anumite principii în pregătirea, proiectarea, metodele, formele și metodele de lucru cu diferite documente necesare pentru a efectua clasificarea lor. ceea ce înseamnă împărțirea documentelor în clase în funcție de cele mai comune caracteristici ale similaritate si diferenta. Această clasificare a documentelor în munca de birou oferă o căutare rapidă a documentelor necesare, crește eficiența lucrului cu ei.

Toate documentele sunt reflectate în aceste tipuri de activități sunt împărțite în două grupuri mari. Primul grup include documente cu privire la aspectele administrative generale și, respectiv. E. cu privire la activitățile de management generale ale întreprinderii, care pot fi preparate de angajați în întreaga întreprindere. Aceste documente includ:

* documente organizatorice (charter, acte constitutive, structura și numărul de personal, de personal, fișe de post, regulamente interne);

* Documente administrative (ordinele prin activități de exploatare, ordine, decizii, decrete, rezoluții);

* Informații și de referință și de fundal a documentelor analitice (acte, scrisori, fax-uri, certificate, protocoale, memorii și note explicative, etc.).

Aceste documente se numesc documentația organizatorică și administrativă (OSA). Este acest grup de documente este subiectul disciplinei „Comunicare în afaceri“.

Al doilea grup - funcțiile de gestionare a documentelor. Ei sunt angajați ai departamentului de planificare și finanțe, contabilitate, achiziții și vânzări, comercial, departamentul juridic și alte departamente funcționale.

Documentele pot fi clasificate:

· Locul de preparare. (documente întocmite de angajații companiei) interne și externe (documentele primite de la alte companii, organizații și persoane private);

· Origine. serviciu care afectează interesele întreprinderilor, organizațiilor, și private pentru o anumită persoană și sunt nume;

· Pe formularul de înregistrare. originale (originale), copii, extracte, duplicate.

Sub copia documentului se înțelege, reproduce integral informațiile originale și toate semnele sale exterioare, fără caracter obligatoriu;

O copie certificată este o copie a detaliilor necesare, să producă efecte juridice să-l;

Sub descărcarea înseamnă partea documentului, care trebuie să fie indicate într-un document se face. Pe declarația ștampilată și semnătura funcționarului și sigiliul organizației;

Acesta este un duplicat al unei a doua copie a documentului original, care are același efect juridic ca și originalul. Acestea sunt, de obicei emise în caz de pierdere sau distrugere a documentului original.

În cadrul sistemului de documentare a înțelege un set de documente interdependente utilizate într-un anumit domeniu de activitate.

Atunci când gestionați orice organizație (întreprindere) a dezvoltat documente similare sau duplicat. În acest sens, necesitatea de a crea sisteme de documentare, ceea ce reflectă o anumită activitate (organizatorice, juridice, planificare, administrativ, etc. ..), Și apoi nevoia de standardizare și armonizare.

Sistemul de documentare și de organizare juridică

Pentru documente organizatorice și juridice includ: carta organizației (sau poziția organizației), de personal, dispozițiile privind subdiviziunile structurale, colegial și organisme consultative, regulamentele de lucru, reguli, regulamente, instrucțiuni, care să reglementeze anumite activități ale organizației, fișa postului.

Grupul cel mai divers și mai puțin reglementate sunt regulile, regulamentele, instrucțiunile. Aceste documente pot fi dezvoltate în orice direcție a organizației (regulamente interne, reglementări privind salarizarea, prevederi pentru protecția datelor cu caracter personal ale lucrătorilor, Documentatie Assistant).

Sistemul de documentare juridică și organizatorică a prezentat mai multe soiuri de documente (vezi. Tabelul. 1).